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GoogleスプレッドシートとネクストSFAを併用している方の中で、情報管理に課題を感じている方はいませんか？
例えば、「同じ情報を2回入力しているので手間になっている」「アプリ間でのデータの不一致がよく起きる」など。
管理している情報が多いほど、このような課題に直面しやすくなるでしょう。
そんな悩みを解決するために、Googleスプレッドシートに受注情報が追加されると、ネクストSFAにも自動的に同じ情報が追加されるフローを作成しました！
手作業を自動化して業務効率化を図りたい方は、Yoomで自動連携を試してみてください。
GoogleスプレッドシートとネクストSFAを併用してデータ管理をしていると、以下の2つの作業が発生すると思います。
①Googleスプレッドシートに受注情報を登録する
②ネクストSFAにも同じ情報を登録する
しかし、本記事で紹介する自動連携を使えば、②の作業が不要になります。
Googleスプレッドシートに情報登録するだけで、ネクストSFAにも同じ情報が自動登録されるので、作業の手間が抑えられ業務効率化を図れます。
Googleスプレッドシートに受注情報を登録した後に、緊急のタスクや顧客対応が入って、ネクストSFAへの登録作業に遅れが生じてしまった（あるいは登録し忘れていた）経験はありませんか？
Googleスプレッドシートを主な参照先にしている場合はよいですが、他部署がネクストSFAだけを参照しているような場合、情報把握にラグが生じてしまい、部署間で認識の齟齬が起きるかもしれません。
本記事の連携を使うと情報登録が自動化されるので、このような事態を未然に防ぐことにもつながります。
[Yoomとは]
では、実際にGoogleスプレッドシートとネクストSFAを連携するための手順をご紹介します。
具体的な設定の手順は以下の通りです。
Yoomでは、上記3ステップをテンプレートとして提供しています。
ゼロから作成するよりも簡単にフローボットを作成できるので、まずは下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックして、テンプレートをコピーしましょう！
■概要
Googleスプレッドシートに受注情報が追加されたらネクストSFAに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートでデータ管理を担当している方
・受注情報の登録でGoogleスプレッドシートを使用している営業担当者
・受注情報の共有でGoogleスプレッドシートを使用しているチームメンバー
2.ネクストSFAを業務で活用している方
・受注情報の管理でネクストSFAを活用している営業部門の方
・受注情報の入力を担当している方
■このテンプレートを使うメリット
ネクストSFAは顧客情報や営業履歴の管理に適したツールです。
しかし、Googleスプレッドシートの受注情報を手動でネクストSFAに登録する際、件数によっては時間がかかり、非効率的です。
このテンプレートは、Googleスプレッドシートの受注情報をネクストSFAに自動で登録することができるため、登録作業の効率化を図ることができます。
Googleスプレッドシートをチームメンバーで共同編集し、適切なタイミングでネクストSFAに登録することも可能であるため、受注情報の管理も楽になります。
このフローの後に、コミュニケーションツールと連携することで、受注情報を特定のメンバーに通知し、後続作業を共有することも可能です。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、ネクストSFAのそれぞれとYoomを連携してください。
テンプレートをコピーしたら、まずは事前準備として、Yoomの「マイアプリ」からGoogleスプレッドシートとネクストSFAを登録します。
※既に登録されている場合は「ステップ1.アプリトリガーの設定」へお進みください。
<手順>
1.Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリック
2.アプリ名を検索してログインに必要な情報を入力し、アプリを登録
GoogleスプレッドシートとネクストSFAがマイアプリ一覧に表示されていたら、準備完了です！
早速、詳細設定に進みましょう！
まずは、アプリトリガー「行が追加されたら」をクリックしましょう。
最初のページでは、事前に連携したアカウント情報が表示されるので確認しましょう。
問題なければ、「次へ」をクリックしてください。
続いてのページでは、GoogleスプレッドシートのIDと範囲の設定を行ってください。
特に「一意の値が入った列」は必ず一意の値がある列を設定してください。
列内で値が重複していると正しく動かない場合があります。
すべての項目が入力できたら「テスト」をクリックして、エラーの有無を確認しましょう。
