Google スプレッドシートで行が更新されたら、マネーフォワード クラウド経費の従業員情報を削除する方法

ステップ1：Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド経費をマイアプリ連携

Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

Google スプレッドシートとYoomの連携

1.検索する

Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。

2.サインイン

赤枠をクリックしてください。

3.アカウント選択

連携するアカウントを選択します。

確認して了承したら次へを押します。

4.連携完了

画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

5.Google スプレッドシートの用意

マネーフォワード クラウド経費に反映している従業員データの管理を行っているGoogle スプレッドシートを用意しましょう。

‍

この際に、<span class="mark-yellow">必ず「一意の値（社員番号やマネーフォワード クラウド経費のメンバーIDなどの他と重複しないデータ）」「退職日」の項目を作成しておきましょう</span>

マネーフォワード クラウド経費とYoomの連携

1.検索する

マネーフォワード クラウド経費のアイコンをクリックします。‍

2.ログイン

必須項目を入力します。
詳細はマネーフォワード クラウド経費のマイアプリ登録方法をご確認ください。

3.追加する

画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。

1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。

画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。

ステップ3：Google スプレッドシートから従業員データを取得する設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
‍「【コピー】Google スプレッドシートで行が更新されたら、マネーフォワード クラウド経費の従業員情報を削除する」をクリックします。‍

3.アプリトリガーを選択

Google スプレッドシートのアイコンの「行が更新されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。‍

4.トリガーの起動間隔の設定

起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

5.IDの入力

ボックス下部の補足に従い、候補から設定しましょう。ボックスをクリックします。

Google スプレッドシートのデータが一覧表示されるため、マネーフォワード クラウド経費と連携したいものをクリックして挿入してください。
シートIDも同様に設定しましょう。‍

6.テーブル範囲などの入力

テーブル範囲などを指定します。

今回は用意したGoogle スプレッドシートのテーブル範囲は、A～Gとなります。

他と重複しない列はCの社員番号としました。

更新を検知したい列はGの退職の項目にしています。

そのため、設定は画像のようになります。
これにより、退職日の項目を更新することで、マネーフォワード クラウド経費の従業員データも削除されます。

7.テストの実行

設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。

ステップ4: マネーフォワード クラウド経費の従業員データを削除する設定

1.アプリと連携する

マネーフォワード クラウド経費のアイコンの「従業員を削除」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。‍

2.必須項目の設定

必須項目の設定を行います。

事業者IDはボックスをクリックすることで表示されます。
今回の連携で活用するものを選択してください。

メンバーIDはGoogle スプレッドシートのデータを流用します。

ボックスをクリックし、赤枠の「行が更新されたら」を選択します。

Google スプレッドシートのレコードデータが表示されるため、ボックスの名称と等しいものをクリックして挿入しましょう。
今回は社員番号＝メンバーIDとしています。‍

3.テストの実行

設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。

4.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
以上でアプリ連携が完了です。

今回使用したフローボットテンプレート
Google スプレッドシートで行が更新されたら、マネーフォワード クラウド経費の従業員情報を削除する

さらに自動化するには

Yoomには自動化だけでなく、業務を円滑に進めるための工夫と機能が詰まっています。
例えば、今回紹介した自動化を、よりニーズに沿ったものにアレンジすることも可能です。

アレンジ1：通知する

マイプロジェクトの該当のフロー作成ページに入り、右上の三点リーダーをクリックしましょう。
画像赤枠部分の「ワークフローの完了を通知」を押すことで、一連のフローが完了するとYoomに登録済みのアドレスへ通知が届きます。

これにより、従業員が削除された旨が把握しやすくなるはずです。

Yoomは様々なコミュニケーションツールやメールツールなどとの連携も可能です。そのため、任意のツールへの通知も実現できます。
普段活用しているアプリとの連携をお試しください。

