テンプレートがマイプロジェクトにコピーされます。タイトルに先頭に【コピー】とつきますが、のちに任意の名前に変更できます。
[Yoomとは]
マイアプリ連携をする
SlackとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携していきます。Yoomにログインして、マイアプリからSlackとGoogle スプレッドシートの連携を行ってください。
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複数社とのクライアントワークが多い方にとって、各社の連絡ツールが複数になり業務が煩雑なることがあるんじゃないでしょうか。
私は前職でWebディレクターをやっていたのですが、クライアントごとでやりとりするツールがメール、チャットワーク、Slack、メッセンジャー、Skypeなど。社内はSlack、Discord…とチャットの行ったり来たりでこれだけで1日が終わるんじゃないかな！という日もありました。
クライアントからのちょっとした修正依頼はチャットにササッと送って来られることがあるので見逃してしまわないかヒヤヒヤしたり。煩雑ではあるんですが、クライアントのセキュリティ事情もあるので、こちらの都合でルール化するのが難しかったりします。
各ツールやクライアントとのチャンネルごとにスプレットシートに依頼内容だけが転機されると、見逃しがなくなるので便利だなぁと考えました。まずはSlackから連携をやってみようと思います。
Google Apps Script（GAS、ガス）とは、Googleによって開発されたスクリプトプラットフォームである軽量のアプリケーション開発のためのGoogleのワークスペースプラットフォーム。 主にGoogleのサービスを自動化するスクリプト言語である。JavaScriptがもとになっているため汎用性が高く、開発環境はGoogle Chromeだけでいいのでプログラミング初心者が始めやすい言語の1つである。（引用元：Wikipedia）
JavaScriptはWebサイトに動的な要素をつける言語です。
以前の勤務先がWeb制作会社でしたが、JS（JavaScriptの略）は誰でもを書ける言語ではありませんでした。汎用性が高いことは言うまでもありませんが、習得するまでに基礎勉強が必要になります。
業務を効率化するために自動化がしたくても、普段プログラムと関わりがない方はとっかかりにくいですよね…。
SlackとGoogleスプレッドシートを連携することで、Slackに投稿された情報を自動でスプレッドシートに記録できます。
例えば、クライアントからの修正依頼やチーム内のタスク指示がSlackに投稿された場合、スプレッドシートに逐一追加することで、担当者が後で見返しやすくなり、必要な情報が漏れなく管理できるようになるでしょう。これにより、各チャットやメッセージを遡る必要がなくなるため、業務効率が向上し、時間の節約も期待できます。
Slackに送られるタスクや依頼内容がGoogleスプレッドシートに保存されることで、担当者がメッセージを見落とすリスクが軽減されます。
また、Google スプレッドシート上でタスクを一覧化することで、全体の進捗状況が一目でわかるようになり、チームメンバー全員が進捗状況を把握しやすくなります。これにより、業務の抜け漏れが防げるだけでなく、他のメンバーとのスムーズな情報共有が期待できます。
Googleスプレッドシートはスクリプトの組み込みが可能なため、Slackとの連携を活用することでさらに自動化を進められます。
たとえば、Google スプレッドシートの内容に基づいてSlackで自動的にリマインド通知を設定したり、定期的な報告書をGoogle スプレッドシートからSlackに自動送信するなど、柔軟な管理が可能です。手動で行っていた日次・月次業務やレポート作成も自動化されるため、担当者の負担が軽減され、さらに高効率なワークフローが実現します。
それでは、Slackへの問い合わせ内容をGoogleスプレッドシートに追加する方法を紹介していきます。
以下の4ステップで完了するのでぜひ試してみてください。
ステップ1：SlackとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携する
ステップ2：Slackの問い合わせがきたら起動するトリガーを設定
ステップ3：問い合わせ内容からデータを抽出する設定
ステップ4：Google スプレッドシートに追加する設定
以下のテンプレートの「試してみる」からコピーしてはじめましょう！
テンプレートがマイプロジェクトにコピーされます。タイトルに先頭に【コピー】とつきますが、のちに任意の名前に変更できます。
[Yoomとは]
SlackとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携していきます。Yoomにログインして、マイアプリからSlackとGoogle スプレッドシートの連携を行ってください。
まずトリガーであるslackの設定から始めます。マイプロジェクトにコピーしたテンプレートがあるので、赤枠をクリック！
ここではトリガーの起動時間とチャンネルIDを設定します。起動時間は5分〜60分の範囲で選んでくださいね。
チャンネルIDはslackのチャンネルIDです。事前にアプリ連携したワークスペースの中から選べます。
IDの編集枠をクリックでチャンネル候補一覧が表示されるのでそこから選ぶか、
slackのチャンネル名を右クリック→コピー→リンクをコピー→リンクの末尾の英数字がIDになります。
例：https://xxxxxxxx.slack.com/xxxx/チャンネルID
テストしてみて成功したら、アプトプットを追加します。
Slackの設定画面をスクロールすると、アウトプットというブロックが出てきます。編集枠をクリックするとポップアップが表示され、その中から抽出する情報を選択することができます。ポップアップ内に欲しい情報が出ない場合は、「＋取得する値を追加」で↓のような文字列が出現。
各項目にマル＋のボタンが付いています。抽出したい情報に該当する項目をボタンを押下で追加できます。
追加が完了したら「保存する」を押して次のステップに進みます。
