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情報の更新作業を自動化できたら、便利だと思いませんか？
Google スプレッドシートとJUST.DBを併用してデータ管理をしている人の中には、情報の管理方法に課題を感じている方もいると思います。
例えば、「同じ情報を異なるアプリに入力するのが手間に感じる」「アプリ間でデータの不一致がよく起きる」など。
そんな課題を解決するために、Google スプレッドシートで行が追加されると、JUST.DBにも同じ情報が自動的に追加されるフローを作成しました。
データ入力を自動化して、業務効率化を図りたい方は以下の手順を参考にしてみてください！
本記事の連携を活用すると、Google スプレッドシートに新しい行が追加されるたびに、JUST.DBにも自動で同じ情報が追加されます。
これにより、手動でデータを移行する必要がなく、作業時間が節約されます。
また、担当者は手作業によるデータ転記ミスを防ぎつつ、他の重要な業務に集中でき、業務全体の生産性向上が期待できます。
情報の更新作業が自動化されることにより、Google スプレッドシートのデータがスピーディにJUST.DBに自動反映されるため、最新データの維持につながります。
例えば、一方のアプリは最新データだけど、もう一方は古いデータのままという事態を未然に防ぐことにつながるでしょう。
これにより、最新の情報に基づく迅速な意思決定が可能になり、データの不一致や遅延によるビジネスチャンスの損失を防ぐことが期待できます。
スピーディな情報把握は、正確で迅速な判断が求められる場面で特に有効です。
[Yoomとは]
では、実際にGoogle スプレッドシートとJUST.DBを連携するための手順をご紹介します。
具体的な設定の手順は以下の通りです。
Yoomでは、上記2ステップをテンプレートとして提供しています。
ゼロから作成するよりも簡単にフローボットを作成できるので、まずは下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックして、テンプレートをコピーしましょう！
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらJUST.DBにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・顧客企業と共有シートで情報のやり取りを行う事務職の方
・チームで同一のシートを編集していき、情報の精度をあげたいチームリーダー
2.JUST.DBで情報の管理を行なっている方
・データの集計を行うマーケティング担当
・商品や、顧客情報の管理に使用している小売業の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは複数人で編集できるため、情報のまとめや共有に有効的なツールです。
さらにJUST.DBへ情報登録して活用することで、プロジェクトの進行をスムーズに行うことが可能となります。
しかし、Google スプレッドシートへ入力された情報をJUST.DBに手動入力することは、情報の最新性を保つことを困難にします。
Google スプレッドシートへの登録情報を手間なくJUST.DBにも登録を行いたいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシート上でデータの追加があったら、自動で引用した内容をJUST.DBにも登録するため、手入力の手間をなくし、スムーズな情報共有を実現します。
■注意事項
・Google スプレッドシート、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携してください。
テンプレートをコピーしたら、まずは事前準備として、Yoomの「マイアプリ」からGoogle スプレッドシートとJUST.DBを登録します。
※既に登録されている場合は「ステップ1.アプリトリガーの設定」へお進みください。
<手順>
1.Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリック
2.アプリ名を検索して必要な情報を入力し、アプリを登録
Google スプレッドシートとJUST.DBがマイアプリ一覧に表示されていたら準備完了です！
早速、詳細設定に進みましょう！
まずは、アプリトリガー「行が追加されたら」をクリックしましょう。
最初のページでは、事前に連携したアカウント情報が表示されるので確認しましょう。
問題なければ、「次へ」をクリックしてください。
続いてのページでは、Google スプレッドシートのIDと範囲の設定を行ってください。特に「一意の値が入った列」は必ず一意の値がある列を設定してください。列内で値が重複していると、正しく動かない場合があります。
すべての項目が入力できたら「テスト」をクリックして、エラーがないか確認しましょう。
※「トリガーの起動間隔」の項目は、ご契約されているプランごとに指定できる時間が異なります。詳細はこちらをご覧ください。
