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チーム業務において、スムーズなデータの共有や整理は欠かせません。
そこで今回は、Google スプレッドシートとOneDriveを連携し、Google スプレッドシートにデータが登録されると、OneDriveでフォルダを自動作成する方法をご紹介します。
この自動化により、フォルダ作成の手間が省け、担当者は他の業務に集中できます。
OneDriveでのデータ共有が容易になるため、特に多拠点で活動する企業にとって有効な自動化となるでしょう。
Google スプレッドシートとOneDriveを連携することで、チーム内の作業を効率化できるかもしれません。
たとえば、Google スプレッドシートにデータが追加されると、OneDriveでフォルダを自動作成できるため、チーム内で同じデータの確認が可能です。
これにより、<span class="mark-yellow">チームメンバーは必要な情報を簡単に取得でき、データ探しの手間が省けそうです。</span>
この自動化は、Google スプレッドシートに登録された情報を参照できるため、多拠点で活動するリモート環境において非常に有効です。
顧客やプロジェクト情報を効率的に管理するためには、フォルダの自動作成がおすすめです。
たとえば、Google スプレッドシートに顧客やプロジェクト情報を登録すると、OneDriveで自動的にフォルダを作成できるので、データの紛失リスクを防ぎます。
これにより、<span class="mark-yellow">契約書やプロジェクト資料を整理する時間や手間を削減することが期待できます。</span>
さらに、複数の担当者が関わるプロジェクトや顧客対応でも、同じフォルダを活用できるため、情報錯誤を防ぐことができるでしょう。
新入社員を即戦力として活躍させるためには、オンボーディングプロセスをスムーズにすることが重要です。
たとえば、Google スプレッドシートにメンバー情報を追加すると、OneDriveに個人のフォルダを自動作成できるため、業務マニュアルや必要な資料の共有がスムーズに行えます。
これにより、今まで手作業で行っていた資料の共有がなくなり、担当者の負担軽減にもつながります。
その結果、<span class="mark-yellow">新入社員の業務適応のスピードが向上するかもしれません。</span>
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Google スプレッドシートで行が追加されたら、OneDriveにフォルダを作成する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Google スプレッドシートの行追加をAPIで受け取り、OneDriveのAPIを介してフォルダを作成することで、自動化の実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
Google スプレッドシートとOneDriveをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
あらかじめ、マイアプリ登録を行うことで、自動化設定がスムーズに進みます。
まず、Google スプレッドシートのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧が表示されるので、そこからGoogle スプレッドシートを探すか、検索欄で検索しましょう。
以下の画面が表示されるので、Google スプレッドシートにログインします。
続いて、OneDriveのマイアプリ登録を行ってください。
先ほどと同じように、OneDriveを検索するか、一覧から探しましょう。
以下の画面が表示されたら、OneDriveにログインします。
Google スプレッドシートとOneDriveがマイアプリに表示されれば、登録完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更する場合は、該当箇所をクリックすると変更できます。
最初に、Google スプレッドシートの設定を行うため、「行が追加されたら」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
以下の設定方法を確認してください。
Google スプレッドシートの画面に移動し、テスト用に取引情報を設定します。
以下は例ですので、任意で設定しましょう。
以下の画面が表示されるので、「トリガーの起動間隔」を設定してください。
5分、10分、15分、30分、60分から選択しましょう。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるので、注意しましょう。
続いて、「スプレッドシートID」を候補から設定してください。
枠内をクリックして、候補から該当するスプレッドシートIDを選択しましょう。
スクロールし、「シートID」も先ほどと同じように候補から選択するか、説明の通りに設定してください。
次に、以下の設定を行いましょう。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
続いて、OneDriveの設定を行うため、「フォルダを作成」をクリックします。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
以下の画面が表示されたら、「ドライブID」を候補から選択してください。
次に、「親フォルダのアイテムID」と「親フォルダ名」を説明の通りに設定します。
スクロールし、「フォルダ名」をGoogle スプレッドシートのアウトプットを活用して設定しましょう。
Google スプレッドシートの顧客名を活用してフォルダ名を設定することで、フォルダ名を自動作成できます。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
続いて、Google スプレッドシートの指定したテーブルから条件に合うレコードを取得し、レスポンス結果の一番上のレコードの値を更新する設定を行うため、「レコードを更新する」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
次に、「データベースの連携」を設定してください。
以下の設定方法を確認しましょう。
次に、「更新したいレコードの条件」を設定してください。
こちらでは、トリガー時点で入っている一意の値を使って対象レコードを検索します。
以下のように設定しましょう。
次に、「更新後のレコードの値」を設定してください。
OneDriveから取得した「フォルダ情報_ID」、「フォルダ情報_URL」を更新するので、Google スプレッドシートのアウトプットを使用して以下のように設定しましょう。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するかチェックしましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
他にもOneDriveを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Notionのデータベース上から1クリックでOneDriveのフォルダを自動作成するフローです。
Chrome拡張機能を活用することで、1クリックでOneDriveにフォルダを作成できます。
OneDriveを立ち上げる必要なく、簡単にフォルダを作成できます。
2.Slackで受け取ったファイルを自動でOneDriveにアップロードするフローです。
ファイルを自動的にOneDriveにアップロードできるため、管理がしやすくなります。
ファイルの保存漏れを防げるため、紛失リスクも防ぎます。
3.Airtableで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを自動作成するフローです。
取引先ごとにフォルダを作成できるため、正確に書類を管理できます。
手作業でフォルダを作成する手間が省けます。
Google スプレッドシートとOneDriveの連携により、チーム全体の作業が円滑になるでしょう。
これにより、データ共有が容易になり、チーム全体が同じデータを確認できます。
また、OneDriveで顧客やプロジェクト情報を管理することで、書類紛失のリスクを防ぐだけでなく、書類整理にかかる時間を短縮できます。
さらに、この自動化は新入社員向けの資料共有にも活用できるため、オンボーディングプロセスが容易になるでしょう。
ご自身に合う活用方法で、Yoomのテンプレートを利用してみてください。
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