Google スプレッドシートとSendGridを連携して、ステータス更新時に自動でメールを送信する方法

[Yoomとは]

今回の連携フローの手順は大きく分けて以下の通りです。

・Google スプレッドシートとSendGridをマイアプリ連携
・テンプレートをコピー
・トリガー、アクションの設定
・最後にトリガーが起動と確認

事前設定

1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
Yoomのアカウント発行ページ
2)SendGridのアプリ登録には、アクセストークンが必要です。
事前にSendGridにログインし、Settings > API Keys > Create API Keyの順に進んでください。
API Key Nameに「Yoom」など任意の名前を入力し、API Key Permissionsで権限範囲を指定してください。

Google スプレッドシートとSendGridの連携フローの作り方

ステップ1：Google スプレッドシートとSendGridをマイアプリ連携

1)Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続できるアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する2つのアプリ「Google スプレッドシート」と「SendGrid」を１つずつ検索します。

Google スプレッドシートを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。

SendGridはアカウント名と事前準備で取得したアクセストークンを入力し、「追加」をクリックします。

3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

こちらのバナーをクリックします。

1)「このテンプレートを試す」のアイコンをクリックします。

2) 以下のような表示が出てくるので、「OK」をクリックします。

以下のように表示されればコピーができています。

タイトルや詳細はクリックで編集可能ですので、適宜変更してください。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
なお、テンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
そのためコピーしたテンプレートはマイプロジェクトからも開くことが可能です。

ステップ3：トリガーを設定‍

「アプリトリガー　行が更新されたら」をクリックします。

ステップ4：Google スプレッドシートのアクションを設定

1) アクションは「行が更新されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。

2)  必須項目を入力します。
トリガーの起動間隔は契約プランによって変わります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)

スプレッドシートIDはアプリが連携出来ていると候補から選択できます。

入力が完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。

ステップ5：SendGridのアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　メールを送信する」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「メールを送信する」を選択して、「次へ」をクリックします。

3) 必須項目を入力します。

アプリが連携出来ているとGoogle スプレッドシートのアウトプット情報を活用して入力できます。

アドレスや本文など必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

これで【Google スプレッドシートでステータスが更新されたらSendGridでメールを送信する】というフローが完成です。

ステップ6: テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。

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今回使用したテンプレートはこちら　

Google スプレッドシート・SendGridを使ったその他の自動化例

他にもYoomには、Google スプレッドシートを使った自動化のテンプレートがあるのでご紹介します。
自動化を試みたい業務内容や現在利用しているアプリとの組み合わせに応じてテンプレートを活用してください。

1.Google スプレッドシートで行が追加されたら、SendGridのコンタクトリストに追加する
このテンプレートは、Google スプレッドシートに新しい行が追加されると、自動的にSendGridのコンタクトリストにデータを追加できます。
例えば、マーケティング部が管理するGoogle スプレッドシートに新しい顧客情報を入力すると素早くメールリストへ反映され、マーケティングキャンペーン準備の効率化が見込めます。
これにより、手動作業を省略し、ミスを防ぎ、スムーズなデータ管理が期待できます。

2.受信したメールの差出人をSendGridのコンタクトリストに追加し、Gmailを送付する
このテンプレートは、受信したメールの差出人をSendGridのコンタクトリストに追加し、Gmailを送付できます。
例えば、営業部で新規顧客の担当者からの問い合わせメールを受信後、差出人のメールアドレスをSendGridに登録し、フォローアップの返信をGmailで送信可能です。
これにより、スムーズな連絡や今後のメール配信が見込めます。

3.kintoneで登録された情報をSendGridに追加する
このテンプレートは、kintoneに登録された取引先情報をSendGridに自動連携し、メール配信リストに追加できます。
例えば、総務部でイベント参加申込フォームを通じてkintoneに登録された取引先の担当者情報をSendGridに反映させ、イベント案内メールを送信可能です。
これにより、手動入力の手間を省き、正確で迅速なメール配信が期待できます。

まとめ

この記事では、Google スプレッドシートとSendGridを連携し、ステータスが更新された際に自動でメールを送信する方法を解説しました。
Google スプレッドシートとSendGridの連携により、手動作業を減らし、データ変更時の連絡ミスや遅延を防ぐことが期待できます。
特に、ステータス更新時の自動メール送信は、スピーディー対応とヒューマンエラーの削減に大きく貢献し、業務の精度向上が見込めます。
さらに、Yoomのようなノーコードツールを活用すれば、初心者でも簡単に設定できるため、技術的な知識がなくても導入可能です。
また、Yoomでは複数のツールを簡単に連携させることができ、メール送信だけでなく、他のプロセスの自動化にも応用できるため、幅広い業務に役立つはずです。
ぜひこの機会に、業務の自動化を進めてみてください！