「新着メールが来るたびに、内容をスプレッドシートに手でコピー＆ペーストしている…」
「問い合わせメールの管理を手作業で行っているため、対応漏れや二重対応が発生してしまう…」
このように、日々のメール対応と情報管理に追われ、本来の業務に集中できていないと感じていませんか？
もし、受信したメールの件名や本文、送信者といった情報を自動でGoogle スプレッドシートに記録できる仕組みがあれば、こうした定型業務から解放され、より付加価値の高いコア業務に専念する時間を創出できます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても直感的に設定できるため、どなたでもすぐに導入することが可能です。
ぜひこの機会に、面倒な手作業をなくし、業務の効率を飛躍的に向上させましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはメールの内容をGoogle スプレッドシートに自動で追加する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailでメールを受信したら、AIで内容を整理しGoogle スプレッドシートに自動でデータ入力する
試してみる
■概要
「Gmailでメールを受信したら、AIで内容を整理しGoogle スプレッドシートに自動でデータ入力する」ワークフローは、Gmailで受信したメールをAIが解析し、その内容を整理してGoogle スプレッドシートに自動で入力します。これにより、受信したメールの内容をGoogle スプレッドシートで効率的に管理し、業務の整理やデータ集計が簡単になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを使用して顧客からの問い合わせや情報を受け取っている担当者
・Google スプレッドシートを使用して業務データを管理している方
・メール内容を整理してスプレッドシートに自動入力したい方
・メール情報を効率的に管理し、業務プロセスを簡素化したい方
■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
新着メールの内容をAIで整理しGoogle スプレッドシートに自動入力するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailでメールを受信したら、AIで内容を整理しGoogle スプレッドシートに自動でデータ入力するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Gmail
[Yoomとは]
※このフローではAIオペレーションを使用します。
AIオペレーションは一部有料プランのみで利用可能です。対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーになります。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には制限対象のアプリやAI機能を使用することができます。
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Gmail、Google スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定とテキスト生成、Google スプレッドシートのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailでメールを受信したら、AIで内容を整理しGoogle スプレッドシートに自動でデータ入力する
試してみる
■概要
「Gmailでメールを受信したら、AIで内容を整理しGoogle スプレッドシートに自動でデータ入力する」ワークフローは、Gmailで受信したメールをAIが解析し、その内容を整理してGoogle スプレッドシートに自動で入力します。これにより、受信したメールの内容をGoogle スプレッドシートで効率的に管理し、業務の整理やデータ集計が簡単になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを使用して顧客からの問い合わせや情報を受け取っている担当者
・Google スプレッドシートを使用して業務データを管理している方
・メール内容を整理してスプレッドシートに自動入力したい方
・メール情報を効率的に管理し、業務プロセスを簡素化したい方
■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携
以下をご確認ください。
Gmailのマイアプリ連携
以下をご確認ください。
上記を行うと、今回使うアプリのマイアプリ登録が完了します。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Gmailでメールを受信したら、AIで内容を整理しGoogle スプレッドシートに自動でデータ入力する
試してみる
■概要
「Gmailでメールを受信したら、AIで内容を整理しGoogle スプレッドシートに自動でデータ入力する」ワークフローは、Gmailで受信したメールをAIが解析し、その内容を整理してGoogle スプレッドシートに自動で入力します。これにより、受信したメールの内容をGoogle スプレッドシートで効率的に管理し、業務の整理やデータ集計が簡単になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを使用して顧客からの問い合わせや情報を受け取っている担当者
・Google スプレッドシートを使用して業務データを管理している方
・メール内容を整理してスプレッドシートに自動入力したい方
・メール情報を効率的に管理し、業務プロセスを簡素化したい方
■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：アプリトリガーを設定する
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずはこのフローボットでトリガーになっている、「特定のラベルのメールを受信したら」を設定していきましょう。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
確認出来たら「次へ」を押して進みましょう。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。
プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
- 5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガー最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
受信を感知したいラベルを候補から設定します。
この後のテスト操作で、特定のラベルに該当するメールを受信している必要があります。
今回はフィルタールールを作成し、下記のメールが「INBOX」というラベルに振り分けられるように設定しました。
- Gmailでフィルタ条件を設定し、「フィルタを作成」をクリック
- 「ラベルを付ける」をクリック
- 既存ラベルを選択するか、新規ラベルを作成する
設定できたら実際にメールを送信します。
