■概要
新しいメンバーの入社は喜ばしい反面、雇用契約書の作成・送付や、オフィスステーションへの従業員情報登録といった一連の手続きに手間を感じてはいないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームに新入社員情報を一度入力するだけで、Googleドキュメントでの雇用契約書作成からGmailでの送付、オフィスステーションへの登録までを自動化することができ、煩雑な入社手続きの負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 新入社員の入社手続きに多くの時間を費やしている人事・労務担当者の方
- Googleドキュメントやオフィスステーションなど、複数のツールを手作業で操作している方
- 入社時の情報登録における入力ミスや対応漏れを減らしたいと考えている管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの一度の入力で契約書作成からシステム登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が減るため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleドキュメント、Gmail、オフィスステーションをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー」を選択し、新入社員情報の登録フォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「雇用契約書の発行」を設定し、フォーム情報を基に契約書を自動作成します。
- 続いて、オペレーションでGmailの「メールで契約書を送付」を設定し、作成した契約書を新入社員に送付します。
- 次に、オペレーションでオフィスステーションの「オフィスステーション従業員台帳の登録」を設定し、フォーム情報を基に従業員情報を登録します。
- 最後に、Yoomデータベースのオペレーションを設定し、入社情報をデータベースに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームで収集したい情報に合わせて、質問項目を任意で設定してください。
- 雇用契約書の作成に使用するGoogleドキュメントのテンプレートは、ご自身の環境にある任意のファイルに変更可能です。
- オフィスステーションに従業員情報を登録する際に、フォーム情報の中からどの項目を連携させるか任意で設定できます。
- Yoomデータベースに情報を格納する際に、対象のデータベースや格納する項目を任意で設定してください。
■注意事項
- Googleドキュメント、Gmail、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携してください。
- オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
