Google スプレッドシートとMakeLeapsを連携して、Google スプレッドシートで行が追加されたらMakeLeapsに書類を作成する方法

ステップ1:Google スプレッドシートとMakeLeapsをマイアプリ連携

まず、Google スプレッドシートとMakeLeapsをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、Google スプレッドシートとMakeLeapsを検索して選択すると、次の画面に進みます。

＜Google スプレッドシートの場合＞

・サインインをし、次に連携するアカウントを選択します。

・アカウントを確認し、「次へ」をクリックします。

・「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

＜MakeLeapsの場合＞

・アカウント名、token、MakeLeaps IDを入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※tokenを取得するためのAPIキーは、こちらから発行できます。
※MakeLeaps IDは、APIキーを発行した上記のリンクから取得できます。また、MakeLeapsにログインし、『自社情報＞アプリ連携＞MakeLeapsの「詳細を表示」＞キーの編集』と進み、表示されるURLからも取得できます。
※Base64エンコードについては、こちらのヘルプページで解説しています。

3.Google スプレッドシートとMakeLeapsを連携するためのテンプレートをコピーします。

・下記のリンクを開きます。

・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。

ステップ2:トリガーとなるGoogle スプレッドシートの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではGoogle スプレッドシートで行が追加されるとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Google スプレッドシートで行が追加されたら、MakeLeapsに書類を作成する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー 行が追加されたら」をクリックします。

3.Google スプレッドシートと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.トリガーの起動間隔とGoogle スプレッドシートの設定を行い、テストします。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。選択した間隔ごとに一度、トリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。基本的に短い間隔の設定がおすすめです。
※スプレッドシートIDとシートIDは枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。

※今回は、テスト用に下記のシートを作成したため、テーブルの範囲と一意の値が入った列は、上記の設定になっています。

5.テストが成功すると、アウトプットにGoogle スプレッドシートから取得した情報が表示されます。
問題がなければ保存します。

ステップ3:MakeLeapsの設定

次に、Google スプレッドシートから取得した情報をもとに、MakeLeapsで書類を作成する設定を行います。

1.「アプリと連携する 書類を作成」をクリックします。

2.MakeLeapsと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.書類作成に必要な項目を設定します。
※書類番号など、Google スプレッドシートの情報を反映する場合は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「行が追加されたら」から選択します。（値は二重括弧で表示されます）これにより、書類ごとに変わる内容を動的に反映できます。

※書類テンプレートは、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。（テンプレートがない場合は、候補に表示されません）
※取引先URLと連絡先URLをGoogle スプレッドシートで管理する場合は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「行が追加されたら」から選択できます。（値は二重括弧で表示されます）
※発行日は、枠をクリックして表示される「日付」から選択できます。（「今日」を指定すると、このフローが起動した日付が動的に反映されます）

4.テストを行い成功すると、MakeLeapsで書類が作成されます。
問題がなければ保存します。

ステップ4:Google スプレッドシートの設定

最後に、MakeLeapsで書類を作成した際に発行される書類IDと書類URLをGoogle スプレッドシートに登録する設定を行います。
の設定を行うと、Google スプレッドシートで書類IDと書類URLを管理できるようになります。

1.「データベースを操作する レコードを更新する」をクリックします。

2.Google スプレッドシートと連携するアカウントを確認します。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.書類IDと書類URLを登録するGoogle スプレッドシートの設定を行い、「次へ」をクリックします。
※スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名は、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。

4.書類IDと書類URLを設定します。
※書類IDと書類URLは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「書類を作成」から選択します。（値は二重括弧で表示されます）これにより、書類ごとに変わる値を動的に反映できます。
※その他の項目は空欄にしておきます。

5.テストを行い成功すると、指定したGoogle スプレッドシートに値が追加されます。
問題がなければ保存します。

6.トリガーをONにすると、Google スプレッドシートで行が追加されるたび、MakeLeapsで書類が自動作成されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

Google スプレッドシートとMakeLeapsを使ったその他の自動化例

他にもGoogle スプレッドシートとMakeLeapsを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Google スプレッドシートで行が追加されたらMakeLeapsに取引先を作成する

Google スプレッドシートに追加した取引先情報をもとに、MakeLeapsで取引先を作成する作業を自動化できます。
この連携を使うことで、取引先情報を一元管理でき、データ管理の負担が軽減するでしょう。

2.Google スプレッドシートで行が更新されたらMakeLeapsの書類ステータスを更新する

Google スプレッドシートでステータスを更新した後に、MakeLeapsで書類ステータスを更新する作業を自動化できます。
この連携により、MakeLeapsでの更新漏れを防止し、ステータス管理の正確性向上が期待できます。

3.Google スプレッドシートで行が更新されたらMakeLeapsの連絡先を更新する

Google スプレッドシートで連絡先を更新した後に、MakeLeapsの連絡先を更新する作業を自動化できます。
この連携により連絡先情報の手動更新を削減でき、正確かつ効率的な更新業務プロセスが実現するでしょう。

まとめ

Google スプレッドシートに登録した情報をもとに、MakeLeapsで書類を手動作成する作業は、手間がかかり、人為的ミスやタイムラグが発生するリスクもあります。
こうした課題は、ツール同士を連携することで解決できるでしょう。
Google スプレッドシートとMakeLeapsの連携は、Yoomを使えばノーコードで簡単に実現できます。
本記事で解説した手順に沿って設定すれば、専門的な知識がない方でも簡単に導入できます。
書類作成プロセスの自動化を検討している方は、この機会にぜひYoomを試してみてください。