アレンジ2：マネーフォワード クラウド経費をトリガーにする

今回紹介したフローはGoogle スプレッドシートを更新すると起動する仕組みになっていましたが、反対にマネーフォワード クラウド経費での操作をきっかけに起動させることもできます。
例えば、マネーフォワード クラウド経費で経費申請がされたら、そのデータをGoogle スプレッドシートに転記するというフローなどを自動化可能です。
このように、トリガーとアクションを入れ替えたりすることで自動化できる業務の幅が広がります。

Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド経費を使ったその他の自動化例

他にGoogle スプレッドシートとマネーフォワード クラウド経費を使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Google スプレッドシートで行が追加されたら、マネーフォワード クラウド経費に従業員を登録する

今回紹介したフローを作成する場合、こちらのフローをあらかじめ作成しておくことで、追加と削除のどちらにも対応可能です。

2.マネーフォワード クラウド経費で経費申請が承認されたらGoogle スプレッドシートに情報を連携する

「さらに自動化するには」で紹介したフローと対になっているテンプレートです。このように対になっているフローのどちらも活用することで、業務の自動化の幅が広がることが期待できます。

3.Google スプレッドシートでステータスが変更されたらマネーフォワード クラウド会計に仕訳データを登録する

マネーフォワード クラウド会計との連携も可能です。Google スプレッドシートとの連携により、経理で使用するデータ管理がスムーズになるかもしれません。

Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド経費の連携メリットと具体例

メリット1: 1度のアクションで作業が完結する

Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド経費のアプリ連携により、2つのツールで行うべき同じ作業が1度で完結するため、二度手間がなくなり、作業そのものを簡素化できる見込みがあります。
例えば、本来であればGoogle スプレッドシートで管理している従業員データを削除した後、マネーフォワード クラウド経費にアクセスして同じ従業員を見つけ削除を行うという一連の作業が必要となります。
そこまで手間のかかる作業ではありませんが、年度末などで従業員の入れ替えなどが激しい時期には負担となる場合が考えられるでしょう。
そのため、今回の連携を導入すれば従業員管理の事務作業の負担軽減が期待できます。また、作業も1度で完結するため、業務効率の向上にもつながるはずです。

メリット2: どちらのツールも正しいデータが管理されている

Google スプレッドシートの従業員情報さえ削除すれば、マネーフォワード クラウド経費の従業員も同じく削除されます。これにより、各々のツールで従業員がしっかり管理されている状態が保ちやすくなり、どちらのツールが最新のデータなのか迷うことも少なくなるでしょう。
例えば、Google スプレッドシートの従業員データのみ削除してマネーフォワード クラウド経費の従業員データを削除し忘れた場合、どちらのツールの状況が正しいのか把握しにくくなってしまいますよね。
今回の連携により、このような事態になることを避けやすくなるはずです。

メリット3: 部署間の連携がスムーズになる

今回のアプリ連携を導入することで、Google スプレッドシートを使用している部署と、マネーフォワード クラウド経費を使用している部署との連携がスムーズになるかもしれません。
例えば、人事部がGoogle スプレッドシートで詳細な従業員データを管理しており、総務部や経理部がマネーフォワード クラウド経費を活用している場合などが当てはまります。
これにより、人事部がGoogle スプレッドシートの従業員情報を削除するだけでマネーフォワード クラウド経費の従業員も削除されるため、効率的に人材管理やデータ管理が可能となるはずです。

まとめ

事務作業において同じ作業を繰り返すというのはごく当たり前かもしれませんが、ほんの少しの自動化を加えるだけでも業務がグンと楽になる可能性があります。
特に、今回のような「従業員の退職時に行う作業」などは日常的に繰り返すことが少ないため、自動化を取り入れるだけで作業のし忘れなどを防ぎやすくなる可能性があります。
アプリ連携と聞くと難しそうなイメージを持っている方が多いかもしれませんが、Yoomはプログラミングの知識などがなくても自動化の導入が可能です。
ぜひこの機会に活用して、業務改善をしてみませんか？