Google スプレッドシートとOCR機能を連携して、発送伝票の情報をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに格納する方法

ステップ1：Google スプレッドシートをマイアプリに登録する

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Google スプレッドシートをクリックします。
(3)Google スプレッドシートのログイン画面から、「Sign in with Google」をクリックし、ログインを行ってください。

連携が完了するとYoomのマイアプリにGoogle スプレッドシートが登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：フォームトリガーの設定

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。

フォームトリガーの「発送伝票添付フォーム」をクリックします。

(2)発送伝票添付フォーム」画面から、質問内容と回答方法を選択します。
今回は、発送伝票を読み取るためにプルダウンから「添付ファイル」を選択します。
「＋質問を追加」をクリックすることで、質問を追加することができます。

下へ進み、フォーム送信後に表示されるメッセージ内容を入力します。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。

(3)「フォームの表示確認と詳細設定」画面から、取得した値を確認します。
赤枠をクリックすることで、プレビューを確認することができます。

問題がなければ「保存する」をクリックします。

ステップ3：OCR機能を使用して画像やPDFの文字を読み取る

(1)次にOCR機能を使って画像・PDFの文字を読み取ります。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

(2)「アクションを選択」画面から、タイトルは「画像・PDFから文字を読み取る」のままでアクションは「任意のPDF・画像ファイルから文字情報を読み取る」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「詳細を設定」画面から、下記の通りに入力を行ってください。

• ファイルの添付方法：プルダウンから「取得した値を使用」を選択し、画像ファイルを指定します。
• 抽出したい項目：赤線を確認の上、抽出したい項目を直接入力します。
• 使用するAI：ChatGPTかClaudeを選択します。
  

詳しい設定方法は下記のヘルプページを参照ください。

「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法

入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ4：Google スプレッドシートと連携し、レコードを追加する

(1)次にGoogle スプレッドシートを連携して、レコードを追加します。
「レコードを追加する」をクリックします。

(2)「データベースの連携」画面から、Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを追加する」のままにします。

下へ進み、スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名、テーブル範囲を入力します。
・スプレッドシートID：候補から選択
・スプレッドシートのタブ名：候補から選択
・テーブル範囲：直接入力

入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
(3)「データベース操作の詳細設定」画面から、追加するレコードの値をアウトプットを使って入力します。

入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「発送伝票の情報をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに格納する」フローボットの完成です。

Google スプレッドシート・OCR機能を使ったその他の自動化例

Yoomでは他にもGoogle スプレッドシートやOCRを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。

1.メールが届いたら、添付された写真をOCR機能で内容を読み取り、Googleスプレッドシートに格納する

このフローを活用することで、写真から文字データをOCR機能で読み取り、自動的にGoogle スプレッドシートに情報を格納します。これにより、手入力の手間を省くことができます。また、一連の流れを自動で完了することで、ミスを防ぐことが期待できます。

2.領収書をOCRで読み取り、Googleスプレッドシートへ格納しGoogle Chatに通知する

入力フォームにアップロードした領収書の画像をOCR機能で読み取り、指定のGoogle スプレッドシートへ自動で格納後、Google Chatに通知できます。また、スマートフォンで領収書の画像をアップロードすることも可能です。

3.名刺データをAI-OCRで読み取りGoogleスプレッドシートに格納

名刺データを自動でOCR機能を使って読み取り、Google スプレッドシートに名刺情報を格納できます。これにより、入力ミスや追加漏れを防ぐことができるでしょう。また、自動化することで、フォーマットも統一されるため、情報を探しやすくなります。

さらに、Google スプレッドシートを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

Google スプレッドシートを使用したフローボットテンプレート一覧

OCRを使用したフローボットテンプレート一覧

Google スプレッドシートとOCR機能の連携メリットと具体例

メリット1：転記作業の負担軽減

発送伝票の情報を手作業で入力するのは時間がかかるうえ、作業者の負担も大きくなりがちです。
特に、大量の伝票を扱う業務では、入力作業に多くの人員を割く必要があり、他の業務に支障をきたすこともあります。
そんな時にOCRを活用すれば、伝票をスキャンするだけでデータが自動抽出され、Google スプレッドシートに直接格納されるため、手入力の手間を省くことができます。
例えば、一日に数百枚の伝票を処理する物流センターでは、作業者が手入力に費やしていた時間を短縮できます。これにより従業員は、より重要な業務に集中でき、業務効率の向上が期待できます。

メリット2：自動化により人的エラーの回避

手入力では、数字の打ち間違いや記入漏れが起こる可能性があります。
特に、電話番号や郵便番号のミスは、配送遅延や誤配送につながるリスクがあり、顧客対応の手間が増える原因になる可能性があります。
しかし、OCRを活用すれば、伝票情報が自動的に読み取られ、スプレッドシートへ登録されるため、こうした人的ミスを減らすことができるでしょう。
例えば、オンラインショップの運営では、発送伝票の誤入力によって顧客のもとに荷物が届かないトラブルが発生することがありますが、OCRを導入することでこのリスクを低減できます。

メリット3：データの検索・分析が容易になる

紙の伝票では、過去の記録を探し出すのに時間がかかると感じたことはありませんか？
特に、数ヶ月前や数年前のデータを確認したい場合、保管場所から該当の伝票を探し出すだけでも時間と労力がかかりそうです…。
しかし、Google スプレッドシートにデータを格納すれば、検索機能を活用して必要な情報をすぐに抽出できるようになるでしょう。
例えば、「特定の期間の出荷数を集計したい」「特定の顧客への配送履歴を確認したい」といった場合、スプレッドシートのフィルタ機能やピボットテーブルを活用すれば、データの整理や分析がしやすくなります。

まとめ

OCRを活用して発送伝票の情報をGoogle スプレッドシートに自動入力することで、手作業の負担を軽減し、人的ミスも防げそうですね！
さらに、データの検索・分析がしやすくなり、レポート作成時も効率的に業務を進められそうです。
この連携は、EC事業者や物流・倉庫業務の担当者にとって、作業のスピードと正確性を向上させる大きなメリットがあります。
業務の最適化を目指すなら、OCRの導入を検討してみてはいかがでしょうか？