次はSlackの下にあるフロー「テキストからデータを抽出する」を選択。1ページめの画面ではアクションを選択できます。デフォルトで設定されているので、
一旦「次へ」をクリック。
2ページめは詳細を設定する画面です。
赤文字で必死項目となっている編集枠に入力していきます。ここでは「対象のテキスト」と「抽出したい項目」が必須のため、枠内をクリック。
それぞれ、該当の項目がプルダウンで出現します。
先ほどのSlackの設定と同じ要領で、項目を追加後→「テスト」。テストが成功したら「保存」します。
書き出し先のスプレットシートを準備します。
スプレットシートに追加する書き出し先のスプレットシートを準備します。ヘッダーに書き出す項目名を追加すればOKです。
フローボットの設定に戻ります。グーグルスプレットシートのアイコンがついた項目をクリック。
グーグルスプレットシートに転機するオペレーションを設定していきます。事前に連携しておいたグーグルアカウントがデフォルトで表示されます。
実行アクションはテンプレートのデフォルトで「レコードを追加する」が選択されています。用途によってここを変えると自動化できる幅が広がりそうです。
下にスクロールするとスプレットシートとの連携設定ブロックがあります。
データベースの連携：スプレットシートのIDを入力。
スプレットシートのタブ名：シート下部もタブお名前を入力。
テーブル範囲：今回はA1:D1を選択してみました。項目を増やしたらそれに応じて範囲の設定を変更すればOKです。
最後にトリガーを【ON】にしてみます。
フローボットを起動すると、スプレットシートにSlackのコメントが転機されていました。
応用すれば、クライアントや案件ごとにシートを分け、修正依頼・見積もり依頼を管理することができそうです。
Webの運用を担当していると、五月雨式にバナーを入れ替え依頼などのちょっとしたタスクが発生します。
クライアントや運用者へフォームを準備してバナー素材と更新日程を入力して送信するだけで依頼が完了するフォームがあると便利かもしれません。また、それをSlackに通知して共有することでチームでも管理がしやすくなるかもしれません。
今回はこちらのテンプレートから作ってみます。
コピーして自分のワークスペースに落として編集を開始。メールへのお知らせは不要なので、右上の×を押下でフローを削除します。
最初にトリガーを設定します。今回はYoomのフォームを使用します。
あらかじめ挿入されている文言やアウトプット内容をそのまま使って接続を進めます。個人的には、フローが少ないフローボットは各API同士の接続設定を先にやっつけた後、アウトプットする内容を調整していくやり方がいいんじゃないかなと思っています。そんなわけでフォームの内容はサクサク進行。
次にSlackへの通知。先ほどご紹介した方法と同じで連携済みのSlackアカウント情報とアウトプットするチャンネルのIDを入力で完了！
最後にスプレットシートの設定です。今回はYoomで作ったテンプレをコピーして使ってみます。
テンプレ：https://docs.google.com/spreadsheets/d/1S-ENG6XntHgcwsNeUh6wJ5OVML8Sy_ZPYZTkH-PzMDQ/edit?gid=0#gid=0
再びYoomのフローボット編集画面に戻り、スプレットシートの連携設定を進めます。こちらも同じく、スプレットシートのIDとシート名など、連携に必要な項目を入力で完了です！
フローボットの設定と最初のトリガーを【ON】にしたら起動！
フォームの必要事項を埋めて送信！動画じゃないので伝わりにくいかもしれませんが、1つ1つのフローが動いているときはフローの右上に◯がクルクルするんですよ。
エラーになったら赤くブブーッと赤く表示されます。私は順調にいくようにモニターの前で「がんばれ〜！」と応援してます。
今回はうまくいったので、Slackの通知とスプレットシートの転記に成功しました！
Yoomには自動化だけでなく、業務を円滑に進めるための工夫と機能が詰まっています。
Yoomでは転記が完了したことを逐一メールやチャットで通知することが可能です。
転記が完了したことを確認して電話をかけたいときなどに便利そうです。また、さらにアプリオペレーションを接続することで任意の普段利用しているチャットサービスに通知することが可能でメンションや追加情報などの設定も柔軟にカスタマイズして作ることができます。
Yoomにはデータベース機能と呼ばれるエクセルように表形式でデータを管理できる機能があります。
こちらを利用することですることでスプレッドシートだけでなくYoom上に情報をストックしておくことも可能です。
合わせて利用するとバックアップにもなるので便利です。
データベース機能についてはこちら
他にもGoogleスプレッドシートとSlackを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1. Googleスプレッドシートで行が追加・更新されたらSlackに通知するフローです。SlackからGoogleスプレッドシートへの連携だけでなく、GoogleスプレッドシートからSlackへの連携ももちろん可能です。
2. Slackにファイルが投稿されたら、連携したGoogleスプレッドシートを作成しファイルのURLを入力するフローです。Slackで投稿された特定の投稿にのみ発火して業務を自動化することも可能です。領収書周りの対応などで役立ちそうですね。
3. Slackにメッセージが投稿されたら内容を抽出して、連携したGoogleスプレッドシートに記載するフローです。正規表現やGPTを組み合わせて利用することで、Slackに投稿されたメッセージを加工してGoogleスプレッドシートに連携することも可能です。
4. Slackのチャンネルに投稿した文章を日本語に翻訳してスレッドに返信、スプレッドシートに格納するフローです。翻訳もYoomで実現できてしまいます！
プログラミングの複雑な知識を習得しなくても、業務の自動化はできるようになりました。
まずは煩雑になりがちな小さな依頼をとりまとめるフローを作ってみるのはいかがでしょうか。
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