Googleスプレッドシートとオープンロジを連携して、Googleスプレッドシートで行が追加されたらオープンロジに商品情報を登録する方法

在庫の最新情報をスムーズに全体に共有したい、データ管理をもっと簡素化したい、という在庫管理や物流を担当されている方はいませんか？
異なるアプリで情報を管理している場合には、入力作業が発生し、事務作業の行程が増えることが考えられます。
そのような状況を解決するために、アプリ同士を連携し業務フローを作成して、事務作業の自動化を検討してみてはいかがでしょうか？
この記事では、それぞれのアプリを連携するメリットやYoomを活用してノーコードでGoogleスプレッドシートとオープンロジを連携する方法をお伝えします。

Googleスプレッドシートとオープンロジを連携するメリット

1. 入力作業の時間を節約できる

連携する事で、Googleスプレッドシートに追加された商品情報を、自動的にオープンロジにも追加することができます。
自動化する事で、入力ミスや漏れを防ぎ、事務作業にかかる時間を短縮することが可能になります。
特に登録する商品情報の数が多い時や、更新の頻度が高い場合には自動化することで、業務時間を有効活用でき、作業の生産性向上が期待できそうです。

2. 最新かつ正しい情報を共有できる

商品情報をいつでも最新の状態に保つことが可能になります。
Googleスプレッドシートは複数人で操作可能なので、それぞれが手動でオープンロジに情報転記を行っていると、データの誤入力などが発生することも考えられます。
そこでGoogleスプレッドシートとオープンロジを連携する事で、在庫状況が最新かつ正しい状態で管理され、在庫切れなどのリスクを減らし、販売機会損失の軽減が期待できそうですね。

[Yoomとは]

Google スプレッドシートとオープンロジの連携フローの作り方

これから「Googleスプレッドシートで行が追加されたらオープンロジに商品情報を登録する」という内容のフローボットの設定方法をご紹介します。
簡単操作で設定できますので、一緒に作成してみてください！

ステップ1:マイアプリ登録

はじめに

Yoomのワークスペースにログインしたら、画面左上の「マイアプリ」から「新規接続」→「連携したいアプリ名」の順にクリックします。

‍

1.Google スプレッドシートをYoomと連携

・「はじめに」の手順通り進み、連携したいアプリ名でGoogle スプレッドシートを選択しましょう。
・YoomとGoogle スプレッドシートを連携しますの画面で、画面下に表示されている「Sign in with Google」をクリックします。

‍
・アカウント選択の画面で、連携したいアカウントを選びます。
・次画面のYoomにログインで「次へ」をクリックします。
・Yoom が Google アカウントへのアクセスを求めていますの画面では「続行」を選択してください。

以上で、マイアプリ登録が完了しました。

2.オープンロジをYoomと連携

・「はじめに」の手順通り進み、連携したいアプリ名でオープンロジを選択してください。
・必須項目を入力します。
・API Tokenはこちらから発行できます。

マイアプリ登録が終わったら、下のバナーをクリックしてテンプレートをコピーします。

バナークリックしたら、Yoomのテンプレートサイトに移行します。
画面を下にスクロールしたら「このテンプレートを試してみる」という画面がありますので押してください！
テンプレートがコピーされましたというポップアップが表示されたらコピー完了です。
早速「行が追加されたら」という項目をクリックして設定していきましょう。

‍

ステップ2:Googleスプレッドシートのアプリトリガー設定（行が追加されたら）

1.連携アカウントとアクションを選択

・タイトルやトリガーアクションは設定済みですので、そのまま「次へ」をクリックします。
・タイトルは任意のもので OKですので、変更可能です。

2.アプリトリガーのAPI接続設定

・トリガーの起動間隔はプランによって異なりますので、確認してください。
・スプレッドシートID、シートID、テーブル範囲の必須項目を設定します。
・入力が終わったら、テストしてアウトプットが取得できていれば、保存しましょう。

これでトリガー設定が完了しました。

ステップ3:オープンロジのアクション設定（商品を登録）

次に「商品を登録」の項目をクリックして設定しましょう。

1.連携アカウントとアクションを選択

・タイトルやアクションは設定済みですので、そのまま「次へ」をクリックしましょう。
・タイトルは任意でOKですので、変更したい場合は入力して下さい。

2.API接続設定

・必須の項目や入力したい箇所の設定をして下さい。
・商品コードには先程Googleスプレッドシートから取得した「ID（ユニークキー用）」をアウトプットから埋め込みましょう。
・入力が終わったら、テストして保存しましょう。

ステップ4:Googleスプレッドシートのアクション設定（レコードを更新する）

次にGoogleスプレッドシートのレコードを更新するというアクションを設定します。
アクション設定の前に、更新作業が必要な理由ををご説明します！

・この添付画像のように、スプレッドシート上に行が追加されたら、それがトリガーとなってフローボットが起動するとします。
・フローボットが起動したら、連携しているアプリ（今回はオープンロジ）に、Googleスプレッドシートの情報が追加されます。
・そのときにID（ここでは商品ID）も同時にアウトプットとして取得されます。
・IDとは、商品IDや従業員ID、レコードIDなどのそれぞれのアプリで追加した情報を判別するためのユニーク IDを指します。

・そして取得したIDを以下添付画像のように、行追加したら、レコードに更新するという流れです。

今回のように、行の追加と行更新という対になるトリガーを動かす時は、更新したい対象アプリに対して、更新の対象となる値を見つける必要があり、ユニークIDなどを用いて対象を判別することが多いです。
ですので、事前にGoogleスプレッドシートにIDを保持しておきましょう。
では引き続きアクション設定を行っていきましょう！

1.データベースの連携

・タイトルや実行アクションは設定済みですので、そのままでOKです。

・スプレッドシートIDを選択しましょう。
・スプレットシートのタブ名、テーブル範囲を入力します。
・入力が完了したら、次へをクリックします。

‍

2.データベース操作の詳細設定

・更新したいレコードの条件を設定しましょう。

・更新後のレコードの値を入力しましょう。
・データ追加後に取得できるIDの項目に、先程オープンロジから取得してきた「商品ID」を埋め込みましょう！
・入力が終わったら、テストして保存します。

設定が終わったら、「トリガーをON」をクリックして完了です！
‍

その他のGoogleスプレッドシートとオープンロジを使った自動化の例

他にもGoogleスプレッドシートとオープンロジを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので紹介します。

1.連携するアプリを変更して、情報を追加するフローにカスタマイズも可能です。
自動化する事で、双方のアプリに情報を入力する手間が省けるので事務作業の効率化を図ることができそうですね！

2.Googleスプレッドシートで行が更新されたらチャットツールに通知できれば、情報の漏れを防ぐこともできそうですね。
このフローボットのチャットツールはSlackですが、お使いになっているアプリに変更することも可能です。
更新内容を自動的にSlackへ通知することができるので、手入力によるミスを減らすことができそうですね。
またすぐに通知を行えるので、チームへ素早く情報共有を行うことができ、仕事の生産性のアップが期待できます！
‍

まとめ

いかがでしたか？Googleスプレッドシートとオープンロジを連携すると、入力作業を自動化することができました！
また、データがいつでも最新の状態で確認することが可能になるので、販売の機会損失を防ぎ、顧客満足の向上にも繋がるかもしれません。
またYoomを活用する事で、プログラミングなどの難しい知識不要でアプリを連携でき、業務のフローボットも作成できます。
フローボットは仕事内容に合わせて自由にカスタマイズができます。

是非この機会にGoogleスプレッドシートとオープンロジを連携させて、在庫管理を自動化してみましょう！