Google スプレッドシートとkickflowを連携してメンバー追加を自動化する方法！

工程は2ステップだけなので、10~15分で設定できます。

1. メンバーが追加された際に起動するフローボットの設定
2. チームメンバーを追加するアクションの設定

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GoogleスプレッドシートとkickflowをYoomと接続する方法

YoomにGoogleスプレッドシートとkickflowを接続するマイアプリ登録を行います。
最初にマイアプリ登録を済ませれば、後の自動化設定が簡単です。

まずは、Googleスプレッドシートのマイアプリ登録から行いましょう。
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧が表示されるので、そこからGoogleスプレッドシートを探すか、「アプリ名で検索」から検索します。

以下の画面が表示されたら、Googleスプレッドシートにログインしてください。

次にkickflowのマイアプリ登録を行うので、先ほどと同様にkickflowを選択しましょう。
以下の画面が表示されるので、「アカウント名」を設定します。

kickflowの画面に移動し、「右上の人物アイコン」→「アクセストークン設定」→「新規作成」をクリックして、アクセストークンを確認してください。
Yoom画面に戻って、「アクセストークン」を設定しましょう。

マイアプリ欄に、Googleスプレッドシートとkickflowが表示されていれば、マイアプリ登録完了です。

Googleスプレッドシートでメンバーが追加されたらkickflowに追加する方法

自動化の設定をするので、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合は、以下のページより変更できます。
最初にGoogleスプレッドシートの設定行うため、「メンバーが追加されたら」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→正しいか確認
• 「トリガーアクション」→行が追加されたら
  

以下の画面が表示されたら、設定方法を確認してください。

Googleスプレッドシートの画面に移動し、テスト用にメンバー情報を入力します。
例として以下のように設定しました。

Yoom画面に戻って、画面をスクロールして以下の設定をしましょう。

• 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
• 「スプレッドシートID」、「シートID」→候補から選択もしくは説明文を確認して入力
• 「テーブルの範囲(始まり)」→今回の場合ならA
• 「テーブルの範囲(終わり)」→今回の場合ならC
  ※項目が終わっている列のアルファベットを指定
• 「一意の値が入った列」→値が重複しない列を指定
  ※必ず一意の値がある列にしてください。値が重複した場合正しく動かない場合があります。今回はユーザーIDの列のAを指定しました。
  どの列を指定するかは任意で設定してください。

「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

続いてkickflowの設定を行うため、「チームにメンバーを追加」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「kickflowと連携するアカウント情報」→正しいか確認
• 「アクション」→チームにメンバーを追加

以下の画面が表示されたら、設定をしましょう。

• 「組織ID」、「チームID」→候補から選択
  

スクロールし、以下の設定を行ってください。

• 「ユーザーID」→任意で設定
  ※赤枠をクリックしたら、Googleスプレッドシートのアウトプットを利用できます。
  {{ユーザーID}}←アウトプットはこのように表示されます。
• 「役職ID」→候補から選択

「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。

その他のGoogleスプレッドシートとkickflowを使った自動化の例

1.Googleスプレッドシートでメンバーが更新されたら、自動的にkickflowも更新するフローです。
こちらはメンバーの更新で起動するフローとなっているため、更新作業がスムーズに行えます。

2.Googleスプレッドシートで行が追加されたら、kickflowにユーザー情報を自動作成するフローです。
ユーザー情報を自動作成できるため、アプリ間の移動が不要になり、手入力の手間も省けます。

3.Googleスプレッドシートで行が追加されたら、kickflowに汎用マスタアイテムを自動作成するフローです。
この自動化により、手動で汎用マスタを作成する手間が省け、時間を短縮できます。

4.Googleスプレッドシートに予定が追加されたら、自動的にGoogleカレンダーにも登録されるフローです。
こちらは、GoogleスプレッドシートとGoogleカレンダーを連携させることで予定登録を自動化できるので、転記作業が不要になります。

まとめ

本記事では、「Googleスプレッドシートにメンバーが追加されたら、kickflowに自動追加する」テンプレートの設定方法をご紹介しました。
Googleスプレッドシートとkickflowを連携することで、入力漏れやミスを防ぎ、正確にメンバーを追加できます。
Googleスプレッドシートは豊富にテンプレートが用意されているので、ぜひこちらも活用してください。

Yoomを実際に使ってみたい方は、こちらから無料登録をしてくださいね。