Google スプレッドシートとMicrosoft Teamsの連携イメージ
アプリ同士の連携方法

2024/09/03

指定時刻にGoogle スプレッドシートで日付が今日に該当するレコードをMicrosoft Teamsに送信する方法

a.ohta

「チームのスケジュールを毎朝確認したい」「今日はどんな問い合わせが来たのか退勤前にチェックしたい」など、<span class="mark-yellow">毎日一定の時間にチェックしたいデータ</span>があるなら、Google スプレッドシートとMicrosoft Teamsを連携しましょう!
今まで定期的にGoogle スプレッドシートを開いてチェックしていたのなら、そのような手間がかからなくなります。

チームを管理するリーダーやカスタマーサポート、売上チェックをしている営業の方にも役立つ可能性がある連携です。
ノーコードで設定できるので、この機会にぜひ試してみてくださいね!

こんな方におすすめ

  • Google スプレッドシートとMicrosoft Teamsでの業務効率化を考えている方。
  • Google スプレッドシートで日付が今日のレコードをMicrosoft Teamsに通知したい方。
  • Google スプレッドシートとMicrosoft Teamsを連携して対応漏れを防ぎたい方。

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。

難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。

下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください!

[Yoomとは]

Google スプレッドシートとMicrosoft Teamsの連携フローの作り方

では、ここからは実際に「Google スプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でMicrosoft Teamsに通知する」というフローボットを作成します。

イチからフローボットを作成せず、すでに上記画像のようにフローが組んであるテンプレートを使用するため、時短でフローボットが作成可能です!Yoomの登録が終わったら、以下のバナーをクリックして進んでくださいね。

次はYoomと各アプリを連携させましょう。
これを「マイアプリ連携」と言います。Google スプレッドシートとMicrosoft Teamsのマイアプリ連携はとても簡単です!

マイアプリ設定

テンプレートのバナーをクリックすると、画面の下に「このテンプレートを試す」というボタンがあるので押します。
そうすると「マイプロジェクト」というページに飛ぶので、画面左側のメニューから「マイアプリ」を選択!
     ↓
まずはGoogle スプレッドシートからマイアプリ連携をしてみましょう。
右上の新規作成をクリック!検索窓に「Google スプレッドシート」と入力するとGoogle スプレッドシートのアイコンが出てくるのでクリック!

アカウントを選択というページではYoomと連携するGmailアドレスのGoogleアカウントをクリック!
次はYoomにログインというページに飛ぶので、次へを押しましょう。
最後に、YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めていますというページが表示された場合は、続行を押せばOKです!
     ↓
このままMicrosoft Teamsのマイアプリ連携へ進みましょう。
Microsoft 365にログインしておくとすぐに連携完了するので、あらかじめログインしておくことをおすすめします。
     ↓
先ほどに同じく検索窓に「Microsoft Teams」と入力しMicrosoft Teamsのアイコンをクリックすると…特に画面移行などなくそのまま連携ができました!

※ログインをしていない場合は、ログイン画面が表示されるので、ログインをすると連携が完了します。

※Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

これにてGoogle スプレッドシートとMicrosoft Teamsのマイアプリ連携はOKです!
2つのアプリがYoomと連携できたので、次はフローボットの設定に参りましょう。

今回のフローボットの手順は全部で3段階です!

スケジュールトリガーの設定

画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Google スプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でMicrosoft Teamsに通知する」をクリック!
右上の編集するを押しましょう。

     ↓

スケジュールアイコンの「指定したスケジュールになったら」を押すと、上記のページに移行します。
Google スプレッドシートのデータをMicrosoft Teamsに送信したい曜日を選びましょう。
何時に送信するのかといった時間の指定は、赤枠の部分から設定してください。

以上が完成したら、画面下の保存を押して、スケジュールトリガーの設定は終了です!

Google スプレッドシートの設定

まずはじめに、Microsoft Teamsと連携させるGoogle スプレッドシートを用意し、あらかじめ項目を入力しておきましょう。


今回は画像のように問い合わせ内容を蓄積するGoogle スプレッドシートを作成してみました。
Google スプレッドシートが作成出来たら次へ進みます。
     ↓
Google スプレッドシートのアイコンの「複数のレコードを取得する(最大10件)」を押します。

連携するアカウント情報が正しいかチェックしたら、画像のような設定と同じになっているかも確認しましょう。
     ↓


画面の下へ移動し、スプレッドシートのIDを選択します。
まずはスプレッドシートのIDを入力しましょう。

ボックス内をクリックすると画像のように一覧表示されるので、Microsoft Teamsと連携させたいGoogle スプレッドシートを選択してください。

次は、シートIDと同じくボックス内をクリックし、タブを指定します。
その他の必須項目に関しては用意したGoogle スプレッドシートに依存するため、Google スプレッドシートの内容に沿って入力していきましょう。
入力出来たら次へを押します。

     ↓

取得したいレコードの条件を埋めていきましょう。
今回はGoogle スプレッドシートに追加されている情報で日付が今日に該当するレコードを取得してみるので、画像のように設定してくださいね。
     ↓
ボックスを埋めたらすぐ下にあるテストを押して、青く「テスト成功」と表示されたら保存を押します。
Google スプレッドシートの設定は以上です!

