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Google スプレッドシートで行が更新されたらMicrosoft Entra IDのユーザーを削除する方法
Microsoft Entra IDに登録されているユーザーを自動で削除できたら、便利だと思いませんか？
最近は転職が一般的になり、入退社の処理も頻繁に行われるようになりました。
その影響で、入退社に関する手続きなども増加しているのではないでしょうか。
Microsoft Entra IDに登録されているユーザーを削除する作業もそのひとつです。
本記事では、Google スプレッドシートとMicrosoft Entra IDを連携して、ユーザーを自動で削除する方法を解説します。
ユーザー削除を自動化し、業務効率化を図りたいとお考えなら、ぜひYoomで自動連携をお試しください！
Google スプレッドシートとMicrosoft Entra IDを連携するメリット
メリット1.手作業の負担を軽減
Microsoft Entra IDでユーザーを削除する場合、通常は手作業で対応する必要があります。
例えば、Google スプレッドシートをアカウント管理の基幹データベースにしている場合、どちらのアプリにも入力が必要になり、二重の手間がかかってしまいます。
しかし、この連携を使えばGoogle スプレッドシートの情報を更新すると、自動でMicrosoft Entra IDのユーザーを削除できるため、手作業の負担を軽減できます。
メリット2.削除漏れの防止
異なるアプリでデータ管理していると、一方のアプリでは情報が更新されているけど、もう一方は古いままということがあると思います。
例えば、「Google スプレッドシート上ではユーザー情報のステータスが退職済みになっているけど、Microsoft Entra IDではユーザーが削除されていない」など。
このように、手作業の工数が多いと、削除漏れなどのリスクも高くなります。
今回紹介する自動連携を使えば、Google スプレッドシートのステータスが退職済みになると、Microsoft Entra IDのユーザーを自動削除できるような設定もできるため、削除漏れのリスクが軽減されます。
[Yoomとは]
Google スプレッドシートとMicrosoft Entra IDの連携フロー
では、実際にGoogle スプレッドシートとMicrosoft Entra IDを連携させる手順をご紹介します。
具体的な設定の手順は以下の通りです。
- アプリトリガーの設定
- ユーザーを削除
Yoomでは、上記2ステップをテンプレートとして提供しています。
ゼロから作成するよりも簡単にフローボットを作成できるので、まずは下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックして、テンプレートをコピーしましょう！
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらMicrosoft Entra IDのユーザーを削除するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で使用する方
・Google スプレッドシートでユーザー情報の管理をしているデータ管理者の方
2.Microsoft Entra IDで業務を管理している方
・アカウント管理をしているIT管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Entra IDは登録されているユーザーのアクセス権を一元管理できるのがメリットです。
しかし、ユーザーの削除が必要となる場合は都度対応が必要となるため、削除漏れによる管理ミスが発生する可能性があります。
このテンプレートは、Google スプレッドシートの更新情報を元に自動でユーザーを削除することができます。
Google スプレッドシートでユーザー管理を行っている場合、手動でユーザー削除を実施する必要が無くなり、管理業務が楽になります。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Microsoft Entra IDのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Entra IDはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらMicrosoft Entra IDのユーザーを削除するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で使用する方
・Google スプレッドシートでユーザー情報の管理をしているデータ管理者の方
2.Microsoft Entra IDで業務を管理している方
・アカウント管理をしているIT管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Entra IDは登録されているユーザーのアクセス権を一元管理できるのがメリットです。
しかし、ユーザーの削除が必要となる場合は都度対応が必要となるため、削除漏れによる管理ミスが発生する可能性があります。
このテンプレートは、Google スプレッドシートの更新情報を元に自動でユーザーを削除することができます。
Google スプレッドシートでユーザー管理を行っている場合、手動でユーザー削除を実施する必要が無くなり、管理業務が楽になります。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Microsoft Entra IDのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Entra IDはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
事前準備
テンプレートをコピーしたら、まずは事前準備として、Yoomの「マイアプリ」からGoogle スプレッドシートとMicrosoft Entra IDを登録します。
※既に登録されている場合は「ステップ1.アプリトリガーの設定」へお進みください。
<手順>
1.Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリック
2.アプリ名を検索してログインに必要な情報を入力し、アプリを登録
Google スプレッドシートとMicrosoft Entra IDがマイアプリ一覧に表示されたら準備完了です！
早速、詳細設定に進みましょう！
