・
請求書の発行業務で扱うデータは、重要情報を多く含んでおり、ミスが許されないケースがほとんどでしょう。
このような場合、Google スプレッドシートとNP掛け払いの連携により、請求業務の一部を自動化することが可能になります。
この自動化フローの導入は、入力ミスや誤った情報の転記ミスを未然に防止することにもつながります。
この記事では、プログラミング不要で作業の自動化を実現する方法について、詳しく解説していきます。
・Google スプレッドシートとNP掛け払いを使用しており、それらの連携で事務業務を効率化したい企業の経理担当者
・請求内容の管理をGoogle スプレッドシートで行っている企業の担当者
・取引先との請求処理でミスを防ぎたいと考えているビジネスオーナー
・定期的な商品やサービスの請求業務を自動化したいサイト運営者
・請求事務の負担を削減、業務を効率化したい経営者
Google スプレッドシートで顧客の請求情報を一元管理し、NP掛け払いを介して請求処理を行うことで、データが正しい情報を維持した状態で管理されます。
また、過去の履歴を簡単に参照することができ、請求に関するデータの透明性が確保されます。
例えば、担当者が変更されても、Google スプレッドシート上で全てのデータが確認できるため、新しい担当者が迅速に業務を引き継ぐことが可能になるでしょう。
データの整合性が保たれ、その後の追跡や調査が簡単になるため、監査が発生した際も対応しやすくなるかもしれません。
請求処理を手動で行っていると、どうしても入力ミスや請求漏れが発生するリスクがあります。
Google スプレッドシートの行更新に基づき、NP掛け払いに自動で請求依頼を行うようにすれば、更新されたデータがそのまま反映されるため、間違った情報で請求することがなくなります。
例えば、取引先の注文内容が変更された際に、この自動化フローを活用することで、正確な請求処理が可能となり、業務上のトラブルを極力抑えることができるでしょう。
Google スプレッドシートで顧客情報や注文内容を管理し、行が更新されると自動的にNP掛け払いで請求依頼が行われる仕組みを作ることで、手動での請求作業の手間削減が期待できます。
具体例として、この自動化フローの導入により、定期的に納品した商品はGoogle スプレッドシートに更新された情報をもとに、自動でNP掛け払いに請求内容が依頼されるようになります。
情報の漏れや手動でのミスを防ぐことができるので、社員が請求業務に割く時間を削減でき、リソースを他の業務に充てることができるかもしれません。
[Yoomとは]
それでは、実際に「Google スプレッドシートで行が更新されたら、NP掛け払いで請求を依頼する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたら、NP掛け払いで請求を依頼するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引情報の追加や更新を担当している方
・Google スプレッドシートを使用して業務を進めている方
・企業の経理担当者
2.NP掛け払いで請求業務を行う方
・バックオフィス業務を担当している方
・NP掛け払いにおける請求依頼を自動で行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
NP掛け払いは顧客への請求書の発行を自動化でき、請求業務の効率化が図れるサービスです。
しかし、NP掛け払いにおける請求依頼は取引先への審査が承認されている必要があり、ステータスに応じて対応可否が変わってきます。
毎回の請求依頼において、取引先への審査状況を確認するのは非効率的で時間がかかります。
このフローを利用することで、Google スプレッドシートでステータスが更新されるとNP掛け払いでの請求依頼を自動化することができます。
Google スプレッドシートのステータスに応じて請求依頼ができるため、取引先への審査状況の確認が不要となり、スムーズに業務を進めることが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシートとNP掛け払いのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
・Google スプレッドシートとNP掛け払いをマイアプリ連携
・テンプレートのコピー
・Google スプレッドシートのトリガー設定と分岐アクションの確認、続くNP掛け払いの設定
・トリガーをON
それでは、連携させるアプリの新規接続を行なっていきましょう。
(1)まずはGoogle スプレッドシートをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGoogle スプレッドシートを検索してください。
Google スプレッドシートのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(2)「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
まずは1つ目のGoogle スプレッドシートの接続が完了しました。
(3)次にNP掛け払いのアプリ連携を行います。
Google スプレッドシートのマイアプリ登録と同様に、NP掛け払いを選択します。
(4)連携させたいNP掛け払いの「アカウント名」と「端末ID」、「加盟店コード」、「SPコード」を入力し、［追加］をクリックしましょう。
設定が正常に行われると、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたら、NP掛け払いで請求を依頼するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引情報の追加や更新を担当している方
・Google スプレッドシートを使用して業務を進めている方
・企業の経理担当者
2.NP掛け払いで請求業務を行う方
・バックオフィス業務を担当している方
・NP掛け払いにおける請求依頼を自動で行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
NP掛け払いは顧客への請求書の発行を自動化でき、請求業務の効率化が図れるサービスです。
しかし、NP掛け払いにおける請求依頼は取引先への審査が承認されている必要があり、ステータスに応じて対応可否が変わってきます。
毎回の請求依頼において、取引先への審査状況を確認するのは非効率的で時間がかかります。
このフローを利用することで、Google スプレッドシートでステータスが更新されるとNP掛け払いでの請求依頼を自動化することができます。
Google スプレッドシートのステータスに応じて請求依頼ができるため、取引先への審査状況の確認が不要となり、スムーズに業務を進めることが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシートとNP掛け払いのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは分岐アクションを含めて3つです。
(1)まず、Google スプレッドシートのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Google スプレッドシートで行が更新されたら、NP掛け払いで請求を依頼する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)まずはトリガーとなる「行が更新されたら」をクリックします。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
次画面で「トリガーの起動間隔」や「スプレッドシートID」の情報を入力していきましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。
(4)「スプレッドシートID」、「シートID」の項目は、入力バーをクリックすると以下の画面のようにアカウントから取得した情報を「候補」として展開できます。
この情報の引用も活用しましょう。
