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経理や、営業職、また、そのアシスタントの方々は、普段たくさんのデータを管理しつつ、様々なツールに同一データを手入力しなければならないシーンが多いはずです。
もしその業務フローが自動化できたら、かなりの時間の節約になると感じませんか？
今回はニーズに合わせたレイアウトでデータ管理が可能なGoogle スプレッドシートを、営業活動を効率化＆サポートしてくれる楽楽販売と連携させ、手入力の手間を省いてみました！
これが実現すれば面倒な事務作業を削減でき、営業活動にもっと力を入れられるようになるはずです！
Google スプレッドシートと楽楽販売を活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
[Yoomとは]
今回はGoogle スプレッドシートで行が追加されたら、楽楽販売にレコードを追加するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
最初にYoomでGoogle スプレッドシートと楽楽販売を連携させることで、スムーズにフローボットを作成できます。
まずはGoogle スプレッドシートをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGoogle スプレッドシートを検索してください。
「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
1つ目のGoogle スプレッドシートが登録できました。
Google スプレッドシートとYoomの連携は完了したので、続けて楽楽販売とYoomを連携させましょう。
検索窓に「楽楽販売」と入力すると、楽楽販売のアイコンが出てくるのでクリックします。
上記の画像に従ってAPIトークンを生成してください。生成が終わったら、下記画像の必須項目を入力していきましょう！
入力が終わったら追加をクリック！これでYoomと楽楽販売のマイアプリ連携は完了です。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。
なお、フローボットの作成前に、楽楽販売と連携させるGoogle スプレッドシートを用意し、あらかじめ項目を入力しておきましょう。
今回はシンプルに会社名や請求金額を管理しているGoogle スプレッドシートを作成してみました。
Google スプレッドシートが作成出来たら、次へ進みます。
さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Google スプレッドシートで行が追加されたら楽楽販売にレコードを追加する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
まずは、トリガーとなる「行が追加されたら」をクリックして、連携するアカウント情報が入力されていることを確認してください。確認後、[次へ]をクリックします。
次の画面で、トリガーアクションを行なってから何分後にフローボットを起動させるかの「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、「スプレッドシートID」を入力しましょう。
ボックス内をクリックすると画像のように一覧表示されるので、楽楽販売と連携させたいGoogle スプレッドシートを選択します。
その下にあるシートIDはタブ名なので、同じくボックス内をクリックしタブを指定します。
その他の必須項目に関しては用意したGoogle スプレッドシートに依存するため、Google スプレッドシートの内容に沿って入力していきましょう。
事前に作成したシート範囲に情報を入力しているので、項目設定後、[テスト]をクリックします。
テスト成功後は、以下のように表示されます。このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することができます。
アウトプット情報は、この後のステップで引用・活用できるので、アウトプットを引用した項目に対し、ここで得た情報をそのまま反映できます。
取得したいデータが表示されていることを確認して、『保存する』をクリックします。
次に、「レコードを登録」をクリックしましょう。
楽楽販売のアイコンの「レコードを登録」を押します。
テンプレートを利用したことによりあらかじめ必要項目は入力されているので、楽楽販売と連携するアカウント情報が正しいか確認できたら次へをクリックしましょう！
必須項目を埋めていきます。
赤枠に沿って入力してくださいね！
次に登録データを入力していきましょう！以下の画像のように、各項目に前ステップで取得したアウトプットを引用することで、自動でデータが楽楽販売に反映されます。
入力バーをクリックして、項目名に等しいアウトプットをどんどん設定していきましょう。
今回はスプレッドシートの内容に合わせて画像のようにしました。ここまで来たらテストを押します。
青く「テスト成功」と表示されればOKです！『保存する』を押しましょう。
次が最後の設定です！
最後に、「レコードを更新する」をクリックしましょう。
以下の画面に移行するので、アカウント情報が間違っていないか確認します。
下にスクロールして、『データベースの連携』の項目を埋めていきましょう。
入力バーをクリックすると、以下の画像のように『候補』に連携したアカウントに基づいたIDが表示されます。
対象のIDを選択しましょう。
Google スプレッドシートの表やヘッダーに関する注意点は、こちらをご確認ください。
タブ名・テーブル範囲も注釈に沿って入力して、「次へ」を押します。
次の画面で、更新したいレコードの条件と更新後のレコードの値を埋めていきます。
画像のように、プルダウンから選択した項目に等しいGoogle スプレッドシートの情報を選択しましょう。
今回は、会社名の情報が等しいと判断されると、情報を更新するように設定しました。
次に「②更新後のレコードの値」を設定します。
入力バーをクリックし、該当する情報を設定してください。
以下の画面のように、アウトプットも活用できます。
今回は請求金額の項目を更新することを想定しているので、2つ目のアクションで取得した【invoice】を設定しています。（楽楽販売で管理している項目に依存します。）
更新しない項目は【空欄】にしておいてくださいね。詳しくはこちらを参照してください。
設定後、テストを押します。すると...
テストに成功し、金額情報が更新されました！
設定した内容が反映されていることを確認し、『保存する』を押しましょう。
以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
簡単に自動化フローボットが作成できましたね！
本日ご紹介した連携以外にもGoogle スプレッドシートや楽楽販売のAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
行追加を検知して会員情報や商品情報を登録したり、契約完了後に素早く管理情報を更新することも可能です。
更新遅れや情報の記載漏れといったヒューマンエラーの発生も抑制されそうです。
フォームの回答内容を自動で反映したり、ステータス更新後に書類を自動作成することができます。さらに、登録情報をもとに予定を作成するので、正確性を維持したままスケジュールを管理できるようになるでしょう。
いかがでしたか？入力作業は単純作業であり、難しいタスクではありません。
だからこそ後回しになってしまったり、そこまで気合いを入れて行うことが少ないためミスが生まれやすい作業とも言えます。
そのような業務フローはYoomのテンプレートを活用し自動化して、煩わしい事務作業を削減しましょう！
時間の節約も叶い、コア業務に集中できるようになりそうですね！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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