Google スプレッドシートとJUST.DBを連携して、Google スプレッドシートで行が追加されたらJUST.DBにレコードを追加する方法

情報の更新作業を自動化できたら、便利だと思いませんか？
Google スプレッドシートとJUST.DBを併用してデータ管理をしている人の中には、情報の管理方法に課題を感じている方もいると思います。
例えば、「同じ情報を異なるアプリに入力するのが手間に感じる」「アプリ間でデータの不一致がよく起きる」など。

そんな課題を解決するために、Google スプレッドシートで行が追加されると、JUST.DBにも同じ情報が自動的に追加されるフローを作成しました。
データ入力を自動化して、業務効率化を図りたい方は以下の手順を参考にしてみてください！

Google スプレッドシートとJUST.DBを連携するメリット

メリット1.データ管理の効率化

本記事の連携を活用すると、Google スプレッドシートに新しい行が追加されるたびに、JUST.DBにも自動で同じ情報が追加されます。
これにより、手動でデータを移行する必要がなく、作業時間が節約されます。
また、担当者は手作業によるデータ転記ミスを防ぎつつ、他の重要な業務に集中でき、業務全体の生産性向上が期待できます。

メリット2.スピーディなデータ反映

情報の更新作業が自動化されることにより、Google スプレッドシートのデータがスピーディにJUST.DBに自動反映されるため、最新データの維持につながります。
例えば、一方のアプリは最新データだけど、もう一方は古いデータのままという事態を未然に防ぐことにつながるでしょう。
これにより、最新の情報に基づく迅速な意思決定が可能になり、データの不一致や遅延によるビジネスチャンスの損失を防ぐことが期待できます。
スピーディな情報把握は、正確で迅速な判断が求められる場面で特に有効です。

[Yoomとは]

Google スプレッドシートとJUST.DBの連携フロー

では、実際にGoogle スプレッドシートとJUST.DBを連携するための手順をご紹介します。
具体的な設定の手順は以下の通りです。

1. アプリトリガーの設定
2. レコードの挿入

Yoomでは、上記2ステップをテンプレートとして提供しています。
ゼロから作成するよりも簡単にフローボットを作成できるので、まずは下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックして、テンプレートをコピーしましょう！

Google スプレッドシートで行が追加されたらJUST.DBにレコードを追加する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートで行が追加されたらJUST.DBにレコードを追加するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.Google スプレッドシートを業務で活用している方

・顧客企業と共有シートで情報のやり取りを行う事務職の方

・チームで同一のシートを編集していき、情報の精度をあげたいチームリーダー

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2.JUST.DBで情報の管理を行なっている方

・データの集計を行うマーケティング担当

・商品や、顧客情報の管理に使用している小売業の担当者

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■このテンプレートを使うメリット

Google スプレッドシートは複数人で編集できるため、情報のまとめや共有に有効的なツールです。
さらにJUST.DBへ情報登録して活用することで、プロジェクトの進行をスムーズに行うことが可能となります。
しかし、Google スプレッドシートへ入力された情報をJUST.DBに手動入力することは、情報の最新性を保つことを困難にします。

Google スプレッドシートへの登録情報を手間なくJUST.DBにも登録を行いたいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシート上でデータの追加があったら、自動で引用した内容をJUST.DBにも登録するため、手入力の手間をなくし、スムーズな情報共有を実現します。

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■注意事項‍

・Google スプレッドシート、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

事前準備

テンプレートをコピーしたら、まずは事前準備として、Yoomの「マイアプリ」からGoogle スプレッドシートとJUST.DBを登録します。
※既に登録されている場合は「ステップ1.アプリトリガーの設定」へお進みください。

<手順>

1.Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリック

2.アプリ名を検索して必要な情報を入力し、アプリを登録

Google スプレッドシートとJUST.DBがマイアプリ一覧に表示されていたら準備完了です！

早速、詳細設定に進みましょう！

ステップ1.アプリトリガーの設定

まずは、アプリトリガー「行が追加されたら」をクリックしましょう。

最初のページでは、事前に連携したアカウント情報が表示されるので確認しましょう。
問題なければ、「次へ」をクリックしてください。

続いてのページでは、Google スプレッドシートのIDと範囲の設定を行ってください。特に「一意の値が入った列」は必ず一意の値がある列を設定してください。列内で値が重複していると、正しく動かない場合があります。

