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情報の整理を行う上で、Google スプレッドシートは利用しやすいビジネスツールです。
Yoomを活用して、Google スプレッドシートとMemを連携することで、情報管理作業を効率化できます。
本記事では、Google スプレッドシートで行が追加されると、Memに新しいメモを自動作成する方法を解説します。
この自動化により、手動での情報転記の手間を省き、業務の正確性とスピードを向上させることができます。
・タスク管理や進捗確認の効率化を目指している方
・評価記録の整理と共有に課題を感じている方
・会議の情報共有を行う上で、作業ミスを防ぎたいチームリーダー
・ITツールのAPI連携による業務自動化の導入を検討している担当者
・Google スプレッドシートとMemを使用しており、それぞれのアプリを連携してより業務効率化を図りたい方
Google スプレッドシートで行を追加するたびに、Memに新しいメモが自動生成されるので、アプリの横断作業が省略できます。
例えば、プロジェクトの立ち上げ時にGoogle スプレッドシートで概要を入力し、Memでタスク管理を行なっている場合、Google スプレッドシートの入力だけでMem側に情報が追加されることで、期日、優先度などの整理が容易になります。
チームメンバーは確認作業に手間取ることなく、タスクの進捗を一目で確認できるようになるかもしれません。
Google スプレッドシートで進捗データが入力された際にMem側でメモが自動的に作成されるようにすれば、情報の詳細確認が容易になります。
例として、従業員の面談時に人事チームは過去の面接データや評価を確認する必要があるシーンで、Google スプレッドシート上で人事データを管理して、Mem側で情報の整理を行なうといった場面があるとします。
この自動化の導入で、Google スプレッドシート上の情報をMemへ迅速に反映できるので、面談に必要な項目の整理がスムーズに行えるでしょう。
Mem上でAIを活用して情報を整理し、余裕を持って面談を実施することで、人事業務の精度が向上するかもしれません。
Google スプレッドシートで情報を追加するだけで、Memにその内容が反映されるので、正確な情報共有が期待できます。
例えば、会議の議題やアジェンダをGoogle スプレッドシートに追加するだけで、転記作業の手間なく、Memに会議用メモが自動作成されます。
入力ミスや誤った情報共有などのリスクが減少し、従業員は安心して会議に臨めるようになることで、企業の生産性を上げられるかもしれません。
それでは、実際に「Google スプレッドシートで行が追加されたら、Memに新しいメモを作成する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
[Yoomとは]
Google スプレッドシートで行が追加後、Google スプレッドシートに追加された情報をそのままMemのメモに自動反映することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
・Google スプレッドシートとMemをマイアプリ連携
・テンプレートのコピー
・Google スプレッドシートのトリガー設定とMemの設定
・トリガーをONにし、実際の起動を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Memに新しいメモを作成するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 業務でGoogle スプレッドシートを利用している方
・プロジェクトや顧客との商談情報をGoogle スプレッドシートで管理している方
・Google スプレッドシートの情報を簡単に他のアプリに反映させたい方
2. Memを情報整理に利用している方
・メモの作成を自動化し、作業時間を短縮したい方
・情報の一元管理を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用すれば、Google スプレッドシートに情報が追加された際、Memで新しいメモを自動的に作成することが可能です。
新規プロジェクトの立ち上げや新たな顧客との商談開始に合わせ、プロジェクトや取引先ごとにメモを自動作成し、情報管理を効率化できます。
転記作業が不要になることで、作業時間を削減し、入力ミスや作成漏れを防止できます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、MemのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Memの作成や再表示の日時設定には、ISO 8601形式での入力が必要です。 Google スプレッドシート上にあらかじめ指定形式で入力するか、関数を用いて形式を変換してください。
(1)まずはGoogle スプレッドシートをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGoogle スプレッドシートを検索してください。
Google スプレッドシートのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(2)「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
まずは1つ目のGoogle スプレッドシートの接続が完了しました。
(3)次にMemのアプリ連携を行います。
Google スプレッドシートのマイアプリ登録と同様に、Memを選択します。
(4)「アカウント名」と「アクセストークン」を入力後に「追加」をクリックします。
［追加］をクリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Memに新しいメモを作成するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 業務でGoogle スプレッドシートを利用している方
・プロジェクトや顧客との商談情報をGoogle スプレッドシートで管理している方
