Google スプレッドシートとNinoxを連携して、Google スプレッドシートで行が更新されたらNinoxのレコードを更新する方法

Google スプレッドシートは、関数の柔軟なカスタマイズやグラフの作成が簡単にできる便利なツールです。データ処理や可視化が求められる作業で大いに役立ちます。
しかし、登録データをNinoxで利用したい場合、情報を更新するたびに手作業で転記するのは負担になることがあるかもしれません。
本記事では、Google スプレッドシートとNinoxを連携する際のメリットや、設定方法について解説します。

本記事はこんな方におすすめ

今回紹介する内容は以下のような方々におすすめです！

Google スプレッドシートとNinoxを活用しており、手動でのデータ転記に手間を感じている方
手入力によるデータミスやヒューマンエラーを削減し、業務の精度を向上させたい方
在庫管理や顧客情報など、頻繁に更新が必要なデータを複数部門で共有している方

Google スプレッドシートとNinoxの連携のメリットと具体例

メリット1:データ入力業務を効率化

Google スプレッドシートとNinoxを連携させることで、手動によるデータ転記の作業を削減できます。
行の更新を自動でNinoxのレコードに反映できるため、担当者が複数のアプリケーション間を行き来して同じデータを繰り返し入力する必要がなくなります。
特に、在庫管理など、更新頻度が高いデータを扱う場合に有効です。
例えば、商品リストをGoogle スプレッドシートで編集すると、その変更がNinox上の在庫データに自動的に反映されるため、データ管理担当者の負担を軽減し、より効率的な運用が可能になるでしょう。
結果として、より最新の情報に基づいて業務を進められるようになり、業務効率の改善が期待できます。

メリット2:ヒューマンエラーの防止

Google スプレッドシートとNinoxを連携させることで、データの手動入力に起因するヒューマンエラーのリスクの低減が期待できます。
手作業でのデータ転記は、どうしても入力ミスが発生しやすく、特に大量のデータを扱う場合や、複数の担当者がデータ更新に関わる場合には、このような人的ミスが発生するリスクはさらに増大します。
しかし、アプリを連携させることで、手作業で発生しやすい入力ミスを抑制する効果が見込めます。
例えば、見積もり管理において、Google スプレッドシート上の顧客情報を修正した場合、連携によってNinoxの顧客データへの手動での反映作業が不要となるため、人為的な入力ミスを減らすことが期待できます。
結果として、打ち間違いや入力漏れが起こりにくくなり、両方のツールで一貫性のある顧客情報を管理できるようになるでしょう。

メリット3:部門間の情報共有の円滑化

Google スプレッドシートとNinoxの自動連携により、複数の部署が同時に利用するデータを常に最新の状態へ維持しやすくなります。
例えば、営業部門が顧客の契約状況を更新した場合、その変更は素早く開発部門に共有され、開発部門は最新の契約情報に基づいて迅速に開発を進めることができます。また、管理部門は常に正確な在庫数を把握することで、過剰在庫や欠品を防ぎ、機会損失を抑制できます。
部門間での情報共有がスムーズになることで、各部門は常に最新の情報に基づいて業務を進めることができるようになるでしょう。
結果として、部門間での情報伝達ミスによるやり直しや、情報の不一致による混乱を回避することが期待できます。

本記事ではYoomを使って連携を進めていきます。
まだ利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。

それではここからノーコードツールYoomを使って、【Google スプレッドシートで行が更新されたら、Ninoxのレコードを更新する】方法を説明します。

[Yoomとは]

Google スプレッドシートとNinoxの連携フローの作り方

Google スプレッドシートで行が更新されたことをGoogle スプレッドシートのAPIを利用して受け取り、Ninoxの提供するAPIを用いてNinoxのレコードを更新することで実現が可能です。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

Google スプレッドシートとNinoxをマイアプリ登録
Google スプレッドシートで行が更新されたら起動するトリガーの設定
Ninoxでレコードを更新する設定
テストと確認

ステップ1:Google スプレッドシートとNinoxとのマイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。

