Googleスプレッドシートで行が更新されたらジョブカン経費精算・ワークフローの取引先情報も更新する方法

ビジネスの管理において、複数のツールを使用することが一般的になってきましたが、データの整合性を保つことは手間がかかりがちです。
特に、取引先情報などの重要な情報を手動で更新すると手間がかかる上に、ミスが生じるリスクもあります。
今回、そのような課題を解消する一手として、Googleスプレッドシートとジョブカン経費精算・ワークフローを連携し、業務を自動化してみましょう。
本記事では、2つのアプリを連携するメリットを踏まえながら、具体的な連携方法について詳しく解説していきます。
業務を効率化し、データの正確性を向上させましょう。

Googleスプレッドシートとジョブカン経費精算・ワークフローを連携するメリット

メリット1: データの一元管理がしやすくなる

複数のツールでデータを管理している場合、取引先情報の更新が各システムで手動で行われると、作業が複雑化するため、更新漏れやミスを招く可能性があります。
今回の自動化を導入することで、Googleスプレッドシートの変更が自動でジョブカンに反映されるため、こういったミスを減らすことが期待できます。
特に、取引先企業が多い場合に大きなメリットになると考えられます。

メリット2: 時間と労力を節約できる

手動でシステム間のデータを更新する作業は、時間と労力がかかります。
この自動化により、従業員はデータの更新作業に時間を割く必要がなくなり、他の重要な業務に集中することができます。
特に繁忙期や急ぎの業務が多い場合、この自動化は大きな時間短縮効果があるでしょう。

[Yoomとは]

Googleスプレッドシートとジョブカン経費精算・ワークフローの連携フローの作り方

ここまでメリットを紹介してきました。
では早速、Yoomを使って今回使用するアプリを連携していきましょう!
登録が完了したら、「Googleスプレッドシートで行が更新されたらジョブカン経費精算・ワークフローの取引先情報も更新する」フローボットを作成していきます。

ステップ1:マイアプリ連携

‍まずは、使用しているGoogleスプレッドシートとYoomを連携しましょう。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続→Googleスプレッドシートの順に選択します。
メールアドレス・パスワードを入力してログインを進めていくとこの画面になるので、確認して続行をクリックします。

続いてジョブカン経費精算・ワークフローを連携します。
こちらを参考に、以下の項目の登録をお願いします。

アカウント名
アクセストークン

2つのアプリがマイアプリに連携できたらOKです。

‍ステップ2:トリガーやアクションを設定

‍今回は用意されているテンプレートを使用します。
テンプレートページを開いたら、このテンプレートを試してみるをクリック。
Yoomをお使いの方はログインし、初めての方は会員登録をしましょう。
進むと、ご自身のワークスペースにテンプレートがコピーされます。
必要だったら、テンプレートの名前を変更することができます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが出てきます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択します。

今回は以下の2ステップです。
一緒に設定していきましょう!

用意するもの

以下のような情報の記載されたスプレッドシート
(A列とジョブカン経費精算・ワークフローの取引先コードには共通のIDを設定してください。)

ではアプリトリガーを設定していきましょう。
「行が更新されたら」を選択します。
連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで次に進みましょう。
必須項目の設定に入ります。

トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。
スプレッドシートID・シートID

テーブル範囲:任意で設定します。今回は始まりがA、終わりがIです。
一意の値が入った列:こちらも任意で設定します。今回はAとします。
※必ず値が重複しない列を選んでください！
更新を検知したい列:今回はIとします。

テスト→テスト成功し、アウトプット欄にスプレッドシートの内容が反映されているのを確認して保存します。
続いて「取引先を更新」をクリック。
こちらも、連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで次に進みます。
必須項目などを設定していきましょう。
今回は以下のように設定しました。

アウトプットはこのように表示されるので、確認しながら埋め込んでいきましょう。

必須項目以外は任意で設定していけば大丈夫です。
こちらもテストして問題なければ保存します。
ジョブカン経費精算・ワークフロー側を見てみましょう。

無事に反映されましたね!
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。
今回使用したフローボットはこちら↓

その他Googleスプレッドシートとジョブカン経費精算・ワークフローを使った自動化の例

1.Googleスプレッドシートで行が追加されたらジョブカン経費精算・ワークフローにユーザー情報を追加するフローです。
このフローを導入することで、スプレッドシートにユーザーが追加されるたびに自動でジョブカン経費精算・ワークフローにも追加されるようになるので、登録作業が簡略化できるでしょう。

2.Googleスプレッドシートで行が更新されたらジョブカン経費精算・ワークフローの汎用マスタのレコードも更新するフローです。
スプレッドシートの行が更新されたら自動でジョブカン経費精算・ワークフローの汎用マスタのレコードも更新してくれるので、アプリにアクセスする工程が増え、作業が複雑化することによるミスを減らしてくれます。

まとめ

今回は「Googleスプレッドシートで行が更新されたらジョブカン経費精算・ワークフローの取引先情報も更新する」フローボットをご紹介しました。
スプレッドシートの情報は更新したけど、いざ取引するときに確認したら古い情報のままだった！といったミスが減らせそうです。
こういった定型業務は自動化し、他の重要な業務に時間とリソースを使いましょう。
Yoomを使用することで、ノーコードで簡単に連携ができ、手動作業の削減とデータの一元管理が実現します。

Yoomはあなたの業務効率化をサポートします。