Google スプレッドシートとMemを連携して、Google スプレッドシートで行が追加されたらMemに新しいメモを作成する方法

・Google スプレッドシートとMemをマイアプリ連携

(1)まずはGoogle スプレッドシートをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGoogle スプレッドシートを検索してください。

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Google スプレッドシートのアプリアイコンを検索し、クリックします。

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(2)「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
まずは1つ目のGoogle スプレッドシートの接続が完了しました。

(3)次にMemのアプリ連携を行います。
Google スプレッドシートのマイアプリ登録と同様に、Memを選択します。

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(4)「アカウント名」と「アクセストークン」を入力後に「追加」をクリックします。
［追加］をクリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるため、「OK」ボタンをクリックします。

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Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは3つです。

・Google スプレッドシートのトリガー設定

(1)まず、Google スプレッドシートのアプリトリガーを設定します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Google スプレッドシートで行が追加されたら、Memに新しいメモを作成する」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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(2)まずはトリガーとなる「行が追加されたら」をクリックします。

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(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
次画面で「トリガーの起動間隔」や「スプレッドシートID」の情報を入力していきましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。

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(4)「スプレッドシートID」、「シートID」の項目は、入力バーをクリックすると以下の画面のようにアカウントから取得した情報を「候補」として展開できます。
この情報の引用も活用しましょう。

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(5)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
（※Memのメモ作成や再表示の日時設定は「ISO 8601形式」のため、Google スプレッドシートでは指定形式での入力、または関数を用いた変換を行う必要があります。）

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なお、Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして設定する際の、テスト時の挙動については、こちらのページも事前に確認しましょう。

・Memの設定

(1)次に、2つ目のアクション「Add Content to Mem」をクリックしましょう。

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(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(3)次の画面で「Content」や「Is Read」の項目を設定していきます。
入力バーをクリックすると、アウトプットを選択できます。
例として、下記は前ステップから取得したアウトプット【Content】の情報を引用・設定したものです。

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(4)「Is Read」や「Is Archived」はプルダウンから任意のものを設定できます。

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(5)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。

(6)最後に、3つ目のアクション「レコードを更新する」をクリックしてください。

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(7)次画面で、Google スプレッドシートのアカウント情報が入力されていることを確認しましょう。
下にスクロールすると、「データベースの連携」項目がありますので、該当する情報を入力してください。
連携したアカウントから取得した情報を「候補」として展開できますので、こちらも活用しましょう。

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(8)情報入力後、［次へ］をクリックします。

(9)次画面で、Google スプレッドシートの指定したテーブルから条件に合うレコードを取得し、レスポンス結果の一番上のレコードの値を更新する設定を行います。
以下は例として、「①更新したいレコードの条件」へ、更新したいレコードに『No.』を指定し、条件を『等しい』、条件と一致する情報を『No.』(アウトプット活用)と設定したものです。

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(10)次に「②更新後のレコードの値」を設定します。
「①更新したいレコードの条件」に設定した値は、ここで設定した値に更新されます。
入力バーをクリックし、該当する情報を設定してください。
以下の画面のように、アウトプットも活用できます。

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(11)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをON

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

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Google スプレッドシートを使ったその他の自動化例

他にGoogle スプレッドシートを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

Google スプレッドシートで行が追加されたら、Memの既存のメモにコンテンツを追加する

Google スプレッドシートに登録された情報を既存のMemに自動的に追加するフローです。
プロジェクトの追加情報や会議の議事録、日々の活動報告などの情報を、業務の進捗があるたびにMemに情報を自動で同期できます。
転記作業が不要になるため、作業時間を短縮し、入力ミスや登録漏れを防止できます。

Google スプレッドシートで行が追加されたら、HubSpotにコンタクトを作成する

Google スプレッドシートに収集したデータを他のツールにも連携している方におすすめです。
手動作業を効率化でき、ツール間のデータの同期が図れるため、部門間で別々のツールを利用している場合でも、データ連携をシームレスに行うことが可能です。

Google スプレッドシートで行が追加されたら、Asanaにタスクを追加する

Google スプレッドシートの登録内容を引用してAsanaへの情報の登録を自動で完了することができます。
登録作業の自動化によって手作業を待つことなく異なるツール間での登録を完了させることができ、チーム内の情報共有を円滑にします。
また手作業の手間や時間を省くことができるので、企業の生産性向上へとつなげられるかもしれません。

まとめ

本記事で紹介したGoogle スプレッドシートとMemの連携は、業務の効率化と正確な情報管理を実現するための強力な手段となります。
手動での情報転記の手間を省けるので、業務のスピードと正確性の向上が期待できます。
ノーコードでの自動化を導入することで、より生産的な環境を構築することができるかもしれません。

ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。