Google スプレッドシートで行が更新されたら楽楽販売のレコードも更新する方法

ビジネスの現場では、データの一元管理と効率的な業務運営が求められることが多いのではないでしょうか。
例えば、Google スプレッドシートと楽楽販売の両方で同じ情報を管理している場合、片方でデータを更新すると、もう片方でもその情報を入力する必要が生じます。
しかし、手動での更新作業は手間がかかる上、入力ミスの原因にもなり得ますよね。

そんな時は、Yoomを活用したGoogle スプレッドシートと楽楽販売の連携が便利です。

本記事では、2つのアプリを連携するメリットや、具体的なアプリの連携方法をご紹介します。
時間のかかる入力作業を自動化し、よりスムーズな業務遂行を目指しましょう。

Google スプレッドシートで行が更新されたら楽楽販売のレコードも更新する

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Googleスプレッドシートで行が更新されたら楽楽販売のレコードも更新するフローです。

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[Yoomとは]

Google スプレッドシートと楽楽販売の連携フローの作り方

ここまでメリットをご紹介してきました。
では早速、Yoomを使って今回使用するアプリを連携していきます!

登録が完了したら、「Google スプレッドシートで行が更新されたら楽楽販売のレコードも更新する」フローボットを作成してみましょう。

ステップ1:マイアプリ連携

まずは、使用しているGoogle スプレッドシートとYoomを連携しましょう。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続→Google スプレッドシートの順に選択します。
メールアドレス・パスワードを入力してログインを進めていくとこの画面になるので、確認して続行をクリックします。

続いて楽楽販売と連携します。
同じくYoomページの左側からマイアプリ→新規接続→楽楽販売の順に選択します。
以下の画面が出ますので、参照して設定してください。
※楽楽販売にてAPI連携オプションのご契約およびYoomのIPアドレスの登録が必要となります。YoomのIPアドレスはこちらをご確認ください。

スクロールすると以下の画面が出ます。

• アカウント名
• アクセストークン
• 「SSLクライアント認証」をご利用されているお客様:「クライアント証明書ファイル」「クライアント証明書ファイルパスワード」を入力してください。

2つのアプリがマイアプリに連携されたらOKです。

※楽楽販売はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっています。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトは制限があるため、ご注意ください。

ステップ2:トリガーやアクションを設定

アプリ連携が完了したら、テンプレートを「試してみる」をクリック。

Google スプレッドシートで行が更新されたら楽楽販売のレコードも更新する

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Googleスプレッドシートで行が更新されたら楽楽販売のレコードも更新するフローです。

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Yoomをお使いの方はログインし、初めての方は会員登録をしましょう。
進むと、ご自身のワークスペースにテンプレートがコピーされます。

必要だったら、テンプレートの名前を変更することができます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが出てきます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択します。

今回は以下の2ステップです。
一緒に設定していきましょう!

今回は以下のスプレッドシートを用意しました。

ではアプリトリガーを設定していきましょう。
「行が更新されたら」を選択します。
連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで次に進みましょう。
必須項目の設定に入ります。

• トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
  ※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。
• スプレッドシートID・シートID

• テーブル範囲:任意で設定します。今回は始まりがA、終わりがFです。
• 一意の値が入った列:こちらも任意で設定します。今回はAとします。
• 更新を検知したい列:今回はFと入力します。

テスト→テスト成功し、アウトプット欄にスプレッドシートの内容が反映されているのを確認して保存します。
続いて「レコードを更新」をクリック。
こちらも、連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで次に進みます。
以下の必須項目を設定していきましょう。

ヘッダ項目のIDと登録する値には、アウトプットからデータを組み込んでいきます。
デフォルトではヘッダ項目欄は1つのみなので、登録データを追加を選択して欄を増やしていきましょう。

こちらもテストして問題なければ保存します。
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。
今回使用したフローボットはこちら↓

Google スプレッドシートで行が更新されたら楽楽販売のレコードも更新する

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Googleスプレッドシートで行が更新されたら楽楽販売のレコードも更新するフローです。

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Google スプレッドシートや楽楽販売を使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogle スプレッドシートや楽楽販売のAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Google スプレッドシートと楽楽販売のその他の自動化例

楽楽販売の情報をGoogle スプレッドシートに追加したり、行が追加されたら楽楽販売にレコードを追加することも可能です。
双方のツールに対しての情報追加作業を自動で行うため、手作業によるミスの防止に役立つでしょう。

楽楽販売の情報をGoogle スプレッドシートに追加する

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楽楽販売の情報をGoogle スプレッドシートのデータベースに追加するフローです。

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Googleスプレッドシートで行が追加されたら楽楽販売にレコードを追加する

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Googleスプレッドシートで行が追加されたら楽楽販売にレコードを追加するフローです。

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Google スプレッドシートを活用した自動化例

Google スプレッドシートに行が追加されたら顧客や請求先を登録する

顧客情報が追加されるともう一方のツールに自動追加できるので、ツールを行き来する動作をなくせる可能性があります。

Google スプレッドシートに行が追加されたら、boardに顧客を登録する

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Google スプレッドシートに行が追加されたら、boardに顧客を登録するフローです。

