ビジネスシーンでGoogle スプレッドシートとMicrosoft SharePointを活用している方に、業務効率を飛躍的に向上させる自動化手法をご紹介します。
Google スプレッドシートとMicrosoft SharePointを活用したすぐに試せる自動化テンプレートはこちら
Google スプレッドシートとMicrosoft SharePointを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
登録を自動化する便利なテンプレート
Microsoft SharePointでファイルが作成されたら、Google スプレッドシートに行を自動で挿入する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointで管理しているファイル情報を、都度Google スプレッドシートに手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、Microsoft SharePointの特定フォルダにファイルが作成されるとファイル名などの情報をGoogle スプレッドシートに自動で追加します。手作業による更新漏れや入力ミスを防ぎ、効率的なファイル管理を実現することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointで作成したファイルの管理台帳を手作業で更新している方 チームで共有するファイルの管理状況をGoogle スプレッドシートで可視化したい方 手作業による転記ミスをなくし、ファイル管理の属人化を防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointにファイルが作成されると自動でGoogle スプレッドシートに行が追加されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、常に正確なファイル管理台帳を維持することに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します。 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、取得したファイル情報を指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能では、特定のファイル名を含む場合のみ処理を実行するなど、実行条件を任意で設定してください。 Google スプレッドシートのアクションでは、レコードを追加したいスプレッドシートやシートを選択し、各項目には固定値やSharePointから取得したファイル名などの変数を設定してください。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
更新を自動化する便利なテンプレート
Microsoft SharePointでファイルが更新されたら、Google スプレッドシートの行を自動で更新する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointで管理しているファイルが更新されるたびに、手作業でGoogle スプレッドシートの内容を修正するのは手間がかかり、更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointのファイル更新をトリガーとして、Google スプレッドシートの該当行を自動で更新できるため、これらの課題をスムーズに解消し、常に最新の情報を手間なく管理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシート間でファイル・データ連携を手作業で行っている方 ファイル更新の度に発生する転記作業の負担を軽減し、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方 定型的な更新作業を自動化し、より重要な業務に時間を割きたいと考えている業務担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePoint上のファイル更新を検知し、Google スプレッドシートへ自動で反映するため、手作業による更新時間を短縮できます。 手動でのデータ転記作業がなくなることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 その後、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの作成か更新かの条件に基づいて処理を分岐させます。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、条件に合致した行の情報を更新します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定では、監視対象としたいサイト内の特定のフォルダを任意で指定してください。 Google スプレッドシートのオペレーション設定では、更新対象のスプレッドシートIDとシート名、さらに更新したい行を特定するための列とその条件を任意で指定できます。また、更新する各項目に対して、前段階のトリガーやオペレーションで取得した情報を動的に割り当てるか、あるいは固定の値を設定するかなど、柔軟なカスタマイズが可能です。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
OCR（データ読み取り機能）と連携した便利な自動化テンプレート
Microsoft SharePointでファイルがアップロードされたら、OCRしてGoogle スプレッドシートに表を作成する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や報告書などのファイルを、手作業でGoogle スプレッドシートに転記して表を作成する業務に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートを用いた手作業での表作成に課題を感じている方 ファイルからの情報転記における、入力ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方 定期的に発生するデータ集計やリスト作成業務を自動化し、よりコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
ファイルがアップロードされると自動で処理が実行されるため、これまで手作業で行っていたデータ転記や表作成の時間を削減できます 手作業でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートをYoomに連携します 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します オペレーションで、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします 続いて、OCR機能でダウンロードしたファイルを読み取り、必要なテキスト情報を抽出します オペレーションのGoogle スプレッドシートで「新しいスプレッドシートを作成」や「セルに値を入力」を設定し、出力先のファイルやヘッダー行を準備します 最後に、「繰り返し処理」と「レコードを追加する」を組み合わせ、OCRで抽出したデータをGoogle スプレッドシートに行として追加します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能の設定では、読み取りたいファイルのどの項目を抽出するかを任意で指定できます。例えば、請求書の中から「請求日」「請求金額」「支払期日」といった特定のデータのみを抽出するようなカスタムが可能です Google スプレッドシートにレコードを追加する設定では、どの列にどのデータを入力するかを自由に設定できます。OCR機能で抽出した値を、スプレッドシート上の任意の列に埋め込むことが可能です ■注意事項
Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 OCR、繰り返し処理オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
今すぐに試したい方へ 本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートでプロジェクトや顧客情報を管理する中で、関連資料を保管するためのフォルダをMicrosoft SharePointに都度作成する作業に手間を感じていませんか。手作業によるフォルダの作成は、命名の間違いや作成漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、指定したルールに基づきMicrosoft SharePointにフォルダが自動で作成され、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートでの情報管理とMicrosoft SharePointでのファイル管理を連携させたい方 手作業でのフォルダ作成に時間を取られ、本来の業務に集中できていないと感じている方 フォルダ名の命名規則を統一し、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えているチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートへの行追加をトリガーにフォルダが自動生成されるため、これまで手作業で行っていたフォルダ作成の時間を短縮することができます。 フォルダ名などをあらかじめ設定できるため、手作業による命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の標準化に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定し、フォルダ作成が完了したことをシートに記録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシートやシート、フローを起動するきっかけとしたい列などを任意で指定できます。 Microsoft SharePointでのフォルダ作成では、保存先のフォルダや作成するフォルダ名を任意で設定できます。フォルダ名にはスプレッドシートから取得した案件名などの情報を活用することも可能です。 Google スプレッドシートの更新オペレーションでは、更新対象の行を特定する条件や、更新する列にどの情報を書き込むかを柔軟に設定できます。 ■注意事項
Google スプレッドシート、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
[Yoomとは]
Google スプレッドシートで行が追加されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する方法
Google スプレッドシートで行が追加されたことをGoogle スプレッドシートのAPIを利用して受け取り、Microsoft SharePointが提供するAPIを用いて、追加された行のレコード情報をMicrosoft SharePointのフォルダ作成に用いることで実現が可能です。
Google スプレッドシートとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携
テンプレートをコピーする
フローの起点となるGoogle スプレッドシートのトリガー設定と、その後のMicrosoft SharePointのオペレーション設定を行う
トリガーボタンをONにして、Google スプレッドシートとMicrosoft SharePointの連携フローの動作確認をする
Yoomを利用していない方は、こちら から無料登録をしてください。
ステップ1：Google スプレッドシートとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携
Google スプレッドシートとMicrosoft SharePointをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。これをマイアプリ連携 といいます。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
2.右上の検索窓に「Google スプレッドシート 」と入力し、表示された検索結果からGoogle スプレッドシートを選択します。
3.アカウント選択画面でアカウントを選択し、表示された画面で、「続行」をクリックします。
4.続いてMicrosoft SharePointをマイアプリ登録します。Microsoft SharePoint 」と入力し、検索結果からMicrosoft SharePointを選択してください。
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
マイアプリにGoogle スプレッドシートとMicrosoft SharePointの両方が表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートでプロジェクトや顧客情報を管理する中で、関連資料を保管するためのフォルダをMicrosoft SharePointに都度作成する作業に手間を感じていませんか。手作業によるフォルダの作成は、命名の間違いや作成漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、指定したルールに基づきMicrosoft SharePointにフォルダが自動で作成され、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートでの情報管理とMicrosoft SharePointでのファイル管理を連携させたい方 手作業でのフォルダ作成に時間を取られ、本来の業務に集中できていないと感じている方 フォルダ名の命名規則を統一し、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えているチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートへの行追加をトリガーにフォルダが自動生成されるため、これまで手作業で行っていたフォルダ作成の時間を短縮することができます。 フォルダ名などをあらかじめ設定できるため、手作業による命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の標準化に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定し、フォルダ作成が完了したことをシートに記録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシートやシート、フローを起動するきっかけとしたい列などを任意で指定できます。 Microsoft SharePointでのフォルダ作成では、保存先のフォルダや作成するフォルダ名を任意で設定できます。フォルダ名にはスプレッドシートから取得した案件名などの情報を活用することも可能です。 Google スプレッドシートの更新オペレーションでは、更新対象の行を特定する条件や、更新する列にどの情報を書き込むかを柔軟に設定できます。 ■注意事項
