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従業員の情報管理ができるHRBrainは便利なサービスですが、情報を更新する際に手入力する必要があるため、手間に感じることもありますよね。
特に従業員が多い場合は管理する情報も増えるため、負担が大きくなると思います。
そんな悩みを解決するために、Google スプレッドシートで情報が更新されると、HRBrainにも同じ情報が自動で更新されるフローを作成しました。
以下のような方におすすめです。
興味をお持ちいただけましたら、以下の手順を参考にYoomで自動連携を試してみてください！
情報を更新する際、Google スプレッドシートとHRBrainの両方に手入力していると、その分入力ミスや更新し忘れのリスクが高くなってしまいます。
例えば、「Google スプレッドシートには正しい漢字で名前が入力されていたけど、HRBrainでは間違った漢字になっていた」「HRBrainの情報だけ更新し忘れていた」など。
その結果、データの不整合が起きてしまい、修正作業や正しい情報の確認に余計な手間が発生してしまいます。
本記事の連携を使えば、手作業の工数が削減されるため、ヒューマンエラーの防止に貢献します。
今回の連携を活用すると、情報の一元管理が実現され、さまざまなメリットを享受できます。
例えば、使い慣れたGoogle スプレッドシートのみの操作で更新作業が完結するため、HRBrainの操作に慣れていない人にとっては、連携する前よりも操作手順で迷うことが少なくなり、作業時間の短縮につながりそうです。
また、データが一か所に集約されることで、スピーディに知りたい情報を把握でき、意思決定の迅速化も期待できます。
[Yoomとは]
では、実際にGoogleスプレッドシートとHRBrainを連携するための手順をご紹介します。
具体的な設定の手順は以下の通りです。
Yoomでは、上記3ステップをテンプレートとして提供しています。
ゼロから作成するよりも簡単にフローボットを作成できるので、まずは下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックして、テンプレートをコピーしましょう！
■概要
Google スプレッドシートで従業員情報が更新されたらHRBrainも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・情報管理に活用している事務職の方
・編集作業の効率を上げたいチームの責任者
2.HRBrainを使用し、人事管理を行う企業
・従業員の評価制度を行っている経営者
・所属配置を考える部門長
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは同時編集が可能なため、情報の素早い共有に有効的です。
しかし、Google スプレッドシートで更新された情報をHRBrainへ手動で反映させるのは、非効率な働き方を継続することになります。
情報の正確性を保ちつつ、業務を効率化したいと考える方にこのフローは有効的です。
Google スプレッドシートで編集された情報を引用しHRBrainの情報の更新を自動で行い、手作業による手間を省き業務を効率化します。
またHRBrainへの登録を引用したデータで行うことで情報の正確性も保ちます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、HRBrainのそれぞれとYoomを連携してください。
テンプレートをコピーしたら、まずは事前準備として、Yoomの「マイアプリ」からGoogleスプレッドシートとHRBrainを登録します。
※既に登録されている場合は「ステップ1.アプリトリガーの設定」へお進みください。
<手順>
1.Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリック
2.アプリ名を検索して必要な情報を入力し、アプリを登録
GoogleスプレッドシートとHRBrainがマイアプリ一覧に表示されていたら準備完了です！
早速、詳細設定に進みましょう！
まずは、アプリトリガー「行が更新されたら」をクリックしましょう。
最初のページでは、事前に連携したアカウント情報が表示されるので確認しましょう。
問題なければ、「次へ」をクリックしてください。
続いてのページでは、GoogleスプレッドシートのIDと範囲の設定を行ってください。
特に「一意の値が入った列」は必ず一意の値がある列を設定してください。
列内で値が重複していると正しく動かない場合があります。
すべての項目が入力できたら「テスト」をクリックして、エラーの有無を確認しましょう。
※トリガーの起動間隔については、ご契約のプランごとに指定できる時間が異なります。詳細はこちらをご覧ください。
テストが成功すると、指定したGoogleスプレッドシートの項目がアウトプットに反映されます。
※注意点
ステップ3で更新対象の従業員を特定するために「メンバーID」が必要になるため、あらかじめGoogle スプレッドシートにメンバーIDを格納しておきましょう。
ここまで、問題がなければ「保存する」でトリガーの設定は終了です。
次に、「メンバー情報を構成する項目IDを取得」をクリックしてください。
最初のページでは、ステップ1と同様にアカウント情報のみを確認して、問題なければ「次へ」をクリックしてください。
2ページ目では、ステップ3でメンバー情報を更新する際に必要な項目を取得します。
「テスト」をして問題なければ、そのまま「保存する」をクリックしましょう。
では、最後のステップ「メンバー情報を更新」をクリックしてください。
ステップ1・ステップ2と同様に、最初のページではアカウント情報を確認して、問題なければ「次へ」をクリックしてください。
次のページでは、更新する従業員情報を設定します。
アウトプットされた情報を活用して入力してください。
「テスト」をクリックしてエラーが出なければ、「保存する」をクリックしてください。
下記画像のようなポップアップが表示されたらすべての設定が完了です。
Yoomには、Google スプレッドシートとHRBrainを使った多くの自動化事例があります。
ここでは代表的な例をいくつか紹介します。
