Google スプレッドシートとKommoを連携して、Google スプレッドシートで行が更新されたらKommoのタスクを更新する方法

ステップ1：Google スプレッドシートとKommoをマイアプリ連携

まずGoogle スプレッドシートとKommoをYoomに連携するために、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、Google スプレッドシートとKommoをそれぞれ検索して進むと、次の画面に遷移します。

＜Google スプレッドシートの場合＞

・上記画面で「Sign in with Google」をクリックし、下記画面で連携するアカウントを選択します。

・ログインするアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。

・「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

＜Kommoの場合＞

・Subdomain、Integration ID、Secret Keyを説明に沿って入力し、「追加」をクリック後、下記画面で「Allow」を選択すると、マイアプリに登録が完了します。
※マイアプリ登録に必要な項目の取得方法は、こちらでも確認できます。

ステップ2：テンプレートをコピー

次に、Google スプレッドシートとKommoを連携するためのテンプレートをコピーします。

1.下記のリンクを開きます。

2.「このテンプレートを試す」をクリックするとコピーが完了です。

ステップ3：トリガーとなるGoogle スプレッドシートの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローは、Google スプレッドシートの特定のタスク情報が更新されるとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Google スプレッドシートで行が更新されたら、Kommoのタスクを更新する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー 行が更新されたら」をクリックします。

3.Google スプレッドシートと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.トリガーの起動間隔とタスク情報が登録されたGoogle スプレッドシートの設定を行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。
※選択した間隔ごとに一度、トリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。タスク情報をすぐに反映したいときは、短い間隔の設定がおすすめです。
※スプレッドシートIDとシートIDは、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。

5.上記で必要項目を設定したらテストを行い、成功したら保存します。

ステップ4：Kommoのタスクを更新する設定

最後に、Google スプレッドシートから取得したタスク情報をKommoに反映する設定を行います。

1.「アプリと連携する Update Task」をクリックします。

2.Kommoと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.Task IDと更新したいタスクの項目を設定します。
各項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「行が更新されたら」から選択すると、タスクごとに変わる値を動的に反映できます。
※更新したい項目以外は、空欄にしておきます。

4.上記で更新したい項目の設定が完了したらテストを行い、成功したら保存します。

5.トリガーをONにすると、以降はGoogle スプレッドシートで特定のタスク情報が更新されると、自動でKommoのタスクに反映されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

Google スプレッドシートとKommoを使ったその他の自動化例

他にもGoogle スプレッドシートとKommoを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Google スプレッドシートで行が更新されたらKommoの会社情報を更新する

Google スプレッドシートとKommoを連携すると、会社情報も自動で更新できます。
取引先が多い企業では、会社情報の更新作業に工数がかかることがありますが、この自動化によって業務を効率化できるでしょう。

2.Google スプレッドシートで行が追加されたらKommoにリードを追加する

リード情報を2つのツールで管理する場合、繰り返し入力を手間に感じるかもしれません。
この自動化を導入すれば、リード情報の登録効率化につながり、繰り返し入力時の人為的ミスの削減になります。

3.Google スプレッドシートで行が追加されたらKommoに連絡先を追加する

顧客の連絡先情報は、間違いが許されないため、登録作業を行う担当者は慎重な作業になり心理的負担が大きいです。
この自動化を利用すれば、Google スプレッドシートに正確な連絡先を入力すれば、同じ情報がKommoに登録されるので、担当者の負担が軽減されるでしょう。

まとめ

Google スプレッドシートとKommoの連携により、手作業によるKommoへの繰り返し入力とヒューマンエラーを削減できます。
これにより、業務効率とデータ整合性の向上が期待できます。
また、タスク情報が自動で更新されることで情報反映の大きなタイムラグを防止できるため、管理職のタスク管理負担も軽減されるでしょう。
その結果、担当者や管理職は重要な業務に集中できるようになり、部署全体の業務効率化が期待できます。
Google スプレッドシートとKommoは、Yoomを利用することでノーコードで導入できます。
本記事で紹介した手順を参考に、ぜひ業務の効率化を図ってみてください。