Google スプレッドシート、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Yoomアカウントの『マイプロジェクト』に自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：フローの起点となるGoogle スプレッドシートのトリガー設定
1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「行が追加されたら 」をクリックしてください。
2.表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
3.次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。起動間隔 とは、トリガーとなるアクションの何分後にフローボットを起動するか、というものです。ご利用プラン によって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。 なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
4.「スプレッドシートID」と「シートID」は、候補から選択してください。
5.「テーブルの範囲(始まり)」〜「一意の値が入った列」に、該当する値を入力しましょう。こちらのページ も確認してください。
6.入力が完了したら「テスト」を実行します。テストが成功すると以下のように表示されます。
テスト完了を確認して『保存する』を押しましょう。アウトプット ）は、後続のアクションで変数として利用できます。
Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項もありますので、エラーや不明点がある場合にはこちらのページ の内容も参考に問題解決を試してみてください。
ステップ4：Microsoft SharePointでフォルダを作成して、情報を更新する設定
次にMicrosoft SharePointの設定をしましょう。フォルダを作成 」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、連携するアカウント情報の入力を確認したら「次へ」をクリックします。
次に、API接続設定を行います。
3.「親フォルダ名」「親フォルダのアイテムID」も、注釈に沿って情報を入力します。今回、新しく作成される「フォルダ名」は、前ステップで取得した値を引用しました。
入力を終えたら「テスト」を実行します。テストが成功すると、以下のように実際にフォルダが作成されます。
4.結果に問題ないことを確認して、「保存する」をクリックしてください。
5.最後に、データベースを操作する「レコードを更新する 」をクリックします。
6.表示された画面で、Google スプレッドシートと連携するアカウントを確認します。
7.スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名、テーブル範囲を設定し、「次へ」をクリックします。※スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名は、枠をクリックすると表示されるアウトプットの「候補」から設定できます。
8.次の画面で、更新したいレコードの条件を設定します。
9.次に、更新後のレコードの値を設定しましょう。
10.設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。すると、以下のようにフォルダIDのみを更新することができました。
11.反映結果に問題ないことを確認し、「保存する」ボタンをクリックしてください。
ステップ5：トリガーボタンをONにして、Google スプレッドシートとMicrosoft SharePointの連携フローの動作確認をする
以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
今回使用したテンプレートは以下の通りです。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートでプロジェクトや顧客情報を管理する中で、関連資料を保管するためのフォルダをMicrosoft SharePointに都度作成する作業に手間を感じていませんか。手作業によるフォルダの作成は、命名の間違いや作成漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、指定したルールに基づきMicrosoft SharePointにフォルダが自動で作成され、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートでの情報管理とMicrosoft SharePointでのファイル管理を連携させたい方 手作業でのフォルダ作成に時間を取られ、本来の業務に集中できていないと感じている方 フォルダ名の命名規則を統一し、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えているチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートへの行追加をトリガーにフォルダが自動生成されるため、これまで手作業で行っていたフォルダ作成の時間を短縮することができます。 フォルダ名などをあらかじめ設定できるため、手作業による命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の標準化に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定し、フォルダ作成が完了したことをシートに記録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシートやシート、フローを起動するきっかけとしたい列などを任意で指定できます。 Microsoft SharePointでのフォルダ作成では、保存先のフォルダや作成するフォルダ名を任意で設定できます。フォルダ名にはスプレッドシートから取得した案件名などの情報を活用することも可能です。 Google スプレッドシートの更新オペレーションでは、更新対象の行を特定する条件や、更新する列にどの情報を書き込むかを柔軟に設定できます。 ■注意事項
Google スプレッドシート、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートとMicrosoft SharePointを使った自動化例
その他にもYoomにはGoogle スプレッドシートとMicrosoft SharePointを使ったテンプレートがあるため、いくつかご紹介します。
Google スプレッドシートを活用した自動化例 レコード情報の更新を行うだけで、もう一方のツールの情報も自動で更新することができます。
DocuSignで契約が完了したら、書類をOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
DocuSignで電子契約が完了するたびに、契約書の内容を手作業で確認し、管理用のGoogle スプレッドシートに転記する作業は手間がかかり、入力ミスも起こりやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をトリガーとして、AI-OCRが自動で書類から文字情報を読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加するため、契約管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