ステップ1.アプリトリガーの設定
まずは、アプリトリガー「行が更新されたら」をクリックしましょう。
最初のページでは、事前に連携したアカウント情報が表示されるので確認しましょう。
問題なければ、そのまま「次へ」をクリックしてください。
続いてのページでは、Google スプレッドシートのIDと範囲の設定を行ってください。
特に「一意の値が入った列」は必ず一意の値がある列を設定してください。
列内で値が重複していると正しく動かない場合があります。
すべての項目が入力できたら「テスト」をクリックして、エラーの有無を確認しましょう。
テストが成功すると、指定したGoogle スプレッドシートの項目がアウトプットとして反映されます。
「ユーザーID」はステップ2でユーザーを削除する際に必要な情報です。下記画像のように、あらかじめGoogle スプレッドシート内に情報を格納してください。
ここまで、問題がなければ「保存する」でトリガーの設定は終了です。
ステップ2.ユーザーを削除
次に、「ユーザーを削除」をクリックしてください。
最初のページでは、ステップ1と同様にアカウント情報のみを確認して、問題なければ「次へ」をクリックしてください。
2ページ目では、ユーザーを削除するための設定をします。
アウトプットされた情報を活用して、ユーザーIDを入力しましょう。
「テスト」をクリックしてエラーが出なければ、「保存する」をクリックしてください。
下記画像のようなポップアップが表示されたら全ての設定が完了です。
トリガーをONにするとフローが実行されます。
その他Google スプレッドシートとMicrosoft Entra IDを使った自動化の例
Yoomには、Google スプレッドシートとMicrosoft Entra IDを使った多くの自動化事例があります。
ここでは代表的な例をいくつか紹介します。
1.Google スプレッドシートで行が追加されたらMicrosoft Entra IDでユーザーを追加する
今回はユーザー削除を自動化するフローでしたが、ユーザーの追加を自動化するためのテンプレートも提供しています。
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらMicrosoft Entra IDでユーザーを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを使って情報を管理している方
・Google スプレッドシートでユーザー情報を管理している方
2.Microsoft Entra IDでユーザーを管理している方
・Microsoft Entra IDを使用している企業
■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Entra IDを使用する際、都度ユーザー登録が必要となるため、手間だと感じているかもしれません。
また、手動によるユーザー追加は入力誤りや入力漏れといった、ヒューマンエラーの発生が懸念されます。
ユーザー追加を自動化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
Google スプレッドシートで管理しているユーザー情報を自動で追加できるため、作業の効率化を図ることができ、管理業務も楽になります。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Microsoft Entra IDのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Entra IDはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらMicrosoft Entra IDでユーザーを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを使って情報を管理している方
・Google スプレッドシートでユーザー情報を管理している方
2.Microsoft Entra IDでユーザーを管理している方
・Microsoft Entra IDを使用している企業
■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Entra IDを使用する際、都度ユーザー登録が必要となるため、手間だと感じているかもしれません。
また、手動によるユーザー追加は入力誤りや入力漏れといった、ヒューマンエラーの発生が懸念されます。
ユーザー追加を自動化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
Google スプレッドシートで管理しているユーザー情報を自動で追加できるため、作業の効率化を図ることができ、管理業務も楽になります。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Microsoft Entra IDのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Entra IDはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
2.kickflowで申請が承認されたらMicrosoft Entra IDに新規ユーザーを登録する
kickflowを使用してワークフローの管理をしている方は、以下のテンプレートもご利用いただけます。
■概要kickflowでアカウント発行申請が承認された後、Microsoft Entra IDへ手動でユーザー情報を登録する作業に手間を感じていませんか？この作業は申請ごとに発生するため、担当者の負担になりがちであり、入力ミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、kickflowでの承認完了と同時にMicrosoft Entra IDへのユーザー登録が自動で実行されるため、手作業による負担やミスをなくし、アカウント発行プロセスを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- ・kickflowとMicrosoft Entra IDを用いたユーザー管理を手作業で行っている方
- ・アカウント発行申請から登録までの作業時間を短縮したいと考えている担当者の方
