Google スプレッドシートとNP掛け払いを連携してGoogle スプレッドシートで行を更新後にNP掛け払いで請求依頼する方法

請求書の発行業務で扱うデータは、重要情報を多く含んでおり、ミスが許されないケースがほとんどでしょう。
このような場合、Google スプレッドシートとNP掛け払いの連携により、請求業務の一部を自動化することが可能になります。
この自動化フローの導入は、入力ミスや誤った情報の転記ミスを未然に防止することにもつながります。
この記事では、プログラミング不要で作業の自動化を実現する方法について、詳しく解説していきます。

こんな方におすすめ

・Google スプレッドシートとNP掛け払いを使用しており、それらの連携で事務業務を効率化したい企業の経理担当者
・請求内容の管理をGoogle スプレッドシートで行っている企業の担当者
・取引先との請求処理でミスを防ぎたいと考えているビジネスオーナー
・定期的な商品やサービスの請求業務を自動化したいサイト運営者
・請求事務の負担を削減、業務を効率化したい経営者

Google スプレッドシートとNP掛け払いの連携メリットと具体例

1. データの一元管理

Google スプレッドシートで顧客の請求情報を一元管理し、NP掛け払いを介して請求処理を行うことで、データが正しい情報を維持した状態で管理されます。
また、過去の履歴を簡単に参照することができ、請求に関するデータの透明性が確保されます。
例えば、担当者が変更されても、Google スプレッドシート上で全てのデータが確認できるため、新しい担当者が迅速に業務を引き継ぐことが可能になるでしょう。
データの整合性が保たれ、その後の追跡や調査が簡単になるため、監査が発生した際も対応しやすくなるかもしれません。

2. 請求ミスの防止

請求処理を手動で行っていると、どうしても入力ミスや請求漏れが発生するリスクがあります。
Google スプレッドシートの行更新に基づき、NP掛け払いに自動で請求依頼を行うようにすれば、更新されたデータがそのまま反映されるため、間違った情報で請求することがなくなります。
例えば、取引先の注文内容が変更された際に、この自動化フローを活用することで、正確な請求処理が可能となり、業務上のトラブルを極力抑えることができるでしょう。

3. 担当者の負担軽減

Google スプレッドシートで顧客情報や注文内容を管理し、行が更新されると自動的にNP掛け払いで請求依頼が行われる仕組みを作ることで、手動での請求作業の手間削減が期待できます。
具体例として、この自動化フローの導入により、定期的に納品した商品はGoogle スプレッドシートに更新された情報をもとに、自動でNP掛け払いに請求内容が依頼されるようになります。
情報の漏れや手動でのミスを防ぐことができるので、社員が請求業務に割く時間を削減でき、リソースを他の業務に充てることができるかもしれません。

[Yoomとは]

それでは、実際に「Google スプレッドシートで行が更新されたら、NP掛け払いで請求を依頼する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。

Google スプレッドシートで行が更新されたら、NP掛け払いで請求を依頼する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートで行が更新されたら、NP掛け払いで請求を依頼するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.取引情報の追加や更新を担当している方

・Google スプレッドシートを使用して業務を進めている方

・企業の経理担当者

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2.NP掛け払いで請求業務を行う方

・バックオフィス業務を担当している方

・NP掛け払いにおける請求依頼を自動で行いたい方

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■このテンプレートを使うメリット

NP掛け払いは顧客への請求書の発行を自動化でき、請求業務の効率化が図れるサービスです。
しかし、NP掛け払いにおける請求依頼は取引先への審査が承認されている必要があり、ステータスに応じて対応可否が変わってきます。

毎回の請求依頼において、取引先への審査状況を確認するのは非効率的で時間がかかります。
このフローを利用することで、Google スプレッドシートでステータスが更新されるとNP掛け払いでの請求依頼を自動化することができます。