DocuSignとGoogle スプレッドシートで契約管理を行っている法務・営業担当者の方 契約書類からの手作業によるデータ転記に、時間的なコストやミスなどの課題を感じている方 契約管理業務を自動化し、属人化の解消や業務効率の向上を目指すチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
DocuSignでの契約完了からGoogle スプレッドシートへの記録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 システムが情報を正確に読み取り転記するため、手入力によって発生しがちな項目や数値の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、DocuSignとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」を設定し、契約完了を検知します。 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類をダウンロード」を設定し、契約書ファイルを取得します。 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードした契約書から必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を選択し、抽出した情報を指定のシートに自動で追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
このワークフローで利用するOCR機能（画像・PDFから文字を読み取る）は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能です。フリープラン・ミニプランでは当該オペレーションがエラーとなりますのでご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル期間中は、OCR機能を含む全ての機能をお試しいただけます。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Asanaのタスクも更新する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Asanaのタスクも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートで情報管理を行なっている方
・チーム全体でシートの編集をして情報の蓄積や更新を行う方
・情報を管理し最新のものへの更新作業を行う方
2.Asanaを活用したプロジェクト管理を行う方
・タスクの登録を行い進捗管理に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Asanaはタスクの進捗管理によってプロジェクトの進行をスムーズにすることが期待できるツールです。
異なるアプリ間での共通の情報を正確に管理したいと考えている方にこのフローは有効的です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで行が追加されたらSlackに通知する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理している情報を更新するたびに、手作業でSlackへ通知をしていませんか？このような定型的な報告業務は、手間がかかるだけでなく、通知の遅れや漏れといったミスに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行追加をトリガーとして、指定したSlackチャンネルへ自動でメッセージを送信し、情報共有の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートでの情報更新を、都度Slackでチームに報告している方 手作業による通知のタイムラグや、報告漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方 チームや部署内の情報共有プロセスを自動化し、業務効率を改善したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートに行が追加されると自動でSlackに通知されるため、これまで手作業での報告に費やしていた時間を他の業務に充てることができます 手作業による通知漏れやコピー＆ペーストの間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、正確で迅速な情報共有を実現します ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、任意のチャンネルにメッセージを送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視の対象としたいスプレッドシート、シート、およびテーブルの範囲を任意で指定することが可能です Slackへの通知メッセージは、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したGoogle スプレッドシートの各列のデータを変数として埋め込み、カスタマイズできます Slackへの通知先は、プロジェクトやチームごとなど、任意のパブリックチャンネルやプライベートチャンネルに設定できます ■注意事項
Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
プロジェクト管理などでGoogle スプレッドシートに新しい情報を追加するたび、関連書類を保管するためにBoxに手動でフォルダを作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名ミスにも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけでBoxに自動でフォルダが作成されるため、こうした定型業務を効率化し、ミスなく管理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートとBoxを連携させる手作業に手間を感じている方 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の間違いなどを防ぎたい方 繰り返し発生する定型業務から解放され、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートへの行追加をきっかけにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるフォルダの作成忘れや、フォルダ名の入力ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、スプレッドシートの情報をもとにフォルダを作成します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、作成したフォルダの情報などを元のシートに書き込みます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定（行が追加されたら）では、監視対象としたいスプレッドシートIDやシートIDを任意のものに設定してください。 Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定する際に、更新対象のレコードを特定するための条件や、更新後に反映させたい値を任意で設定してください。 ■注意事項