※トリガーの起動間隔については、ご契約されているプランごとに指定できる時間が異なります。詳細はこちらをご覧ください。
テストが成功すると、指定したGoogleスプレッドシートの項目がアウトプットとして反映されます。
以下の3項目はステップ2で受注情報を登録する際に必要な情報です。下記画像のように、あらかじめGoogleスプレッドシート内に情報を格納してください。
ここまで、問題がなければ「保存する」でトリガーの設定は終了です。
次に、「受注情報を登録」をクリックしてください。
最初のページでは、ステップ1と同様にアカウント情報のみを確認して、問題がなければ「次へ」をクリックしてください。
2ページ目では、受注情報を登録するための設定をします。
「企業ID」「受注日」「受注担当者」の3つは、必須の入力項目です。アウトプットされた情報を活用して入力してください。
他の項目については、任意で入力できるので必要に応じて入力しましょう。
では、最後のステップ「レコードを更新する」をクリックしてください。
1ページ目の冒頭には、ステップ1・ステップ2と同様にアカウント情報が載っているので、確認しましょう。
その下には、データベースと連携する設定項目があります。
スプレッドシートIDとタブ名を入力したら、「次へ」をクリックしましょう。
次のページでは、更新したいレコードの条件と更新後のレコードの値を設定します。
例えば、以下のように設定すると、ネクストSFAからアウトプットされた受注IDが、Googleスプレッドシートで新しく追加された行の「受注ID」列に自動反映される動きになります。
「テスト」をクリックしてエラーが出なければ、「保存する」をクリックしてください。
下記画像のようなポップアップが表示されたら全ての設定が完了です。
トリガーをONにするとフローが実行されます。
Yoomには、GoogleスプレッドシートとネクストSFAを使った多くの自動化事例があります。
ここでは代表的な例をいくつか紹介します。
1.Googleスプレッドシートで受注情報が更新されたらネクストSFAも更新する
一度登録した受注情報を更新する際は、以下のテンプレートがおすすめです。
■概要
Google スプレッドシートで受注情報が更新されたらネクストSFAも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.日々の業務でGoogle スプレッドシートを更新している方
・Google スプレッドシートで受注情報を管理している営業部門の方
・受注情報の更新を共同で行っているチーム
2.ネクストSFAで業務を行っている方
・Google スプレッドシートとの情報の整合性や一貫性を保ちたいと考えている方
・受注データの分析を担当しているデータアナリストの方
■このテンプレートを使うメリット
受注情報をGoogle スプレッドシートとネクストSFAで管理している場合、情報の整合性や一貫性が保てない場合があります。
また、受注情報の整合性を目視で確認するのは非効率的で、時間がかかります。
このテンプレートを使うことで、Google スプレッドシートの受注情報に更新があればネクストSFAの受注情報も更新されるため、常に情報の整合性や一貫性を保つことが可能です。
これにより、受注情報の整合性確認を目視で行う必要がなくなるため、他の重要な作業に時間を活用することができます。
コミュニケーションツールと連携することで、更新情報を通知することができ、チームメンバーとスピーディーな共有を図ることができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、ネクストSFAのそれぞれとYoomを連携してください。
2.Zendeskでチケットが作成されたらGoogleスプレッドシートに追加する
Zendeskを利用している方は、GoogleスプレッドシートとZendeskを連携することもできます。
■概要
Zendeskで新しくチケットが作成されたらGoogleスプレッドシートのデータベースに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zendeskを利用するカスタマーサポートチーム
・Zendeskで発生したチケットをGoogleスプレッドシートで一覧化・分析したい方
・チケット情報をZendeskとGoogleスプレッドシート間で手動で同期する手間を削減したい方
・常に最新のチケット情報をGoogleスプレッドシートで確認したい方
2.Zendeskのチケット情報に基づいて業務を行う方
・チケット情報をGoogleスプレッドシートに取り込み、詳細な分析を行いたい方
・チケットデータをグラフ化したり、ピボットテーブルで集計したりしたい方
■このテンプレートを使うメリット
