情報管理で、複数のデータベースを併用している企業は多いのではないでしょうか。
データベースを併用する際にネックになるのが、情報の同期です。
整合性のとれた最新の情報が反映できなければ、顧客対応のミスや誤った分析結果の検出などにつながってしまいます。
また、情報の同期のために手作業で転記を行えば、扱うデータ量に比例して時間もかかります。
そこで、データベース同士を連携し、情報の同期を自動化することがおすすめです。
本記事では、Google スプレッドシートとJUST.DBをノーコードで連携し、更新情報の同期を自動化する方法をご紹介するので、参考にしてみてくださいね！
こんな方におすすめ
- Google スプレッドシートとJUST.DBでの業務効率化を考えている方。
- Google スプレッドシートとJUST.DBでデータ管理をしている方。
- Google スプレッドシートとJUST.DBを連携してデータを一元管理したい方。
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
Google スプレッドシートで行が更新されたらJUST.DBのレコードも更新する
試してみる
Googleスプレッドシートで行が更新されたらJUST.DBのレコードも更新するフローです。
[Yoomとは]
Yoomのアカウント発行は、こちらからどうぞ。
フリープランや有料プランの2週間トライアルもご用意していますので、操作感の確認だけでもお試し可能です。
また、実際にYoomを使う前にもっとツールの詳細を知りたい、という場合は連携アプリ一覧やテンプレート一覧をご覧ください。Yoomで連携可能な他のアプリや、自動化できる操作と業務フローを確認できます。
Google スプレッドシートとJUST.DBの連携フローの作り方
それでは、実際にGoogle スプレッドシートとJUST.DBの連携と業務フローの自動化設定を行ってみましょう。
今回は、テンプレートを使ったGoogle スプレッドシートで行が更新されたらJUST.DBのレコードも更新する業務フローの作成手順をご紹介します。
はじめる前に
1.Google スプレッドシートのファイルにおいて、各行に対応するJUST.DBのレコードIDを記載する列を設定してください。
2.Yoomにログインしてください。
3.以下の「試してみる」ボタンをクリックして、Yoomのテンプレートをコピーしてください。
Google スプレッドシートで行が更新されたらJUST.DBのレコードも更新する
試してみる
Googleスプレッドシートで行が更新されたらJUST.DBのレコードも更新するフローです。
ステップ1:Google スプレッドシートとJUST.DBをマイアプリ連携
※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。
1.左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。
2.マイアプリの新規接続一覧の中から、Google スプレッドシート、JUST.DBをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
ステップ2:Google スプレッドシートの行が更新されたら起動するトリガーを設定
1.コピーしたテンプレートを開きます。
※下図の赤枠部分に入力することで、任意のタイトルに変更可能です。
2.フローボットの「アプリトリガー 行が更新されたら」をクリックしてください。
3.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
「アプリトリガーのタイトル」を必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
4.アプリトリガーのAPI接続設定をします。
トリガーの起動間隔：業務の都合に合わせて任意の時間を選択してください。
「スプレッドシートID」～「更新を検知したい列」までの各項目：対象とするファイルのIDや範囲を選択・入力してください。
※下図は入力例です。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
5.テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
ステップ3:JUST.DBのレコードを更新(編集)するアクションを設定
1.フローボットの「アプリと連携する レコードの編集」をクリックしてください。
2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
3.API接続設定をします。
ドメイン、テーブル識別名、レコード名、対象フィールドの各欄を入力してください。
※識別名の確認は、入力欄下の注記やこちらを参考に行ってください。
※ステップ2で取得したアウトプット情報の参照が可能です。
※対象フィールドについては、「+対象フィールドを追加」をクリックして項目を追加することができます。Google スプレッドシートの更新範囲に合わせて追加してください。
※下図は入力例です。
4.テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
以上で、Google スプレッドシートで行が更新されたらJUST.DBのレコードも更新するフローの完成です。
Google スプレッドシートで行が更新されたらJUST.DBのレコードも更新する
試してみる
Googleスプレッドシートで行が更新されたらJUST.DBのレコードも更新するフローです。
Google スプレッドシートやJUST.DBを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもGoogle スプレッドシートやJUST.DBのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
Google スプレッドシートやJUST.DBを連携した自動化例
Google スプレッドシートに行が追加されたらJUST.DBにレコードを追加する連携も可能です。
また、JUST.DBにレコードが追加・更新されたら、Google スプレッドシートに反映することもできます。
JUST.DBにレコードが登録されたら、Googleスプレッドシートに格納する
試してみる
JUST.DBにレコードが登録されたら、Googleスプレッドシートに格納するフローです。
Google スプレッドシートで行が追加されたらJUST.DBにレコードを追加する
試してみる
Googleスプレッドシートで行が追加されたらJUST.DBにレコードを追加するフローです。
Google スプレッドシートを活用した自動化例
Google スプレッドシートで行が追加されたらチャットツールに通知する
Google スプレッドシートで行が追加されたことをSlackやChatworkなどに自動で通知します。
Google スプレッドシートで行が追加されたらSlackに通知する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理している情報を更新するたびに、手作業でSlackへ通知をしていませんか？
このような定型的な報告業務は、手間がかかるだけでなく、通知の遅れや漏れといったミスに繋がる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行追加をトリガーとして、指定したSlackチャンネルへ自動でメッセージを送信し、情報共有の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートでの情報更新を、都度Slackでチームに報告している方
・手作業による通知のタイムラグや、報告漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
・チームや部署内の情報共有プロセスを自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
■注意事項
・Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで行が追加されたらChatworkに通知する
試してみる
Googleスプレッドシートで行が追加されたらChatworkに通知するフローです。
Google スプレッドシートで行が追加されたらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