すべての項目が入力できたら「テスト」をクリックして、エラーがないか確認しましょう。
※「トリガーの起動間隔」の項目は、ご契約されているプランごとに指定できる時間が異なります。詳細はこちらをご覧ください。

テストが成功すると、指定したGoogle スプレッドシートの項目がアウトプットに反映されます。

ここまで、問題がなければ「保存する」でトリガーの設定は終了です。

ステップ2.レコードの挿入

次に、「レコードの挿入」をクリックしてください。

最初のページでは、ステップ1と同様にアカウント情報のみを確認して、問題なければ「次へ」をクリックしてください。

2ページ目では、レコードを挿入するための設定をします。
「ドメイン」「テーブル識別名」「対象フィールド各項目」を入力します。
※識別名は入力欄下の注記やこちらを参考に確認してください。

「テスト」をクリックしてエラーが出なければ、「保存する」をクリックしてください。

下記画像のようなポップアップが表示されたら全ての設定が完了です。
トリガーをONにするとフローが実行されます。

その他Google スプレッドシートとJUST.DBを使った自動化の例

Yoomには、Google スプレッドシートとJUST.DBを使った多くの自動化事例があります。
ここでは代表的な例をいくつか紹介します。

1.Google スプレッドシートで行が更新されたらJUST.DBのレコードも更新する

今回はレコードの追加を自動化するフローでしたが、以下のテンプレートはレコードの更新作業を自動化するフローです。

Google スプレッドシートで行が更新されたらJUST.DBのレコードも更新する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートで行が更新されたらJUST.DBのレコードも更新するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.Google スプレッドシートを業務で活用している方

・顧客企業と情報のやり取りを共有シートを使用して行う方

・チームで同一のシートを編集し、情報のクオリティをあげたいチームリーダー

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2.JUST.DBで情報の管理を行なっている方

・データ集計を担当しているマーケター

・顧客情報の管理に使用しているカスタマーサービス部門の担当者

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■このテンプレートを使うメリット

Google スプレッドシートは情報のまとめや共有をスムーズに行うために有効的なツールです。
さらにJUST.DBも活用することで、プロジェクトの進行を促進することができます。
しかし、Google スプレッドシートで編集された情報をJUST.DBでも手作業で編集することは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。

Google スプレッドシートで修正された情報を、手間なくJUST.DBにも反映させたいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシート上でデータの編集が行われたら、JUST.DBでも自動で修正を行うため、手入力の手間をなくし、スムーズな情報共有を実現します。

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■注意事項‍

・Google スプレッドシート、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携してください。

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2.Sansanに名刺が登録されたらJUST.DBにも登録する

名刺管理としてSanSanを利用している方は、JUST.DBとの連携で情報管理の効率化が期待できます。

Sansanに名刺が登録されたらJUST.DBにも登録する

試してみる

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■概要

Sansanに名刺が登録されたらJUST.DBにも登録するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.営業部門

・大量の名刺情報を効率的に管理し、顧客データベースの構築・活用を推進したい方

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2.マーケティング部門

・顧客属性や行動履歴を分析し、ターゲットを絞ったマーケティング施策を展開したい方‍

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3.人事部門

・社員の名刺情報を一元管理し、異動や退職時の情報更新をスムーズに行いたい方

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4.経営企画部門

・顧客情報や営業活動データを分析し、経営戦略の策定や意思決定に活用したい方

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■このテンプレートを使うメリット

・名刺情報の入力・転記作業を自動化することで、人的リソースをより付加価値の高い業務に集中することができます。

・Sansanへの名刺登録と同時にJUST.DBへのデータ反映が行われ、常に最新の顧客情報に基づいた分析が可能になります。

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■注意事項

・Sansan、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携させてください。

・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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3.JUST.DBにレコードが登録されたら、Boxにフォルダを作成する

Boxを利用している方は以下も参考にしてみてください。JUST.DBに新しいレコードが追加された際に、関連するデータや資料を管理するためのフォルダを自動で作成したい場合などにおすすめです。

