GoogleスプレッドシートとOutlookを連携して、Googleスプレッドシートで行が追加されたらOutlookでメールを送信する方法

ステップ3:GoogleスプレッドシートとOutlookの連携設定

1)先ほど紹介したテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックしてマイプロジェクトへコピーします。

2)以下のような表示が出てきます。

指示にしたがって、右に「！」のついているフローのアイコンを順番にクリックし、編集していきます。
タイトルや詳細はクリックすると変更可能です。
使用しやすいように変更してください。

3)「「アプリトリガー　行が追加されたら」をクリックします。

4)トリガーアクションは「行が追加されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。
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5)トリガーの起動間隔を選択し、必須項目を入力します。
「スプレッドシートID」および「シートID」はアプリ登録ができていれば、候補から選択することができます。
入力できたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「保存」します。

6)フローに戻ったら、「メールを送る　メールを送る」のアイコンをクリックします。

7)各項目を入力します。
先に連携したGoogleスプレッドシートのアウトプット情報を引用できるので、メッセージなどを作成する場合には必要に応じて引用してください。
入力ができたら「テスト」をクリックし、テストが成功したら「保存」します。

8)送信テストをします。
入力ができたら「テスト」をクリックし、テストが成功したら「保存」します。

9)これで【Googleスプレッドシートで行が追加されたらOutlookでメールを送信する】というフローの完成です。

ステップ4: テストと確認

10)最後まで設定すると以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリック。フローボットを起動させて、一度正しく作動するか確認してください。

今回使用したテンプレートはこちら

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GoogleスプレッドシートとOutlookを使ったその他の自動化の例

GoogleスプレッドシートとOutlookの連携を活用するために、Yoomには他にも便利な自動化テンプレートが用意されています。

1.Googleスプレッドシートで行が更新されたらOutlookでメールを送信するフローです。
今回手順を紹介したフローと似ていますが、「追加」ではなく「更新」の場合に、メールを送信し自動で担当者へ通知を入れる仕組みになっています。
連絡の手間を防ぎ、引用した内容でメールの内容を記入することによって、手入力によるミス防止が見込めます。

2.Googleスプレッドシートで行が更新されたらOutlookで自分のカレンダーイベントも更新するフローです。
Googleスプレッドシートが更新されたらOutlookのイベントも編集することで、手入力を省き、業務進行をスムーズにします。
最新の情報をいち早くチーム内に共有したいと考える方にこのフローは効果的です。

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まとめ

GoogleスプレッドシートとOutlookを連携すると、Googleスプレッドシートに情報が追加されたら、内容を引用してOutlookでメールを送信することが可能になりました。
この連携によって、データ共有の手間が軽減され、業務効率の向上が見込めそうです。
自動化によって、手動による作業で発生しがちな、重複や漏れなどのミスも防止でき、情報の正確性向上も期待できます。

Yoomを使用することで、簡単に連携を設定できるため、誰でも簡単に自動化を実現できちゃいます。
ぜひ、このブログを参考にして、業務の効率化を図ってみてくださいね！