■概要
Google スプレッドシートで管理しているユーザー情報を、手作業でkickflowに登録するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。特に、入社対応などで情報登録が頻繁に発生する場合、その都度の対応が大きな負担になることもあります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい行が追加されるだけで、kickflowへのユーザー作成が自動で完了するため、こうした情報登録の手間を解消し、正確なデータ連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとkickflowで従業員情報を管理しており、手入力に手間を感じている方
- 入社手続きに伴うkickflowへのユーザー作成を自動化し、業務を効率化したい人事労務担当者の方
- 手作業による情報登録のミスをなくし、正確なデータ管理を実現したいと考えている総務・情報システム担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの行追加をトリガーにkickflowへ自動でユーザーが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの一貫性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとkickflowをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkickflowを選択し、「ユーザーを作成（招待）」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した情報をマッピングします。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定して、処理が完了した行にステータスなどを追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象としたい任意のスプレッドシートIDやシート名を設定してください。
- kickflowでユーザーを作成するアクションでは、Google スプレッドシートから取得した氏名やメールアドレスなどの値を、kickflowのどのフィールドに登録するかを自由に設定可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、kickflowのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
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