Google スプレッドシートとNinoxを連携して、Google スプレッドシートで行が更新されたら自動的にNinoxのレコードを削除する方法

レコードの管理を自動化して、時間コストを削減しませんか？
Google スプレッドシートとNinoxの連携は、業務効率を向上させる効果が期待できます。
Google スプレッドシートで行が更新された際にNinoxのレコードを自動的に削除することで、データ管理の手間を削減し人為ミスの防止をサポートします。
本記事で紹介するアプリ連携はプログラミング不要で、手軽に導入できますので、ぜひお試しください。

こんな方におすすめ

Google スプレッドシートとNinoxを業務で併用していて、素早い情報共有を実現したい営業担当
複数のITツールでデータを管理していて、人為ミスを削減したいと考えているチームリーダー
在庫管理や顧客情報の管理を効率化して、時間コストの削減を図りたいプロジェクトマネージャー

Google スプレッドシートとNinoxの連携メリットと具体例

メリット1. データ管理の効率化と手間の削減

手動で重複データや不要な情報を削除する作業は、時間と労力がかかり、ミスも発生しやすいものです。
そこで自動化を導入することにより、Google スプレッドシートで行が更新された時にNinox側で不要なレコードが削除されるため、確認作業を含むNinox側での操作を省くことができます。
特に複数のツールを併用している場合、データ変更がすぐに反映され、管理が一元化されます。
例えば、顧客データベースを更新した際、不要な古いレコードがNinox上で自動的に消えるため、現場の担当者は常に最新の情報を利用できます。

メリット2. 人為的ミスの防止

手動でデータを整理していると、人為的なミスが避けられません。例えば、誤って最新のデータを削除してしまったり、古い情報が残ったままなことがあります。
この自動化システムでは、データの更新ルールに基づいてNinox側のレコードが自動的に削除されるため、人為ミスを防ぐことが期待できます。
具体例として、商品在庫リストをGoogle スプレッドシート上で更新した場合、廃番となった商品のレコードがNinoxから自動削除されることで、誤った在庫情報が現場に残らなくなります。

メリット3. リアルタイムな情報共有の実現

業務フローが複数のツールをまたいでいる場合、タイムリーなデータ反映が難しくなることがあります。
しかし、この自動化を導入することで、Google スプレッドシートでデータを更新したタイミングでNinoxのレコードも削除されるため、常に最新情報を共有できる環境が整います。
例えば、営業部門がスプレッドシート上で商談結果を更新すると、失注や不要となった案件のレコードがNinoxから自動削除され、その情報を関係部署がすぐに把握できます。
これにより、情報の伝達漏れや共有の遅延による業務の停滞を防ぐことが期待できます。

それではここからノーコードツールYoomを使って、Google スプレッドシートで行が更新されたら自動的にNinoxのレコードを削除する方法をご説明します。
[Yoomとは]

Google スプレッドシートに追加した内容をNinoxで要約する方法

Google スプレッドシートの行が更新されたことをGoogle スプレッドシートのAPIを利用して受け取り、 Ninoxの提供するAPIを用いてNinoxの指定レコードを自動削除することで実現が可能です。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

Google スプレッドシートとNinoxをマイアプリ連携
テンプレートをコピーする
Google スプレッドシートでトリガーを設定し、Ninoxでアクションを設定する
トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

Yoomに登録している方はログインし、未登録の方は、無料登録後に設定を進めてください

ステップ1：Google スプレッドシートとNinoxをマイアプリ連携

はじめにGoogle スプレッドシートとNinoxをマイアプリに連携します。
Yoomにログインした後、画面左側の「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」を選択するとアプリの検索欄が表示されます。

Google スプレッドシートを検索しクリックしてください。‍

「Sign in with Google」をクリックしサインインしてください。

アクセスを許可すると連携が完了します。

続いて、Ninoxを検索してクリックしてください。

「アカウント名」は、任意の名称を入力してください。（例：Yoomテスト用）
「API Key」は、Ninoxで発行したAPIキーを入力してください。

APIキーは、Ninoxにログイン後画面右上の歯車マークをクリックし、「Ninox settings」→「Integrations」の順番でクリックしていくと、API keys のページが表示されます。
こちらのページで「+ New API Key」をクリックすると、APIキーを発行できます。
APIキーの右側にあるアイコンをクリックしてコピーし、それをYoomの画面で入力してください。
最後に、Yoomの画面で「追加」をクリックすると連携が完了します。

次に、テンプレートを利用して設定を進めていきましょう。
Yoomにログインし、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックしてコピーを完了してください。

ステップ2：トリガーを設定

Google スプレッドシートのトリガーを設定します。「行が更新されたら」をクリックしてください。

次に、「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に編集できますが、トリガーアクションは変更せず「次へ」をクリックしてください。

接続の詳細設定を行います。
「トリガーの起動間隔」は、5分、10分、15分、30分、60分を選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますのでご注意ください。
スプレッドシートID」と「シートID」は、注釈を参考にしてURLから引用するか、欄をクリックして表示される候補から該当シートを選択してください。
テーブルの範囲や列の設定は、データが保存されているシートを参照しながら設定しましょう。
全て設定できたら「テスト」をクリックしてください。

アウトプットにスプレッドシートのデータが表示されていることを確認し、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3：アクションを設定

Ninoxのアクションを設定します。「Delete Record」をクリックしてください。

先ほどと同様にタイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、アクションは変更せず「次へ」をクリックして先に進みます。

「Workspace ID」、「Database ID」、「Table ID」は、欄をクリックして表示される候補から該当項目を選択してください。
「Record ID」は、Ninox内の該当レコードIDの値を入力してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックして、Ninox内でデータが削除されているか確認してください。
問題なければ「保存する」をクリックしましょう。

「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。
これでGoogle スプレッドシートで行が更新されたら、Ninoxのレコードが自動的に削除されます。

Google スプレッドシートを使ったその他の自動化例

1.SalesforceでToDoオブジェクトが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する

SalesforceでToDoオブジェクトが登録されると、その情報が自動でGoogle スプレッドシートに反映されます。
これにより、ToDo情報がスムーズに反映される環境が整い、進捗管理やタスクの可視化がサポートされます。手作業の転記が不要となり、タスク管理が効率化されると考えられます。

2.Zendeskでチケットが作成されたらGoogle スプレッドシートに追加する

Zendeskでチケットが作成されると、その内容が自動でGoogle スプレッドシートに追加されます。
これにより、チケット情報が正確かつ自動で整理される環境が整い、問い合わせの進捗管理がスムーズに行えると考えられます。複数のチーム間での情報共有がサポートされ、対応の効率化が期待されます。

3.Google スプレッドシートで行が追加されたらSansanで名刺データを登録する

Google スプレッドシートで行が追加されると、その情報がSansanに自動で名刺データとして登録されます。
これにより、スプレッドシート上の情報をスムーズに名刺データに変換する仕組みが整い、手動での登録作業が不要になります。営業チームが素早く最新の顧客情報を活用できる仕組みが整います。

まとめ

Google スプレッドシートとNinoxの連携は、データ管理の効率化、人為的ミスの防止、リアルタイムな情報共有を実現するための強力な手段です。
特に業務でこれらのツールを併用している方にとっては手間を削減し、業務の質を向上させることが期待できます。

Yoomのアプリ連携はプログラミング不要で手軽に導入できます。ノーコードで簡単に自動化を実現し、業務効率を向上させましょう。