Slackへの問い合わせ内容をGoogle スプレッドシートに追加する方法

‍テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。

ステップ3：Slackのトリガーアクション設定

さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Slackへの問い合わせ内容をGoogle スプレッドシートに追加する」をクリックしてください。

クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

まずは、トリガーとなる「問い合わせがきたら」をクリックして、連携するアカウント情報が入力されていることを確認してください。
もし、アカウント情報の欄が空欄、もしくは別のアカウントで連携したい場合、入力バーをクリック→【+ アカウントを追加】でアカウント情報を設定してください。

次の画面でトリガーとなるアクションの何分後にフローを起動するかを設定するために、「トリガーの起動間隔」を選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。 
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
‍なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

「チャンネルID」は、入力バーをクリックすると、以下の画像のように『候補』に連携したアカウントに基づいたチャンネルが表示されます。
対象のチャンネルを選択しましょう。

設定後、トリガーとなるアクション（今回はメッセージの投稿）を行い、[テスト]をクリックします。今回は、以下のような内容をSlackに投稿してみました。

メッセージ投稿後に[テスト]を実行すると...

投稿内容を取得できました！テスト完了を確認して『保存する』を押しましょう。

このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。

ステップ4：テキストからデータを抽出する設定

続いて、2つ目の「データを操作・変換する」をクリックしましょう。

こちらはすでに設定が完了しているアクションなので、内容を確認し、［次へ］をクリックしてください。
もし、アクションを変更したい場合には、『変更する』を押すと、その他の抽出アクションを選択できます。

AIを活用した「データの抽出（2タスク）」の設定方法については、こちらのページもご確認ください。

次の画面で、「対象のテキスト」にAIを利用して抽出したい、特定のテキストを入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップから取得した情報をアウトプットとして引用できます。
今回は、メッセージ本文を抽出対象としました。

「抽出したい項目」は、好きな値を指定できます。Slackの投稿内容を基に、該当する値を設定してください。

情報を入力した後、［テスト］をクリックし、取得した値に問題がなければ『保存する』をクリックします。

ステップ5：Google スプレッドシートへレコードを追加する設定

最後に、3つ目の「スプレッドシートに追加する」をクリックしましょう。

連携するアカウント情報の入力を確認して、下へスクロールします。

『データベースの連携』で、注釈に沿って情報を入力しましょう。
入力バーをクリックすると、以下の画像のように『候補』に連携したアカウントに基づいたID情報が表示されます。
手動入力、もしくは対象とするスプレッドシートIDを候補から選択してください。

Google スプレッドシートのタブ名・選択範囲も設定して、[次へ]を押します。
※Google スプレッドシート内に、レコードを追加するため事前に【ヘッダを登録する】必要があります。ヘッダがテーブル範囲内に含まれているかを確認してください。

次の画面で、「追加するレコードの値」に情報を入力します。入力バーをクリックすると、前ステップで取得したアウトプットを引用できます。
もし、情報を追加したくない項目がある場合には、その部分は【空欄】にしておいてください。

情報を入力した後、［テスト］をクリックします。

抽出された情報がGoogle スプレッドシートに反映されていましたか？
結果に問題がなければ［保存する］をクリックします。

これで設定完了です！お疲れ様でした！

ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了

以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

簡単に自動化フローボットが作成できましたね！

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SlackやGoogle スプレッドシートを使ったその他の自動化例

本日紹介したもの以外にもSlackやGoogle スプレッドシートを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
いずれもテンプレートが用意されているので、すぐに活用を始めることが可能です。

Slackを活用した自動化例

コンテンツ登録や会議の終了を検知して詳細を関係者に通知したり、受け取ったファイルを自動でストレージサービスにアップロードすることも可能です。
何度もツールを行き来する必要がなくなるため、業務負担の軽減が見込めます。

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Google スプレッドシートを活用した自動化例

‍情報追加をトリガーに別のデータベースに情報を反映したり、情報追加後にメールツールで関係者に情報を共有することも可能です。
手動作業が減ることで、そのほかの業務にリソースを充てられるようになるでしょう。

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SlackとGoogle スプレッドシートを連携するメリット

情報の一元管理で業務の効率化

SlackとGoogle スプレッドシートを連携することで、Slackに投稿された情報を自動でスプレッドシートに記録できます。
例えば、クライアントからの修正依頼やチーム内のタスク指示がSlackに投稿された場合、Google スプレッドシートに逐一追加することで、担当者が後で見返しやすくなり、必要な情報が漏れなく管理できるようになるでしょう。
これにより、各チャットやメッセージを遡る必要がなくなるため、業務効率が向上し、時間の節約も期待できます。

タスクの見逃し防止とチーム内での可視化

Slackに送られるタスクや依頼内容がGoogle スプレッドシートに保存されることで、担当者がメッセージを見落とすリスクが軽減されます。
また、Google スプレッドシート上でタスクを一覧化することで、全体の進捗状況が一目でわかるようになり、チームメンバー全員が進捗状況を把握しやすくなります。これにより、業務の抜け漏れが防げるだけでなく、他のメンバーとのスムーズな情報共有が期待できます。

柔軟なデータ管理と業務の自動化

Google スプレッドシートはスクリプトの組み込みが可能なため、Slackとの連携を活用することでさらに自動化を進められます。
たとえば、Google スプレッドシートの内容に基づいてSlackで自動的にリマインド通知を設定したり、定期的な報告書をGoogle スプレッドシートからSlackに自動送信するなど、柔軟な管理が可能です。
手動で行っていた日次・月次業務やレポート作成も自動化されるため、担当者の負担が軽減され、さらに高効率なワークフローが実現します。

まとめ

プログラミングの複雑な知識を習得しなくても、業務の自動化はできるようになりました。
まずは煩雑になりがちな小さな依頼をとりまとめるフローを作ってみるのはいかがでしょうか。

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