2024/09/20
アプリ同士の連携方法

【ノーコードで簡単】GoogleスプレッドシートとHRMOS勤怠を連携して、従業員登録を自動化!

m.i

目次

GoogleスプレッドシートとHRMOS勤怠の両方を使っている場合、それぞれのアプリでユーザー登録するのは時間と手間がかかります。
こういった作業は、登録するユーザーが多ければ多いほど作業が複雑化し、ミスが発生しやすい部分です。
このような悩みを解決するのがGoogleスプレッドシートとHRMOS勤怠の連携です。
本記事では、Googleスプレッドシートで従業員情報が追加されたらHRMOS勤怠に登録する方法について、連携のメリットも併せて詳しく説明します。

GoogleスプレッドシートとHRMOS勤怠を連携するメリット

1. データの一元管理ができる

GoogleスプレッドシートとHRMOS勤怠を連携することで、従業員データを一元管理できます。
この連携により、複数のシステム間でのデータの不整合や重複を防ぎ、常に最新の情報を保持することが可能です。
例えば、新入社員の情報をGoogleスプレッドシートに入力するだけで、HRMOS勤怠にも自動的に反映されるため、手動での入力ミスを防ぎ、業務の効率化が図れます。

2. 時間とコストの削減につながる

通常、従業員情報を手動でシステムに入力する際には、スプレッドシートや他のデータソースからHRMOS勤怠に情報を転記する必要があり、それに伴うコストも発生します。
2つのアプリを連携するとこれらの作業を自動化し、時間とコストの削減に繋がります。
また、登録ミスが原因で発生する、誤った勤怠管理や給与計算ミスなど後続の問題を未然に防ぐことができ、間接的なコスト削減も見込めます。

[Yoomとは]

GoogleスプレッドシートとHRMOS勤怠の連携フローの作り方

ここまでメリットを紹介してきました。
それでは早速、Yoomを使って今回使用するアプリを連携していきましょう!
マイアプリ登録が完了したら「Googleスプレッドシートで従業員情報が追加されたらHRMOS勤怠に登録する」フローボットを作成していきます。

                 

ステップ1:マイアプリ連携

マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、使用しているGoogleスプレッドシートとYoomを連携させましょう。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Googleスプレッドシートと検索してください。
メールアドレス・パスワードを入力してログインを進めていくとこの画面になるので、確認して続行をクリックします。

続いてHRMOS勤怠と連携します。
必須項目をすべて入力してください。
APIキーについては、こちらのヘルプを参照してください。
2つのアプリがマイアプリに連携されていればOKです。

ステップ2:トリガーやアクションを設定

今回はこちらのテンプレートを使用します。
テンプレートページを開いたら『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
Yoomをお使いの方はログインし、初めての方は会員登録をしましょう。
次に進むと、ご自身のワークスペースにテンプレートが自動的にコピーされます。
必要に応じて、テンプレートの名前を変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが出てきます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択します。

今回は、以下の3ステップです。
一緒に設定していきましょう!

用意するもの

従業員情報の入力された、下記のようなスプレッドシート
(K列は最後に使用するので、空欄にします。)

では、アプリトリガーを設定していきましょう。
行が追加されたら」を選択します。
タイトルはわかりやすいように変更できます。
連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで次に進みましょう。
必要項目を設定していきます。

  • トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
    ※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。

他の項目も設定していきましょう。

  • 一意の値が入った列
    必ず値が重複しない列を選んでください!

テストしてアウトプットにGoogleスプレッドシートのレコードが反映していたら保存します。
続いて「新規ユーザーを登録」を選択します。
こちらも、連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで次に進みます。
必須項目などを設定していきましょう。

以下のようにアウトプットから選択していきましょう。

残りの項目も設定していきます。

スクロールして、設定していきましょう。
必須と書かれているもの以外は任意で設定してください。

こちらもテストしましょう。
登録した社員ID」がアウトプットとして取得できたのを確認したら、保存します。(後ほど使用します)

続いて「レコードを更新する」をクリック。
データベースの連携を設定します。

更新したいレコードの検索条件には、社員番号を設定しました。

ここで先ほどの「登録した社員ID」をスプレッドシートに書き込みたいので、以下のように設定します。

このようにアウトプットから選択しましょう。

こちらもテスト→テスト成功したら保存しましょう。
Googleスプレッドシート側を見てみましょう。

無事にIDが反映されていますね。
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。
今回使用したフローボットはこちら↓

その他GoogleスプレッドシートとHRMOS勤怠を使った自動化の例

1.Googleスプレッドシートの従業員情報が更新されたらHRMOS勤怠の情報も更新されるので、情報修正の二度手間がなくせます。

2.受信メールをトリガーとして、HRMOSの登録情報を用いてHRMOS勤怠に従業員登録ができます。新入社員の登録が多い時期に便利です。

3.Googleスプレッドシートの情報を用いてジョブカン経費精算・ワークフローに新規ユーザーを追加してくれるので、ユーザー登録の一連の流れを自動化できます。

まとめ

今回は「Googleスプレッドシートで従業員情報が追加されたらHRMOS勤怠に登録する」フローボットを紹介しました。
GoogleスプレッドシートとHRMOS勤怠を連携すると、ユーザー登録にかかる時間とコストの削減につながりそうですね。
特に、複数のユーザー作成を繰り返す場合、こういった自動化は非常に有効であると考えられます。
ぜひ、この機会にGoogleスプレッドシートとHRMOS勤怠の連携を試してみてください。

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この記事を書いた人
m.i
新卒から3年ほど金融関係の仕事を経験してきました。 業界柄、手動で行う作業がとても多く、自動化したらもっと他の仕事ができるのになと思っていた時にYoomに出会いました。 ブログ執筆しながらYoomの便利さに日々感動しています。 分かりやすい構成を心がけています。
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