Microsoft Teamsの設定

Microsoft Teamsのアイコンの「チャネルにメッセージを送る」を押します。
こちらに関してもテンプレートを利用したことによりあらかじめ必要項目は入力されているので、アカウント情報が正しいかだけ確認してくださいね。

次へを押します。

     ↓


チームIDとチャネルIDを設定します。
Google スプレッドシートの時と同じように、ボックス内をクリックして候補から選びましょう。
     ↓

次の設定が最後です!Microsoft Teamsに通知する内容を決めていきましょう。

ボックス内をクリックし、Google スプレッドシートのアイコンの「複数のレコードを取得する(最大10件)」を押すと、先ほどテスト送信したGoogle スプレッドシートの内容が表示されるようになっています。

通知したい内容をクリックして追加していきましょう!

     ↓

今回は画像のようにしてみました!
「:」などをつけて見やすくするのがコツだったりします。ぜひ真似してみてくださいね!

テストを押して青く「テスト成功」と表示されたら保存しましょう。

これにてGoogle スプレッドシートとMicrosoft Teamsの連携は終了です。お疲れ様でした!
Yoomには他にもたくさんのフローボットテンプレートが用意してあるので、ぜひご覧ください。

Google スプレッドシートやMicrosoft Teamsを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGoogle スプレッドシートやMicrosoft TeamsのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください!

Google スプレッドシートとMicrosoft Teamsを連携した自動化例

Google スプレッドシートで行が追加されたらMicrosoft Teamsに通知したり、Google スプレッドシートで行が更新されたらMicrosoft Teamsに通知したりする連携も可能です。
また、Microsoft Teamsで特定のルームに投稿した内容をGoogle スプレッドシートに追加することもできます。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

Google スプレッドシートで行が追加されたらデータベースにも追加する

Google スプレッドシートで行が追加されたら、NotionやAirtableなどに自動で登録します。

メールで受け取ったアンケート結果をGoogle スプレッドシートに登録する

GmailやOutlookで受け取ったアンケート結果をGoogle スプレッドシートに自動で登録します。

Google スプレッドシートで行が追加されたらクラウドストレージにフォルダを作成する

Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google DriveやOneDriveなどにフォルダを自動で作成します。

Microsoft Teamsを活用した自動化例

フォームで送信された情報をMicrosoft Teamsに通知する

GoogleフォームやHubSpotなどで送信された情報をMicrosoft Teamsに自動で通知します。

タスクが追加されたことをMicrosoft Teamsに通知する

TrelloやAsanaなどにタスクが追加されたことをMicrosoft Teamsに自動で通知します。

Webミーティングの終了後に、内容を文字起こしして要約し、Microsoft Teamsに通知する

ZoomやGoogle Meetで会議終了後に、内容を文字起こしして要約し、Microsoft Teamsに自動で通知します。

Google スプレッドシートとMicrosoft Teamsを連携するメリット

1.指定した時間にGoogle スプレッドシートのデータをMicrosoft Teamsに送信!

指定した時間になると、Google スプレッドシートのデータをMicrosoft Teamsに自動で送信することが可能になります!

例えば、1日の終わりに明日の予定をチェックしているけれど、確認しないままパソコンをシャットダウンしてしまった!という場合でも、Microsoft Teamsへ決められた時間に通知が行くようにしておけば、このような確認漏れを減らすのに役立つかもしれません。
また、Microsoft Teamsはスマホにもインストール可能なので、外出先でもGoogle スプレッドシートのデータを確認できます!

2.時間を節約!

今日が期限のタスクがあるかをチェックするためにGoogle スプレッドシートを開いたものの、何もなかった…という経験はありませんか?
Google スプレッドシートをチェックすること自体はそこまで大変ではありませんが、こうなってしまうと、少し損をした気分になってしまう方は多いはず。
そこでGoogle スプレッドシートとMicrosoft Teamsを連携すれば、Microsoft Teamsの通知のみを気にしていれば良くなるため、時間を有意義に使うことができるのではないではないでしょうか。

まとめ

プロジェクトの進行時は、データの管理は必須ですよね。しかし、複数あるデータを毎回チェックするのは負担となります。
そのような時にこそGoogle スプレッドシートとMicrosoft Teamsを連携して、データを自動取得&通知しましょう!これにより業務負担を軽減すると共に、時間の節約が可能になるはずです。

この機会にぜひ、ノーコードでアプリ連携を試してみてくださいね。

この記事を書いた人
a.ohta
雑貨店の店長を経験後はSEOライターとして在宅勤務を開始。後にマーケティングのスタートアップ企業と5年間ほど業務委託契約。 東大生に囲まれながらパソコンを抱え、様々なビジネス用語やSaaSツールの使い方を勉強する日々でした。 雑貨店の店長をしていた頃は、売上と在庫管理、人材管理、発注などの事務作業に幾度となく時間を奪われ、接客ができず売り時を逃がすこともしばしば。業務委託の際にも入力などの細かい作業が多く、「こんな単調な作業、自動化できないの?」と思っていたので、Yoomのビジョンには大いに共感しています!
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