Googleスプレッドシートを連携してOutlookのカレンダーにイベントを自動設定する方法

はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。すぐにはじめられます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomをご確認ください。

ステップ1:GoogleスプレッドシートとOutlookをマイアプリに登録して連携しよう！

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」を選択してください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Googleスプレッドシートをクリックします。
(3)「Sign in with Google」をクリックします。

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(4)次はOutlookの連携を行います。(1)と同じようにYoomの新規接続一覧の中からOutlookをクリックします。
(5)サインイン画面から、お持ちのアカウントでログインをします。

マイアプリにGoogleスプレッドシートとOutlookが入っていれば、連携が完了です！
次はテンプレートを使用してトリガー設定を行いましょう。

ステップ2:アプリトリガーの設定をしよう！

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。

アプリトリガーの「行が追加されたら」をクリックします。

(2)Googleスプレッドシートの連携アカウントとアクションを選択画面からGoogle スプレッドシートと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「行が追加されたら」のまま、「次へ」をクリックします。

(3)アプリトリガーのAPI接続設定からトリガーの起動間隔をプルダウンより選択し、スプレッドシートID、シートIDを候補から選択します。
※トリガーの起動間隔→5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
※トリガーの起動間隔はプランによって選択内容が変わります。

さらに下へ進み、テーブルの範囲(始まり)、テーブルの範囲(終わり)、一意の値が入った列を入力します。
※こちらは選択式ではありません。直接入力を行ってください。

入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

ステップ3:アプリと連携する

(1)次は、Outlookと連携します。
「自分のカレンダーにイベントを登録する」をクリックします。

(2)Outlookの連携アカウントとアクションを選択画面からOutlookと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「自分のカレンダーにイベントを登録する」のままで「次へ」をクリックします。

(3)API接続設定画面から、タイトル、開始日時、終了日時を入力もしくはアウトプットから選択します。

さらに下へ進み、以降は必須項目ではありません。必要な箇所を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

ステップ4:データベースを操作する

(1) 次はGoogleスプレッドシートのデータベースを操作します。
「レコードを更新する」をクリックします。

(2)データベースの連携画面からGoogle スプレッドシートと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを更新する」のままで「次へ」をクリックします。

さらに下へ進み、スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名、テーブル範囲を入力します。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
※スプレッドシートIDは候補から選択いただけます。

(3)データベース操作の詳細設定画面から①更新したいレコードの条件をプルダウンもしくはアウトプットから選択します。＋をクリックすると、更新したいレコード条件を追加することができます。

(4)さらに下へ進み、②更新後のレコードの値をアウトプットから選択します。
選択が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

(5)最後にメールトリガーをOFFからONに変更します。

これで、「Googleスプレッドシートで行が追加されたらOutlookで自分のカレンダーにイベントを登録する」フローボットの完成です。お疲れ様でした！

その他のGoogleスプレッドシートとOutlookを使った自動化例

他にもGoogleスプレッドシートとOutlookを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Googleスプレッドシートで行が追加されたらOutlookで指定のユーザーのカレンダーにイベントを登録する

先ほどご紹介したテンプレートは、「Googleスプレッドシートで行が追加されたら、Outlookで自分のカレンダーにイベントを登録する」ものでしたが、このテンプレートでは、Googleスプレッドシートに行を追加すれば、自動で指定したユーザーのカレンダーにイベントが登録されます。自分だけでなく、特定のメンバーとカレンダーを共有したい場合に役立つでしょう。

2.Googleスプレッドシートで行が更新されたらOutlookで自分のカレンダーイベントも更新する

このテンプレートを使えば、Googleスプレッドシートの行を更新することで、自動的にOutlookのカレンダーイベントも更新されます。これにより、GoogleスプレッドシートとOutlookのカレンダーの内容に差異が生じることを防ぐことができます。

3. Googleスプレッドシートで行が追加されたらOutlookで予定表を作成する

このテンプレートを活用することで、Googleスプレッドシートに情報を入力すると、自動的にOutlookのカレンダーに予定が作成されます。特に、マネージャーなどスケジュール管理が重要な方におすすめで、カレンダーへの入力漏れを防ぐ効果が期待できます。

まとめ

Googleスプレッドシートで行が追加されたらOutlookで自分のカレンダーにイベントを自動登録する方法をご紹介しました！
特に、予定が多くスケジュール管理が重要な方にとって便利なテンプレートですよ！
YoomではGoogleスプレッドシートとOutlook以外のアプリを連携したテンプレートもたくさんあります。他にどんな自動化ができるのか、興味がある方は下のサイトを覗いてみてくださいね！

Yoomテンプレート一覧