Google スプレッドシートとHRBrainを連携して従業員情報を自動更新しよう！

従業員の情報管理ができるHRBrainは便利なサービスですが、情報を更新する際に手入力する必要があるため、手間に感じることもありますよね。
特に従業員が多い場合は管理する情報も増えるため、負担が大きくなると思います。
そんな悩みを解決するために、Google スプレッドシートで情報が更新されると、HRBrainにも同じ情報が自動で更新されるフローを作成しました。
以下のような方におすすめです。

Google スプレッドシートとHRBrainを併用した情報管理に手間を感じている
HRBrainに情報を集約させたいが、表形式のツールの方が操作に慣れているので、Google スプレッドシートで更新作業を完結させたい

興味をお持ちいただけましたら、以下の手順を参考にYoomで自動連携を試してみてください！

GoogleスプレッドシートとHRBrainを連携するメリット

メリット1.ヒューマンエラーの防止

情報を更新する際、Google スプレッドシートとHRBrainの両方に手入力していると、その分入力ミスや更新し忘れのリスクが高くなってしまいます。
例えば、「Google スプレッドシートには正しい漢字で名前が入力されていたけど、HRBrainでは間違った漢字になっていた」「HRBrainの情報だけ更新し忘れていた」など。
その結果、データの不整合が起きてしまい、修正作業や正しい情報の確認に余計な手間が発生してしまいます。
本記事の連携を使えば、手作業の工数が削減されるため、ヒューマンエラーの防止に貢献します。

メリット2.情報の一元管理が可能に

今回の連携を活用すると、情報の一元管理が実現され、さまざまなメリットを享受できます。
例えば、使い慣れたGoogle スプレッドシートのみの操作で更新作業が完結するため、HRBrainの操作に慣れていない人にとっては、連携する前よりも操作手順で迷うことが少なくなり、作業時間の短縮につながりそうです。
また、データが一か所に集約されることで、スピーディに知りたい情報を把握でき、意思決定の迅速化も期待できます。

[Yoomとは]

GoogleスプレッドシートとHRBrainの連携フロー

では、実際にGoogleスプレッドシートとHRBrainを連携するための手順をご紹介します。
具体的な設定の手順は以下の通りです。

アプリトリガーの設定
メンバー情報を構成する項目IDを取得
メンバー情報を更新

Yoomでは、上記3ステップをテンプレートとして提供しています。
ゼロから作成するよりも簡単にフローボットを作成できるので、まずは下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックして、テンプレートをコピーしましょう！

GoogleスプレッドシートとHRBrainのマイアプリ連携

テンプレートをコピーしたら、まずは事前準備として、Yoomの「マイアプリ」からGoogleスプレッドシートとHRBrainを登録します。
※既に登録されている場合は「ステップ1.アプリトリガーの設定」へお進みください。

<手順>

1.Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリック

2.アプリ名を検索して必要な情報を入力し、アプリを登録

GoogleスプレッドシートとHRBrainがマイアプリ一覧に表示されていたら準備完了です！
早速、詳細設定に進みましょう！

ステップ1.アプリトリガーの設定

まずは、アプリトリガー「行が更新されたら」をクリックしましょう。

最初のページでは、事前に連携したアカウント情報が表示されるので確認しましょう。
問題なければ、「次へ」をクリックしてください。

続いてのページでは、GoogleスプレッドシートのIDと範囲の設定を行ってください。
<span class="mark-yellow">特に「一意の値が入った列」は必ず一意の値がある列を設定してください。</span>
列内で値が重複していると正しく動かない場合があります。‍

すべての項目が入力できたら「テスト」をクリックして、エラーの有無を確認しましょう。
※トリガーの起動間隔については、ご契約のプランごとに指定できる時間が異なります。詳細はこちらをご覧ください。

テストが成功すると、指定したGoogleスプレッドシートの項目がアウトプットに反映されます。

※注意点‍

ステップ3で更新対象の従業員を特定するために「メンバーID」が必要になるため、あらかじめGoogle スプレッドシートにメンバーIDを格納しておきましょう。

ここまで、問題がなければ「保存する」でトリガーの設定は終了です。

ステップ2.メンバー情報を構成する項目IDを取得

次に、「メンバー情報を構成する項目IDを取得」をクリックしてください。

最初のページでは、ステップ1と同様にアカウント情報のみを確認して、問題なければ「次へ」をクリックしてください。

2ページ目では、ステップ3でメンバー情報を更新する際に必要な項目を取得します。

「テスト」をして問題なければ、そのまま「保存する」をクリックしましょう。

ステップ3.メンバー情報を更新

では、最後のステップ「メンバー情報を更新」をクリックしてください。

ステップ1・ステップ2と同様に、最初のページではアカウント情報を確認して、問題なければ「次へ」をクリックしてください。

次のページでは、更新する従業員情報を設定します。
アウトプットされた情報を活用して入力してください。

「テスト」をクリックしてエラーが出なければ、「保存する」をクリックしてください。

下記画像のようなポップアップが表示されたらすべての設定が完了です。

‍

その他Google スプレッドシートとHRBrainを使った自動化の例

Yoomには、Google スプレッドシートとHRBrainを使った多くの自動化事例があります。
ここでは代表的な例をいくつか紹介します。

1.Google スプレッドシートで従業員情報が追加されたらHRBrainに登録する

今回紹介した連携は、従業員情報の更新を自動化するフローでしたが、登録を自動化するためのテンプレートも提供しております。

2.Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでユーザーを追加する

新入社員が入社した際にGoogleアカウントの発行作業をしている方が多くいると思います。
この連携を使うとGoogle スプレッドシートに行が追加されると、Googleアカウントが自動発行されるため、作業負担の軽減につながります。

3.Google スプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でSlackに通知する

コミュニケーションツールとしてSlackを利用している方は、Google スプレッドシートとの連携がおすすめです。
この連携は、タスクの確認漏れを防ぐリマインド通知としての役割を果たします。

まとめ

本記事では、Google スプレッドシートとHRBrainを連携して情報の更新作業を自動化してみました。
これまで手入力で行っていた作業が自動化されるため、ヒューマンエラーのリスク低減が期待できます。
また、情報が一元化されるため、スピーディに必要な情報にアクセスでき、意思決定の迅速化につながるでしょう。
今回設定したように、Yoomはプログラミング不要で自動連携の設定ができます。

興味を持っていただけたら、まずはこちらから無料登録をお願いします！