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近年のビジネスシーンにおいて、アプリケーションの存在は欠かせなくなりましたね。
社内でプロジェクトを進める際に、タスク管理や承認申請など、アプリを使って業務を進めている企業も多いのではないでしょうか。
でも、もう少しアプリ同士の情報を連携できたら…と感じることはありませんか？
今回はkickflowとGoogle スプレッドシートを連携することで、承認情報を自動的にシートに追加する方法をご紹介します。
自動化によって、手動でのデータ入力の手間を省き、業務効率の大幅な向上を目指します！！
このブログでは、具体的な設定方法やそのメリットについて詳しくご説明します。
ぜひ参考にしてみてください！
フローボットテンプレートを活用することでkickflowとGoogle スプレッドシートの連携を素早く実現できます。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
kickflowとGoogle スプレッドシートを連携すると、承認情報が自動的にシートに追加できるようになります。
手動でのデータ入力は時間がかかり、どうしても重複や入力漏れといったミスが発生しやすいですが、自動化によって、業務効率を大幅に向上させることができます。
例えば、複数の承認プロセスを管理する必要がある場合、毎回どの承認プロセスがどのような状況か調べ、転記するのはとても手間のかかる作業です。
また、業務担当者の能力や仕事量によっても、データの入力時間に大きく差がでます。
しかし、自動化されれば、どのような状況でも自動的に正確な情報をデータに反映することができます。
アプリ同士の連携によって、承認情報がリアルタイムで更新され、関係者全員が最新の情報を共有できるようになります。
特にリモートワークや多拠点での業務を行っている企業は、誰でも同じように最新情報を確認できることはとても重要です。
例えば、自動更新になると情報更新の遅延が発生しないので、進捗状況が前の情報のままだったというメンバーが発生しにくくなります。
また、今どんな状況か可視化できるようになるので、その状況にあった迅速な対応や意思決定が可能になります。
これまでプログラミングが必要だったAPI連携も、プログラミング不要で簡単に！まずは触ってみて、簡単さを実感してみてくださいね。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：kickflow／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローボットの設定を解説します。
本記事では、「kickflowで承認されたらGoogle スプレッドシートに情報を追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Google スプレッドシートのマイアプリ登録手順は以下のナビでご紹介しているのでこちらを参考に進めましょう。
続いてkickflowのマイアプリ登録を行いましょう。
アプリ一覧でkickflowを選択してください。
以下の画面に移行するので、「アカウント名」を設定してください。
アクセストークンは、kickflowの画面に移動し、「右上の人物アイコン」→「アクセストークン設定」→「新規作成」をクリックして、アクセストークンを確認しましょう。
Yoom画面に戻って、「アクセストークン」を設定してください。
両方のマイアプリ登録が完了したら、自身のマイアプリ欄にGoogle スプレッドシートとkickflowが表示されます。
今回は、【kickflowで承認されたらGoogle スプレッドシートに情報を追加する】というフローを作成してます。
kickflowで承認されたら自動で情報を取得し、Google スプレッドシートにkickflowで承認された情報を集約することができます。
一つのGoogle スプレッドシートで管理ができれば、承認内容や状況を確認したいと思った人がそのタイミングですぐに確認できるので、誰かに状況確認をお願いして待つ時間も不要になります。
それでは下のバナーの「試してみる」をクリックしてみましょう。
「OK」を選択します。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
あらかじめデータを蓄積するスプレッドシートを用意してください。
このフローでは、kickflowで承認されたら自動で情報を取得し、Google スプレッドシートに集約するため、事前に情報をまとめるスプレッドシートを用意しておく必要があります。
必要な情報を格納できるスプレッドシートの準備をお願いします。
なお、kickflowの連携で抽出できる情報は以下の通りです。
・チケットID
・チケット番号
・タイトル
・ステータス
・作成日時
・更新日時
・申請日時
・クローズ日時
・完了日時
・アーカイブ日時
・申請者のユーザーID
・申請者のメールアドレス
・申請者の名前
・申請者のチームID
・申請者のチーム名
・ワークフローID
・ワークフロー名
・フォームの入力項目
・添付ファイル名
・添付ファイルのURL
Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行し、「テスト」をクリックして、テストが成功したら、「保存」します。
テストが成功すると取得した値が表示されていると思います。
この値はフローボットを設定する時に使用します。
詳しくは取得した値についてを確認してみましょう。
次に、「データベースを操作する レコードを追加する」のアイコンをクリックします。
実行アクションは「レコードを追加する」を選択し、「データベースの連携」の項目を入力します。
スプレッドシートIDおよびスプレッドシートのタブ名は、マイアプリ登録がされていれば候補から選択することが可能です。
先ほど作成しておいたGoogle スプレッドシートを選択してください。
テーブル範囲は対象のGoogle スプレッドシートの範囲を指定します。
入力できたら、「次へ」をクリックします。
先に連携したkickflowのアウトプット（取得した値）情報を候補から選択することが可能です。
埋め込みながら入力して、テストをクリックしましょう。
テストが成功し、Google スプレッドシートにkickflowの情報が追加できたら、「保存」します。
これで【kickflowで承認されたらGoogle スプレッドシートに情報を追加する】というフローの完成です。
最後にトリガーを「ON」に切り替えて、フローボットを起動させ、一度正しく作動するか確認してください。
