2024/08/21
アプリ同士の連携方法

Google スプレッドシートとkintoneをノーコードで連携!異なる情報管理ツールでのデータ共有を容易にしてみた。

a.ohta

目次

SaaSツールを何個も業務に取り入れている場合に発生する問題が、「片方のデータをもう片方にも入力する」という作業の二度手間ではないでしょうか。
特に経理や人事など、同じ日時に同じ作業を期限を厳守しながら繰り返し行う必要のあるポジションの方にとっては、なかなかの負担です。
他にも、データを管理しているプロジェクトのリーダーや、データの集約が欠かせないマーケティングや営業職の方などにも煩わしい細かい作業と言えます。

今回はこのような<span class="mark-yellow">入力作業削減</span>を目指し、Google スプレッドシートとkintoneを連携させてみましょう!

Google スプレッドシートとkintoneを連携するメリット

1.Google スプレッドシートでデータ更新をするとkintoneのデータも更新!

Google スプレッドシートとkintone2つのアプリで管理している同一データに更新があった場合、両方のツールのデータをそれぞれ更新しなければなりません。
こうした作業は数が多かったり頻度が多いとなると、業務時間を圧迫しがちです。

そういった場合にGoogle スプレッドシートとkintoneを連携させれば、Google スプレッドシートのデータのみを更新するだけで、kintoneのデータも自動で更新されるようにできます!

2.手入力によるミスを減らせる!

手入力は時間を消費するだけではなく、ヒューマンエラーの根源でもあります。例えば、「Google スプレッドシートは更新したけど、kintoneも更新したっけ?」というシチュエーションに身に覚えがありませんか?
どちらのデータが最新なのかわからず、結局調べ直す時間はとても惜しいですよね。また、シンプルにタイプミスをしてしまう事も考えられます。

Google スプレッドシートとkintoneを連携すれば、このようなミスを削減できることでしょう!

YoomでGoogle スプレッドシートとkintoneを連携するメリット

アプリ同士を連携するためにはプログラミングをしなければなりません。
ということは、プログラマーのような知識が必要ということ。そうとなると、中々難しいのが現実ですよね…。

しかし<span class="mark-yellow">プログラミング不要のYoomであれば、誰でも簡単にノーコードでアプリ同士の連携が可能です!</span>

プログラミング初心者の方でもアプリ連携ができるため、業務フローを自動化するフローボットを簡単に作成できます。
時短でフローボットを作ることができるテンプレートも豊富に用意していますよ!

Google スプレッドシートとkintoneの連携フローの作り方

では、ここからは実際に「Googleスプレッドシートで行が更新されたらkintoneのレコードも更新する」というフローボットを作成します。

国産ノーコードツールのYoomを用いて作成するので、プログラミングの知識がない方でも簡単にフローの自動化が可能です!

Yoomの登録はコチラ。30秒で簡単に登録できます!

Yoomについての公式ドキュメントはコチラ。ぜひご覧ください!

イチからフローボットを作成せず、すでにフローが組んであるテンプレートを使用します。Yoomの登録が終わったら、以下のバナーをクリックして進んでくださいね。

次はYoomと各アプリを連携させましょう。

1.マイアプリ連携

テンプレートのバナーをクリックすると、画面の下に「このテンプレートを試してみる」というボタンがあるので押します。
そうすると「マイプロジェクト」というページに飛ぶので、画面左側のメニューから「マイアプリ」を選択!
   ↓

まずはGoogle スプレッドシートからマイアプリ連携をしてみましょう。
右上の新規作成をクリック!検索窓に「Google スプレッドシート」と入力するとGoogle スプレッドシートのアイコンが出てくるのでクリック!

アカウントを選択というページではYoomと連携するGmailアドレスのGoogleアカウントをクリック!
次はYoomにログインというページに飛ぶので、次へを押しましょう。
最後に、YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めていますというページが表示された場合は、続行を押せばOKです!

     ↓

Google スプレッドシートとYoomの連携は完了したので、続けてkintoneとYoomを連携させましょう。
検索窓に「kintone」と入力すると、kintoneのアイコンが出てくるのでクリック!

上記画像のような画面に移行します。
kintoneのマイアプリ連携に関して、マイアプリ登録方法のページに解りやすい説明が記載されているので、ぜひご覧ください!

kintoneのマイアプリ連携

Google スプレッドシートとkintoneの2つのアプリがYoomと連携できたので、次はフローボットの中身を設定していきます。  

Google スプレッドシートのトリガー設定

画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Googleスプレッドシートで行が更新されたらkintoneのレコードも更新する」をクリック!右上の編集するを押しましょう。

     ↓

まずはじめに、kintoneと連携させるGoogle スプレッドシートを用意し、あらかじめ項目を入力しておきましょう。


今回はシンプルに会社名や請求金額を管理しているGoogle スプレッドシートを作成してみました。
Google スプレッドシートが作成出来たら次へ進みます。
     ↓

Google スプレッドシートのアイコンの「行が追加されたら」を押します。
テンプレートを利用したことによりあらかじめ必要項目は入力されているので、アカウント情報が正しいかだけ確認してくださいね。

次へを押します。

     ↓

まずはスプレッドシートのIDを入力しましょう。

ボックス内をクリックすると画像のように一覧表示されるので、kintoneと連携させたいGoogle スプレッドシートを選択します。

     ↓

その下にあるシートIDはタブ名なので、同じくボックス内をクリックしタブを指定します。
その他の必須項目に関しては用意したGoogle スプレッドシートに依存するため、Google スプレッドシートの内容に沿って入力していきましょう。

     ↓

さらに下へ行くと、一意の値が入った列更新を検知したい列という項目があります。

今回は、一意の値が入った列に「B=電話番号」を、更新を検知したい列に「C=請求金額」をチョイスしました。
これにより、Google スプレッドシートのC列の「請求金額」を更新した際にトリガーが起動し、kintoneが自動更新されるようになります! 