Google スプレッドシート、BoxとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceで商談が受注になったら、Google スプレッドシートも更新する
試してみる
■概要
「Salesforceで商談が受注になったら、Google スプレッドシートも更新する」ワークフローは、情報更新作業が自動化されるため、作業負担を軽減してくれます。
■このテンプレートをおすすめする方
Salesforceを活用して営業活動を行っている方 商談状況を迅速に把握し、営業プロセスをスピーディに進めたい方 Google スプレッドシートを使用してデータを管理している方 SalesforceとGoogle スプレッドシートのデータを連携させて、手動での更新作業を削減したいと考える方 商談が受注になった際に、チーム全体で迅速に情報を共有したい方 営業マネージャーとして、商談の進捗状況を一目で把握し、適切なタイミングで対応したい方
■このテンプレートを使うメリット
SalesforceとGoogle スプレッドシートを連携させることで、商談の受注情報を迅速に確認できるというメリットがあります。
また、情報の一元管理が可能になるため、メンバー間の情報共有がスムーズになります。
Microsoft SharePointを活用した自動化例 別ツールの操作を起点としてフォルダを自動作成したり、ファイルのアップロード後に素早く関係者に共有を行うことで、業務全体のスピードアップが期待できます。
Microsoft SharePointにExcelファイルが格納されたら、RPAでJPGに変換しDiscordに通知する
試してみる
■概要
Excelファイルの内容を画像として共有したい際に、手作業でJPGに変換する手間を感じていませんか。ファイルを開いてスクリーンショットを撮る、あるいは画像形式でエクスポートするといった一連の操作は、数が増えると業務を圧迫する一因になり得ます。このワークフローは、Microsoft SharePointにExcelファイルを格納するだけで、自動でJPGに変換しDiscordへ通知します。手動でExcelをJPGに変換していたプロセスを自動化し、日々の業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePoint上のExcelファイルをDiscordで共有しており、変換の手間に悩んでいる方 日々の定型業務として、手作業でExcelファイルをJPGに変換している方 ファイル変換や共有のプロセスを自動化し、チーム全体の生産性を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointへのファイル格納を起点に、ExcelからJPGへの変換とDiscordへの通知が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を削減できます 手動での変換作業によるファイルや範囲の指定ミス、Discordへの通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとDiscordをYoomと連携します 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定してフローを開始します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの作成日時と更新日時が一致する場合のみ後続の処理に進むよう条件を指定します 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、対象のExcelファイルをダウンロードします 次に、オペレーションでRPA機能を設定し、ダウンロードしたファイルをJPGに変換するためのブラウザ操作を行います 次に、オペレーションでデータ抽出機能を設定し、変換後のファイル情報などを正規表現で取得します 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信」アクションを設定し、変換されたJPGファイルを指定のチャンネルに送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定では、監視対象としたいサイトIDやフォルダIDを任意で設定してください 分岐機能では、ファイル名や拡張子など、前のステップで取得した情報をもとに、後続の処理に進むための条件を自由に設定できます RPA機能では、ExcelからJPGへの変換に利用するWebページのURLや、操作対象となるボタン、取得したいテキストなどを任意でカスタマイズしてください 正規表現によるデータ抽出では、RPAの実行結果などから特定の情報を抜き出す際の抽出パターンを自由にカスタマイズできます Discordへの通知設定では、送信先のチャンネルIDやメッセージ内容を任意で設定でき、前のステップで取得したファイル名なども本文に含めることが可能です ■注意事項
Microsoft SharePoint、DiscordとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。 オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
Microsoft SharePointにファイルがアップロードされたら、Airtableでレコードを作成する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointにアップロードしたファイルの情報を、手作業でAirtableに転記する際に手間がかかったり、入力ミスが発生したりしていませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointとAirtableを併用し、ファイルやデータの管理を行っている方 手作業による情報転記をなくし、入力ミスや対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方 AirtableとMicrosoft SharePointの連携を通じて、定型業務を自動化し業務効率を改善したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointにファイルが追加されると、自動でAirtableにレコードが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を削減できます 手動でのデータ入力をなくすことで、転記ミスや情報登録の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとAirtableをYoomと連携します 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します オペレーションの分岐機能を使い、新規ファイルの場合のみ後続処理を実行するように設定します 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとにレコードを作成します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定では、ファイルの作成を検知したい対象のフォルダを任意で設定してください Airtableでレコードを作成するアクションでは、対象のテーブルを任意で指定できます。また、各フィールドに設定する値は、固定のテキストだけでなく、前段のトリガーで取得したファイル情報などを含めて柔軟にカスタマイズすることが可能です ■注意事項