Googleスプレッドシートで行が追加されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
Google スプレッドシートの情報をもとに書類を発行する
Google スプレッドシートに登録された内容をもとに、freee請求書やGoogleドキュメントなどで書類を自動作成します。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、freee請求書で請求書を作成する
試してみる
Google スプレッドシートで行が更新されたら、freee請求書で請求書を作成する
Google スプレッドシート上の顧客情報を取得して、マネーフォワード クラウド請求書で 発注書を送付する
試してみる
Google スプレッドシート上の顧客情報を取得して、マネーフォワード クラウド請求書で発注書を送付するフローです。
■注意事項
・Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートの顧客情報が更新されたら、書類を発行してGoogle Driveに保存する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートの行が更新されたら、書類を発行してGoogle Driveに保存するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートでデータを管理している方
・Google スプレッドシートを使って顧客情報などのデータを管理しているが、手動で書類を発行するのが手間に感じている方
2.Google Driveを利用してファイルの保存・共有を行っている企業
・Google Driveを日常的に利用していて、請求書の保存や共有に活用したい方
・自動化を進めたいが、どこから始めて良いかわからない方
■注意事項
・Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
クラウドストレージに保存された書類をOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
Google DriveやDropboxなどにファイルがアップロードされたら、OCR機能で内容を読み取り、Google スプレッドシートに自動で登録します。
Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートのデータベースに追加するフローです。
Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動追加する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされた請求書や申込書などのファイル内容を、目視で確認し転記する作業は手間がかかる上に、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用することで、Boxにファイルが追加されると自動でOCRが文字情報を読み取り、指定のGoogle スプレッドシートにデータを追加できます。手作業による転記作業をなくし、業務の正確性と効率性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxに保存したファイルの内容をGoogle スプレッドシートへ手入力している方
・請求書などの帳票処理における、目視での確認や転記作業を効率化したい方
・OCRを活用したデータ入力の自動化によって、DX推進を検討している方
■注意事項
・Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Google Driveで名刺がアップされたら、名刺情報を読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
Google Driveで名刺がアップされたら、名刺情報を読み取りGoogleスプレッドシートのデータベースに追加するフローです。
JUST.DBを活用した自動化例
フォームで回答された内容をJUST.DBに追加する
Googleフォームなどで回答された内容をJUST.DBに自動で追加します。
HubSpotのフォームの回答内容をJUST.DBに登録する
試してみる
HubSpotのフォームの回答内容をJUST.DBに登録するフローです。
Googleフォームの回答内容をJUST.DBに登録する
試してみる
Googleフォームの回答内容をJUST.DBに登録するフローです。
Yoomフォームの回答内容をJUST.DBに登録する
試してみる
Yoomフォームの回答内容をJUST.DBに登録するフローです。
JUST.DBで従業員情報が登録・更新されたら人事管理アプリに反映する
JUST.DBで従業員情報が登録・更新されたら、SmartHRやfreee人事労務などに自動で反映します。
JUST.DBで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加する
試してみる
JUST.DBで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加するフローです。
JUST.DBで従業員情報が更新されたらAKASHIの情報も更新する
試してみる
JUST.DBで従業員情報が更新されたらAKASHIの情報も更新するフローです。
JUST.DBで従業員情報が登録されたらfreee人事労務にも追加する
試してみる
JUST.DBで従業員情報が登録されたらfreee人事労務にも追加するフローです。
ワークフローで承認された内容をJUST.DBに反映する
Garoonやジョブカン経費精算・ワークフローなどで承認された内容をJUST.DBに自動で反映します。
ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された内容をJUST.DBに登録する
試してみる
ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された内容をJUST.DBに登録するフローです。
Garoonで承認された内容をJUST.DBに登録する
試してみる
ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された内容をJUST.DBに登録するフローです。
コラボフローで承認が完了したら、JUST.DBのレコードを更新する
試してみる
コラボフローで承認が完了したら、JUST.DBのレコードを更新するフローです。
Google スプレッドシートとJUST.DBを連携するメリット
Google スプレッドシートとJUST.DBの連携には、以下のようなメリットがあります。
1. データの一貫性と正確性の向上が図れる
連携によって情報の同期が自動化されることで、確認や転記の手作業をなくし、転記ミスが発生するリスクを抑えることができます。
例えば、営業担当者がGoogle スプレッドシートに入力した注文情報が自動的にJUST.DBに反映されます。一貫性が保たれたそのデータをもとに、速やかに、他の担当者が在庫を照合して納期連絡を入れたり、納品書や請求書などの帳票を作成したりすることが可能です。顧客への対応を迅速かつ正確に行えるため、顧客の信頼獲得や売上アップにつながることが期待できるでしょう。
2. 自動同期による業務効率化が狙える
Google スプレッドシートの更新に合わせて、JUST.DBのデータ更新が自動で行われるため、手動でのデータ入力作業が不要になります。
例えば、マーケティングチームがキャンペーンに関する情報をGoogle スプレッドシートで管理している場合、そのデータが自動的にJUST.DBに同期されることで、分析やレポート作成の時間を大幅に短縮することができます。情報の確認や転記にかかっていた時間が不要になることで、チームはより戦略的な業務に集中することが可能です。
まとめ
Google スプレッドシートとJUST.DBの連携により、2つのデータベース間での情報の一貫性と正確性の向上や業務効率化を図ることができます。連携によるデータの自動同期で、扱う情報量や更新頻度を気にせず、最新の情報を速やかに共有できるでしょう。
Yoomを使えば、ノーコードで簡単に連携を設定できるため、プログラミングやAPIなどの専門知識がなくても安心です。この記事を参考に、ぜひ連携を試してみてください。
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