1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2.入力欄からアプリ名で検索できます。
今回はGoogle スプレッドシートとNinoxをそれぞれ検索して、登録していきます。

Google スプレッドシートのマイアプリ登録

まず、Google スプレッドシートから登録していきましょう。入力欄にGoogle スプレッドシートと入力するとGoogle スプレッドシートのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。

1.以下の画面が出てきます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。

2.連携するアカウントを選択してください。

3.内容を確認し、「次へ」をクリックします。

4.内容を確認し、「続行」をクリックしてください。
これで、Google スプレッドシートのマイアプリ登録は完了です。

Ninoxのマイアプリ登録

Ninoxも同じように検索して、アイコンをクリックします。

1.以下の画面が表示されます。
アカウント名、API Keyを入力してください。
入力が終わったら、「追加」をクリックしてください。

以上で、Google スプレッドシートとNinoxのマイアプリ登録は終了です。

マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にGoogle スプレッドシートとNinoxのアイコンが表示されているか確認してください。

その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。

テンプレートの選択と格納場所の準備

以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。

ステップ2:Google スプレッドシートで行が更新されたら起動するトリガーの設定

今回は、Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用するので、以下のリンク先を参照してください。

Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項

1.まず、一番上の「行が更新されたら」をクリックします。

2.タイトルは自由に設定してください。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーは「行が更新されたら」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

3.各項目を設定していきます。
トリガーの起動時間は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で間隔を選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
スプレッドシートID、シートIDは入力欄をクリックすると候補が表示されるので、その中から選択してください。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:Ninoxのレコードを更新する設定

1.フローに戻ります。最後に、「Update Record」のアイコンをクリックしてください。

2.Ninoxと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「Update Record」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

3.各項目を設定していきます。
各項目は入力欄をクリックすると候補やアウトプットが表示されるので、適宜活用してください。
例えば、Google スプレッドシートでタスク管理をしている場合、以下のように設定すると、Google スプレッドシートでタスクの納期に変更があった際に、Ninox側にも自動で新しい納期が反映されるようになります。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

4.これで、【Google スプレッドシートで行が更新されたら、Ninoxのレコードを更新する】というフローが完成しました。

ステップ4:テストと確認

設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。

プログラミング不要で使えるYoomは、ノーコードで設定が完了します。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。

Google スプレッドシートやNinoxを使ったその他の自動化例

他にもGoogle スプレッドシートやNinoxを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Google スプレッドシートで行が追加されたら、Ninoxにレコードを作成するフローです。
このテンプレートを活用すれば、Googleスプレッドシートに追加されたデータをNinoxに自動で同期できます。
これにより、手動での入力作業を減らせるため、登録漏れや二重登録のリスクを低減できるでしょう。

2.Google スプレッドシートで行が更新されたら、Ninoxのレコードを削除するフローです。
‍このテンプレートを活用すれば、Google スプレッドシートの更新内容に合わせて、Ninoxのレコードを自動削除できます。
これにより、手動でレコードを確認・削除する作業が減り、管理業務が効率化されるでしょう。

3.Google スプレッドシートで行が追加されたらSlackに通知するフローです。
Google スプレッドシートへの情報追加を素早く共有したい方に、このフローは便利です。
Google スプレッドシートに情報が追加された際に、自動でSlackへ通知が送られるため、チーム全員が迅速に更新を把握しやすくなり、重要な情報を見逃しにくくなるでしょう。

まとめ

Google スプレッドシートとNinoxを連携することで、Google スプレッドシートで行が更新された際に、Ninoxのレコードを自動で更新できるようになりました。
これにより、手動でデータを移行したり更新内容を確認する手間が省け、業務の効率化が期待できます。
自動化に興味はあるけれど技術的な知識に自信がないと感じているなら、Yoomを検討してみてください。
Yoomはプログラミング知識が不要で、テンプレートを使うだけでデータ入力や整理を自動化できます。
Yoomを活用して、作業の効率化を目指してみてください。