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Google スプレッドシートの顧客情報からデータを探して発注書を作成し、メールで送信する作業は工程も多く、手間と時間がかかります。
本記事では、フォームで顧客情報を検索して該当する顧客情報をGoogle スプレッドシートから取得し、マネーフォワード クラウド請求書で発注書を作成して送付する自動化を解説します。
これにより、発注書の作成ミスや誤送信を減らし、正確に業務を進められるでしょう。
また、Google スプレッドシートの顧客情報を基に自動的に発注書を作成し、メール送付が可能になるため、取引先ごとにメール内容を変更する必要がありません。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Google スプレッドシート上の顧客情報を取得して、マネーフォワード クラウド請求書で発注書を送付する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Yoomのフォーム機能で顧客情報を検索し、Google スプレッドシート上の顧客情報をAPIで受け取り、マネーフォワード クラウド請求書のAPIを介して発注書を作成・送付することで、自動化の実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド請求書をYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
事前にマイアプリ登録を行うと、自動化設定がスムーズになります。
まず、Google スプレッドシートのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からGoogle スプレッドシートを探すか、検索欄で検索しましょう。
以下の画面が表示されるので、Google スプレッドシートにログインしてください。
次に、マネーフォワード クラウド請求書のマイアプリ登録を行います。
先ほどと同じように、検索欄でマネーフォワード クラウド請求書を検索するか、一覧から探しましょう。
以下の画面が表示されたら、マネーフォワード クラウド請求書にログインしてください。
Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド請求書がマイアプリに表示されれば、登録は完了しています。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合は、以下の画面から変更しましょう。
最初に、フォームを活用して顧客情報を検索する設定を行うため、「顧客情報送信フォーム」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
詳しい設定方法は、こちらを確認してください。
以下は例ですので、ご自由に設定しましょう。
設定後、「次へ」→「プレビューページ」をクリックして確認します。
次に、「取得した値」を確認してください。
確認できたら、「保存」をクリックします。
次に、Google スプレッドシートの設定を行うので、「レコードを取得する」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
Google スプレッドシートの画面に移動し、顧客情報を取得するために設定を行います。
以下は例ですので、任意で設定してください。
スクロールし、「データベースの連携」を設定しましょう。
説明に従って設定を行うか、候補から選択します。
次に、取得したいレコードの条件を設定してください。
こちらでは、フォームに回答された顧客情報をキーにしてGoogle スプレッドシート上の顧客データを取得します。
今回は以下のように設定しました。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
次に、見積書PDFのダウンロードURLを取得する設定を行うので、「見積書PDFのダウンロードURLを取得」をクリックしてください。
※マネーフォワードクラウド請求書では、発注書と見積書を同じページで管理するので、発注書をダウンロードするために見積書ダウンロードのアクションを使用しています。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
以下の注意事項を確認してください。
スクロールし、「見積書ID」を設定しましょう。
※発注書をダウンロードする際に必要な見積書IDは事前にGoogle スプレッドシートに格納されている前提として設定を行います。
Google スプレッドシートのアウトプットからIDを選択してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
次に、見積書PDFをダウンロードする設定を行うので、「見積書PDFをダウンロード」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
以下の注意事項を確認してください。
スクロールし、「見積書PDFのダウンロードURL」を設定します。
「見積書PDFのダウンロードURLを取得」のアウトプットから選択しましょう。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
次に、メールを送る設定を行うため、「メールを送る」をクリックしましょう。
スクロールし、「メール内容」の設定を行ってください。
Google スプレッドシートのアウトプットを活用し、「To」を設定しましょう。
次に、「件名」と「本文」を任意で設定してください。
Google スプレッドシートのアウトプットを活用して設定を行うと、顧客ごとに自動的に変更されます。
スクロールし、「添付ファイル」は以下のように設定しましょう。
「次へ」をクリックし、メール内容を確認してください。
問題なければ、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動するか、確認してください。
今回使用したテンプレートはこちらです。
他にもGoogle スプレッドシートやマネーフォワード クラウド請求書を使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Google スプレッドシートに行が追加されたら、マネーフォワード クラウド請求書に取引先を自動登録するフローです。
Google スプレッドシートに取引先を追加したら、マネーフォワード クラウド請求書に取引先が自動登録されるため、登録の手間が省けます。
取引先登録をスピーディーに行い、請求書の作成をスムーズに進めたい方におすすめです。
2.Google スプレッドシートの行が更新されたら、自動的にマネーフォワード クラウド請求書の取引先を更新するフローです。
こちらのテンプレートはGoogle スプレッドシートの取引先情報を更新した際に、マネーフォワード クラウド請求書のデータも自動更新されるので、更新忘れを防ぎます。
取引先コードなどを更新する際におすすめの自動化です。
3.Notionのデータベースからマネーフォワードクラウド請求書で請求書を発行するフローです。
Chrome拡張機能を利用すると、NotionのWebサイトから自動化を起動できます。
Notionのデータを活用して請求書を自動発行できるため、作業時間を短縮できます。
手動で発注書を作成する作業は、ヒューマンエラーが起こりやすい一つの要因と言えるでしょう。
特に、間違った顧客情報を活用するリスクがあり、修正の手間もかかります。
しかし、フォーム機能を活用して顧客名を検索し、Google スプレッドシート上の顧客情報を基に、マネーフォワード クラウド請求書で発注書を作成後、メールを送信する自動化を活用すればその問題を解消できるかもしれません。
たとえば、毎月取引先に発注を行っている場合、自動化の導入により正確に発注書を作成できるようになります。
これにより、ヒューマンエラー防止だけでなく、業務スピード向上も期待できます。
発注書作成には、顧客情報の確認、書類の作成、メール送付と多くの工程があり、時間がかかります。
Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド請求書を連携すれば、フォームから顧客情報を検索し、発注書作成からメール送信までを自動化できます。
たとえば、発注書の作成・送付を自動化することで、担当者は他の業務に集中できる環境が整うでしょう。
これにより、今まで発注書の作成から送付にかかっていた時間を優先度の高い業務に充てることができるため、担当者の負担軽減にもつながります。
発注書をメールで送信する際、顧客によって宛先を変更する必要があり、細かい作業が求められます。
フォームで顧客情報を検索し、Google スプレッドシートのデータを基に発注書を作成し、メールを送信する自動化を活用すれば細かい設定が不要になります。
たとえば、Google スプレッドシートの顧客情報を基に発注書を作成し、メール送付が可能になると、取引先ごとにメール内容を変更する必要がありません。
これにより、繁忙期や発注書の送付が増加した場合でもスムーズに対応できるようになるでしょう。
Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド請求書を連携すれば、発注書の作成から送付までの自動化が可能です。
これにより、手作業が不要になり、発注書の作成ミスや誤送信のリスクを減らせるでしょう。
特に、発注書の作成が増える時期や頻繁に作成している企業におすすめの自動化です。
また、発注書の作成・送付に時間を奪われなくなるため、担当者は優先度の高い業務に集中できるでしょう。
今回ご紹介したテンプレートのフォーム設定では、顧客名を検索して発注書を作成する設定にしましたが、他の一意の値を設定することもできます。
必要に応じて設定を変更し、ご自身に合った自動化を活用してみてください。
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