Google スプレッドシートのステータスに応じて請求依頼ができるため、取引先への審査状況の確認が不要となり、スムーズに業務を進めることが可能です。

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■注意事項

・Google スプレッドシートとNP掛け払いのそれぞれとYoomを連携してください。

・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

Google スプレッドシートとNP掛け払いの連携フローの作り方

フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。

・Google スプレッドシートとNP掛け払いをマイアプリ連携
・テンプレートのコピー
・Google スプレッドシートのトリガー設定と分岐アクションの確認、続くNP掛け払いの設定
・トリガーをON

それでは、連携させるアプリの新規接続を行なっていきましょう。

・Google スプレッドシートとNP掛け払いをマイアプリ連携

(1)まずはGoogle スプレッドシートをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGoogle スプレッドシートを検索してください。

Google スプレッドシートのアプリアイコンを検索し、クリックします。

(2)「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
まずは1つ目のGoogle スプレッドシートの接続が完了しました。

(3)次にNP掛け払いのアプリ連携を行います。
Google スプレッドシートのマイアプリ登録と同様に、NP掛け払いを選択します。

(4)連携させたいNP掛け払いの「アカウント名」と「端末ID」、「加盟店コード」、「SPコード」を入力し、［追加］をクリックしましょう。

設定が正常に行われると、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

Google スプレッドシートで行が更新されたら、NP掛け払いで請求を依頼する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートで行が更新されたら、NP掛け払いで請求を依頼するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.取引情報の追加や更新を担当している方

・Google スプレッドシートを使用して業務を進めている方

・企業の経理担当者

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2.NP掛け払いで請求業務を行う方

・バックオフィス業務を担当している方

・NP掛け払いにおける請求依頼を自動で行いたい方

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■このテンプレートを使うメリット

NP掛け払いは顧客への請求書の発行を自動化でき、請求業務の効率化が図れるサービスです。
しかし、NP掛け払いにおける請求依頼は取引先への審査が承認されている必要があり、ステータスに応じて対応可否が変わってきます。

毎回の請求依頼において、取引先への審査状況を確認するのは非効率的で時間がかかります。
このフローを利用することで、Google スプレッドシートでステータスが更新されるとNP掛け払いでの請求依頼を自動化することができます。

Google スプレッドシートのステータスに応じて請求依頼ができるため、取引先への審査状況の確認が不要となり、スムーズに業務を進めることが可能です。

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■注意事項

・Google スプレッドシートとNP掛け払いのそれぞれとYoomを連携してください。

・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。

Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

設定フローは分岐アクションを含めて3つです。

・Google スプレッドシートのトリガー設定

(1)まず、Google スプレッドシートのアプリトリガーを設定します。

Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Google スプレッドシートで行が更新されたら、NP掛け払いで請求を依頼する」をクリックしてください。

クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

(2)まずはトリガーとなる「行が更新されたら」をクリックします。

(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
次画面で「トリガーの起動間隔」や「スプレッドシートID」の情報を入力していきましょう。

「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。

(4)「スプレッドシートID」、「シートID」の項目は、入力バーをクリックすると以下の画面のようにアカウントから取得した情報を「候補」として展開できます。
この情報の引用も活用しましょう。

(6)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。

・分岐アクションの確認

(1)2つ目の分岐アクションはすでに設定されています。
「コマンドオペレーション」をクリックし、設定内容を確認しましょう。

(2)以下の画面のように、このテンプレートでは、分岐対象のアウトプットとして「オペレーション」を『行が更新されたら』、「アウトプット」に『ステータス』を対象とし、指定しています。
「アウトプット」や「分岐条件」は状況に応じて任意で設定してください。
（今回は「値と等しくなると『OK』として処理される」ように設定します）

