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日々の業務でデータの更新情報を関係者に伝える作業が大変だと感じたことはありませんか？
特に、頻繁にデータが変更される場合、手動でメールを送るのは時間も手間もかかり、ミスが生じるリスクもあります。
そこでこの記事では、<span class=“mark-yellow”>Google スプレッドシートとSendGridを連携させ、スプレッドシート内のステータスが変更された際に自動的にメールを送信する</span>仕組みをご紹介します。
この自動化で手動作業を減らし、業務の効率化やヒューマンエラーの削減が期待できます。また、プログラミング不要のノーコードツールを使う連携設定もあわせて紹介します。
ぜひ参考にしてください。
・Google スプレッドシートとSendGridを活用し、顧客対応の迅速化を目指している方
・Google スプレッドシートとSendGridを連携して、プロジェクト管理を効率化したい方
・Google スプレッドシートとSendGridの連携を通じてヒューマンエラーを防ぎ、業務精度を向上させたい方
Google スプレッドシートでステータスが変更された際に、素早く自動メールを送信することにより、スピーディーな対応が見込めます。
例えば、顧客からの注文処理が完了したり、商品の発送状況が更新されると、関係者に自動メールが送信されます。
これにより、<span class=“mark-yellow”>手動での確認作業を削減し、ステータス変更の見逃しを防げるため、顧客満足度の向上が期待できます。</span>
毎回手動でメールを送信していると、誤った情報で送信したり、送信をし忘れるといったヒューマンエラーが発生しがちです。
しかし、Google スプレッドシートとSendGridを連携させることで、ステータスの更新時に自動的にメールが送信されるため、人的エラーの削減が見込めます。
人為的なミスを防ぐことで、<span class=“mark-yellow”>業務の精度が向上し、信頼性の向上も期待できます。</span>
Google スプレッドシートとSendGridを連携することで、顧客へのメール配信を効率化できます。
例えば、Google スプレッドシートで顧客のイベント参加状況が更新された際に、参加者に自動でリマインドメールを送信することが可能です。
この自動化により、<span class=“mark-yellow”>担当者が手動でメールを作成・送信する手間を削減でき、送信漏れやタイミングの遅れ防止が見込めます。</span>
また、適切なタイミングで情報を提供することで、顧客満足度の向上も期待できます。
ここからは、Yoomのテンプレート【Google スプレッドシートでステータスが更新されたらSendGridでメールを送信する】という連携フローを使って設定をしていきます。
■概要
Google スプレッドシートでステータスが更新されたらSendGridでメールを送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 業務でGoogle スプレッドシートを利用している方
・リードや顧客、スケジュールなどの情報をGoogle スプレッドシートで管理している方
・登録情報を他のアプリに同期して活用したい方
2. SendGridでメール送信や配信を行っている方
・リードへのアプローチにメールを利用している方
・商談フェーズに合わせて送信する定型メールがある営業担当者
・イベント参加者に対するフォローアップをメールで行っている方
■このテンプレートを使うメリット
SendGridはメールの送信や配信に便利なツールですが、業務の進捗に合わせて手動でメールを送信すると、ミスの発生リスクを高める可能性があります。
このフローを導入すると、Google スプレッドシートに登録した情報のステータスが更新された際、SendGridでのメール送信を自動化できます。宛先やメールの文面を手入力する必要がなくなるため、転記ミスや送信漏れなどのリスクを低減できます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、SendGridのそれぞれとYoomを連携してください。
[Yoomとは]
今回の連携フローの手順は大きく分けて以下の通りです。
・Google スプレッドシートとSendGridをマイアプリ連携
・テンプレートをコピー
・トリガー、アクションの設定
・最後にトリガーが起動と確認
1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
Yoomのアカウント発行ページ
2)SendGridのアプリ登録には、アクセストークンが必要です。
事前にSendGridにログインし、Settings > API Keys > Create API Keyの順に進んでください。
API Key Nameに「Yoom」など任意の名前を入力し、API Key Permissionsで権限範囲を指定してください。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続できるアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する2つのアプリ「Google スプレッドシート」と「SendGrid」を１つずつ検索します。
Google スプレッドシートを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。
SendGridはアカウント名と事前準備で取得したアクセストークンを入力し、「追加」をクリックします。
3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
こちらのバナーをクリックします。
■概要