     ↓

ボックスを埋めたらすぐ下にあるテストを押して、青く「テスト成功」と表示されたら、そのまま画面下へ進みましょう。

アウトプットという場所がありますね!ここには、今テスト送信したGoogle スプレッドシートの内容が表示されているはずです。
ただ、項目名と内容が一致していないので、内容に沿って項目名を変更しましょう。

変更は簡単です!項目名を変更したい内容にカーソルを合わせるとペンマークが出てくるので、それをクリックします。

このような表示になるので、テストで取得した値に等しい項目名に変えて保存!

全ての内容の項目名を変更したら、画面の一番下にある保存も忘れずに押しましょう。
これにてGoogle スプレッドシートのトリガー設定は終了です。

kintoneの設定

kintoneに関してもGoogle スプレッドシートに同じく、あらかじめアプリを用意しておきましょう。
Google スプレッドシートと同じ項目を作成しておいてくださいね!

     ↓

kintoneのアイコンの「レコードを更新する」を押します。
こちらに関してもテンプレートを利用したことによりあらかじめ必要項目は入力されているので、kintoneと連携するアカウント情報が正しいかチェック!

     ↓

そのまま下に進むと、データベースの連携という項目があります。

ここでは、Google スプレッドシートと連携させるkintoneのアプリIDを入力しましょう。
ボックス内をクリックすると一覧表示されるので、選択すればOKです。次へ進みます。

       ↓

更新したいレコードの条件と更新後のレコードの値を埋めていきます。

難しく聞こえるかもしれませんが、画像のイチバン左側のプルダウンから項目を選択し、それに等しいGoogle スプレッドシートの情報を選ぶだけでOK!

     ↓

更新後のレコードの値も、項目名に等しいものをチョイスすれば大丈夫です。

2つとも内容を埋めたら、あとはテストを押して青く「テスト成功」と表示されれば完了!
保存を押して、これにてGoogle スプレッドシートとkintoneの連携は終了です。お疲れ様でした!

「やってみたいかも…」と思った方は、ぜひバナーをクリックしてYoomをチェックしてみてくださいね。

その他のGoogleスプレッドシートとkintoneを使った自動化の例

他にもGoogleスプレッドシートとkintoneを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるのでいくつか紹介します。

1. kintoneにレコード登録後、Googleスプレッドシートにレコードの詳細を登録するフローです。kintone側での情報更新をトリガーとして自動化で利用価値が高そうです。

2. kintone上でのレコード作成や更新をトリガーとして、Googleスプレッドシートの情報も更新することができます。Googleスプレッドシートとkintoneの情報の相互同期を行いたい場合に便利そうです。

3. お問い合わせフォームを用意して、回答結果をGoogleスプレッドシートとkintoneに情報を連携することができます。回答結果を複数のアプリケーションに格納するときに便利そうです。

まとめ

ノーコードでニーズに合わせたアプリを作成できるkintoneって本当に便利ですよね!かゆい所に手が届く上に、操作も直感的で使いやすさが魅力です。一方でGoogle スプレッドシートの自由さも見逃せません。好みのレイアウトにすることが可能で、kintoneに同じく直感的な操作と手軽さが素敵なツールです。このように自由度の高いツールは、現代のIT社会に欠かせません。ぜひ、<span class="mark-yellow">kintoneと同じくノーコードで利用できるYoomを用いて、業務フローを自動化させてみてくださいね!</span>

この記事を書いた人
a.ohta
雑貨店の店長を経験後はSEOライターとして在宅勤務を開始。後にマーケティングのスタートアップ企業と5年間ほど業務委託契約。 東大生に囲まれながらパソコンを抱え、様々なビジネス用語やSaaSツールの使い方を勉強する日々でした。 雑貨店の店長をしていた頃は、売上と在庫管理、人材管理、発注などの事務作業に幾度となく時間を奪われ、接客ができず売り時を逃がすこともしばしば。業務委託の際にも入力などの細かい作業が多く、「こんな単調な作業、自動化できないの?」と思っていたので、Yoomのビジョンには大いに共感しています!
タグ
Google スプレッドシート
kintone
自動化
連携
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomについて詳しく見る
お役立ち資料
Yoomがわかる!資料3点セット
資料ダウンロード
3分でわかる!Yoomサービス紹介資料
資料ダウンロード
Before Afterでわかる!Yoom導入事例集
資料ダウンロード
お役立ち資料一覧を見る
会社概要
利用規約(JaEn
プライバシーポリシー(JaEn
セキュリティポリシー(JaEn
特定商取引法に基づく表記
©️ Yoom Inc.
Yoomとは?
これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
詳しくみる
詳しくみる