1.Google スプレッドシートで従業員情報が追加されたらHRBrainに登録する
今回紹介した連携は、従業員情報の更新を自動化するフローでしたが、登録を自動化するためのテンプレートも提供しております。
■概要
Google スプレッドシートで従業員情報が追加されたらHRBrainに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・情報の共有に活用している事務職担当者
・同時にシートの編集を行うチームの責任者
2.HRBrainを使用し、人事管理を行う企業
・従業員の評価制度に活用している経営者
・自社の人事施策を検討している部門長
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは同時に複数人で編集ができるため、素早い情報の共有に有益なツールです。
しかし、Google スプレッドシートへ入力された情報をHRBrainへ再入力することは、ミスの発生リスクを高める可能性があります。
ヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高く保ちたいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシートへ登録された従業員情報を引用し、HRBrainの情報登録を行うため、手作業による入力ミスを防ぎます。
また自動でHRBrainへの登録が完了するため、入力にかかっていた時間を削減します。
■注意事項
・Google スプレッドシート、HRBrainのそれぞれとYoomを連携してください。
2.Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでユーザーを追加する
新入社員が入社した際にGoogleアカウントの発行作業をしている方が多くいると思います。
この連携を使うとGoogle スプレッドシートに行が追加されると、Googleアカウントが自動発行されるため、作業負担の軽減につながります。
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでユーザーを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを用いて業務を行う方
・Google スプレッドシートでメンバー情報を一元管理しているバックオフィス担当者
・Google スプレッドシートに入力された内容を使って、自動的に複数の処理を実行したいチーム管理者
2.Google Workspaceを日常的に活用している方
・Google Workspaceへのユーザー登録に手間を感じている人事担当者
・新しいチームメンバーをGoogle Workspaceに招待し忘れてしまったことがある方
■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceは、複数のメンバーで共同作業をする上で効果的なツールです。
しかし、ユーザー追加の度に対応が必要となり、効率化を図りたいと考えているかもしれません。
このテンプレートは、Google スプレッドシートにユーザー情報が追加されたら自動でGoogle Workspaceにユーザーを追加することができます。
Google Workspaceでの手動による対応が不要となるため、重要な作業に注力することができます。
また、コミュニケーションツールと連携することで、追加したユーザー情報の共有も自動化することが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
3.Google スプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でSlackに通知する
コミュニケーションツールとしてSlackを利用している方は、Google スプレッドシートとの連携がおすすめです。
この連携は、タスクの確認漏れを防ぐリマインド通知としての役割を果たします。
■概要
毎日、Googleスプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得してSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを使用して業務を進めている方
・Googleスプレッドシートでタスクの期限を管理しているプロジェクトリーダー
・顧客との打ち合わせ日程をGoogleスプレッドシートで管理している営業担当者
2.主要なコミュニケーションツールとしてSlackを使用している方
・タスクのリマインドをSlackで受け取りたい方
・日々共有したい情報を一括でSlackに通知したい方
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートはオンライン上で内容を確認できるため、共同作業に適したツールです。
しかし、チームでGoogleスプレッドシートを運用している場合、個々のメンバーで都度内容を確認する必要があり、手間がかかります。
Googleスプレッドシートの共有事項を一括で通知したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
手作業による通知作業が不要となるため、通知漏れを防止しチーム間の情報伝達をスピーディーに実施することができます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleスプレッドシートのレコード取得は最大10件のため、10件以上取得する場合、「同じ処理を繰り返す」オペレーションが必要となります。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
本記事では、Google スプレッドシートとHRBrainを連携して情報の更新作業を自動化してみました。
これまで手入力で行っていた作業が自動化されるため、ヒューマンエラーのリスク低減が期待できます。
また、情報が一元化されるため、スピーディに必要な情報にアクセスでき、意思決定の迅速化につながるでしょう。
今回設定したように、Yoomはプログラミング不要で自動連携の設定ができます。
興味を持っていただけたら、まずはこちらから無料登録をお願いします！