(6)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
(1)2つ目の分岐アクションはすでに設定されています。
「コマンドオペレーション」をクリックし、設定内容を確認しましょう。
(2)以下の画面のように、このテンプレートでは、分岐対象のアウトプットとして「オペレーション」を『行が更新されたら』、「アウトプット」に『ステータス』を対象とし、指定しています。
「アウトプット」や「分岐条件」は状況に応じて任意で設定してください。
（今回は「値と等しくなると『OK』として処理される」ように設定します）
(3)設定を確認、もしくは任意で設定を変更した後、［保存する］をクリックします。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
(1)最後に、3つ目のアクション「請求を依頼」をクリックしましょう。
(2)NP掛け払いと連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次画面で「NP取引ID」や「請求書発行基準日」の情報を入力します。
入力バーをクリックすると、アウトプットを選択できます。
例として、下記は前ステップから取得したアウトプット【加盟店取引ID】と【加盟店取引注文日】の情報を引用・設定したものです。
(4)「試験環境への切り替え」を選択すると、NP掛け払いの試験環境でテストを行うことも可能です。本番環境で実施する場合は選択せずに進めてください。
(5)設定後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたら、NP掛け払いで請求を依頼するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引情報の追加や更新を担当している方
・Google スプレッドシートを使用して業務を進めている方
・企業の経理担当者
2.NP掛け払いで請求業務を行う方
・バックオフィス業務を担当している方
・NP掛け払いにおける請求依頼を自動で行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
NP掛け払いは顧客への請求書の発行を自動化でき、請求業務の効率化が図れるサービスです。
しかし、NP掛け払いにおける請求依頼は取引先への審査が承認されている必要があり、ステータスに応じて対応可否が変わってきます。
毎回の請求依頼において、取引先への審査状況を確認するのは非効率的で時間がかかります。
このフローを利用することで、Google スプレッドシートでステータスが更新されるとNP掛け払いでの請求依頼を自動化することができます。
Google スプレッドシートのステータスに応じて請求依頼ができるため、取引先への審査状況の確認が不要となり、スムーズに業務を進めることが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシートとNP掛け払いのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
他にもGoogle スプレッドシートを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
Google スプレッドシートで作成した請求書の雛形をもとに、入力フォームの情報で請求書PDFを自動で作成し、メールで送付するフローです。
入力フォームに必要な情報を入力するだけで、請求書の作成から送付業務を自動化できます。
フォームで提出された発注書データをAIを用いて自動的に読み取り、その情報をGoogle スプレッドシートに格納するフローです。
発注書の内容を手入力する必要がなく、情報を正確にデータベースへ追加することができます。
■概要
フォームで提出された発注書データをAIを用いて自動的に読み取り、その情報をGoogleスプレッドシートに格納するワークフローです。
発注書の内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。
■設定方法
1.GoogleスプレッドシートとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.フォームトリガーの作成で発注書データを添付できるフォームを作成します。
3.「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションの「PDFや画像ファイルから文字情報を読み取る」アクションで、抽出したい項目を設定してください。
4.「担当者へ対応を依頼する」オペレーションで読み取り情報の格納前に人によるチェックを入れます。
5.入力フォームに「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションで設定した抽出項目を設定してください
6.「データベースを操作する」オペレーションの「レコードを追加する」アクションで取得した情報をスプレッドシートに追加します。
7.スプレッドシートに設定した列と読み取り項目を対応させて設定をしてください。
8.Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションで、任意のメッセージや送信先のチャンネルなどの設定を行ってください。
■注意事項
・抽出項目やスプレッドシートの項目はご自由に設定してください。
・スプレッドシート内の列と抽出情報を適切に対応させてください。
手入力による作業や連絡を減らし、自動化したいと考えている方におすすめのフローです。
Google スプレッドシートに必要事項を入力するだけで、見積書の発行から送付までの一連の流れが自動化されます。
手作業の時間が短縮され、業務効率の向上が期待できます。
■概要
Yoomのデータベースに見積の依頼情報が更新されたら、Googleスプレッドシートの雛形を使用して自動で見積書を作成し、担当者宛にGmailでメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.見積書を頻繁に作成する必要のある方
・セールス担当や営業アシスタント
・購買部門の担当者
・事務職員やオフィスマネージャー
2.手入力による作業や連絡を減らし、自動化したいと考えている方
・ワークフローの自動化に関心がある経営者
・データの正確性を高めたい会計や経理担当者
3. Google Driveを業務に使用している方
・デジタルツールを活用してデータ管理を行なっている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・ Googleスプレッドシートに必要事項を入力するだけで見積書の発行、送付までの一連の流れが自動化されます。
・手入力の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・お客様の入力情報そのものが見積書に反映するため、作成側のミスを防ぐことができます。
■注意事項
・GoogleスプレッドシートとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・GoogleスプレッドシートとYoomデータベースをデータコネクトしてください。
・入力用のGoogleスプレッドシートは下記を使用してください。（閲覧権限のみとなるので、使用する場合はコピーしてください）
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Zd_DHjlcbk0tnRK57j93GS47AH-rwlKJL_GWzjF8jOs/edit?usp=sharing
・データコネクトに関しては下記を参考にしてください。
Yoomを活用したGoogle スプレッドシートとNP掛け払いの連携は、経理業務の効率向上に寄与し、今後のビジネスの成長の助けとなるかもしれません。
データの一元管理、請求ミスの防止、担当者の負担軽減といった多数のメリットを活用することで、チームや企業の生産性向上が期待できます。
ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
