Googleスプレッドシートで行が更新されたらLINE WORKSに通知する方法

[Yoomとは]

GoogleスプレッドシートとLINE WORKSの連携フローの作り方

ステップ1:Yoom登録・ログインとアプリ登録

Yoomのアカウントにログインができたら、使用するアプリを登録します。
1)「マイアプリ登録」をクリックし、「新規作成」を選択してください。
2)登録したいアプリを選択し、使用するアカウントでログインしてください。

Googleスプレッドシートの登録後、もう一度「新規作成」をクリックして、LINE WORKSを登録してください。
LINE WORKSの詳しい設定方法はこちら。
LINE WORKS(API2.0)のマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
GoogleスプレッドシートとLINE WORKSのアイコンが表示されたか確認をしてください。

ステップ2: テンプレートの選択

このブログでは、【Googleスプレッドシートで行が更新されたらLINE WORKSに通知する】というフローを作成します。
このフローを使用すると、Googleスプレッドシートの編集が行われたらその都度自動でLINE WORKSに通知を行うため、手作業による時間を省くことができます。
また更新内容を引用して通知をすることが可能なため、入力ミスを防ぎます。

‍ステップ3: GoogleスプレッドシートとLINE WORKSの連携設定

1)先ほど紹介したテンプレートのアイコンをクリックして、マイプロジェクトへコピーします。

2)右上の「編集する」をクリックします。
タイトルおよび詳細は変更可能です。
わかりやすいように変更してください。

3)「アプリトリガー　行が更新されたら」をクリックします。

4)トリガーアクションは「行が更新されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。

5)トリガーの起動間隔を選択し、必須項目を入力します。
「スプレッドシートID」および「シートID」はアプリ登録ができていれば、候補から選択できます。
スプレッドシートIDを指定する場合はGoogleスプレッドシートURL内の「/spreadsheets/d/●●●/」●●●の部分をコピーしてください。
シートIDはURL内の「/edit?gid=●●●/」の部分です。
「テーブルの範囲(始まり)」と「テーブルの範囲(終わり)」をそれぞれ入力します。

「一意の値が入った列」はメールアドレスやIDなど、列内で値が重複しない列の列名を選択してください。
「更新を検知する列の列名」で指定した列の値が更新された際にフローボットを起動します。
入力できたら、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功したら、「保存」します。

6)フローに戻ったら、「アプリと連携する　トークルームにメッセージを送信」のアイコンをクリックします。

7)アクションは「トークルームにメッセージを送信」を選択し、「次へ」をクリックします。

8)項目を入力します。
ボットIDはDeveloper Consoleでボットを作成して、取得してください。
トークルーム画面のメニューにある「チャンネルID」をクリックすると表示されるIDがトークルームIDです。
入力ができたら「テスト」をクリックし、テストが成功したら「保存」します。

9)これで【Googleスプレッドシートで行が更新されたらLINE WORKSに通知する】というフローの完成です。
10)最後にトリガーを「ON」に切り替えて、フローボットを起動させ、一度正しく作動するか確認してください。

GoogleスプレッドシートとLINE WORKSのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogleスプレッドシートやLINE WORKSのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Googleスプレッドシートを活用した自動化例

Googleスプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知する

Googleスプレッドシートのデータ更新ごとに通知が欲しい、と考える方におすすめです。Googleスプレッドシートで情報更新されたら、更新内容を基に自動でSlackへ通知を送付するため、手入力によるミスを防ぎます。また更新後スピーディーに通知を行えるため、チーム内への情報共有がスムーズになるでしょう。

Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する

フォルダの生成タイミングが一貫して正確になるため、データ整理の効率化が期待できます。これにより、必要なファイルを迅速に見つけ出すことができるようになり、業務のスピード向上にも寄与するでしょう。

NotionDBに追加された情報を、Googleスプレッドシートにも追加する

新しく追加された情報を自動的にGoogleスプレッドシートのデータベースへ格納するので、情報管理の抜けや漏れ防止が見込めます。また、Notionのデータベースへの登録または更新によってトリガーが起動するため「作成日時や更新日時を用いて分岐オペレーションを使用し、登録と更新のルートを分岐させてGoogle Chatに通知する」といった高度なフローも作成することができます。

LINE WORKSを活用した自動化例

Googleフォームで回答が送信されたらLINE WORKSに通知

Googleフォームの回答が送信されたことがスピーディーに通知されるため、その後の処理を迅速に行う助けになるでしょう。なお、投稿先のトークルームやメッセージ内容は任意の内容にカスタマイズ可能です。

Google Chatで投稿されたら、LINE WORKSに通知する

コミュニケーションツールを切り替える手間が省けるため、業務効率アップが期待できます。異なるコミュニケーションツール間での情報共有を効率化し、チームのコミュニケーションをより円滑に進めたい方におすすめです。

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HubSpotに新規コンタクトが登録されたらLINE WORKSに通知

HubSpotが更新したタイミングで通知を受け取ることで、スピーディーなフォローアップにつながります。なお、通知先のトークルームは任意のトークルームを指定することが可能です。

GoogleスプレッドシートとLINE WORKSを連携するメリット

メリット1: スピーディーな情報共有

プロジェクト管理やチームのタスク管理においては、チームに所属する全員で最新情報を共有できるので、とても大きなメリットになります。
例えば在庫管理を行っている場合、在庫数が変動した際にスピーディーに通知が届くため、在庫切れや過剰在庫の状況を把握しやすくなります。

メリット2: 手動作業の削減とエラー防止

手動でのデータ更新や通知作業は手間がかかり、どうしてもミスが起こりがちです。しかし手動作業を自動化することで、重複や漏れなどの防止につながります。
例えば、営業チームが日々の売上データをスプレッドシートに入力する際、そのデータが自動でLINE WORKSに通知されるので、管理者はスムーズに売上状況を把握できます。
そのため入力時の時間短縮になるだけでなく、その次の意思決定も迅速に行えるようになるでしょう。

‍まとめ

GoogleスプレッドシートとLINE WORKSを連携したことで、行の更新情報が自動的に通知され、手作業による入力が不要になりましたね。
自動化することによって入力業務の効率が大幅に向上し、ヒューマンエラーの防止にもつながります。
プログラミング初心者の方もこのブログで紹介した方法を参考に、ぜひみなさんの業務にあったアプリ連携にチャレンジしてみてください！