これでフローの完成です！
今回はkickflowの情報をGoogle スプレッドシートへデータ連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle スプレッドシートからkickflowへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Google スプレッドシートにIDなどを更新した際に、Google スプレッドシートの情報をkickflowに反映できます。
そのため、手動でメンバー情報を入力しなくていいので、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーが起こりにくくなります。
正確にメンバー情報が入力されるので、正しい情報を保持できるでしょう。
■概要
Google スプレッドシートでメンバーが更新されたらkickflowも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・同時編集で管理する情報を最新に保つ事務職の方
・コメント追加でコミュニケーションをとりながら情報を蓄積する営業チーム
2.kickflowを業務に活用している企業
・承認依頼に関する業務フローをを自動化している総務部門の担当者
・一件ごとのプロジェクトのタスク管理に活用している営業チーム
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは業務で使用するツールのアカウント情報を保存し管理するツールとして有効的です。
しかしGoogle スプレッドシートでアカウント情報の更新がされたら、kickflowにも編集を行わなければならず、セキュリティリスクを高める可能性があります。
アカウント情報の更新を業務が滞ることなくスムーズに行いたいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシートの情報が更新されたら自動でkickflowのアカウント情報の修正を行うため、手入力によるヒューマンエラーを防ぎ情報の精度を保ちます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、kickflowのそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートにデータを追加し、その後kickflowでユーザー情報を手動で作成する作業は時間と労力がかかります。
今回の自動化を導入することで、スプレッドシートに新しい行を追加するとすぐに、kickflowへ自動でユーザー情報が作成されるようになります。
これにより、入力や確認の二重作業が減り、スタッフはより重要な業務に集中しやすくなるでしょう。
kickflowとGoogle スプレッドシートのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
■概要
Notionで情報を管理し、kickflowでユーザーアカウントを発行する業務において、手作業でのデータ入力やアカウント作成は時間がかかり、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。特に、新しいメンバーが増えるたびに同じ作業を繰り返すのは非効率的です。このワークフローを活用すれば、Notionでページが作成または更新されると、自動でkickflowにユーザーを作成できるため、これらの課題を解消し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
kickflowの情報をもとにGoogleドキュメントで契約書を作成して、GMOサインで契約書を送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Kickflowを利用している企業やチーム
2.Googleドキュメントを利用している企業やチーム
3.GMOサインを利用している企業やチーム
4.システム連携とプロセス自動化を推進している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動での契約書の作成や送付作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・契約書が安全に作成および送付されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、契約管理や情報共有がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・kickflow、Googleドキュメント、GMOサインそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
kickflowで承認された情報をkintoneのデータベースに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Kickflowを利用している企業やチーム
2.kintoneを利用している企業やチーム
3.システム連携とプロセス自動化を推進している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのデータ入力作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・承認された情報が安全にkintoneに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、情報管理や共有がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・kickflow、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
