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HRBrainは人事評価やタレントマネジメントが効率的に行えるツールとして有名で、利用している企業も多いのではないでしょうか。そんなHRBrainとGoogle スプレッドシートを連携することで、素早い情報の共有が可能になります。この記事では、HRBrainとGoogle スプレッドシートの連携メリットだけでなく、ノーコードツールYoomを使用したアプリ連携の流れを画像付きでご紹介します！
ぜひ最後までご覧ください。
Google スプレッドシートとHRBrainの連携により、手作業でのデータ転記が不要となり、ヒューマンエラーの発生リスクを減らすことができます。従業員情報を手動でHRBrainに入力する場合、どうしても誤字や入力漏れが生じやすく、後から修正や確認作業が必要になることがあります。しかし、この自動化をすればGoogle スプレッドシートに一度情報を入力するだけで、そのデータが自動的にHRBrainに反映されるので、二重入力や入力ミスのリスクを抑えることができるはずです。
また、スプレッドシート上で入力データをチェックできるので、複数のシステム間で情報を照合する必要がなくなり、業務全体の正確性と効率性向上に期待ができます。
Google スプレッドシートはデータに対してフィルタリングや関数を使用できるので、非常に柔軟性が高く、従業員データの管理において独自のカスタマイズが可能です。企業固有のニーズに応じた情報整理や追加項目を簡単に設定できます。また、標準的なHRBrainのフィールドに含まれていないデータも、Google スプレッドシート上で自由に管理・編集することができる点は、大きなメリットの1つと言えるでしょう。
[Yoomとは]
ここからは実際にYoomを使用したアプリ連携の流れを画像付きで紹介していきます！
Yoomにログイン後、左メニューにある「マイアプリ」を選択。
画面遷移後、「+新規接続」を押下してください。
連携したいアプリ名を検索窓に入力し、画面に従ってログインまたはサインインをすることで連携が完了します。
今回は「Google スプレッドシート」「HRBrain」を登録していきます。
登録が完了するとマイアプリの一覧にアイコンが表示されます。
■概要
Google スプレッドシートで従業員情報が追加されたらHRBrainに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・情報の共有に活用している事務職担当者
・同時にシートの編集を行うチームの責任者
2.HRBrainを使用し、人事管理を行う企業
・従業員の評価制度に活用している経営者
・自社の人事施策を検討している部門長
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは同時に複数人で編集ができるため、素早い情報の共有に有益なツールです。
しかし、Google スプレッドシートへ入力された情報をHRBrainへ再入力することは、ミスの発生リスクを高める可能性があります。
ヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高く保ちたいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシートへ登録された従業員情報を引用し、HRBrainの情報登録を行うため、手作業による入力ミスを防ぎます。
また自動でHRBrainへの登録が完了するため、入力にかかっていた時間を削減します。
■注意事項
・Google スプレッドシート、HRBrainのそれぞれとYoomを連携してください。
上記のテンプレートを使用することで、簡単に自動化ができます。
「試してみる」を押すだけでコピー完了です！
以下のようなポップアップが表示されたら成功しています。
それでは、実際に設定を進めていきましょう！
まずは「行が追加されたら」を選択して、設定の確認をしていきます。
連携するアカウント情報を入力して「次へ」を押してください。
そうすると、以下のような画面に遷移します。
設定方法や入力欄下部の補足を確認しつつ入力を進めていきましょう。
※特に一意の値が入った列は必ず一意の値がある列を設定してください。値が重複していると正しく動かない場合があります。
Google スプレッドシートIDはご自身のスプレッドシートを使用してください。
起動間隔はプランごとに指定できる時間が異なります。詳細はこちらのページをご覧ください。
下にスクロールするとアウトプットが表示されています。
連携アプリ側の設定で使用可能ですが、ここでは設定しないのでスルーしてOKです。
「保存する」を押して最初の画面に戻りましょう。
次に「メンバー情報を構成する項目IDを取得」を選択して、連携するアカウント情報を入力してください。
「次へ」を押して設定を進めていきましょう。
次の画面に遷移すると注意事項が表示されます。
テストボタンを押すことで、項目IDを取得する際の動作確認が可能です。
テストが成功すると以下のような画面が出ます。
確認が完了したら「保存する」を押して戻ります。
次に「メンバーを登録」を選択して、連携するアカウント情報を入力してください。
「次へ」ボタンを押しましょう。
画面遷移すると、注意事項が表示されます。
まずは「クライアントID」を設定してみましょう。