・Google スプレッドシートの情報を簡単に他のアプリに反映させたい方
2. Memを情報整理に利用している方
・メモの作成を自動化し、作業時間を短縮したい方
・情報の一元管理を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用すれば、Google スプレッドシートに情報が追加された際、Memで新しいメモを自動的に作成することが可能です。
新規プロジェクトの立ち上げや新たな顧客との商談開始に合わせ、プロジェクトや取引先ごとにメモを自動作成し、情報管理を効率化できます。
転記作業が不要になることで、作業時間を削減し、入力ミスや作成漏れを防止できます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、MemのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Memの作成や再表示の日時設定には、ISO 8601形式での入力が必要です。 Google スプレッドシート上にあらかじめ指定形式で入力するか、関数を用いて形式を変換してください。
テンプレートがコピーされるため、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは3つです。
(1)まず、Google スプレッドシートのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Google スプレッドシートで行が追加されたら、Memに新しいメモを作成する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)まずはトリガーとなる「行が追加されたら」をクリックします。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
次画面で「トリガーの起動間隔」や「スプレッドシートID」の情報を入力していきましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。
(4)「スプレッドシートID」、「シートID」の項目は、入力バーをクリックすると以下の画面のようにアカウントから取得した情報を「候補」として展開できます。
この情報の引用も活用しましょう。
(5)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
（※Memのメモ作成や再表示の日時設定は「ISO 8601形式」のため、Google スプレッドシートでは指定形式での入力、または関数を用いた変換を行う必要があります。）
なお、Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして設定する際の、テスト時の挙動については、こちらのページも事前に確認しましょう。
(1)次に、2つ目のアクション「Add Content to Mem」をクリックしましょう。
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で「Content」や「Is Read」の項目を設定していきます。
入力バーをクリックすると、アウトプットを選択できます。
例として、下記は前ステップから取得したアウトプット【Content】の情報を引用・設定したものです。
(4)「Is Read」や「Is Archived」はプルダウンから任意のものを設定できます。
(5)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
(6)最後に、3つ目のアクション「レコードを更新する」をクリックしてください。
(7)次画面で、Google スプレッドシートのアカウント情報が入力されていることを確認しましょう。
下にスクロールすると、「データベースの連携」項目がありますので、該当する情報を入力してください。
連携したアカウントから取得した情報を「候補」として展開できますので、こちらも活用しましょう。
(8)情報入力後、［次へ］をクリックします。
(9)次画面で、Google スプレッドシートの指定したテーブルから条件に合うレコードを取得し、レスポンス結果の一番上のレコードの値を更新する設定を行います。
以下は例として、「①更新したいレコードの条件」へ、更新したいレコードに『No.』を指定し、条件を『等しい』、条件と一致する情報を『No.』(アウトプット活用)と設定したものです。
(10)次に「②更新後のレコードの値」を設定します。
「①更新したいレコードの条件」に設定した値は、ここで設定した値に更新されます。
入力バーをクリックし、該当する情報を設定してください。
以下の画面のように、アウトプットも活用できます。
(11)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Memに新しいメモを作成するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 業務でGoogle スプレッドシートを利用している方
・プロジェクトや顧客との商談情報をGoogle スプレッドシートで管理している方
・Google スプレッドシートの情報を簡単に他のアプリに反映させたい方
2. Memを情報整理に利用している方
・メモの作成を自動化し、作業時間を短縮したい方
・情報の一元管理を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用すれば、Google スプレッドシートに情報が追加された際、Memで新しいメモを自動的に作成することが可能です。
新規プロジェクトの立ち上げや新たな顧客との商談開始に合わせ、プロジェクトや取引先ごとにメモを自動作成し、情報管理を効率化できます。
転記作業が不要になることで、作業時間を削減し、入力ミスや作成漏れを防止できます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、MemのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Memの作成や再表示の日時設定には、ISO 8601形式での入力が必要です。 Google スプレッドシート上にあらかじめ指定形式で入力するか、関数を用いて形式を変換してください。