Google スプレッドシートでステータスが更新されたらSendGridでメールを送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 業務でGoogle スプレッドシートを利用している方
・リードや顧客、スケジュールなどの情報をGoogle スプレッドシートで管理している方
・登録情報を他のアプリに同期して活用したい方
2. SendGridでメール送信や配信を行っている方
・リードへのアプローチにメールを利用している方
・商談フェーズに合わせて送信する定型メールがある営業担当者
・イベント参加者に対するフォローアップをメールで行っている方
■このテンプレートを使うメリット
SendGridはメールの送信や配信に便利なツールですが、業務の進捗に合わせて手動でメールを送信すると、ミスの発生リスクを高める可能性があります。
このフローを導入すると、Google スプレッドシートに登録した情報のステータスが更新された際、SendGridでのメール送信を自動化できます。宛先やメールの文面を手入力する必要がなくなるため、転記ミスや送信漏れなどのリスクを低減できます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、SendGridのそれぞれとYoomを連携してください。
1)「このテンプレートを試す」のアイコンをクリックします。
2) 以下のような表示が出てくるので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されればコピーができています。
タイトルや詳細はクリックで編集可能ですので、適宜変更してください。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
なお、テンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
そのためコピーしたテンプレートはマイプロジェクトからも開くことが可能です。
「アプリトリガー 行が更新されたら」をクリックします。
1) アクションは「行が更新されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。
2) 必須項目を入力します。
トリガーの起動間隔は契約プランによって変わります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
スプレッドシートIDはアプリが連携出来ていると候補から選択できます。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
1) フローに戻り、「アプリと連携する メールを送信する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「メールを送信する」を選択して、「次へ」をクリックします。
3) 必須項目を入力します。
アプリが連携出来ているとGoogle スプレッドシートのアウトプット情報を活用して入力できます。
アドレスや本文など必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
これで【Google スプレッドシートでステータスが更新されたらSendGridでメールを送信する】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。
今回使用したテンプレートはこちら
■概要
Google スプレッドシートでステータスが更新されたらSendGridでメールを送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 業務でGoogle スプレッドシートを利用している方
・リードや顧客、スケジュールなどの情報をGoogle スプレッドシートで管理している方
・登録情報を他のアプリに同期して活用したい方
2. SendGridでメール送信や配信を行っている方
・リードへのアプローチにメールを利用している方
・商談フェーズに合わせて送信する定型メールがある営業担当者
・イベント参加者に対するフォローアップをメールで行っている方
■このテンプレートを使うメリット
SendGridはメールの送信や配信に便利なツールですが、業務の進捗に合わせて手動でメールを送信すると、ミスの発生リスクを高める可能性があります。
このフローを導入すると、Google スプレッドシートに登録した情報のステータスが更新された際、SendGridでのメール送信を自動化できます。宛先やメールの文面を手入力する必要がなくなるため、転記ミスや送信漏れなどのリスクを低減できます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、SendGridのそれぞれとYoomを連携してください。
他にもYoomには、Google スプレッドシートを使った自動化のテンプレートがあるのでご紹介します。
自動化を試みたい業務内容や現在利用しているアプリとの組み合わせに応じてテンプレートを活用してください。
1.Google スプレッドシートで行が追加されたら、SendGridのコンタクトリストに追加する
このテンプレートは、Google スプレッドシートに新しい行が追加されると、自動的にSendGridのコンタクトリストにデータを追加できます。
例えば、マーケティング部が管理するGoogle スプレッドシートに新しい顧客情報を入力すると素早くメールリストへ反映され、マーケティングキャンペーン準備の効率化が見込めます。
これにより、手動作業を省略し、ミスを防ぎ、スムーズなデータ管理が期待できます。
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたら、SendGridのコンタクトリストに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを活用して業務効率化を図りたい方
