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ビジネスシーンでGoogle スプレッドシートとMicrosoft SharePointを活用している方に、業務効率を飛躍的に向上させる自動化手法をご紹介します。
Google スプレッドシートで新しい行が追加されるたびにMicrosoft SharePointに、自動でフォルダを作成する方法です。
これにより、手作業の手間を省き、情報整理が簡単になります。
Google スプレッドシートとMicrosoft SharePointを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
[Yoomとは]
Google スプレッドシートで行が追加されたことをGoogle スプレッドシートのAPIを利用して受け取り、Microsoft SharePointが提供するAPIを用いて、追加された行のレコード情報をMicrosoft SharePointのフォルダ作成に用いることで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
Google スプレッドシートとMicrosoft SharePointをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。これをマイアプリ連携といいます。
最初にマイアプリ連携を済ませておくと、自動化設定をスムーズに進められます。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
2.右上の検索窓に「Google スプレッドシート」と入力し、表示された検索結果からGoogle スプレッドシートを選択します。
「Sign in with Google」をクリックしましょう。
3.アカウント選択画面でアカウントを選択し、表示された画面で、「続行」をクリックします。
4.続いてMicrosoft SharePointをマイアプリ登録します。
検索窓に「Microsoft SharePoint」と入力し、検索結果からMicrosoft SharePointを選択してください。
次に、表示された画面でアカウントを入力し、「次へ」をクリックします。
次の画面で、パスワードを入力しましょう。
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
マイアプリにGoogle スプレッドシートとMicrosoft SharePointの両方が表示されていれば、登録完了です。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Yoomアカウントの『マイプロジェクト』に自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「行が追加されたら」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Google スプレッドシートで行が追加されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する」をクリックすると表示されます。
2.表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
3.次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
起動間隔とは、トリガーとなるアクションの何分後にフローボットを起動するか、というものです。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
4.「スプレッドシートID」と「シートID」は、候補から選択してください。
入力欄をクリックすると、自動で連携しているアカウントの候補が表示されます。候補を選択することで入力が完了します。
5.「テーブルの範囲(始まり)」〜「一意の値が入った列」に、該当する値を入力しましょう。
表やヘッダーに関する注意点があるので、事前にこちらのページも確認してください。
6.入力が完了したら「テスト」を実行します。テストが成功すると以下のように表示されます。
テスト完了を確認して『保存する』を押しましょう。
以下の取得した値（アウトプット）は、後続のアクションで変数として利用できます。
つまり、この後のアクションでここの情報をそのまま引用することが可能となります。
Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項もありますので、エラーや不明点がある場合にはこちらのページの内容も参考に問題解決を試してみてください。
次にMicrosoft SharePointの設定をしましょう。
1.アプリと連携する「フォルダを作成」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、連携するアカウント情報の入力を確認したら「次へ」をクリックします。
次に、API接続設定を行います。
2.次の画面で「サイトID」や「ドライブID」などの項目に、注釈に沿って情報を入力していきましょう。
入力バーをクリックすると、連携したアカウントに基づいた内容が『候補』に展開されるので、このなかから情報を選択できます。
3.「親フォルダ名」「親フォルダのアイテムID」も、注釈に沿って情報を入力します。今回、新しく作成される「フォルダ名」は、前ステップで取得した値を引用しました。
入力を終えたら「テスト」を実行します。テストが成功すると、以下のように実際にフォルダが作成されます。
4.結果に問題ないことを確認して、「保存する」をクリックしてください。
5.最後に、データベースを操作する「レコードを更新する」をクリックします。
6.表示された画面で、Google スプレッドシートと連携するアカウントを確認します。
7.スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名、テーブル範囲を設定し、「次へ」をクリックします。
※スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名は、枠をクリックすると表示されるアウトプットの「候補」から設定できます。
8.次の画面で、更新したいレコードの条件を設定します。
左の枠には、一意の値を持つGoogle スプレッドシートの列の項目を設定します。右の枠に、「行が追加されたら」で取得した値の中から対応する項目を選択します。
ここで設定した条件をもとに、Google スプレッドシートに登録されているプロジェクトをYoomが探します。※今回は、以下画像のように設定しました。
9.次に、更新後のレコードの値を設定しましょう。
今回は、Microsoft SharePointから取得した値を更新するので、Microsoft SharePointで取得した値を使用して設定します。
その他の項目は更新しないので、「空欄」にしておきました。
10.設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。すると、以下のようにフォルダIDのみを更新することができました。
11.反映結果に問題ないことを確認し、「保存する」ボタンをクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
今回使用したテンプレートは以下の通りです。
その他にもYoomにはGoogle スプレッドシートとMicrosoft SharePointを使ったテンプレートがあるため、いくつかご紹介します。
レコード情報の更新を行うだけで、もう一方のツールの情報も自動で更新することができます。
ツールの横断作業や確認などの作業が減ることで、スタッフの負担軽減も見込めるでしょう。
別ツールの操作を起点としてフォルダを自動作成したり、ファイルのアップロード後に素早く関係者に共有を行うことで、業務全体のスピードアップが期待できます。
他にも、格納ファイルのデータ変換作業から状況共有までの作業をシームレスに行えるため、業務の停滞も減るはずです。
本記事では、Google スプレッドシートとMicrosoft SharePointの連携によるフォルダ自動生成方法をご紹介しました。
この自動化により、日常業務の効率化や情報整理の簡略化が期待できます。
また、手動作業の手間を削減できるほか、フォルダ名の入力ミスや作成忘れといった人的ミスを防ぐことが可能になるでしょう。
各種の資料や帳票などの保存先が統一され、ファイル管理の効率化に繋がります。
ぜひこの機会に連携設定を試してみて、業務プロセスの改善に役立ててください。
テクノロジーを活用して、生産性の向上と業務品質の向上を目指しましょう。
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