その後フローに戻り、テストボタンをクリックします。
テストが完了し、取得した値が入ればOKです。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：AIでメール内容の要約を行う
つぎにAIでメール内容の要約を行います。
「テキストを生成する」をクリックしてください。
AIへ指示出しをするため、以下のようにプロンプトを設定しました。
以下のメール内容から重要項目を抽出し箇条書きにしてください。
取得した値より本文を選択
プロンプトを記載し終わったらテストボタンを押します。
テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
ここまで終わったら「完了」ボタンをクリックして次に進んでください。
ステップ5：Google スプレッドシートにレコードを追加する
次にGoogle スプレッドシートにレコードを追加していきます。「レコードを追加する」をクリックしてください。
今回は以下のようなGoogle スプレッドシートを用意しました。
要約内容を記載したいGoogle スプレッドシートを候補から選択します。
スプレッドシートのタブ名も同様に設定してください。
シート上の値が入っている範囲をテーブル範囲で指定したら、「次へ」ボタンをクリックしてください。
追加するレコードの値に、シートのヘッダー部分の項目が読み込まれているので、その列に反映したいAI要約の生成結果を候補から選択します。
ここまで入力したらテストボタンを押します。
テストが成功すればOKです。
要約内容の出力先に指定したGoogle スプレッドシートも見に行ってみましょう。
以下のように内容が反映されていればOKです。
ここまで終わったら「完了」ボタンをクリックして設定を終えてください。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
Google スプレッドシートを活用したその他の自動化例
メールの添付ファイルをOCR・翻訳して自動追加したり、通話内容を文字起こし・要約して記録。
また、CRMや経費精算の情報も自動同期します。行が追加されたら、AIで解析・要約してチャットに通知したり、見積書を自動作成します。
これらの自動化により、手入力の手間が削減され、転記ミスを防ぎます。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、内容を要約しLINEに通知する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートに追記された情報を、都度確認して手作業でLINE公式アカウントに通知していませんか？
特に、アンケートの回答や問い合わせ内容など、長文の情報を手動で要約して共有するのは手間がかかり、他の業務を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されると、その内容をAIが自動で要約し、指定のLINE公式アカウントへ通知するフローを自動化でき、情報共有の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートで管理している情報を、LINE公式アカウントで共有したい方
・手作業での情報転記や要約作成に時間がかかり、業務の効率化を求めている担当者の方
・LINE公式アカウントへの通知内容の抜け漏れや誤りを防ぎ、情報共有の精度を高めたいチームリーダーの方
■注意事項
・Google スプレッドシート、LINE公式アカウントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、見積書を作成してSlackに通知する
試してみる
■概要
このワークフローでは、hGoogle スプレッドシートで行が追加されたら、見積書を作成してSlackに通知することが可能です。この自動化によって、手動での作業を減らし、見積書の作成から共有までをスムーズに進めたい方に最適です。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを利用して見積書管理を行っている営業担当者の方
・見積書の作成や共有に時間がかかっていると感じているチームリーダーの方
・見積書の自動作成やPDF化を通じて業務の効率化を図りたい経営者の方
・Slackを活用してチーム内での情報共有を円滑に行いたい方
■注意事項
・Google スプレッドシート、SlackをそれぞれYoomと連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートに行が追加されたら、Microsoft Excelに同期する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理している顧客情報やタスクリストなどを、報告や別用途のためにMicrosoft Excelへ都度手作業で転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけでMicrosoft Excelにデータが自動で同期されるため、こうした課題を解消して正確なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートとMicrosoft Excelでの二重入力に手間を感じている方
・手作業でのデータ転記による入力ミスや更新漏れをなくし、業務の正確性を高めたい方
・部門間で利用ツールが異なり、データ連携の自動化を検討している情報システム担当
■注意事項
・Google スプレッドシート、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
マネーフォワード 掛け払いの翌日以降の請求一覧をGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
マネーフォワード 掛け払いの翌日以降の請求一覧をGoogleスプレッドシートのデータベースに追加するフローです。
メールで受け取った見積書をOCRで読み取り、DeepL翻訳してGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
メールで受け取った見積書をOCRで読み取り、DeepL翻訳してGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・メールで受け取った見積書の内容をGoogle スプレッドシートで管理している方
・手動による見積書の項目の転記作業が手間だと感じている方
・海外企業の顧客とやり取りを行っている営業担当者の方
■注意事項
・DeepL、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
HubSpotで新規取引が作成されたら、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
HubSpotで管理している取引データを、分析や共有のためにGoogle スプレッドシートへ転記する作業は、定型業務でありながらも手間がかかります。手作業によるコピー＆ペーストは、入力ミスや転記漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、HubSpotとGoogle スプレッドシート（Google Sheets）の連携が自動化され、新しい取引が作成されると指定したシートへ情報が追加されるため、こうした日々の課題をスムーズに解決できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotの取引情報をGoogle スプレッドシートで管理しており、手入力の手間を省きたい営業担当者の方
