Google スプレッドシートとネクストSFAを連携して、Google スプレッドシートに受注情報が追加されたらネクストSFAに登録する方法

Google スプレッドシートとネクストSFAを併用している方の中で、情報管理に課題を感じている方はいませんか？
例えば、「同じ情報を2回入力しているので手間になっている」「アプリ間でのデータの不一致がよく起きる」など。
管理している情報が多いほど、このような課題に直面しやすくなるでしょう。

そんな悩みを解決するために、Google スプレッドシートに受注情報が追加されると、ネクストSFAにも自動的に同じ情報が追加されるフローを作成しました！
手作業を自動化して業務効率化を図りたい方は、Yoomで自動連携を試してみてください。

Google スプレッドシートとネクストSFAを連携するメリット

メリット1.登録作業を最小限に

Google スプレッドシートとネクストSFAを併用してデータ管理をしていると、以下の2つの作業が発生すると思います。

①Google スプレッドシートに受注情報を登録する
②ネクストSFAにも同じ情報を登録する

しかし、本記事で紹介する自動連携を使えば、②の作業が不要になります。
Google スプレッドシートに情報登録するだけで、ネクストSFAにも同じ情報が自動登録されるので、作業の手間が抑えられ業務効率化を図れます。

メリット2.情報共有がスムーズに

Google スプレッドシートに受注情報を登録した後に、緊急のタスクや顧客対応が入って、ネクストSFAへの登録作業に遅れが生じてしまった（あるいは登録し忘れていた）経験はありませんか？
Google スプレッドシートを主な参照先にしている場合はよいですが、他部署がネクストSFAだけを参照しているような場合、情報把握にラグが生じてしまい、部署間で認識の齟齬が起きるかもしれません。
本記事の連携を使うと情報登録が自動化されるので、このような事態を未然に防ぐことにもつながります。

[Yoomとは]

Google スプレッドシートとネクストSFAの連携フロー

では、実際にGoogle スプレッドシートとネクストSFAを連携するための手順をご紹介します。
具体的な設定の手順は以下の通りです。

1. アプリトリガーの設定
2. 受注情報を登録
3. レコードを更新する

Yoomでは、上記3ステップをテンプレートとして提供しています。
ゼロから作成するよりも簡単にフローボットを作成できるので、まずは下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックして、テンプレートをコピーしましょう！

Google スプレッドシートに受注情報が追加されたらネクストSFAに登録する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートで受注管理を行っているものの、ネクストSFAへの情報転記に手間がかかっていませんか。手作業での入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスや漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。

このワークフローを活用することで、Google スプレッドシートに受注情報が追加されると、自動でネクストSFAにデータが登録されるため、こうした入力作業を効率化し、正確なデータ管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとネクストSFAを併用し、受注管理を行っている営業担当者の方
• SFAへのデータ入力作業を自動化し、入力の手間やミスを削減したいと考えている方
• 受注情報の登録フローを効率化し、よりコア業務に集中したいと考えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへの情報追加をトリガーに、自動でネクストSFAにデータが登録されるため、転記作業の時間を短縮できます
• 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとネクストSFAをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでネクストSFAを選択し、「受注情報を登録」のアクションを設定します
4. 最後に、オペレーションで再度Google スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定し、処理が完了したことをシートに記録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、起動の対象としたい任意のスプレッドシートIDやシートIDを設定してください
• ネクストSFAのオペレーション設定では、前段のGoogle スプレッドシートから取得した値を引用し、どのフィールドにどの値を登録するかを自由に設定してください

■注意事項

• Google スプレッドシート、ネクストSFAのそれぞれとYoomを連携してください
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
• Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください

詳細を見る 試してみる

事前準備

テンプレートをコピーしたら、まずは事前準備として、Yoomの「マイアプリ」からGoogle スプレッドシートとネクストSFAを登録します。
※既に登録されている場合は「ステップ1.アプリトリガーの設定」へお進みください。

<手順>

1.Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリック

2.アプリ名を検索してログインに必要な情報を入力し、アプリを登録

Google スプレッドシートとネクストSFAがマイアプリ一覧に表示されていたら、準備完了です！

早速、詳細設定に進みましょう！

ステップ1.アプリトリガーの設定

まずは、アプリトリガー「行が追加されたら」をクリックしましょう。

最初のページでは、事前に連携したアカウント情報が表示されるので確認しましょう。

問題なければ、「次へ」をクリックしてください。

続いてのページでは、GoogleスプレッドシートのIDと範囲の設定を行ってください。
特に「一意の値が入った列」は必ず一意の値がある列を設定してください。
列内で値が重複していると正しく動かない場合があります。