・Google スプレッドシートを利用してリード情報を管理している方
2.SendGridを利用してメール配信を効率化したい方
・毎回コンタクトリストに情報を追加するのが手間に感じている方
・メールマーケティング担当者で、新しいコンタクトリストの管理を容易にしたい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを使用するメリットには、以下のような点が挙げられます。
第一にGoogle スプレッドシートとの連携により、SendGridのコンタクトリストに情報が自動追加されるため、作業負担が軽減され業務効率化につながります。
手作業で行う業務の一部が自動化されることで、他の重要な業務に集中できるようになるでしょう。
また、この自動化フローにより、メールマーケティングの精度が向上します。
コンタクトリストが最新の状態を維持しやすくなるため、ターゲットに対する効果的なキャンペーンが実施可能になり、コンバージョン率の向上にも寄与します
■注意事項
・Google スプレッドシートとSendGridのそれぞれとYoomを連携してください。
2.受信したメールの差出人をSendGridのコンタクトリストに追加し、Gmailを送付する
このテンプレートは、受信したメールの差出人をSendGridのコンタクトリストに追加し、Gmailを送付できます。
例えば、営業部で新規顧客の担当者からの問い合わせメールを受信後、差出人のメールアドレスをSendGridに登録し、フォローアップの返信をGmailで送信可能です。
これにより、スムーズな連絡や今後のメール配信が見込めます。
■概要
受信したメールの差出人をSendGridのコンタクトリストに追加し、Gmailを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.マーケティングチーム
・受信したメールの宛先をSendGridのコンタクトリストに自動的に追加し、メールキャンペーンの対象リストを常に最新に保ちたいチーム
・顧客獲得からメールマーケティングまでのプロセスを一貫して自動化し、効率を上げたいチーム
2.営業部門
・新規顧客からのメールを受信するたびにSendGridでのメールコミュニケーションを開始し、営業活動を円滑に進めたいチーム
・リード情報を一元管理し、メールを通じたフォローアップを自動化したいチーム
3.カスタマーサポートチーム
・新規顧客からのメールを受信するたびにSendGridに追加し、サポートメールの送信リストを常に最新に保ちたいチーム
・サポート情報を一貫して管理し、効率的なメールサポートを行いたいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・新規顧客からのメールを受信するたびに手動でSendGridに追加する手間を省けるため、作業時間を大幅に短縮することができます。
・SendGridへの追加後は、Gmailにて自動でメールが送信されるため、メールの返信漏れを防ぐことができます。
・リード情報の更新を迅速に反映することで、戦略の改善点を迅速に特定することができます。
■注意事項
・Gmail、SendGridのそれぞれとYoomを連携させてください。
3.kintoneで登録された情報をSendGridに追加する
このテンプレートは、kintoneに登録された取引先情報をSendGridに自動連携し、メール配信リストに追加できます。
例えば、総務部でイベント参加申込フォームを通じてkintoneに登録された取引先の担当者情報をSendGridに反映させ、イベント案内メールを送信可能です。
これにより、手動入力の手間を省き、正確で迅速なメール配信が期待できます。
■概要
kintoneで登録された情報をSendGridに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneで顧客情報を管理している方
・kintoneへの顧客情報の入力を担当している方
・顧客情報を他のアプリに手動で連携している方
2.業務でSendGridを利用している方
・SendGridで定期的にメールキャンペーンの送信を行っている方
・SendGridへの顧客情報追加を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneは業務に合わせたアプリを作成することができ、データ管理を効率化できます。
顧客情報を管理する上でkintoneに登録された情報をSendGridにも連携している場合、手動による追加作業が煩わしいと感じているかもしれません。
このテンプレートは、kintoneでレコードが登録されるとSendGridに自動で追加できるため、手動作業を効率化することができます。
登録する件数が多い場合でも、kintoneで登録された情報がSendGridに自動で連携されるため、シームレスに業務を進めることが可能です。
また、kintoneとSendGridのデータが常に同期された状態となるため、管理業務も楽になります。
■注意事項
・kintone、SendGridのそれぞれとYoomを連携してください。
この記事では、Google スプレッドシートとSendGridを連携し、ステータスが更新された際に自動でメールを送信する方法を解説しました。
Google スプレッドシートとSendGridの連携により、手動作業を減らし、データ変更時の連絡ミスや遅延を防ぐことが期待できます。
特に、ステータス更新時の自動メール送信は、スピーディー対応とヒューマンエラーの削減に大きく貢献し、業務の精度向上が見込めます。
さらに、Yoomのようなノーコードツールを活用すれば、初心者でも簡単に設定できるため、技術的な知識がなくても導入可能です。
また、Yoomでは複数のツールを簡単に連携させることができ、メール送信だけでなく、他のプロセスの自動化にも応用できるため、幅広い業務に役立つはずです。
ぜひこの機会に、業務の自動化を進めてみてください！
