Google スプレッドシートとNP掛け払いを連携して、Google スプレッドシートで行が追加されたらNP掛け払いに取引を登録する方法

Google スプレッドシートとNP掛け払いの連携フローの作り方

今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。

・Google スプレッドシートとNP掛け払いをマイアプリ連携
・Google スプレッドシートを起動する設定
・NP掛け払いにデータを転記する設定
・トリガーボタンをONにして、Google スプレッドシートとNP掛け払いの連携動作を確認

ステップ1：Google スプレッドシートとNP掛け払いをマイアプリ連携

Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

Google スプレッドシートとYoomの連携

1.検索する

Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。

2.アカウントを選択
Yoomと連携するGmailアドレスのGoogleアカウントを押しましょう。‍

3.Yoomにログイン

画像のページに移行するので、規約を読み次へをクリックします。‍

4.YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めています
続行を押しましょう。
認証画面に移行したら、<span class="mark-yellow">権限を全て許可する</span>を選択してください。

5.連携完了

画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

6.Google スプレッドシートの用意
‍NP掛け払いに転記したいデータの管理を行っているGoogle スプレッドシートを用意しましょう。

<span class="mark-yellow">必ず用意しておく必要のある項目は以下の通りです</span>

・NP購入企業ID→任意の文字列で設定
・リクエストID→他のものと重複しない半角英数字8文字以内
・加盟店取引ID→他のものと重複しない半角英数字40文字以内
・加盟店取引注文日→YYYY-MM-DD方式
・取引金額
・品目
・単価
・数量

NP掛け払いとYoomの連携

1.検索する

NP掛け払いのアイコンをクリックします。

2.必須項目の入力

Base64エンコードを用いて必須項目の入力を行います。
くわしくは、Base64エンコードにつきましてはこちらをご確認ください。
アカウント名は任意のもので構いません。会社名や担当者名などのわかりやすい設定がおすすめです。

3.追加する
必須項目が設定し終わったら右下の追加を押しましょう。

上記の表示が出たら連携完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。

1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う

※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。

画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。

ステップ3：Google スプレッドシートの起動設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
‍「【コピー】Google スプレッドシートで行が追加されたら、NP掛け払いに取引を登録する」をクリックします。‍

3.アプリトリガーを選択

Google スプレッドシートのアイコンの「行が追加されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。‍

4.トリガーの起動間隔の設定

起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

5.IDの入力

ボックス下部の補足に従い、候補から設定しましょう。ボックスをクリックします。

Google スプレッドシートのデータが一覧表示されるため、NP掛け払いと連携したいものをクリックして挿入してください。
シートIDも同様に設定しましょう。‍

6.テーブル範囲などの入力

テーブル範囲などを指定します。

今回は用意したGoogle スプレッドシートのテーブル範囲は、A～Iとなります。

ユニークキーはC列にリクエストIDとして作成しました。
そのため、設定は画像のようになります。

7.テストの実行

設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。

ステップ4: NP掛け払いにデータを転記する設定

1.アプリと連携する

NP掛け払いの「取引を登録」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。‍

2.必須項目の設定

各ボックスにGoogle スプレッドシートのデータを紐づけていきます。
まずはボックスをクリックしてください。

Google スプレッドシートのアイコンを選択します。

Google スプレッドシートで管理しているデータが一覧表示されます。
ボックスの項目名と等しいデータをクリックして挿入してください。

挿入できると画像のようになります。

その他のボックスも同様に設定を行いましょう。

4.テストの実行

データの挿入が完了したらテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら、設定は完了です。保存を押してください。‍

5.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
以上でアプリ連携が完了です。

今回使用したフローボットテンプレート
‍Google スプレッドシートで行が追加されたら、NP掛け払いに取引を登録する

Google スプレッドシートとNP掛け払いを使ったその他の自動化例

他にも、Google スプレッドシートとNP掛け払いを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Google スプレッドシートで行が更新されたら、NP掛け払いで請求を依頼する

今回用意したGoogle スプレッドシートにステータスなどを設置し、請求ステータスを変更することで請求が自動化可能です。

2.Google スプレッドシートで行が追加されたら、HubSpotにコンタクトを作成する

リードの管理をGoogle スプレッドシートでも行っているなら、HubSpotとの連携もおすすめです。コンタクトの作成が自動化できます。

3.Google スプレッドシートで行が追加されたらSlackに通知する

Google スプレッドシートに新しいデータが追加されたことをSlackに通知することもできます。今回紹介した自動化との併用もおすすめです。

まとめ

Google スプレッドシートとNP掛け払いの連携を行うことでデータの転記作業が自動化され、業務負担の軽減が見込めます。Google スプレッドシートにデータにミスがなければ、正しい情報を同期できるようになり、NP掛け払いの取引データの正確性が保ちやすくなるかもしれません。
金銭や期限が関わるデータの扱いは慎重に行い、ミスの無いようにしたいですよね。しかし。慎重になりすぎると時間を割いてしまい効率的な作業が行いにくくなるのも事実です。
そのような時こそ自動化を導入し、業務効率の向上を図ってみてはいかがでしょうか。