・
.jpg)
労務手続きや従業員の情報管理ができるオフィスステーションは便利なサービスですが、情報を更新する際に、手作業で対応する必要があり、大変ですよね。
特に従業員が多い場合はその分、管理する情報も増えるので、大変だと思います。
そんな悩みを解決するために、Google スプレッドシートで情報が更新されると、オフィスステーションにも同じ情報が自動で更新されるフローを作成しました。
以下のような方におすすめです。
興味をお持ちでしたら、以下の手順を参考にYoomで自動連携を試してみてください！
情報を更新する際、Google スプレッドシートとオフィスステーションの両方に手作業でデータ入力していると、その分入力ミスや更新し忘れのリスクが高くなってしまいます。
例えば、「Google スプレッドシートには正しい漢字で名前が入力されていたけど、オフィスステーションでは間違った漢字になっていた」「オフィスステーションの情報だけ更新し忘れていた」など。
その結果、データの不整合が起きてしまい、修正作業や正しい情報の確認作業など、余計な手間が発生してしまいます。
本記事の連携を使えば、手作業の工数が削減され、ヒューマンエラーの防止につながります。
入力ミスや更新のし忘れを未然に防ぎ、余計な手間を最小限に抑えましょう。
今回の連携を活用すると、情報の一元管理が実現され、さまざまなメリットを享受できます。
例えば、Google スプレッドシートのみの操作で更新作業が完結するため、オフィスステーションの操作に慣れていない人にとっては、連携する前よりも操作手順で迷うことが少なくなり、作業時間の短縮につながりそうです。
また、データが一か所に集約されることで、スピーディに知りたい情報を把握でき、意思決定の迅速化も期待できます。
[Yoomとは]
では、実際にGoogle スプレッドシートとオフィスステーションを連携するための手順をご紹介します。
具体的な設定の手順は以下の通りです。
Yoomでは、上記2ステップをテンプレートとして提供しています。
ゼロから作成するよりも簡単にフローボットを作成できるので、まずは下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックして、テンプレートをコピーしましょう！
■概要
Google スプレッドシートで従業員情報が更新されたらオフィスステーションも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・データの管理を任されている方
・データの編集をチームで進めたいリーダーの方
2.オフィスステーションによる従業員情報の管理を行う方
・従業員登録を行い、社会保険の手続きを行う担当者
・登録情報を基に給与計算を行う総務部の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートはチーム内での情報共有をスムーズに行うために有効的なツールです。
さらにオフィスステーションを使用して、人事業務全般を効率的に進行することができます。
しかし、Google スプレッドシートの情報が更新された際オフィスステーションの編集を手作業することは、情報共有の円滑さを阻害する可能性があります。
異なるアプリ間での情報共有をスムーズに行いたいと考える方にこのフローは有効的です。
Google スプレッドシートで従業員情報が更新されたら自動でオフィスステーションのデータも修正し、情報の反映をすぐに行うことができます。
また手入力の手間を省くことができるため、他の業務に時間を使うことができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携してください。
・オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
テンプレートをコピーしたら、まずは事前準備としてYoomの「マイアプリ」からGoogle スプレッドシートとオフィスステーションを登録します。
※既に登録されている場合は「ステップ1.アプリトリガーの設定」へお進みください。
<手順>
1.Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリック
2.アプリ名を検索して必要な情報を入力し、アプリを登録
Google スプレッドシートとオフィスステーションがマイアプリ一覧に表示されていたら準備完了です！
早速、詳細設定に進みましょう！
まずは、アプリトリガー「行が更新されたら」をクリックしましょう。
最初のページでは、事前に連携したアカウント情報が表示されるので確認しましょう。
問題なければ、そのまま「次へ」をクリックしてください。
次のページでは、Google スプレッドシートのIDと範囲の設定を行ってください。
特に「一意の値が入った列」は必ず一意の値がある列を設定してください。
列内で値が重複していると正しく動かない場合があります。
すべての項目が入力できたら「テスト」をクリックして、エラーの有無を確認しましょう。
※トリガーの起動間隔については、ご契約されているプランごとに指定できる時間が異なります。詳細はこちらをご覧ください。
テストが成功すると、指定したGoogle スプレッドシートの項目がアウトプットに反映されます。
以下の項目はステップ2の従業員台帳を更新する際に必要な情報です。下記画像のように、あらかじめGoogle スプレッドシート内に情報を格納してください。
ここまで、問題がなければ「保存する」でトリガーの設定は終了です。
次に、「従業員台帳の更新」をクリックしてください。
最初のページでは、ステップ1と同様にアカウント情報を確認して、問題なければ「次へ」をクリックしてください。
2ページ目では、従業員台帳を更新するための設定をします。
「従業員ID」「氏名」「生年月日」は必須の入力項目です。アウトプットされた情報を使用し、入力しましょう。
他の項目については、任意で入力できる項目になっているので、必要に応じて入力してください。
「テスト」をクリックしてエラーが出なければ、「保存する」をクリックしてください。
下記画像のようなポップアップが表示されたらすべての設定が完了です。
トリガーをONにするとフローが実行されます。
Yoomには、Google スプレッドシートとオフィスステーションを使った多くの自動化事例があります。
ここでは代表的な例をいくつか紹介します。
1.Google スプレッドシートで従業員情報が追加されたら、オフィスステーションに登録する