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Google スプレッドシートに行が追加されたら、請求管理ロボに請求先を登録する

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Google スプレッドシートに行が追加されたら、請求管理ロボに請求先を登録するフローです。

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Google スプレッドシートに行が追加されたら、マネーフォワード 掛け払いに顧客を登録する

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Google スプレッドシートに行が追加されたら、マネーフォワード 掛け払いに顧客を登録するフローです。

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Google スプレッドシートで行が追加されたらフォルダを作成する

手動作業の手間を削減できるほか、フォルダ名のタイプミスや作成忘れといった人的ミスを防止できそうです。

Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する

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Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成するフローです。

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Google スプレッドシートで行が追加されたら、Dropboxにフォルダを作成する

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Google スプレッドシートで行が追加されたら、Dropboxにフォルダを作成するフローです。

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Google スプレッドシートで行が追加されたら、OneDriveにフォルダを作成する

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■概要
Google スプレッドシートで管理している情報に基づき、都度OneDriveにフォルダを手動で作成する作業は、手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名ミスなどの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい行が追加されるだけで、OneDriveに指定のフォルダが自動で作成されるため、ファイル管理の正確性を保ちながら業務の効率化を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートとOneDriveを用いて、案件や顧客情報を管理している方
・手作業によるフォルダ作成の手間や、作成漏れなどのミスをなくしたいと考えている方
・ファイル管理業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えている方

■注意事項
・Google スプレッドシート、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google スプレッドシートで行が更新されたら通知する

自動的に通知を出すことで更新情報を迅速に把握できるため、情報の透明性を担保しながら作業を進められるでしょう。

Google スプレッドシートで行が更新されたらDiscordに通知する

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Googleスプレッドシートで行が更新されたらDiscordに通知するフローです。

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Google スプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知する

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Googleスプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知するフローです。

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Google スプレッドシートで行が更新されたらMicrosoft Teamsに通知する

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Google スプレッドシートで行が更新されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。

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楽楽販売を活用した自動化例

フォームが送信されたら楽楽販売に追加する

楽楽販売へのデータ入力が自動化されることで最新の受注状況や顧客情報を確認でき、注文処理や顧客対応の処理スピードを上げられるかもしれません。

Googleフォームで送信されたユーザー情報を楽楽販売に登録する

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Googleフォームで送信されたユーザー情報を楽楽販売に登録するフローです。

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Wixでフォームが送信されたら楽楽販売に追加する

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Wixでフォームが送信されたら楽楽販売に追加するフローです。

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ステータスが更新されたら楽楽販売にレコードを登録する

都度必要となっていたステータス確認や楽楽販売への手動による追加作業が不要となるため、業務の効率向上が見込めます。

kintoneでステータスが更新されたら楽楽販売にレコードを登録する

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kintoneでステータスが更新されたら楽楽販売にレコードを登録するフローです。

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Airtableでステータスが更新されたら楽楽販売にレコードを登録する

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kintoneでステータスが更新されたら楽楽販売にレコードを登録するフローです。

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Notionでステータスが更新されたら楽楽販売にレコードを登録する

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Notionでステータスが更新されたら楽楽販売にレコードを登録するフローです。

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Google スプレッドシートと楽楽販売を連携するメリット

メリット1: データの一元管理が簡単にできる

Google スプレッドシートと楽楽販売を連携することで、複数のアプリでのデータ管理が一元化が実現できます。
これにより、異なるアプリ間での情報の不一致や重複を防ぎ、正確なデータを維持できるようになりそうですね。
Google スプレッドシートに入力された情報が自動的に楽楽販売に反映されることで、都度データを手動で転記する必要がなくなり、時間の節約にも繋がるでしょう。

メリット2: ヒューマンエラーの減少につながる

データ入力や更新作業を手動で行っていると、どうしてもミスが発生するリスクがありますよね。
そこでGoogle スプレッドシートと楽楽販売を連携すると、手作業でのデータ入力が減るので、数値の誤入力や必要な項目の入力漏れといった問題を未然に防ぐことにつながります。
自動化により、データの正確性を保ちながら、ヒューマンエラーを減らすことが期待できるため、ビジネスの信頼性も高まる可能性があります。

まとめ

今回は「Google スプレッドシートで行が更新されたら楽楽販売のレコードも更新する」フローボットをご紹介しました。
Google スプレッドシートと楽楽販売の両方で問い合わせ情報を管理している場合、これを導入することでそれぞれのアプリで同じ問い合わせ情報の更新をする手間が省けますね。
入力作業は数が増えれば増えるほど、ミスが発生しやすくなります。
こういったルーティン業務は自動化して、空いた時間で他の重要な業務に取り掛かりましょう。

是非この機会に、今回紹介した方法でGoogle スプレッドシートと楽楽販売の連携を自動化し、データ更新の手間を減らしてみてください。