入力欄下部にクライアントIDについての説明があるので参考にしてみてください。
次に「従業員情報」の入力です。
項目IDには「メンバー情報を構成する項目IDを取得」のアウトプットを利用すると簡単に設定ができます。
※入力欄をクリックするとアウトプットを選択できます。
「値または組織コード」の欄も上記と同様にアウトプットを使用すると簡単です。
ここでは「行が追加されたら」のアウトプットを利用します。
設定が完了したら「保存する」を押して最初の画面に戻りましょう！
最後に「メンバー情報を構成する項目IDを取得」を選択して、連携するアカウント情報を入力してください。
「データベースの連携」の項目が出てくるので、必要事項を埋めて「次へ」を押します。
「更新したいレコードの条件」「更新後のレコードの値」を入力していきます。
入力欄をクリックすると、アウトプットが使用できるので該当のアウトプットを使用するだけで簡単に設定できます。
下にスクロールして、任意で詳細設定を設定してください。
※エラーやインターバルの設定が可能です。
「保存する」を押すと以下のポップアップが出てきます。
「トリガーをON」を押して、最初の画面上部のトリガーが画像のようになっていたらOKです！
これで「Google スプレッドシートで従業員情報が追加されたらHRBrainに登録する」の設定はすべて完了になります。
おつかれさまでした！
他にもGoogle スプレッドシートとHRBrainを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
①Google スプレッドシートで従業員情報が更新されたらHRBrainも更新するフローです。既存データの情報修正があった際、HRBrainのデータも自動で修正できます。
■概要
Google スプレッドシートで従業員情報が更新されたらHRBrainも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・情報管理に活用している事務職の方
・編集作業の効率を上げたいチームの責任者
2.HRBrainを使用し、人事管理を行う企業
・従業員の評価制度を行っている経営者
・所属配置を考える部門長
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは同時編集が可能なため、情報の素早い共有に有効的です。
しかし、Google スプレッドシートで更新された情報をHRBrainへ手動で反映させるのは、非効率な働き方を継続することになります。
情報の正確性を保ちつつ、業務を効率化したいと考える方にこのフローは有効的です。
Google スプレッドシートで編集された情報を引用しHRBrainの情報の更新を自動で行い、手作業による手間を省き業務を効率化します。
またHRBrainへの登録を引用したデータで行うことで情報の正確性も保ちます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、HRBrainのそれぞれとYoomを連携してください。
②Google スプレッドシートで従業員情報が追加されたらHRMOS勤怠に登録するフローです。従業員の勤務形態管理を行っている方におすすめの自動化です。
■概要
Google スプレッドシートで従業員情報が追加されたらHRMOS勤怠に登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・個人情報を入力、管理している人事部門担当者
・１つのシートを同時に編集し作業スピードを上げているチームの担当者
2.HRMOS勤怠を活用し、人事管理を行う企業
・従業員の勤務形態管理を行う部門長
・労働基準法を基に労務管理を行う法務部や総務部の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートはあらゆる従業員情報の管理場所として適したツールです。
同時にHRMOS勤怠にも従業員情報を登録することで、勤怠管理の簡略化を行うことができます。
しかし、Google スプレッドシートに登録された情報を手動でHRMOS勤怠に入力し続けるのは、現代のビジネス環境に適応できていないと言えます。
手作業していた業務を自動化できないかと考えている方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシートに従業員情報が登録されたら、自動でHRMOS勤怠にもデータの追加を行うため、手作業の手間を省きます。
また登録内容を引用して情報の登録を行うため、情報の正確性を保ちます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、HRMOS勤怠のそれぞれとYoomを連携してください。
この記事では、Google スプレッドシートとHRBrainを連携して、従業員情報の自動反映を行う方法をご紹介しました。Google スプレッドシートに新しく従業員情報が追加されると、そのデータが自動的にHRBrainにも反映されるため、手動でのデータ入力が不要となり、作業の効率化が期待できます。Yoomを使用すれば、ノーコードでアプリ連携が簡単にできるため、専門的な知識がなくても安心して利用できます。この記事を参考に、Google スプレッドシートとHRBrainの連携にチャレンジしてみてください！
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