- ・手作業によるアカウント情報の入力ミスや登録漏れを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- ・kickflowで申請が承認されると、自動でMicrosoft Entra IDにユーザーが登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- ・手動での情報入力が不要になることで、入力ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、正確なアカウント管理を実現します。
■フローボットの流れ- 1.はじめに、kickflowとMicrosoft Entra IDをYoomと連携します。
- 2.次に、トリガーでkickflowを選択し、「Webhookを受信したら」というアクションを設定します。kickflow側で申請が承認された際にWebhookが送信されるように設定してください。
- 3.最後に、オペレーションでMicrosoft Entra IDを選択し、「ユーザーを追加」アクションを設定します。トリガーで受け取った情報をもとに、登録するユーザー情報を設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- ・Microsoft Entra IDでユーザーを追加する際に、kickflowの申請フォームから受け取った情報を利用して、表示名や部署、役職などの各項目を自由に設定できます。
■注意事項- ・kickflow、Microsoft Entra IDのそれぞれとYoomを連携してください。
- ・kickflow、Microsoft Entra IDはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- ・kickflowとMicrosoft Entra IDを用いたユーザー管理を手作業で行っている方
- ・アカウント発行申請から登録までの作業時間を短縮したいと考えている担当者の方
- ・手作業によるアカウント情報の入力ミスや登録漏れを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ・kickflowで申請が承認されると、自動でMicrosoft Entra IDにユーザーが登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- ・手動での情報入力が不要になることで、入力ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、正確なアカウント管理を実現します。
■フローボットの流れ
- 1.はじめに、kickflowとMicrosoft Entra IDをYoomと連携します。
- 2.次に、トリガーでkickflowを選択し、「Webhookを受信したら」というアクションを設定します。kickflow側で申請が承認された際にWebhookが送信されるように設定してください。
- 3.最後に、オペレーションでMicrosoft Entra IDを選択し、「ユーザーを追加」アクションを設定します。トリガーで受け取った情報をもとに、登録するユーザー情報を設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- ・Microsoft Entra IDでユーザーを追加する際に、kickflowの申請フォームから受け取った情報を利用して、表示名や部署、役職などの各項目を自由に設定できます。
■注意事項
- ・kickflow、Microsoft Entra IDのそれぞれとYoomを連携してください。
- ・kickflow、Microsoft Entra IDはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
3.Google スプレッドシートで行が更新されたらMicrosoft Entra IDのグループからユーザーを除外する
ユーザーを削除するのではなく、グループからユーザーを除外するテンプレートもあります。頻繁にグループの変更作業をしている方におすすめです。
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらMicrosoft Entra IDのグループからユーザーを除外するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを活用してデータを管理している方
・ユーザー情報の一元管理をGoogle スプレッドシートで行っているデータ管理者の方
2.業務でMicrosoft Entra IDを使っている方
・社員のアカウント管理を担当している人事担当者
■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Entra IDでグループを作成すると、メンバーのアクセス権を一元管理できるのがメリットです。
しかし、プロジェクト終了やメンバーの部署異動が発生する際にグループからユーザーを除外する必要があり、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Google スプレッドシートの行が更新されたら自動でグループからユーザーを除外することができます。
これにより手動による除外作業が不要となり、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Microsoft Entra IDのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・【アプリ名を記入】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらMicrosoft Entra IDのグループからユーザーを除外するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを活用してデータを管理している方
・ユーザー情報の一元管理をGoogle スプレッドシートで行っているデータ管理者の方
2.業務でMicrosoft Entra IDを使っている方
・社員のアカウント管理を担当している人事担当者
■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Entra IDでグループを作成すると、メンバーのアクセス権を一元管理できるのがメリットです。
しかし、プロジェクト終了やメンバーの部署異動が発生する際にグループからユーザーを除外する必要があり、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Google スプレッドシートの行が更新されたら自動でグループからユーザーを除外することができます。
