Google スプレッドシートとoviceを連携して、Google スプレッドシート上で行が更新されたらoviceに自動通知する方法

データ管理や共有に優れたツールとして、Google スプレッドシートは多くの企業で活用されています。これに仮想オフィスツールのoviceを連携することで、チーム内のコミュニケーションがさらに円滑になり、業務の効率化が期待できます。この記事では、Google スプレッドシートとoviceの連携メリットだけでなく、ノーコードツールYoomを使用した連携の流れをご紹介します！

ぜひ最後までご覧ください。

Google スプレッドシートとoviceを連携するメリット

メリット1: 迅速な情報共有が可能

Google スプレッドシートで行が更新された際、oviceに自動で通知が送られるため、チームメンバーはすぐに最新の情報を把握できます。たとえば営業チームがGoogleスプレッドシートの顧客情報を更新した際に、サポートチームがその情報をすぐに受け取ることができれば、その後の対応がスムーズになります。特にリモートワークなどをしている場合、時間や場所に関係なく、全員が最新情報を受け取れる環境を作ることは、スムーズな業務進行を行う上で重要な要素と言えるでしょう。

メリット2: タスク管理の効率化

Google スプレッドシートとoviceの連携により、タスクの進捗状況を簡単に把握できるようになります。たとえば各タスクの進捗状況をスプレッドシート上で管理している場合、ステータスを完了にしたら、oviceに通知が送られるように設定しておくことで、タスク担当者はすぐに状況を確認できます。このような使い方をすれば、プロジェクトを効率的に進めることができるので、タスクの遅延やチーム間でのコミュニケーションエラーを防ぐことに期待ができそうです。

[Yoomとは] 

Google スプレッドシートとoviceの連携フローの作り方

ここからは実際にYoomを使用したアプリ連携の流れを画像付きで紹介していきます！

①マイアプリ連携

Yoomにログイン後、左メニューにある「マイアプリ」を選択。

画面遷移後、「+新規接続」を押下してください。

連携したいアプリ名を検索窓に入力し、画面に従ってログインまたはサインインをすることで連携が完了します。
今回は「Google スプレッドシート」「ovice」を登録していきます。
登録が完了するとマイアプリの一覧にアイコンが表示されます。

②既存のテンプレートをコピーする

Google スプレッドシートで行が更新されたらoviceに通知する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートで行が更新されたらoviceに通知するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.Google スプレッドシートを業務で活用している方

・共有シートでアプリのアカウント情報を管理するチームの方

・同じシートを同時に編集し業務効率化を目指すリーダー

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2.oviceを活用して業務を行う企業

・リモートワークでバーチャルスペースを活用しているチーム

・オンラインイベントやセミナーを企画運営するカスタマーサービス部門担当者
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■このテンプレートを使うメリット

Google スプレッドシートは一つのシートを同時に編集ができるため、最新の情報をいち早くチーム内に共有するために有効的なツールです。
さらにoviceを使用することで、リモートワークを円滑に行う環境を整えます。
しかし、Google スプレッドシートで更新された情報を毎回手動で通知するのは、非効率的で時間がかかります。

情報の更新をいち早くチーム内に共有し、業務進行をスムーズに行いたいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシートで情報の更新が行われたら、oviceに自動で通知するため、リモートワークを行うチームでも情報の通知の手間をなくします。
また引用した内容を通知するため、手作業によるヒューマンエラーを未然に防ぎます。

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■注意事項‍

・Google スプレッドシート、oviceのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

上記のテンプレートを使用することで、簡単に自動化ができます。
「試してみる」を押すだけでコピー完了です！

以下のようなポップアップが表示されたら成功しています。
それでは、実際に設定を進めていきましょう！

③トリガーの設定

まずは「行が更新されたら」を選択して、設定の確認をしていきます。
連携するアカウント情報を入力して「次へ」を押してください。

そうすると、以下のような画面に遷移します。
設定方法や入力欄下部の補足に沿って入力していきましょう。

※特に一意の値が入った列は必ず一意の値がある列を設定してください。値が重複していると正しく動かない場合があります。
また、Google スプレッドシートIDはご自身の任意のスプレッドシートを使用してください。

トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。

テストボタンを押下することで動作確認が可能です。
テストに成功すると以下のような画面になります。

Google スプレッドシートから抽出された項目がアウトプットに表示されています。
後述するoviceの設定で使用可能ですが、ここでは設定しないのでスルーしてOKです。
詳細設定では同時起動の挙動を選択できます。