JUST.DBにレコードが登録されたら、Boxにフォルダを作成する

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■概要

JUST.DBに新しいレコードを登録するたびに、関連するファイルを保管するためにBoxで手動でフォルダを作成していませんか？この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの命名規則を間違えたり、作成を忘れたりするヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、JUST.DBへのレコード登録をきっかけに、Boxへ自動でフォルダを作成する仕組みを構築でき、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• JUST.DBとBoxを併用しており、手作業でのデータ管理に手間を感じている方
• データベースとストレージの連携を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
• 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスを防ぎたい情報システム担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• JUST.DBにレコードが登録されると、Boxに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ管理の品質向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、JUST.DBとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでJUST.DBを選択し、「Webhookイベントを受け取ったら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、JUST.DBから受け取った情報をもとにフォルダが作成されるように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxでフォルダを作成する際に、フォルダ名を任意の値やJUST.DBから取得した情報をもとに設定してください。
• 作成するフォルダを格納する親フォルダを、任意のコンテンツIDを指定して設定してください。

■注意事項

• JUST.DB、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• JUST.DB、Boxはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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4.JUST.DBにレコードが登録されたら、Slackに通知する

JUST.DBで追加されたデータを迅速に把握し、チーム全員で共有したい方はSlackとの連携によって実現できるかもしれません。

JUST.DBにレコードが登録されたら、Slackに通知する

試してみる

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■概要

JUST.DBに新しいレコードが登録された際、その都度関係者に手動で連絡をしていませんか？こうした手作業での通知は手間がかかるうえ、対応漏れや遅延の原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、JUST.DBへのレコード登録をきっかけに、その内容をSlackへ自動で通知することが可能になり、リアルタイムでの情報共有を実現します。手作業による連絡の手間をなくし、チーム内のコミュニケーションを円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方

• JUST.DBでデータ管理を行い、Slackでの迅速な情報共有を求める方
• 手作業によるJUST.DBからの情報転記や通知の手間を削減したいと考えている方
• レコード登録時の通知漏れを防ぎ、チームの対応速度を向上させたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• JUST.DBへのレコード登録をトリガーにSlackへ自動通知されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます。
• 手作業での情報転記や連絡による、内容の間違いや通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、「マイアプリ」からJUST.DBとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでJUST.DBを選択し、「Webhookイベントを受け取ったら」を設定します。JUST.DB側でレコードが登録された際にWebhookが送信されるように設定してください。
3. 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、通知したいチャンネルやメッセージ内容をJUST.DBから取得した情報をもとに設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Slackにメッセージを送るオペレーションでは、通知先のチャンネルを任意のパブリックチャンネルやプライベートチャンネル、ダイレクトメッセージに設定することが可能です。
• 通知するメッセージの本文も自由にカスタマイズできます。JUST.DBのレコード情報をメッセージに含めることで、より具体的な内容を通知できます。

■注意事項

• JUST.DB、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• JUST.DBはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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5.SalesforceでToDoオブジェクトが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する

SalesforceとGoogle スプレッドシートの連携もおすすめです。タスク管理の効率化が期待できます。

SalesforceでToDoオブジェクトが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する

試してみる

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■概要

SalesforceでToDoオブジェクトが登録されたらGoogle スプレッドシートのデータベースに追加するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.SalesforceのToDoオブジェクトを利用する業務担当者

・SalesforceのToDoオブジェクトで管理しているタスクをGoogle スプレッドシート上でも一覧化・分析したい方

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2.チームリーダー・マネージャー

・ToDo情報をGoogle スプレッドシート上で可視化して進捗管理やチームの状況把握に役立てたい方

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■このテンプレートを使うメリット

Salesforceは営業活動の進捗管理や顧客対応など、様々な業務で活用されるToDoを効率的に管理できる優れたツールです。しかし、Salesforceで登録されたToDoを手作業でGoogle スプレッドシートに転記する作業は、担当者にとって負担が大きくミスや情報漏洩のリスクも懸念されます。

このフローを導入することで、SalesforceでToDoオブジェクトが登録されるとGoogle スプレッドシートのデータベースにToDo情報が自動的に追加されます。これによって担当者は二度手間な手動入力作業から解放され、本来の業務に集中できます。

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■注意事項‍

・Salesforce、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。

・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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まとめ

以上、Google スプレッドシートとJUST.DBを連携する手順でした！
このように、Yoomはプログラミングの知識がなくても使えるため、簡単に連携設定が可能です。
今回紹介した自動連携を使うと、手作業の負担が削減され、業務効率化を図ることができます。
手入力によるミスや更新し忘れの防止も期待できるため、スピーディな状況把握につながり、意思決定のスピード向上に貢献するでしょう。

興味を持っていただけたら、まずはこちらから無料登録をお願いします！