テストが成功すると、指定したGoogle スプレッドシートの項目がアウトプットに反映されます。
ここまで、問題がなければ「保存する」でトリガーの設定は終了です。
次に、「レコードの挿入」をクリックしてください。
最初のページでは、ステップ1と同様にアカウント情報のみを確認して、問題なければ「次へ」をクリックしてください。
2ページ目では、レコードを挿入するための設定をします。
「ドメイン」「テーブル識別名」「対象フィールド各項目」を入力します。
※識別名は入力欄下の注記やこちらを参考に確認してください。
「テスト」をクリックしてエラーが出なければ、「保存する」をクリックしてください。
下記画像のようなポップアップが表示されたら全ての設定が完了です。
トリガーをONにするとフローが実行されます。
Yoomには、Google スプレッドシートとJUST.DBを使った多くの自動化事例があります。
ここでは代表的な例をいくつか紹介します。
1.Google スプレッドシートで行が更新されたらJUST.DBのレコードも更新する
今回はレコードの追加を自動化するフローでしたが、以下のテンプレートはレコードの更新作業を自動化するフローです。
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらJUST.DBのレコードも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・顧客企業と情報のやり取りを共有シートを使用して行う方
・チームで同一のシートを編集し、情報のクオリティをあげたいチームリーダー
2.JUST.DBで情報の管理を行なっている方
・データ集計を担当しているマーケター
・顧客情報の管理に使用しているカスタマーサービス部門の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは情報のまとめや共有をスムーズに行うために有効的なツールです。
さらにJUST.DBも活用することで、プロジェクトの進行を促進することができます。
しかし、Google スプレッドシートで編集された情報をJUST.DBでも手作業で編集することは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
Google スプレッドシートで修正された情報を、手間なくJUST.DBにも反映させたいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシート上でデータの編集が行われたら、JUST.DBでも自動で修正を行うため、手入力の手間をなくし、スムーズな情報共有を実現します。
■注意事項
・Google スプレッドシート、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携してください。
2.Sansanに名刺が登録されたらJUST.DBにも登録する
名刺管理としてSanSanを利用している方は、JUST.DBとの連携で情報管理の効率化が期待できます。
■概要
Sansanに名刺が登録されたらJUST.DBにも登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・大量の名刺情報を効率的に管理し、顧客データベースの構築・活用を推進したい方
2.マーケティング部門
・顧客属性や行動履歴を分析し、ターゲットを絞ったマーケティング施策を展開したい方
3.人事部門
・社員の名刺情報を一元管理し、異動や退職時の情報更新をスムーズに行いたい方
4.経営企画部門
・顧客情報や営業活動データを分析し、経営戦略の策定や意思決定に活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
・名刺情報の入力・転記作業を自動化することで、人的リソースをより付加価値の高い業務に集中することができます。
・Sansanへの名刺登録と同時にJUST.DBへのデータ反映が行われ、常に最新の顧客情報に基づいた分析が可能になります。
■注意事項
・Sansan、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
3.JUST.DBにレコードが登録されたら、Boxにフォルダを作成する
Boxを利用している方は以下も参考にしてみてください。JUST.DBに新しいレコードが追加された際に、関連するデータや資料を管理するためのフォルダを自動で作成したい場合などにおすすめです。
■概要
JUST.DBにレコードが登録されたら、Boxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理チーム
・JUST.DBに新しいレコードが追加された際に、関連するデータや資料を管理するためのフォルダを自動で作成したいチーム
・データの整理とアクセスを効率化したい部門
2.プロジェクト管理チーム