・営業チームの活動状況をシートに反映させ、データ分析や共有を効率化したいマネージャーの方
・Google スプレッドシートとHubSpotの連携を通じて、CRMデータのバックアップやレポート作成を自動化したい方
■注意事項
・HubSpot、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートに行が追加されたら、OpenAIで解析し結果を追加する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理しているテキストデータを、一つひとつ手作業でOpenAIに入力し、分析結果をまたシートにコピー＆ペーストする作業に手間を感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい行が追加されるだけで、自動でOpenAIがテキストを解析し、その結果を指定のセルに追記します。
OpenAIとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、データ分析や集計作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートのデータをOpenAIで分析する作業を、手動で行っている方
・OpenAIとGoogle スプレッドシートを連携させ、顧客レビューなどの定性データを効率的に分析したい方
・プログラミングの知識なしで、Google スプレッドシートとOpenAIの連携を簡単に実現したい方
■注意事項
・Google スプレッドシート、OpenAIとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Zoho Mailで特定のワードを含むメールを受信したらGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Zoho Mailで特定のワードを含むメールを受信したらGoogle スプレッドシートに追加する」フローは、メールの自動管理とデータ整理を効率化する業務ワークフローです。Zoho MailとGoogle スプレッドシートを連携させることで、指定したキーワードを含むメールを自動的にGoogle スプレッドシートに記録します。これにより、手動でのデータ入力の手間を省き、情報の一元管理が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Mailを日常的に利用しており、特定のメールを効率的に管理したい方
・Google スプレッドシートでメール情報を自動的に整理・分析したいビジネスユーザー
・手動でのデータ入力に時間を取られている事務担当者
・Zoho MailとGoogle スプレッドシート間の連携をシームレスに行いたい方
・作業の自動化によって業務効率を向上させたい企業のIT担当者
■注意事項
・Zoho MailとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoom通話内容を文字起こしし、OpenAIで要約後Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Zoom通話内容を文字起こしし、OpenAIで要約後Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、Zoomで行われた通話の内容を自動的に文字起こしし、その文字起こし結果をOpenAIで要約して、Google スプレッドシートに追加する仕組みです。
これにより、通話の内容を迅速に確認し、要点を簡潔に把握することができ、後から簡単に検索・分析できる形でデータとして管理することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomで定期的に会議や通話を行い、その内容を効率的に記録・管理したい方
・通話内容を要約してGoogle スプレッドシートで整理したいプロジェクトリーダーやチームメンバー
・通話の内容を素早く理解し、後から確認できるように保存したい担当者
・OpenAIを使って通話内容の要約を自動化し、作業効率を上げたい方
・文字起こしや要約作業を手動で行う負担を減らしたいチーム
■注意事項
・OpenAI、Zoom、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・詳細は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398-zoom%E3%81%A7%E3%83%9F%E3%83%BC%E3%83%86%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E3%81%AE%E3%83%AC%E3%82%B3%E3%83%BC%E3%83%87%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E6%83%85%E5%A0%B1%E3%82%92%E5%8F%96%E5%BE%97%E3%81%99%E3%82%8B%E9%9A%9B%E3%81%AE%E6%B3%A8%E6%84%8F%E7%82%B9
メールが届いたらChatGPTと会話して、Google スプレッドシートに内容を記載する
試してみる
メールが届いたらメール本文を基にChatGPTと会話して、Google スプレッドシートに内容を記載するフローです。
まとめ
新着メールとGoogle スプレッドシートの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたメール内容の転記作業やリスト作成の手間を排除し、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は素早く提供される情報を元に、顧客対応やデータ分析といった、より重要な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひYoom会員登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q： Gmail以外のメールツールでも同様の自動化は可能ですか？
A：
はい、基本的には可能です。
その場合にはトリガーを他のメールアプリにし、今回のトリガーに近いものに変更してください。
なお、メールツールによってはトリガー設定が行えないこともありますこと、予めご了承ください。
Q：Google スプレッドシートに行を追加するのではなく、更新はできますか？
A：
はい、できます。
アクションを「レコードを更新」に変更してください。
Q：自動処理が失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A：
メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
.avif)
.avif)
.png)