他にGoogle スプレッドシートを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
Google スプレッドシートに登録された情報を既存のMemに自動的に追加するフローです。
プロジェクトの追加情報や会議の議事録、日々の活動報告などの情報を、業務の進捗があるたびにMemに情報を自動で同期できます。
転記作業が不要になるため、作業時間を短縮し、入力ミスや登録漏れを防止できます。
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Memの既存のメモにコンテンツを追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 業務でGoogle スプレッドシートを利用している方
・プロジェクトの情報をGoogle スプレッドシートで管理している方
・Google スプレッドシートの情報を簡単に他のアプリに同期したい方
2. Memを情報整理に利用している方
・メモの更新を自動化することで作業時間を短縮したい方
・情報の一元管理を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを導入すれば、Google スプレッドシートに登録された情報を既存のMemに自動的に追加することが可能です。
プロジェクトの追加情報や会議の議事録、日々の活動報告などの情報を、業務の進捗があるたびにMemに自動同期できます。
転記が不要になるため、作業時間を短縮し、入力ミスや登録漏れを防ぐことができます。
これにより、最新情報をスムーズに共有できます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、MemのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートに収集したデータを他のツールにも連携している方におすすめです。
手動作業を効率化でき、ツール間のデータの同期が図れるため、部門間で別々のツールを利用している場合でも、データ連携をシームレスに行うことが可能です。
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたら、HubSpotにコンタクトを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客情報の管理でGoogle スプレッドシートを利用している方
・セミナーや研修の参加者をGoogle スプレッドシートで管理している方
・Google スプレッドシートに収集したデータを他のツールにも連携している方
2.HubSpotを活用して業務を進めている方
・HubSpotで顧客情報を一元管理している方
・HubSpotへの入力作業を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotはクラウド型のCRMで、顧客情報や取引情報の一元管理に役立つプラットフォームです。
しかし、HubSpotへのコンタクト情報を作成する際、入力項目が多いため、手動による入力作業は時間がかかり手間です。
HubSpotへのコンタクトの作成を効率的に行いたい方に、このフローは適しています。
このフローは、Google スプレッドシートに顧客情報が追加されるとHubSpotへのコンタクトの作成を自動化することができ、手動作業を効率化します。
ツール間のデータの同期が図れるため、部門間で別々のツールを利用している場合でも、データ連携をシームレスに行うことが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシートとHubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートの登録内容を引用してAsanaへの情報の登録を自動で完了することができます。
登録作業の自動化によって手作業を待つことなく異なるツール間での登録を完了させることができ、チーム内の情報共有を円滑にします。
また手作業の手間や時間を省くことができるので、企業の生産性向上へとつなげられるかもしれません。
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Asanaにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートで情報管理を行なっている方
・情報の一元管理に活用している方
・チーム全体でシートの編集をして情報の蓄積を行う方
2.Asanaを活用したプロジェクト管理を行う方
・タスクの状況把握のために活用している方
・進捗管理を行い確実なタスク解消を行う方
■このテンプレートを使うメリット
Asanaはタスク管理によってプロジェクトの進行をスムーズにすることが期待できるツールです。
しかし、Google スプレッドシートでもタスクの管理を行なっている場合、重複する登録作業は従業員のモチベーションを低下させるかもしれません。
登録にかかる手間を省き、業務の進行を円滑化したいと考える方にこのフローは適してます。
このフローを活用することでGoogle スプレッドシートの登録内容を引用してAsanaへの情報の登録を自動で完了することができます。
登録作業の自動化によって手作業を待つことなく異なるツール間での登録を完了させることができ、チーム内の情報共有を円滑にします。
また手作業の手間や時間を省くことで、タスク解決に時間をかけることができ、生産性向上へと繋げることができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
本記事で紹介したGoogle スプレッドシートとMemの連携は、業務の効率化と正確な情報管理を実現するための強力な手段となります。
手動での情報転記の手間を省けるので、業務のスピードと正確性の向上が期待できます。
ノーコードでの自動化を導入することで、より生産的な環境を構築することができるかもしれません。
ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
