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労務手続きや従業員の情報管理ができるオフィスステーションは便利なサービスですが、情報を更新する際に、手作業で対応する必要があり、大変ですよね。
特に従業員が多い場合はその分、管理する情報も増えるので、大変だと思います。
そんな悩みを解決するために、Google スプレッドシートで情報が更新されると、オフィスステーションにも同じ情報が自動で更新されるフローを作成しました。
以下のような方におすすめです。
興味をお持ちでしたら、以下の手順を参考にYoomで自動連携を試してみてください！
情報を更新する際、Google スプレッドシートとオフィスステーションの両方に手作業でデータ入力していると、その分入力ミスや更新し忘れのリスクが高くなってしまいます。
例えば、「Google スプレッドシートには正しい漢字で名前が入力されていたけど、オフィスステーションでは間違った漢字になっていた」「オフィスステーションの情報だけ更新し忘れていた」など。
その結果、データの不整合が起きてしまい、修正作業や正しい情報の確認作業など、余計な手間が発生してしまいます。
本記事の連携を使えば、手作業の工数が削減され、ヒューマンエラーの防止につながります。
入力ミスや更新のし忘れを未然に防ぎ、余計な手間を最小限に抑えましょう。
今回の連携を活用すると、情報の一元管理が実現され、さまざまなメリットを享受できます。
例えば、Google スプレッドシートのみの操作で更新作業が完結するため、オフィスステーションの操作に慣れていない人にとっては、連携する前よりも操作手順で迷うことが少なくなり、作業時間の短縮につながりそうです。
また、データが一か所に集約されることで、スピーディに知りたい情報を把握でき、意思決定の迅速化も期待できます。
[Yoomとは]
では、実際にGoogle スプレッドシートとオフィスステーションを連携するための手順をご紹介します。
具体的な設定の手順は以下の通りです。
Yoomでは、上記2ステップをテンプレートとして提供しています。
ゼロから作成するよりも簡単にフローボットを作成できるので、まずは下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックして、テンプレートをコピーしましょう！
テンプレートをコピーしたら、まずは事前準備としてYoomの「マイアプリ」からGoogle スプレッドシートとオフィスステーションを登録します。
※既に登録されている場合は「ステップ1.アプリトリガーの設定」へお進みください。
<手順>
1.Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリック
2.アプリ名を検索して必要な情報を入力し、アプリを登録
Google スプレッドシートとオフィスステーションがマイアプリ一覧に表示されていたら準備完了です！
早速、詳細設定に進みましょう！
まずは、アプリトリガー「行が更新されたら」をクリックしましょう。
最初のページでは、事前に連携したアカウント情報が表示されるので確認しましょう。
問題なければ、そのまま「次へ」をクリックしてください。
次のページでは、Google スプレッドシートのIDと範囲の設定を行ってください。
特に「一意の値が入った列」は必ず一意の値がある列を設定してください。
列内で値が重複していると正しく動かない場合があります。
すべての項目が入力できたら「テスト」をクリックして、エラーの有無を確認しましょう。
※トリガーの起動間隔については、ご契約されているプランごとに指定できる時間が異なります。詳細はこちらをご覧ください。
テストが成功すると、指定したGoogle スプレッドシートの項目がアウトプットに反映されます。
以下の項目はステップ2の従業員台帳を更新する際に必要な情報です。下記画像のように、あらかじめGoogle スプレッドシート内に情報を格納してください。
ここまで、問題がなければ「保存する」でトリガーの設定は終了です。
次に、「従業員台帳の更新」をクリックしてください。
最初のページでは、ステップ1と同様にアカウント情報を確認して、問題なければ「次へ」をクリックしてください。
2ページ目では、従業員台帳を更新するための設定をします。
「従業員ID」「氏名」「生年月日」は必須の入力項目です。アウトプットされた情報を使用し、入力しましょう。
他の項目については、任意で入力できる項目になっているので、必要に応じて入力してください。
「テスト」をクリックしてエラーが出なければ、「保存する」をクリックしてください。
下記画像のようなポップアップが表示されたらすべての設定が完了です。
トリガーをONにするとフローが実行されます。
Yoomには、Google スプレッドシートとオフィスステーションを使った多くの自動化事例があります。
ここでは代表的な例をいくつか紹介します。
1.Google スプレッドシートで従業員情報が追加されたら、オフィスステーションに登録する
今回は従業員情報の更新でしたが、登録をするためのフローも提供しています。
2.新入社員情報をフォーム送信したら雇用契約書を作成送付しオフィスステーションに登録
オフィスステーションとGmailを連携し、入社手続きを自動化することも可能です。
3.Googleフォームに回答があったらオフィスステーションとGoogle スプレッドシートに従業員情報を登録する
今回は２つのアプリを連携しましたが、3つのアプリを連携し、より高度な自動化フローを作ることもできます。
4.Google スプレッドシートで行が追加されたらMicrosoft Entra IDでユーザーを追加する
ID管理としてMicrosoft Entra IDを利用している方は、以下のテンプレートもおすすめです。
以上、Google スプレッドシートとオフィスステーションを連携する手順でした！
このようにYoomは、プログラミングの知識がなくても使えるため、簡単に連携設定ができます。
Google スプレッドシートで情報が更新されると、オフィスステーションにも同じ情報が自動更新されるので、手作業の負担が軽減されます。
また、入力ミスの防止や情報把握の迅速化にもつながり、業務効率化を図れそうです。
興味を持っていただけましたら、まずはこちらから無料登録をお願いします！