(3)設定を確認、もしくは任意で設定を変更した後、［保存する］をクリックします。

・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

・NP掛け払いの設定

(1)最後に、3つ目のアクション「請求を依頼」をクリックしましょう。

(2)NP掛け払いと連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

(3)次画面で「NP取引ID」や「請求書発行基準日」の情報を入力します。
入力バーをクリックすると、アウトプットを選択できます。
例として、下記は前ステップから取得したアウトプット【加盟店取引ID】と【加盟店取引注文日】の情報を引用・設定したものです。

(4)「試験環境への切り替え」を選択すると、NP掛け払いの試験環境でテストを行うことも可能です。本番環境で実施する場合は選択せずに進めてください。

(5)設定後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。

これで設定は完了です。

・トリガーをON

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

今回使用したテンプレートはこちら

Google スプレッドシートで行が更新されたら、NP掛け払いで請求を依頼する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートで行が更新されたら、NP掛け払いで請求を依頼するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.取引情報の追加や更新を担当している方

・Google スプレッドシートを使用して業務を進めている方

・企業の経理担当者

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2.NP掛け払いで請求業務を行う方

・バックオフィス業務を担当している方

・NP掛け払いにおける請求依頼を自動で行いたい方

‍

■このテンプレートを使うメリット

NP掛け払いは顧客への請求書の発行を自動化でき、請求業務の効率化が図れるサービスです。
しかし、NP掛け払いにおける請求依頼は取引先への審査が承認されている必要があり、ステータスに応じて対応可否が変わってきます。

毎回の請求依頼において、取引先への審査状況を確認するのは非効率的で時間がかかります。
このフローを利用することで、Google スプレッドシートでステータスが更新されるとNP掛け払いでの請求依頼を自動化することができます。

Google スプレッドシートのステータスに応じて請求依頼ができるため、取引先への審査状況の確認が不要となり、スムーズに業務を進めることが可能です。

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■注意事項

・Google スプレッドシートとNP掛け払いのそれぞれとYoomを連携してください。

・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google スプレッドシートを使ったその他の自動化例

他にもGoogle スプレッドシートを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

Google スプレッドシートで請求書を作成し、メールで送付

Google スプレッドシートで作成した請求書の雛形をもとに、入力フォームの情報で請求書PDFを自動で作成し、メールで送付するフローです。
入力フォームに必要な情報を入力するだけで、請求書の作成から送付業務を自動化できます。

フォーム内容をもとに、Google スプレッドシートでPDFの請求書を作成し送付する

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■概要

Google スプレッドシートを利用したPDF請求書の作成や送付業務は、毎月の定型作業でありながら、宛先や金額の入力、ファイルの添付など、手作業では手間がかかりヒューマンエラーも起こりやすいのではないでしょうか。

このワークフローを活用すれば、フォームに情報を入力するだけで、Google スプレッドシートからPDF請求書を自動で生成し、Gmailでの送付までを自動化できるため、こうした請求書発行にまつわる課題を減らします。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートを使って請求書を作成し、手作業で送付している経理や営業担当者の方
• 毎月の請求書発行業務を効率化し、PDF生成や送付のミスを減らしたいと考えている方
• 定型的な請求業務を自動化することで、本来注力すべきコア業務の時間を確保したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの入力だけで請求書の生成から送付までが完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• データの転記やメールの宛先設定などを自動化することで、入力間違いや送付漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、請求書発行に必要な情報を入力するためのフォームを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの入力内容をもとにPDFの請求書を生成します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成したPDFファイルを添付して取引先へメールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるフォームでは、請求先名や金額、品目など、請求書に記載したい情報を質問項目として任意で設定できます。
• 請求書のテンプレートとして使用するGoogle スプレッドシートは、用意した任意のファイルを指定できます。
• Gmailでのメール送信アクションでは、宛先や件名、本文などをフォームの入力内容と連携させ、任意の内容に設定できます。

 ■注意事項

• Google スプレッドシートとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• 書類を発行するオペレーションの設定方法は「『書類を発行する』の設定方法」をご参照ください。 

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発注書をAIが自動で読み取りGoogle スプレッドシートに情報を格納