これにより手動による除外作業が不要となり、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Microsoft Entra IDのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・【アプリ名を記入】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
4.freee人事労務で従業員が削除されたらMicrosoft Entra IDからユーザーを削除する
freee人事労務を利用して従業員情報を管理している方は、以下のテンプレートもおすすめです。
■概要従業員の退職に伴うアカウント管理は、迅速かつ正確な対応が求められる重要な業務ですが、複数のツールを使っていると作業が煩雑になりがちです。freee人事労務での処理後、Microsoft Entra IDのアカウントを手動で削除する作業に手間を感じたり、削除漏れのリスクを懸念したりするケースも少なくありません。このワークフローを活用すれば、freee人事労務で従業員情報を削除するだけで、関連するMicrosoft Entra IDのユーザーも自動で削除され、退職手続きを円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方- freee人事労務とMicrosoft Entra IDを利用し、退職者のアカウント削除を手作業で行っている方
- 従業員の退職手続きにおけるアカウント削除漏れなどのセキュリティリスクを軽減したい情報システム担当者の方
- 人事関連の定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を構築したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- freee人事労務での従業員削除をトリガーに、Microsoft Entra IDのユーザー削除が自動実行されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業によるアカウントの削除漏れや間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、セキュリティコンプライアンスの強化に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、freee人事労務とMicrosoft Entra IDをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでfreee人事労務を選択し、「従業員が削除されたら」を設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Entra IDを選択し、「ユーザーを削除」アクションを設定します。この際、トリガーで取得した情報をもとに削除対象のユーザーを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Microsoft Entra IDの「ユーザーを削除」オペレーションにて、削除対象となるユーザーIDを任意の値で設定してください。
- freee人事労務から取得した従業員IDやメールアドレスなどを指定することで、特定のユーザーを自動で削除できます。
■注意事項- freee人事労務、Microsoft Entra IDのそれぞれとYoomを連携してください。
- freee人事労務、Microsoft Entra IDはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- freee人事労務とMicrosoft Entra IDを利用し、退職者のアカウント削除を手作業で行っている方
- 従業員の退職手続きにおけるアカウント削除漏れなどのセキュリティリスクを軽減したい情報システム担当者の方
- 人事関連の定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を構築したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- freee人事労務での従業員削除をトリガーに、Microsoft Entra IDのユーザー削除が自動実行されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業によるアカウントの削除漏れや間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、セキュリティコンプライアンスの強化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、freee人事労務とMicrosoft Entra IDをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでfreee人事労務を選択し、「従業員が削除されたら」を設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Entra IDを選択し、「ユーザーを削除」アクションを設定します。この際、トリガーで取得した情報をもとに削除対象のユーザーを指定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Entra IDの「ユーザーを削除」オペレーションにて、削除対象となるユーザーIDを任意の値で設定してください。
- freee人事労務から取得した従業員IDやメールアドレスなどを指定することで、特定のユーザーを自動で削除できます。
■注意事項
- freee人事労務、Microsoft Entra IDのそれぞれとYoomを連携してください。
- freee人事労務、Microsoft Entra IDはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
以上、Google スプレッドシートとMicrosoft Entra IDを連携する手順でした！
これでユーザー削除の手間が軽減できそうですね。
また、作業時間が短縮されることで、より優先度の高いタスクに時間を割くことができ、生産性の向上にもつながりそうです。
今回設定したように、Yoomはプログラミングの知識がなくても、簡単にご利用いただけます。
ご興味を持っていただけたら、まずはこちらから無料登録をしてみてください！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
