Google スプレッドシートにレコードが追加されたら、kintoneにその情報を追加したあとSlackに通知する方法

ステップ1：Google スプレッドシート、kintone、Slackをマイアプリ連携

最初に、スムーズに自動化設定を行うために、今回使用するGoogle スプレッドシート、kintone、SlackをYoomのマイアプリに登録しましょう。

1. Yoom管理画面の左側から「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックしてください。

2. 検索窓で「Google スプレッドシート」「kintone」「Slack」とそれぞれ検索してアプリを選択すると、次の画面に遷移します。

〈Google スプレッドシートの場合〉

以下の画面で「Sign in with Google」をクリックし、連携するGoogleアカウントにログインします。

以下のアクセスリクエストの画面で、「Googleドライブのすべてのファイルの表示、編集、作成、削除」にチェックを入れ、「続行」をクリックしてください。

Yoomの画面に「マイアプリを登録しました」と表示されれば、連携完了です。

〈kintoneの場合〉

以下の画面で、案内に従って「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」を設定してください。
・kintoneのマイアプリ連携について、詳しくはこちらをご参照ください。

設定が完了したら「追加」をクリックすると、連携完了です。

〈Slackの場合〉

以下の画面で、連携したいワークスペースが表示されているか確認してください。
ワークスペースを変更したい場合は、右上のプルダウンから変更・ログインが可能です。

「Yoom の投稿先はどちらにしますか？」の欄をクリックすると、以下の画像のように、ワークスペース内のチャンネル一覧が表示されます。
今回のフローで通知を受け取りたいチャンネルを選択してください。

設定が完了したら「許可する」をクリックしてください。
Yoomの画面に「マイアプリを登録しました」と表示されれば連携完了です。

ステップ2：Yoomのデータベースを新規作成

Google スプレッドシートはトリガーとして使用できませんが、YoomのデータベースをGoogle スプレッドシートと同期することで、擬似的にトリガーとして利用可能です。
そのため、フローボットの設定前に、Yoomデータベースを作成しましょう。

今回は、以下のようなシートを使用する想定で説明します。

Yoomの任意のプロジェクト画面から、データベースを新規作成します。

テーブルを一つ用意して、以下の設定を行います。

・列の削除：各列名を選択し、表示される列の削除で一旦デフォルトの列をすべて削除してください。

・データコネクト：右上のデータコネクトボタンをクリックし、Google スプレッドシートを選択します。

・実行アクション：レコード一覧を取得するを選択し、「次へ」をクリックしてください。

・スプレッドシートID：同期するシートのIDを入力してください。
・シート名：同期するシート名を候補から設定してください。
・範囲：取得したいシートの範囲を列名(ヘッダ)の位置から入力してください。(例：A1:D など)

上記3点が完了したら、「接続テスト実行」をクリックします。

・データベース表示項目：Yoomデータベースに表示させたいシートの項目を選択してください。
・値が一意となる項目：シート上にあるユニークの列の項目を選択してください。
・同期頻度設定：手動または自動で任意の時間を設定してください。自動同期を選ぶ場合は、1時間、6時間、1日、7日、14日の中から設定可能です。
※同期頻度はプランによって変わるのでご注意ください！
・データベーストリガー起動設定：ONにしてください。

上記が全て完了したら「連携する」をクリックしましょう。

しばらくすると、連携したGoogle スプレッドシートの内容がデータベース上に反映されます。
これで、Google スプレッドシートとデータベースの連携は完了です。

ステップ3：フローボットのテンプレートをコピー

Yoomにログインした状態で、以下のテンプレートの「試してみる」をクリックしてください。

ワークスペースには、自動的にテンプレートがコピーされます。
以下の画面が表示されたら「OK」をクリックして、フローボットの設定を進めていきましょう。

ステップ4：Yoomデータベースのトリガーを設定

フローボットの「新規作成されたら」をクリックしてください。

以下の「データベースの選択」ページで、「データベースの連携」の各項目を、先ほど作成したデータベースに設定します。
設定が完了したら「次へ」をクリックしてください。

以下の「起動条件の詳細設定」ページで、データベースの内容がアウトプットとして表示されているか確認してください。
問題なければ「保存する」をクリックすると、トリガーの設定は完了です。

ステップ5：kintoneのアクションを設定

フローボットの「レコードを追加する」をクリックしてください。

以下の「データベースの連携」ページで、連携するアカウントを確認してください。
「アプリID」を入力したら「次へ」をクリックします。

以下の「データベース操作の詳細設定」ページで、案内に従って、kintoneに追加する情報を設定します。
各欄をクリックし、アウトプットの中から、Yoomデータベースの該当する項目を選択してください。