すべての項目が入力できたら「テスト」をクリックして、エラーの有無を確認しましょう。
※トリガーの起動間隔については、ご契約されているプランごとに指定できる時間が異なります。詳細はこちらをご覧ください。

テストが成功すると、指定したGoogle スプレッドシートの項目がアウトプットとして反映されます。

以下の3項目はステップ2で受注情報を登録する際に必要な情報です。下記画像のように、あらかじめGoogle スプレッドシート内に情報を格納してください。

• 企業ID
• 受注日
• 受注担当者

ここまで、問題がなければ「保存する」でトリガーの設定は終了です。

ステップ2.受注情報の登録

次に、「受注情報を登録」をクリックしてください。

最初のページでは、ステップ1と同様にアカウント情報のみを確認して、問題がなければ「次へ」をクリックしてください。

2ページ目では、受注情報を登録するための設定をします。
「企業ID」「受注日」「受注担当者」の3つは、必須の入力項目です。アウトプットされた情報を活用して入力してください。
他の項目については、任意で入力できるので必要に応じて入力しましょう。

ステップ3.レコードを更新する

では、最後のステップ「レコードを更新する」をクリックしてください。

1ページ目の冒頭には、ステップ1・ステップ2と同様にアカウント情報が載っているので、確認しましょう。

その下には、データベースと連携する設定項目があります。
スプレッドシートIDとタブ名を入力したら、「次へ」をクリックしましょう。

次のページでは、更新したいレコードの条件と更新後のレコードの値を設定します。
例えば、以下のように設定すると、ネクストSFAからアウトプットされた受注IDが、Google スプレッドシートで新しく追加された行の「受注ID」列に自動反映される動きになります。

「テスト」をクリックしてエラーが出なければ、「保存する」をクリックしてください。

下記画像のようなポップアップが表示されたら全ての設定が完了です。
トリガーをONにするとフローが実行されます。

その他Google スプレッドシートとネクストSFAを使った自動化の例

Yoomには、Google スプレッドシートとネクストSFAを使った多くの自動化事例があります。
ここでは代表的な例をいくつか紹介します。

1.Google スプレッドシートで受注情報が更新されたらネクストSFAも更新する

一度登録した受注情報を更新する際は、以下のテンプレートがおすすめです。

Google スプレッドシートで受注情報が更新されたらネクストSFAも更新する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートで受注情報が更新されたらネクストSFAも更新するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.日々の業務でGoogle スプレッドシートを更新している方

・Google スプレッドシートで受注情報を管理している営業部門の方

・受注情報の更新を共同で行っているチーム

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2.ネクストSFAで業務を行っている方

・Google スプレッドシートとの情報の整合性や一貫性を保ちたいと考えている方

・受注データの分析を担当しているデータアナリストの方

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■このテンプレートを使うメリット

受注情報をGoogle スプレッドシートとネクストSFAで管理している場合、情報の整合性や一貫性が保てない場合があります。
また、受注情報の整合性を目視で確認するのは非効率的で、時間がかかります。

このテンプレートを使うことで、Google スプレッドシートの受注情報に更新があればネクストSFAの受注情報も更新されるため、常に情報の整合性や一貫性を保つことが可能です。
これにより、受注情報の整合性確認を目視で行う必要がなくなるため、他の重要な作業に時間を活用することができます。

コミュニケーションツールと連携することで、更新情報を通知することができ、チームメンバーとスピーディーな共有を図ることができます。

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■注意事項

・Google スプレッドシート、ネクストSFAのそれぞれとYoomを連携してください。

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2.Zendeskでチケットが作成されたらGoogle スプレッドシートに追加する

Zendeskを利用している方は、Google スプレッドシートとZendeskを連携することもできます。

Zendeskでチケットが作成されたらGoogle スプレッドシートに追加する

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■概要

Zendeskで新しくチケットが作成されたらGoogle スプレッドシートのデータベースに追加するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.Zendeskを利用するカスタマーサポートチーム