フォームで提出された発注書データをAIを用いて自動的に読み取り、その情報をGoogle スプレッドシートに格納するフローです。
発注書の内容を手入力する必要がなく、情報を正確にデータベースへ追加することができます。

発注書をAIが自動で読み取りGoogle スプレッドシートに情報を格納

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■概要

取引先から受け取った発注書の情報を、都度手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？こうした定型的な入力作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、フォームにアップロードされた発注書をAIが自動で読み取り、Google スプレッドシートに情報を格納するまでの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 発注書の情報を手作業でGoogle スプレッドシートに転記している受発注担当者の方
• AI-OCRを活用して、紙やPDFの書類からのデータ抽出を自動化したいと考えている方
• 定型的なデータ入力業務を効率化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームに発注書がアップロードされると、AIが自動で読み取り転記するため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮することができます
• システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや入力漏れなどのヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、フォームで受け取った発注書の画像やPDFファイルを読み取るアクションを設定します
4. 続いて、オペレーションで担当者に対応を依頼するアクションを設定し、OCRでの読み取り内容の確認などを依頼します
5. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに格納します
6. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、処理完了の旨を指定のチャンネルに通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• フォームのトリガーでは、発注書のアップロード欄など、用途に合わせて回答項目を自由に設定してください
• OCR機能では、発注書の中から読み取りたい項目（発注日、金額、品名など）を任意で設定してください
• 担当者への対応依頼では、依頼する担当者や、確認を依頼する内容などを任意で設定してください
• Google スプレッドシートでレコードを追加するアクションを設定する際に、情報を格納したい任意のスプレッドシートIDやタブ名を指定してください
• Slackでメッセージを送るアクションを設定する際に、通知先のチャンネルや、送信するメッセージ内容を任意で設定してください

■注意事項

• Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。

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更新された情報から自動で見積書を発行しGmailで送付する

手入力による作業や連絡を減らし、自動化したいと考えている方におすすめのフローです。
Google スプレッドシートに必要事項を入力するだけで、見積書の発行から送付までの一連の流れが自動化されます。
手作業の時間が短縮され、業務効率の向上が期待できます。

更新された情報から自動で見積書を発行しGmailで送付する

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■概要

Yoomのデータベースに見積の依頼情報が更新されたら、Googleスプレッドシートの雛形を使用して自動で見積書を作成し、担当者宛にGmailでメールを送付するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.見積書を頻繁に作成する必要のある方

・セールス担当や営業アシスタント

・購買部門の担当者

・事務職員やオフィスマネージャー

2.手入力による作業や連絡を減らし、自動化したいと考えている方

・ワークフローの自動化に関心がある経営者

・データの正確性を高めたい会計や経理担当者

3. Google Driveを業務に使用している方

・デジタルツールを活用してデータ管理を行なっている担当者

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■このテンプレートを使うメリット

・ Googleスプレッドシートに必要事項を入力するだけで見積書の発行、送付までの一連の流れが自動化されます。

・手入力の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。

・お客様の入力情報そのものが見積書に反映するため、作成側のミスを防ぐことができます。

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■注意事項

・GoogleスプレッドシートとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。

・GoogleスプレッドシートとYoomデータベースをデータコネクトしてください。

・入力用のGoogleスプレッドシートは下記を使用してください。（閲覧権限のみとなるので、使用する場合はコピーしてください）

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Zd_DHjlcbk0tnRK57j93GS47AH-rwlKJL_GWzjF8jOs/edit?usp=sharing

・データコネクトに関しては下記を参考にしてください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/8309502

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まとめ

Yoomを活用したGoogle スプレッドシートとNP掛け払いの連携は、経理業務の効率向上に寄与し、今後のビジネスの成長の助けとなるかもしれません。
データの一元管理、請求ミスの防止、担当者の負担軽減といった多数のメリットを活用することで、チームや企業の生産性向上が期待できます。

ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。