設定が完了したら「テスト」をクリックし、問題なければ「保存する」をクリックしてください。

ステップ6：Slackのアクションを設定

次に、Slackに通知を送るアクションを設定します。
フローボットの「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。

以下の画面で連携したいアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。

以下の「API接続設定」ページで、案内に従って「投稿先のチャンネルID」と「メッセージ」を設定してください
各欄をクリックし、表示される一覧から、チャンネルやアウトプットを選択して設定しましょう。

設定が完了したら「テスト」をクリックし、問題なければ「保存する」をクリックしてください。

ステップ7：トリガーをONにし、フローボットの起動準備完了

これでフローボット稼働の準備が整いました。
「全ての設定が完了しました！」と表示されたら、「トリガーをON」をクリックしてください。お疲れ様でした！

これで、Google スプレッドシートに行が追加されたら、同期したYoomデータベースにレコードが追加され、kintoneに情報を追加し、Slackに通知が送られます。

Google スプレッドシートとkintoneを使ったその他の自動化例

他にもGoogle スプレッドシートとkintoneを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1. kintoneから1クリックで請求書を発行しメールで送付する

請求書の発行業務に手間取っている方におすすめな自動化フローです。Chrome拡張機能を利用したトリガーを使うことで、1クリックで請求書の発行から、メール送付まで完了できます。事務作業の効率アップが期待でき、時間と労力を節約できます。
また、自動化によってミスや送付漏れを防げるため、顧客満足度の向上にもつながります。

2. Googleフォームに回答が送信されたら、Google スプレッドシートとkintoneに情報を連携する

Googleフォームに回答が送信されるたび、Google スプレッドシートとkintoneに自動で情報が連携されるフローです。
このフローを活用すると、手動での転記から解放され、タイムリーかつ正確に情報が管理できるため、効率的な業務運営が期待できます。
データの抜けや漏れを防ぎ、信頼性の高い情報管理を目指したい方におすすめです。

3. 毎日フローボットを起動して、Google スプレッドシートからレコードを取得し、kintoneに転記する

毎日の手作業での転記は手間がかかるうえに、ミスも生じやすいです。
この自動化フローを使えば、毎日フローボットがGoogle スプレッドシートからデータを取得し、自動でkintoneに転記できます。
これにより、時間の大幅な節約と、正確なデータ管理の両立が叶います。

Google スプレッドシートとKintoneの連携メリットと具体例

メリット1：手動でのデータ入力や共有の手間を軽減し、業務効率アップに貢献

手作業でGoogle スプレッドシートのデータをkintoneに転記し、Slackで共有する作業には、時間と労力がかかりますよね。
これを自動化することで、データ追加時に自動でkintoneに情報が登録され、Slackに通知されます。特に、データ量が多く更新頻度が高い業務では、反復的な作業時間を大幅に削減し、他の重要な業務に集中できる環境を整えることができるでしょう。

メリット2：情報の一元管理により、データの整合性を確保

複数のツールでデータを管理すると、情報のズレや抜け漏れが発生しがちです。
この自動化フローを活用すると、Google スプレッドシートでの変更が自動でkintoneとSlackに反映されます。
例えば、Google スプレッドシートで顧客情報を更新すると、kintoneの顧客管理アプリにも自動で反映され、チーム全体で最新の情報を共有できます。これにより、情報の重複や誤った情報共有を防げるため、信頼性の高いデータ管理が実現します。

メリット3：タスクの見落としを防ぎ、業務の進捗を可視化

新しいデータやタスクが追加された際に、担当者への連絡が遅れると対応が遅れます。
この自動化を導入すると、kintoneにデータが追加された時点でSlackに通知が送信されます。
例えば、新規案件の情報がGoogle スプレッドシートに入力されると、営業チームはSlackで通知を確認し、迅速に対応できます。これにより、プロジェクト管理の透明性が向上し、チーム全体の認識が一致しやすくなります。

まとめ

今回は、Google スプレッドシートと同期しているYoomデータベースに新しいレコードが追加されると、それが自動でkintoneに登録され、さらにSlackで知らせてくれる便利な方法をご紹介しました。
この自動化の仕組みを活用すれば、手動入力が大幅に削減され、データの正確さを保ちながらスムーズに業務を進められます。
また、個人だけでなくチーム全体のコミュニケーションも円滑になり、互いの作業状況を把握しやすくなります。

Google スプレッドシート、kintone、Slackを連携し、業務をよりスムーズにしたい方は、ノーコードで設定できるこの自動化フローをぜひ試してみてください！