・Zendeskで発生したチケットをGoogle スプレッドシートで一覧化・分析したい方

・チケット情報をZendeskとGoogle スプレッドシート間で手動で同期する手間を削減したい方

・常に最新のチケット情報をGoogle スプレッドシートで確認したい方

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2.Zendeskのチケット情報に基づいて業務を行う方

・チケット情報をGoogle スプレッドシートに取り込み、詳細な分析を行いたい方

・チケットデータをグラフ化したり、ピボットテーブルで集計したりしたい方

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■このテンプレートを使うメリット

Zendeskは顧客サポートを効率的に管理するための優れたツールですが、新しく作成されたチケットを手作業でGoogle スプレッドシートに転記するのは、転記ミスや情報漏れの原因にもなりかねません。

このフローを活用することで、Zendeskで作成されたチケット情報をGoogle スプレッドシートのデータベースに追加することができます。
これにより、サポート担当者は手作業での入力作業を行う必要がなくなり、顧客対応などのより重要な業務に集中できます。また、データ入力のミスや情報の漏れを防ぎ効率的なチケット管理も可能になります。

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■注意事項

・Zendesk、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携させてください。

・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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3.カオナビで従業員が登録されたらGoogle スプレッドシートの従業員管理表にも登録する

従業員情報をカオナビで管理している場合、以下のテンプレートも参考にしてみてください。

カオナビで従業員が登録されたらGoogle スプレッドシートの従業員管理表にも登録する

試してみる

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■概要

カオナビに従業員情報を登録した後、管理用のGoogle スプレッドシートにも同じ内容を手入力していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、カオナビに従業員が登録された際に、指定のGoogle スプレッドシートへ自動で情報が追加されるため、従業員管理に関する業務を効率化し、データの正確性を保つことができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• カオナビとGoogle スプレッドシートの両方で従業員情報を管理し、二重入力に手間を感じている方
• 従業員データの転記作業を自動化し、入力ミスをなくしてデータ管理の正確性を高めたい方
• 手作業でのデータ入力をなくし、より重要な人事業務に時間を活用したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• カオナビへの情報登録をトリガーに、Google スプレッドシートへ自動でデータが追加されるため、手作業での転記にかかっていた時間を削減できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を担保します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、カオナビとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでカオナビを選択し、「メンバー情報が登録されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、カオナビから取得した情報をどの列に追加するかを指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートで「レコードを追加する」アクションを設定する際に、情報を追加したい任意のスプレッドシートおよびシートを指定してください。

■注意事項

• Google スプレッドシート、カオナビのそれぞれとYoomを連携してください。
• カオナビのマイアプリ連携方法は「カオナビのマイアプリ登録方法」をご参照ください。

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4.Google スプレッドシートで行が追加されたらNotionでページを作成する

タスク管理やプロジェクト管理として、Notionを利用している方は以下のテンプレートもおすすめです。

Google スプレッドシートで行が追加されたらNotionでページを作成する

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■概要

Google スプレッドシートでタスクや情報を管理しつつ、詳細をNotionにまとめている場合、手作業での二重入力に手間を感じていませんか？ 単純な転記作業は、入力ミスや更新漏れの原因にもなりかねません。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、Notionにページを自動で作成できます。面倒な手作業をなくし、情報管理の正確性とスピードを向上させることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとNotionを併用し、情報転記に手間を感じている方
• 手作業によるデータ入力ミスをなくし、情報管理の正確性を高めたいチームの方
• タスクやプロジェクト管理のプロセスを自動化し、効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートに行を追加するだけでNotionのページが自動で作成されるため、これまで転記作業に費やしていた時間を削減できます
• 手作業でのデータ移行がなくなることで、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとNotionをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでNotionを選択し、「ページを作成」アクションを設定します
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理済みの行にステータスを反映させます

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
 
■このワークフローのカスタムポイント

• Notionでページを作成するオペレーションでは、ページタイトルやプロパティに任意の内容を設定できます
• Google スプレッドシートの各列から取得した値をページ内容に変数として埋め込んだり、特定のテキストを固定値として入力したりと柔軟なカスタマイズが可能です

■注意事項

• Google スプレッドシート、NotionのそれぞれとYoomを連携してください
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
• Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください

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まとめ

いかがでしたか？
情報管理において、手入力が必要な作業は、できるだけ減らしたいですよね。
この連携を使えば、Google スプレッドシートに受注情報が追加されると、ネクストSFAにも自動で反映されるので手作業の負担が軽減されます。
その結果、優先度の高い他のタスクに集中できるようになり、生産性の向上も期待できるでしょう。

今回紹介したように、Yoomはプログラミングの知識がなくても簡単に連携設定ができます。
興味を持っていただけた方は、まずはこちらから無料登録をお願いします。