下にスクロールすると「保存する」というボタンがあるので、設定を保存して最初の画面に戻りましょう。

④連携アプリの設定

次に「組織のメンバーに通知を送信」を選択して、連携するアカウント情報を入力してください。
「次へ」を押して設定を進めていきましょう。

画面が遷移したら、必須項目になっている「メッセージ内容」を設定していきましょう。
入力欄をクリックするとアウトプットを使用することができます。
Google スプレッドシートで管理している項目を、該当部分にアウトプットとして設定しておくことで、Google スプレッドシートの情報が変更されたら自動で反映されるようになります。

下にスクロールして、任意で詳細設定を設定してください。

ここではエラーやインターバルの設定ができます。

「保存する」を押すと以下のポップアップが出てきます。
「トリガーをON」を押して、最初の画面上部のトリガーが画像のようになっていたらOKです！

これで「Google スプレッドシートで行が更新されたらoviceに通知する」の設定はすべて完了になります。

おつかれさまでした！

その他のGoogle スプレッドシートとoviceを使った自動化の例

他にもGoogle スプレッドシートとoviceを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

①Google スプレッドシートで行が追加されたらNotionでページを作成するフローです。情報管理の抜け漏れを防止できそうです。

フォームに回答が送信されたら、Google スプレッドシートとkintoneに情報を連携する

試してみる

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■概要

Webサイトなどからのお問い合わせフォームに回答が送信されるたびに、その内容をGoogle スプレッドシートやkintoneに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業による転記は入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、フォームに回答が送信されたら、その情報を自動でGoogle スプレッドシートとkintoneに連携できるため、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Webフォームからの問い合わせ情報を手作業でGoogle スプレッドシートやkintoneに転記している方
• 複数のツールで顧客情報を管理しており、二重入力の手間や入力ミスを減らしたいと考えている方
• フォームからのリード情報を各ツールに反映させ、対応スピードを向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答後、自動でGoogle スプレッドシートとkintoneに情報が登録されるため、手作業での転記業務にかかっていた時間を短縮できます。
• システムが自動で情報を連携するため、手作業による入力間違いや転記漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとkintoneをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「お問い合わせフォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを登録する」アクションを設定し、フォームで受け取った情報を指定のスプレッドシートに書き込みます。
4. 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、同様にフォームの情報を指定のアプリに連携します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーに設定するフォームは、質問項目やデザインなどを自社の用途に合わせて任意で設定することが可能です。
• Google スプレッドシートやkintoneにレコードを追加する際、連携対象のスプレッドシートやアプリ、書き込む内容は任意で設定してください。

■注意事項

• Google スプレッドシート、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

②oviceで入退室が行われたらSlackに通知するフローです。従業員の稼働状況を把握するのに役立ちそうです。

oviceで入退室が行われたらSlackに通知する

試してみる

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■概要

バーチャルオフィスoviceを利用する中で、メンバーの入退室状況をリアルタイムで把握したいと感じることはありませんか？誰がオンラインかを確認するために都度oviceを開くのは手間がかかり、コミュニケーションのタイミングを逃してしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、oviceでの入退室をトリガーとして自動でSlackに通知が届くため、メンバーの状況をリアルタイムで把握し、円滑なチーム連携を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• oviceを活用しており、メンバーの在籍状況をSlackで確認したいチームリーダーの方
• リモートワーク環境でのコミュニケーションをよりスムーズにしたいと考えている方
• 手動での状況確認や連絡の手間を省き、チームの生産性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• oviceでの入退室を自動でSlackに通知するため、メンバーの状況を確認する手間を省き、コミュニケーションを円滑にします。
• 手動での確認や連絡が不要になるため、重要な通知の見落としや確認漏れを防ぎ、チーム運営の効率化に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、oviceとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでoviceを選択し、「Webhookを受信したら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、oviceから受け取った情報をもとに通知メッセージを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Slackでメッセージを送るアクションでは、通知を送信したいチャンネルやダイレクトメッセージの宛先を任意で設定できます。
• oviceから受け取ったユーザー名などの情報をメッセージに含めるなど、通知するメッセージ内容を自由にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

• ovice、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• oviceはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

詳細を見る 試してみる

まとめ

この記事では、Google スプレッドシート上で行が更新されたらoviceに自動通知する方法を画像付きで解説しました。Google スプレッドシート上で行が更新されると、自動的にoviceに通知が送られるので、チーム全体で最新の情報を共有できるようになります。これにより、リモートワーク環境下でも迅速な情報共有が可能となり、タスクの進捗管理が効率的に進むでしょう。Yoomを使用することでノーコードでのアプリ連携が簡単にできるので、専門的な知識がなくても安心して利用できます。この記事を参考にして、Google スプレッドシートとoviceの連携にチャレンジしてみてください！

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