Zendeskは顧客サポートを効率的に管理するための優れたツールですが、新しく作成されたチケットを手作業でGoogleスプレッドシートに転記するのは、転記ミスや情報漏れの原因にもなりかねません。
このフローを活用することで、Zendeskで作成されたチケット情報をGoogleスプレッドシートのデータベースに追加することができます。
これにより、サポート担当者は手作業での入力作業を行う必要がなくなり、顧客対応などのより重要な業務に集中できます。また、データ入力のミスや情報の漏れを防ぎ効率的なチケット管理も可能になります。
■注意事項
・Zendesk、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
3.カオナビで従業員が登録されたらGoogleスプレッドシートの従業員管理表にも登録する
従業員情報をカオナビで管理している場合、以下のテンプレートも参考にしてみてください。
■概要
カオナビで従業員が登録されたらGoogleスプレッドシートの従業員管理表にも登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.カオナビを利用する人事・総務担当者
・カオナビで管理している従業員情報をGoogleスプレッドシートでも一覧化・分析したい方
・従業員情報をカオナビとGoogleスプレッドシート間で手動で同期する手間を削減したい方
・常に最新の従業員情報をGoogleスプレッドシート上で確認したい方
2.カオナビの従業員情報に基づいて業務を行う担当者
・カオナビの従業員情報が更新されたら自動的にGoogleスプレッドシートに反映させたい方
・Googleスプレッドシート上で従業員情報をフィルタリングしたり、並べ替えたりなどを行い効率的に業務を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは企業にとって貴重な従業員情報を一元管理できるツールですが、その情報を他のシステムに連携させるには、手作業での転記が必要となり人事担当者にとって大きな負担となることがあります。
情報が複数のプラットフォームに分散してしまうと、情報の更新漏れや不整合が発生し業務効率が低下するだけでなく、意思決定の遅れや誤った判断に繋がるリスクもあります。
このフローを導入することで、カオナビで従業員が登録された情報をGoogle スプレッドシートの従業員管理表にも自動的に情報が追加され、人事担当者は手作業での転記作業をせずに採用活動や人材育成など、より戦略的な業務に集中することが可能となります。
■注意事項
・カオナビ、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
4.Googleスプレッドシートで行が追加されたらNotionでページを作成する
タスク管理やプロジェクト管理として、Notionを利用している方は以下のテンプレートもおすすめです。
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらNotionでページを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・シートをチーム内で共有して、情報のやり取りを行う部署
・プロジェクトを進行するにあたっての問題点を入力し、管理を行うマネージャー
2.Notionを情報の一元管理場所として使用している企業
・プロジェクトのタスク管理を行う業務担当
・データベースを活用して情報の可視化を行う総務部の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは業務に関する情報の管理をスムーズに行うためのツールとして有効的です。
併せてNotionを使用することで、細かなタスク管理を行うことができ、業務の進行をよりスムーズに行います。
しかし、Google スプレッドシートに追加された情報を改めてNotionへ手入力することは、ミスの発生リスクを高める可能性があります。
情報管理の精度を高く保ちたいと考える方に、このフローは有効的です。
Google スプレッドシートに情報が入力されたら、自動でNotionにページを作成し手作業を省きます。
引用した内容でページを作成するため、手入力によるミスも防ぐことができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
いかがでしたか？
情報管理において、手入力が必要な作業は、できるだけ減らしたいですよね。
この連携を使えば、Googleスプレッドシートに受注情報が追加されると、ネクストSFAにも自動で反映されるので手作業の負担が軽減されます。
その結果、優先度の高い他のタスクに集中できるようになり、生産性の向上も期待できるでしょう。
今回紹介したように、Yoomはプログラミングの知識がなくても簡単に連携設定ができます。
興味を持っていただけた方は、まずはこちらから無料登録をお願いします。