Microsoft SharePoint、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
Microsoft SharePointでファイルがアップロードされたら、Gmailでファイルを通知する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointでのファイル共有は便利ですが、新しいファイルがアップロードされるたびに関係者へ手動で通知するのは手間がかかり、共有漏れの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointの指定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でGmailによる通知が実行されるため、手作業による通知の手間や共有漏れのリスクを解消し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointでのファイル共有を頻繁に行い、関係者への通知に手間を感じている方 手動でのメール通知による共有漏れや、宛先間違いなどのヒューマンエラーを防ぎたい方 定型的なファイル共有の通知業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointへのファイルアップロードをトリガーに通知が自動化されるため、これまで手作業で行っていた通知業務の時間を短縮できます 手作業による通知漏れや宛先の設定ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとGmailをYoomと連携します 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、取得したファイルの条件に応じて後続の処理を分岐させます 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定では、通知の対象としたいサイトIDおよびフォルダIDを任意で設定してください 分岐機能では、ファイル名や更新日時など、前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続のオペレーションを分岐させる条件を任意で設定することが可能です Gmailでメールを送信するアクションでは、任意の宛先、件名、メッセージ内容を設定でき、Microsoft SharePointから取得したファイル名などの情報を本文に差し込むことも可能です ■注意事項
Microsoft SharePoint、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
SPIRALで取引先が登録されたら Microsoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
■概要
SPIRALで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SPIRALを主に利用する営業担当者
・Microsoft SharePointのファイル共有機能を活用して、取引先との情報共有をスムーズに行いたい方
2.Microsoft SharePointを主に利用するバックオフィス担当者
・SPIRALで登録された取引先情報をMicrosoft SharePointで自動的に把握したい方
・SPIRALとMicrosoft SharePointの連携によって顧客管理の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
取引先が登録されるたびにMicrosoft SharePointにフォルダを作成する作業は、単純作業ではありますが積み重なると大きな負担になりかねません。
このフローを導入することで、この作業を自動化して業務担当者はより付加価値の高い業務に集中することができます。
■注意事項
・SPIRAL、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
kintoneの情報をもとにMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
■概要
kintoneで管理している案件や顧客情報に関連するファイルを、Microsoft SharePointで管理しているものの、フォルダの作成は手動で行っているため、手間がかかると感じていないでしょうか。また、手作業によるフォルダの作成漏れや、命名ルールの不徹底といった課題が発生することもあります。このワークフローを活用すれば、kintoneのレコード情報をもとに、ワンクリックでMicrosoft SharePoint上に指定のフォルダを自動で作成でき、ファイル管理における非効率やミスを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
kintoneとMicrosoft SharePointで情報を管理しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の不統一といったヒューマンエラーを防止したいと考えている方 kintoneの情報を起点としたファイル管理業務の効率化と標準化を目指しているチームリーダーやマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
kintoneの画面から直接フォルダが作成されるため、都度Microsoft SharePointを開いて手作業をする時間を短縮することができます。 kintoneのレコード情報を基にフォルダ名が自動で設定されるため、手作業による命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、kintoneとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
トリガーとして「Chrome拡張機能」を選択し、「レコード詳細ページから起動」を設定します。 次に、オペレーションで再度「Chrome拡張機能」を選択し、起動したkintoneのレコードページの情報を取得します。 続いて、オペレーションで「kintone」の「レコードを取得する」アクションを設定し、前のステップで取得した情報をもとに詳細なレコード内容を取得します。 最後に、オペレーションで「Microsoft SharePoint」の「フォルダを作成」アクションを設定し、取得したkintoneのレコード情報を利用してフォルダを自動で作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
このワークフローはYoomのChrome拡張機能を利用するため、事前にご利用のブラウザへインストールしてください。 フローボットは、kintoneのレコード詳細ページを開いた状態でブラウザの拡張機能メニューから実行します。 本テンプレートはGoogle Chromeでのみご利用いただけますので、ご注意ください。 Microsoft SharePointとの連携には、一般法人向けプラン（Microsoft 365 Businessなど）のご契約が必要です。ご契約プランによっては認証に失敗する可能性があります。
まとめ
本記事では、Google スプレッドシートとMicrosoft SharePointの連携によるフォルダ自動生成方法をご紹介しました。
