2024/09/19
アプリ同士の連携方法

Googleスプレッドシートとkickflowをノーコードで連携してメンバーの追加を自動化!

m.wadazumi

目次

人事異動や新入社員の入社などで手動でメンバーの追加作業を行うのは、手間だと感じる方は多いのではないでしょうか?
そこで本記事では、「Googleスプレッドシートにメンバーが追加されたら、kickflowに自動追加する」テンプレートの設定方法をご紹介します。
この自動化を導入することで、新しくメンバーが増えても、担当者の負担が増えることはなくなるでしょう。

Googleスプレッドシートとkickflowを連携するメリット

メリット1:効率よくメンバーの追加ができる

これらのアプリを連携させることで、Googleスプレッドシートにメンバーを追加すると、kickflowにも自動的に追加することができます。
kickflowに手動でメンバー情報を入力する手間が省けるので、人事担当者の負担が減少するでしょう。
特に、<span class="mark-yellow">人事異動や新入社員が入社する時期などは、メンバーの追加作業が増加するため、有効な自動化です。</span>

メリット2:正確にメンバー追加ができる

メンバーの追加を自動化することで、入力ミスや漏れがなくなり、正確なデータの追加が可能です。
手動でメンバーの追加作業を行う場合、IDなどの細かいデータ入力でミスが発生するリスクが高まります。
しかし、<span class="mark-yellow">自動化を活用すれば、Googleスプレッドシートに入力したデータがそのまま反映されるので、正確にデータを追加できます。</span>

[Yoomとは]

Googleスプレッドシートとkickflowの連携フローの作り方

今回は「Googleスプレッドシートでメンバーが追加されたらkickflowに追加する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。

工程は2ステップだけなので、10~15分で設定できます。

  1. メンバーが追加された際に起動するフローボットの設定
  2. チームメンバーを追加するアクションの設定

Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

GoogleスプレッドシートとkickflowをYoomと接続する方法

YoomにGoogleスプレッドシートとkickflowを接続するマイアプリ登録を行います。
最初にマイアプリ登録を済ませれば、後の自動化設定が簡単です。

まずは、Googleスプレッドシートのマイアプリ登録から行いましょう。
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧が表示されるので、そこからGoogleスプレッドシートを探すか、「アプリ名で検索」から検索します。

以下の画面が表示されたら、Googleスプレッドシートにログインしてください。

次にkickflowのマイアプリ登録を行うので、先ほどと同様にkickflowを選択しましょう。
以下の画面が表示されるので、「アカウント名」を設定します。

kickflowの画面に移動し、「右上の人物アイコン」→「アクセストークン設定」→「新規作成」をクリックして、アクセストークンを確認してください。
Yoom画面に戻って、「アクセストークン」を設定しましょう。

マイアプリ欄に、Googleスプレッドシートとkickflowが表示されていれば、マイアプリ登録完了です。

Googleスプレッドシートでメンバーが追加されたらkickflowに追加する方法

自動化の設定をするので、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合は、以下のページより変更できます。
最初にGoogleスプレッドシートの設定行うため、「メンバーが追加されたら」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

  • 「タイトル」→任意で設定
  • 「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→正しいか確認
  • 「トリガーアクション」→行が追加されたら

以下の画面が表示されたら、設定方法を確認してください。

Googleスプレッドシートの画面に移動し、テスト用にメンバー情報を入力します。
例として以下のように設定しました。

Yoom画面に戻って、画面をスクロールして以下の設定をしましょう。

  • 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
  • 「スプレッドシートID」、「シートID」→候補から選択もしくは説明文を確認して入力
  • 「テーブルの範囲(始まり)」→今回の場合ならA
  • 「テーブルの範囲(終わり)」→今回の場合ならC
    ※項目が終わっている列のアルファベットを指定
  • 「一意の値が入った列」→値が重複しない列を指定
    ※必ず一意の値がある列にしてください。値が重複した場合正しく動かない場合があります。今回はユーザーIDの列のAを指定しました。
    どの列を指定するかは任意で設定してください。

「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

続いてkickflowの設定を行うため、「チームにメンバーを追加」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

  • 「タイトル」→任意で設定
  • 「kickflowと連携するアカウント情報」→正しいか確認
  • 「アクション」→チームにメンバーを追加

以下の画面が表示されたら、設定をしましょう。

  • 「組織ID」、「チームID」→候補から選択

スクロールし、以下の設定を行ってください。

  • 「ユーザーID」→任意で設定
    ※赤枠をクリックしたら、Googleスプレッドシートのアウトプットを利用できます。
    {{ユーザーID}}←アウトプットはこのように表示されます。
  • 「役職ID」→候補から選択

「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。

その他のGoogleスプレッドシートとkickflowを使った自動化の例

1.Googleスプレッドシートでメンバーが更新されたら、自動的にkickflowも更新するフローです。
こちらはメンバーの更新で起動するフローとなっているため、更新作業がスムーズに行えます。

2.Googleスプレッドシートで行が追加されたら、kickflowにユーザー情報を自動作成するフローです。
ユーザー情報を自動作成できるため、アプリ間の移動が不要になり、手入力の手間も省けます。

3.Googleスプレッドシートで行が追加されたら、kickflowに汎用マスタアイテムを自動作成するフローです。
この自動化により、手動で汎用マスタを作成する手間が省け、時間を短縮できます。

4.Googleスプレッドシートに予定が追加されたら、自動的にGoogleカレンダーにも登録されるフローです。
こちらは、GoogleスプレッドシートとGoogleカレンダーを連携させることで予定登録を自動化できるので、転記作業が不要になります。

まとめ

本記事では、「Googleスプレッドシートにメンバーが追加されたら、kickflowに自動追加する」テンプレートの設定方法をご紹介しました。
Googleスプレッドシートとkickflowを連携することで、入力漏れやミスを防ぎ、正確にメンバーを追加できます。
Googleスプレッドシートは豊富にテンプレートが用意されているので、ぜひこちらも活用してください。

Yoomを実際に使ってみたい方は、こちらから無料登録をしてくださいね。

この記事を書いた人
m.wadazumi
児童福祉の仕事からライターとして活動し、現在はYoomでブログを執筆中です。 Yoomでできる業務効率化に驚きつつ、みなさんにもその感動を共有して社会貢献したいと考えています。 プログラミング知識ゼロの私でもできるアプリ連携や自動化をお伝えしていきます。
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