今回は従業員情報の更新でしたが、登録をするためのフローも提供しています。
■概要
Google スプレッドシートで従業員情報が追加されたらオフィスステーションに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・情報共有のためにシートの管理を行う事務職の方
・シートにコメントを残し、コミュニケーションをとる経営者
2.オフィスステーションによる従業員情報の管理を行う方
・顧問先企業の従業員登録を行い、社会保険の手続きを行う社会保険労務士
・給与計算に活用している総務部の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは集めたあらゆる情報の一元管理場所に適したツールです。
さらにオフィスステーションを業務に使用することで、人事業務をスムーズに行うことができます。
しかし、Google スプレッドシートに登録された情報をオフィスステーションにも再入力することは、人的ミスの発生率を高める可能性があります。
手作業によるヒューマンエラーを減らしたいと考えている方にこのフローは有効的です。
Google スプレッドシートに従業員情報が追加されたら、自動でオフィスステーションにもデータの追加を行うため、手作業によるミスを防ぎ情報の正確性を保ちます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携してください。
・オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
2.新入社員情報をフォーム送信したら雇用契約書を作成送付しオフィスステーションに登録
オフィスステーションとGmailを連携し、入社手続きを自動化することも可能です。
■概要
新入社員情報が特定のフォームから送信された場合、自動的に雇用契約書を作成し、オフィスステーションに登録するフローを設定します。
■設定方法
・フォームトリガーで必要な新入社員情報を入力するフォームを設定します。
・書類の発行オペレーションで雇用契約書の雛形と、発行書類の格納先やファイル名を指定します。
・メールを送るオペレーションで宛先をアウトプット埋め込みで指定し、メール本文も設定します。
・オフィスステーションとアプリ連携して、「従業員台帳の登録」アクションで、登録したい情報を設定します。
・データベースを操作するオペレーションの「レコードを追加」アクションでデータベースに登録したい情報を設定してください。
■注意事項
・フォームの設定や契約書の作成プロセスをカスタマイズして、組織の要件に合わせてください。
3.Googleフォームに回答があったらオフィスステーションとGoogle スプレッドシートに従業員情報を登録する
今回は２つのアプリを連携しましたが、3つのアプリを連携し、より高度な自動化フローを作ることもできます。
■概要
Googleフォームに回答があったらオフィスステーションとGoogleスプレッドシートに従業員情報を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員情報を頻繁に登録・更新する必要がある方
2.手動でのデータ入力や登録作業を減らし、自動化したいと考えている方
3.Googleフォームとオフィスステーションを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・フォームへの回答があった際に、自動で従業員情報をオフィスステーションとGoogleスプレッドシートに登録することで、手作業による入力作業を大幅に削減できます。
・Google Apps Scriptを使用することで、特定の要件やカスタマイズに応じた処理を追加できます。例えば、特定の条件下でのみデータを更新するなど、業務フローに合わせた柔軟な設定が可能です。
■注意事項
・Googleフォーム、オフィスステーション、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
4.Google スプレッドシートで行が追加されたらMicrosoft Entra IDでユーザーを追加する
ID管理としてMicrosoft Entra IDを利用している方は、以下のテンプレートもおすすめです。
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらMicrosoft Entra IDでユーザーを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを使って情報を管理している方
・Google スプレッドシートでユーザー情報を管理している方
2.Microsoft Entra IDでユーザーを管理している方
・Microsoft Entra IDを使用している企業
■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Entra IDを使用する際、都度ユーザー登録が必要となるため、手間だと感じているかもしれません。
また、手動によるユーザー追加は入力誤りや入力漏れといった、ヒューマンエラーの発生が懸念されます。
ユーザー追加を自動化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
Google スプレッドシートで管理しているユーザー情報を自動で追加できるため、作業の効率化を図ることができ、管理業務も楽になります。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Microsoft Entra IDのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Entra IDはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
以上、Google スプレッドシートとオフィスステーションを連携する手順でした！
このようにYoomは、プログラミングの知識がなくても使えるため、簡単に連携設定ができます。
Google スプレッドシートで情報が更新されると、オフィスステーションにも同じ情報が自動更新されるので、手作業の負担が軽減されます。
また、入力ミスの防止や情報把握の迅速化にもつながり、業務効率化を図れそうです。
興味を持っていただけましたら、まずはこちらから無料登録をお願いします！
