Google スプレッドシートとMicrosoft SharePointを連携して、Google スプレッドシートで行が追加されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する方法

ステップ1：Google スプレッドシートとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携

Google スプレッドシートとMicrosoft SharePointをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定をスムーズに進められます。

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。

2.右上の検索窓に「Google スプレッドシート」と入力し、表示された検索結果からGoogle スプレッドシートを選択します。
「Sign in with Google」をクリックします。

3.アカウント選択画面でアカウントを選択し、ログイン後に問題がなければ、表示された画面で、「続行」をクリックします。

4.続いてMicrosoft SharePointをマイアプリ登録します。
Google スプレッドシートの登録と同様、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓に「Microsoft SharePoint」と入力し、検索結果からMicrosoft SharePointを選択します。次に、表示された画面でアカウントを入力し、「次へ」をクリックします。
次の画面で、パスワードを入力します。

マイアプリにGoogle スプレッドシートとMicrosoft SharePointの両方が表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックします。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：フローの起点となるGoogle スプレッドシートのトリガー設定と、その後のMicrosoft SharePointのオペレーション設定を行う

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「行が追加されたら」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Google スプレッドシートで行が追加されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する」をクリックすると表示されます。

2.表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

3.表示された画面で、詳細を設定します。「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔から起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

4.「スプレッドシートID」と「シートID」は、候補から選択してください。
入力欄をクリックすると、自動で連携しているアカウントの候補が表示されます。候補を選択することで入力が完了します。

5.入力が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。

次にMicrosoft SharePointの設定をしましょう。
6.アプリと連携する「フォルダを作成」をクリックすると、以下の画面が表示されるので、下記の設定を行っていきます。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。

次に、API接続設定を行います。
7.Google スプレッドシートで設定した項目ごとのアウトプットが取得されます。入力欄をクリックするとアウトプットの候補が表示されるので、それぞれ入力しましょう。
※フォルダ名は、Google スプレッドシートから取得したアウトプットを使用してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

8.最後に、Microsoft SharePointで発行された値を、Google スプレッドシートに登録します。
テンプレート内容が表示されている画面で、データベースを操作する「レコードを更新する」をクリックします。
表示された画面で、Google スプレッドシートと連携するアカウントを確認します。

9.Microsoft SharePointから取得した値をGoogle スプレッドシートに登録します。
スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名、テーブル範囲を設定し、「次へ」をクリックします。
※スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名は、枠をクリックすると表示されるアウトプットの「候補」から設定できます。

10.更新したいレコードの条件を設定します。
左の枠には、一意の値を持つGoogle スプレッドシートの列の項目を設定します。右の枠に、アウトプット「行が追加されたら」の中から対応する項目を選択します。
ここで設定した条件をもとに、Google スプレッドシートに登録されているプロジェクトをYoomが探します。※今回は、以下画像のように設定しました。

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11.次に、更新後のレコードの値を設定します。
※Microsoft SharePointから取得した値を更新するので、Microsoft SharePointのアウトプット「フォルダを作成」を使用して設定します。

設定が完了したら「テスト」をクリックし、「保存する」ボタンをクリックしてください。

ステップ4：トリガーボタンをONにして、Google スプレッドシートとMicrosoft SharePointの連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

今回使用したテンプレートは以下の通りです。

その他のGoogle スプレッドシートとMicrosoft SharePointを使った自動化例

その他にもYoomにはGoogle スプレッドシートとMicrosoft SharePointを使ったテンプレートがあるため、いくつかご紹介します。

1.Salesforceで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
Salesforceで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成するフローです。Salesforceは顧客関係管理に不可欠なツールですが、取引先が登録されるたびにMicrosoft SharePointに手動でフォルダを作成するのは非効率的で時間がかかる作業です。このフローを導入することで、Salesforceで取引先が登録されるとSharePoint上に対応するフォルダが自動的に作成され、担当者はフォルダ作成の手間から解放されて顧客対応や営業活動など、より重要な業務に集中することが可能となるでしょう。

2.SmartHRで従業員が登録されたらMicrosoft SharePointに従業員毎のフォルダを作成する
SmartHRで従業員が登録されると同時にMicrosoft SharePointに従業員毎のフォルダが自動で作成されるため、手動でフォルダを作成する手間を省き、作業時間を短縮できます。また、フォルダが一元管理されることで、必要な書類や情報をすぐに検索・共有できます。このフローを使用することで、業務効率が向上し、従業員の情報管理がスムーズに行えるでしょう。

3.クラウドサインで書類の締結が完了したら、合意締結証明書をMicrosoft SharePointにアップロードする
クラウドサインで書類の締結が完了したら、合意締結証明書をMicrosoft SharePointに自動でアップロードするフローです。クラウドサインで書類の締結が完了したら、自動で合意締結証明書をMicrosoft SharePointにアップロードできるため、業務の効率化が期待できます。また、ファイルアップロードを自動化できるため、格納先の誤りやアップロード漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

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まとめ

本記事では、Google スプレッドシートとMicrosoft SharePointの連携によるフォルダ自動生成方法をご紹介しました。
この自動化により、日常業務の効率化や情報整理の簡略化が期待できます。また、手動作業の手間を削減できるほか、フォルダ名の入力ミスや作成忘れといった人的ミスを防ぐことが可能になるでしょう。各種の資料や帳票などの保存先が統一され、ファイル管理の効率化に繋がります。
ぜひこの機会に連携設定を試してみて、業務プロセスの改善に役立ててください。テクノロジーを活用して、生産性の向上と業務品質の向上を目指しましょう。