従業員が新しく加わるたびに、SmartHRへの登録に加えkickflow側でもユーザーアカウントを作成する作業は、担当者にとって手間のかかる業務ではないでしょうか。 特に複数のツールを利用している環境ではそれぞれのシステムへの情報入力作業が重複し、時間的な負担となることもあります。 このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員情報が登録されると、kickflowへのユーザー作成が自動的に行われるため、このような課題を解消し、入社時のオンボーディングプロセスを円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google スプレッドシートでタスク管理を行っているものの、新しいタスクが追加されるたびに手作業でチームに共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手動での共有は通知漏れや伝達の遅れに繋がり、業務の進行に影響を及ぼすこともあります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで自動でGoogle Chatに通知が送信されるため、タスク共有を効率化し、伝達漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
■概要
「Googleカレンダーで予定が作成されたら、Google MeetのリンクをGoogle スプレッドシートに追加し、共有する」ワークフローは、会議のスケジュール管理を効率化する業務ワークフローです。新しい予定がGoogleカレンダーに登録されると、自動的にGoogle Meetのリンクが生成され、それが指定のGoogle スプレッドシートに追加されます。
さらに、このスプレッドシートをチームメンバーと共有することで、誰でも簡単に会議リンクにアクセスできるようになります。手動でリンクを共有する手間を省き、情報の一元管理を実現することで、業務のスムーズな進行をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Googleカレンダーに新しい予定が作成されたら、自動的にGoogle MeetのリンクをGoogle スプレッドシート追加し、共有されるため、手動での共有の手間を省けます。
Google MeetのリンクがGoogle スプレッドシートに追加・共有されることで、情報共有の漏れを防げます。
自動化によって、共有におけるヒューマンエラーを防止でき、迅速な情報伝達を実現できます。
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Asanaにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートで情報管理を行なっている方
・情報の一元管理に活用している方
・チーム全体でシートの編集をして情報の蓄積を行う方
2.Asanaを活用したプロジェクト管理を行う方
・タスクの状況把握のために活用している方
・進捗管理を行い確実なタスク解消を行う方
■このテンプレートを使うメリット
Asanaはタスク管理によってプロジェクトの進行をスムーズにすることが期待できるツールです。
しかし、Google スプレッドシートでもタスクの管理を行なっている場合、重複する登録作業は従業員のモチベーションを低下させるかもしれません。
登録にかかる手間を省き、業務の進行を円滑化したいと考える方にこのフローは適してます。
このフローを活用することでGoogle スプレッドシートの登録内容を引用してAsanaへの情報の登録を自動で完了することができます。
登録作業の自動化によって手作業を待つことなく異なるツール間での登録を完了させることができ、チーム内の情報共有を円滑にします。
また手作業の手間や時間を省くことで、タスク解決に時間をかけることができ、生産性向上へと繋げることができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Notionデータベースの情報でGoogle スプレッドシートで見積書を作成し、メールを送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionを業務に活用している企業
・データベースに顧客情報や商品情報を登録している方
・取引先企業に提出する帳票類作成の詳細情報を管理している方
2.Google スプレッドシートを業務に活用している企業
・見積書の雛形を作成し、業務に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Notionはデータベースにあらゆる情報を一元登録を行うことで情報が可視化され、視覚的に把握することのできるツールです。
しかし、見積書を作成し送付するたびにNotionに登録された情報を手入力するのは、本来注力すべきコア業務への時間を奪うことになります。
このフローを活用することで、見積書の雛形に自動でNotionの情報を追加して見積書を作成し、作成したデータをメールで送付することができるため、手作業を大幅に削減できます。
Notionの登録情報を引用して見積書の作成を行うため、手入力によるミスや漏れを未然に防ぎます。
また今まで手作業にかかっていた時間を他の業務に活用できるため、チーム全体の業務進行を加速させることにつながります。
kickflowとGoogle スプレッドシートの連携により、承認情報の自動化が実現し、業務効率の大幅な向上が期待されます！
自動化によって人的フローによる重複や漏れなども発生しにくくなり、情報の正確性も向上できそうです。
Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても簡単にアプリの連携設定が可能です。
このブログで紹介したように初心者でも、テンプレートをコピーしてフローを作成できるので、とても気軽にアプリの連携に挑戦できます！
kickflowとGoogle スプレッドシートの連携はもちろん、みなさんもぜひ、業務にあったアプリ連携にチャレンジして、さまざまな業務の効率化を進めてみてください！
Q：連携が失敗した場合に通知を受け取れますか？
A：
通知内容にエラーの詳細が記載されているので、内容を修正しましょう。
修正後、再度フローボットを起動してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
通知先については、メール以外にSlackやChatworkに通知することも可能です。
Q：無料プランでどこまでこの連携を使えますか？
A：
kickflowとGoogle スプレッドシートはフリープランから利用できるアプリです。
フリープランでは、5つのオペレーションまでのフローボットを作成でき、100タスク（トリガーを除く）までが無料で使用できます。
詳しくは「タスク実行数」のカウント方法についてや料金プランを確認してみましょう。
Q：特定の承認情報のみをGoogle スプレッドシートに追加できますか？
A：
はい、「分岐」のオペレーションを活用すれば可能です！
「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