・新しいプロジェクト関連のデータがJUST.DBに登録された際に、プロジェクトごとにフォルダを自動生成してドキュメントを管理したいチーム
・プロジェクトの開始時に必要なフォルダ構成を自動化したい部門
3.営業部門
・新しい顧客情報や商談データがJUST.DBに追加された際に、顧客ごとにフォルダを作成して資料を整理したいチーム
4.カスタマーサポートチーム
・顧客サポートのリクエストやクレームがJUST.DBに登録された際に、ケースごとにフォルダを作成して関連資料を一元管理したいチーム
5.マーケティング部門
・キャンペーンデータや分析データがJUST.DBに追加された際に、フォルダを自動生成して資料を整理したい部門
■このテンプレートを使うメリット
・JUST.DBにレコードが登録されると同時に自動でBoxにフォルダを作成するため、迅速な対応が可能となります。
・フォルダの自動生成により、チーム全員が同じ構成で資料を管理できるため、ミスコミュニケーションが減少します。
■注意事項
・JUST.DB、BoxのそれぞれとYoomを連携させてください。
4.JUST.DBにレコードが登録されたら、Slackに通知する
JUST.DBで追加されたデータを迅速に把握し、チーム全員で共有したい方はSlackとの連携によって実現できるかもしれません。
■概要
JUST.DBにレコードが登録されたら、Slackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理チーム
・JUST.DBで管理されているデータの追加を迅速に把握し、チーム全員で共有したいチーム
・レコードが追加された際に即時に対応する必要がある部門
2.プロジェクト管理チーム
・プロジェクト関連のデータがJUST.DBに登録された際、リアルタイムで通知を受け取りたいチーム
・プロジェクトの進行状況を素早く把握し、チーム全員で共有したい部門
3.営業部門
・新しい顧客情報や営業データがJUST.DBに追加された際に、迅速に営業チーム全員に通知したい部門
4.カスタマーサポートチーム
・新しい顧客サポートのリクエストやクレームがJUST.DBに登録された際に、迅速に対応したいチーム
5.マーケティング部門
・JUST.DBに新しいデータが追加された際に、リアルタイムで通知を受け取り、キャンペーンの効果測定やデータ分析に迅速に対応したい部門
■このテンプレートを使うメリット
・手動でJUST.DBのデータを確認し、チームに共有する手間を省けるため、作業時間を大幅に短縮することができます。
・業務の効率化とリアルタイムな対応が実現でき、リソースの最適化とスケーラビリティも向上し、チームのコラボレーション強化とプロアクティブな対応が可能になります。
■注意事項
・JUST.DB、SlackのそれぞれとYoomを連携させてください。
5.SalesforceでToDoオブジェクトが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する
SalesforceとGoogle スプレッドシートの連携もおすすめです。タスク管理の効率化が期待できます。
■概要
SalesforceでToDoオブジェクトが登録されたらGoogleスプレッドシートのデータベースに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SalesforceのToDoオブジェクトを利用する業務担当者
・SalesforceのToDoオブジェクトで管理しているタスクをGoogleスプレッドシート上でも一覧化・分析したい方
2.チームリーダー・マネージャー
・ToDo情報をGoogleスプレッドシート上で可視化して進捗管理やチームの状況把握に役立てたい方
■このテンプレートを使うメリット
Salesforceは営業活動の進捗管理や顧客対応など、様々な業務で活用されるToDoを効率的に管理できる優れたツールです。しかし、Salesforceで登録されたToDoを手作業でGoogleスプレッドシートに転記する作業は、担当者にとって負担が大きくミスや情報漏洩のリスクも懸念されます。
このフローを導入することで、SalesforceでToDoオブジェクトが登録されるとGoogleスプレッドシートのデータベースにToDo情報が自動的に追加されます。これによって担当者は二度手間な手動入力作業から解放され、本来の業務に集中できます。
■注意事項
・Salesforce、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
以上、Google スプレッドシートとJUST.DBを連携する手順でした！
このように、Yoomはプログラミングの知識がなくても使えるため、簡単に連携設定が可能です。
今回紹介した自動連携を使うと、手作業の負担が削減され、業務効率化を図ることができます。
手入力によるミスや更新し忘れの防止も期待できるため、スピーディな状況把握につながり、意思決定のスピード向上に貢献するでしょう。
興味を持っていただけたら、まずはこちらから無料登録をお願いします！
