連絡先の登録を自動化して、情報共有のスピードアップを図りませんか。
今回は、Google スプレッドシートとPHONE APPLI PEOPLEを連携して、シートで行が追加されたら自動で連絡先を登録する方法を紹介します。
自動化によって、従来手動で行なっていた連絡先登録の効率化と、連絡先情報の正確性を高めることが期待できます。
このアプリ連携はプログラミング不要で、手軽に導入できますので、ぜひお試しください。
Google スプレッドシートに行を追加すると、自動的にPHONE APPLI PEOPLEに新しい社内連絡先が登録される仕組みを導入することで、手作業の削減と業務効率化が実現します。
連絡先を複数のシステムで登録する場合、業務負担が大きく、入力ミスが発生するリスクもあります。
そこでアプリ連携による自動化を導入することで、担当者は他の業務に専念でき、ミスの軽減が期待できます。
例えば、新入社員が入社した際、総務部門がGoogle スプレッドシートに情報を入力するだけで、PHONE APPLI PEOPLEを通し全社で連絡先を共有することができます。
Google スプレッドシートへの追加内容が、PHONE APPLI PEOPLEに自動反映されることで、最新の連絡先情報が全社員に共有されます。
これにより、情報の伝達スピードの向上や、コミュニケーションの質を改善する効果が期待できます。
例えば、人事異動やチーム変更が発生した場合でも、素早く連絡先データを管理することができると予想されます。
記入漏れや遅延を防止しながら連絡先データが反映される環境を整備することで、異動した社員の連絡先が古いまま残るといった問題も防ぐことができるでしょう。
この仕組みによって、部門間やチーム内でのやり取りがスムーズになり、情報伝達の効率化がサポートされます。
このアプリ連携による自動化は、運用プロセスを可能な限りシンプルにできるように設計しています。
従来の登録プロセスや手動での修正作業が不要になることで、管理者の負担が軽減されると予想されます。
たとえば、管理者が異動情報を各部署に連絡する必要がなくなり、Google スプレッドシートで追加した連携先が自動反映される仕組みを利用することで、全社的な情報共有が容易になります。
これにより管理者の負担を軽減し、本来の業務に集中するための余裕を生み出せるよう支援します。
それではここからノーコードツールYoomを使って、Google スプレッドシートで行が追加されたら、PHONE APPLI PEOPLEで社内連絡先を自動的に作成する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Google スプレッドシートに行が追加されたことをGoogle スプレッドシートのAPIを利用して受け取り、PHONE APPLI PEOPLEの提供するAPIを用いて連絡先を自動で作成することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomに登録している方はログインし、未登録の方は無料登録後に設定を進めてください
まずGoogle スプレッドシートとPHONE APPLI PEOPLEをマイアプリに連携します。
Yoomにログインしたら、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」からGoogle スプレッドシートを検索してクリックしてください。
「Sign in with Google」からサインイン操作をしてください。
アクセスを許可するとマイアプリ連携が完了します。
同様に、「+ 新規接続」をクリックし、PHONE APPLI PEOPLEを検索してください。
「アカウント名」は任意の名称を設定してください。
「APIキー」は、注釈と画像を参考に、PHONE APPLI PEOPLEから発行したAPIキーを設定してください。
各項目が設定できたら「追加」をクリックし、アプリ連携を完了しましょう。
次に、テンプレートを利用して設定を進めていきましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックしてコピーを完了してください。
Google スプレッドシートのアクションを設定します。「行が追加されたら」をクリックしてください。
次に、「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に編集できますが、トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしてください。
APIの接続設定を行います。
「トリガーの起動間隔」は、5分、10分、15分、30分、60分を選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますのでご注意ください。
「スプレッドシートID」と「シートID」は、各欄をクリックして、表示された候補から該当のIDを選択してください。
「テーブルの範囲」と「一意の値が入った列」は、該当シートを確認しながら設定しましょう。
各項目の設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。
アウトプットにGoogle スプレッドシートの情報が表示されていることを確認し、「保存する」をクリックしてください。
PHONE APPLI PEOPLEのアクションを設定します。
「社内連絡先を作成」をクリックしてください。
アカウント情報を確認し、「次へ」をクリックして進みます。
各項目の欄をクリックし、表示された候補からGoogle スプレッドシートの値を選択してください。
※「パスワード」は、8文字以上20文字以下で、大文字英字と小文字英字を組み合わせたものに設定してください。
※「ユーザータイプ」は、任意のタイプを設定してください。
各項目の設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。
アウトプットに、PHONE APPLI PEOPLEで作成された連絡先データが表示されていることを確認し「保存する」をクリックしてください。
ステップ4：Google スプレッドシートのアクションを設定
Google スプレッドシートのアクションを設定します。「レコードを更新する」をクリックしてください。
タイトルの任意編集と、アカウント情報の確認を行なってください。
その後、ステップ2で設定した値と同じものを「データベースの連携」に設定し、「次へ」をクリックしてください。
「①更新したいレコードの条件」を設定してください。今回は「スプレッドシートに保存されている従業員Noと連絡先を作成した従業員Noが等しい場合」という条件を設定しました。
「②更新後のレコードの値」には、欄をクリックしPHONE APPLI PEOPLEの値を選択してください。未入力の場合は、元の値から更新されません。
各項目の設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。
Google スプレッドシートのデータが更新されたことを確認できたら「保存する」をクリックしてください。
「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。
これで、Google スプレッドシートで行が追加されると、PHONE APPLI PEOPLEで自動的に社内連絡先が作成され、Google スプレッドシートの値も更新されます。
他にもGoogle スプレッドシートを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
NotionDBに情報が追加されると、Google スプレッドシートにも自動で反映されます。これによりデータが一元管理され、情報の二重入力が不要になります。
Zoom会議が終了するとAI機能を用いて内容を要約し自動的にGoogle スプレッドシートに追加します。この仕組みにより、会議の記録をスムーズに整理でき、チームでの共有が簡単になります。
kintoneでレコードが登録されると詳細情報を取得し、Google スプレッドシートに記録します。この仕組みにより、両システムのデータが正確に保存され、データ管理が効率化されます。
今回は、Google スプレッドシートとPHONE APPLI PEOPLEを連携し、スプレッドシートに行が追加された際に自動で社内連絡先を作成する方法をご紹介しました。
この連携により、手作業の削減や管理者の負担軽減など、多くのメリットが得られます。
Yoomのアプリ連携はプログラミング不要で、簡単に導入できます。業務効率化を図りたい企業や担当者の方は、ぜひこの機会に自動化の効果を体験してください。
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