GoogleスプレッドシートとSmartHRを連携して、Googleスプレッドシートで行が追加されたらSmartHRに従業員を登録する方法

人事担当者の皆様、従業員登録の手間を少しでも軽減したいと思ったことはないですか？本記事では、Google スプレッドシートとSmartHRを連携させることで、従業員情報の登録を自動化する方法をご紹介します！Yoomを使えばノーコードで簡単に設定できるため、エンジニアのサポートがなくても安心です。

アプリ連携で、従業員登録の業務を自動化し、ミスも減らしてストレス軽減も期待できます！

とにかく早く試したい方へ

Yoomには、Google スプレッドシートとSmartHRを連携するためのテンプレートが用意されています。

今すぐ試したい方は、以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！

Googleスプレッドシートで行が追加されたらSmartHRで従業員を登録する

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Googleスプレッドシートで行が追加されたらSmartHRで従業員を登録するフローです。

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こんな方におすすめ

• SmartHRを導入している企業
• Google スプレッドシートで従業員情報を管理している企業
• Google スプレッドシートで入力した従業員データをSmartHRに手動で登録している方
• データ登録作業を自動化して効率的にしたい方

Google スプレッドシートとSmartHRを連携するメリット

Google スプレッドシートとSmartHRを連携すると、従業員データ登録業務が自動化されます。さらに人事異動や新規採用が重なっても業務が圧迫される心配がなくなるでしょう！

メリット1：従業員データ入力の手間を削減

人事担当者にとって、従業員情報の手動入力は時間と労力を要する作業です。漢字の変換や数字の入力、意外と神経を使いますよね。

ですが、Google スプレッドシートとSmartHRを連携させることで、スプレッドシートに入力された情報が自動的にSmartHRに反映されます。

これにより、手動入力の手間が省けるだけでなく、入力ミスの減少も期待できます！間違いのないように2度3度確認する手間もなくなりますね。特に、大量の従業員情報を扱う企業にとっては、業務効率が向上するでしょう。

メリット2：データのリアルタイム更新が可能

従業員情報は常に最新で間違いのない状態であることが求められますよね？Google スプレッドシートとSmartHRを連携することで、スプレッドシート上でのデータ更新がリアルタイムでSmartHRに反映されます。これにより、常に最新の情報を基にした業務運営が可能となり、情報のズレや遅延によるトラブルを防ぐことができます。

特に、急な人事異動や新規採用などが重なって情報が錯綜するタイミングなどでは、自動化の恩恵を最大限享受できるでしょう！

Google スプレッドシートとSmartHRを連携してできること

Google スプレッドシートとSmartHRを連携させることで、これまで手作業で行っていた従業員情報の登録や更新を自動化できます。
たとえば、Google スプレッドシートに新しい従業員情報を追加するだけで、SmartHRに自動で登録される、といった連携が可能です。また、既存の情報をGoogle スプレッドシートで更新すれば、SmartHRの従業員情報も自動で反映されます。
これにより、手作業によるデータ入力の手間や入力ミスを削減でき、業務の正確性と効率を向上させることが可能です。

ここでは具体的な自動化のユースケースをいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！

Google スプレッドシートで行が追加されたらSmartHRで従業員を登録する

Google スプレッドシートで新しい行が追加された際に、自動でSmartHRに従業員を登録するフローです。
手作業での登録時間を短縮できるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも軽減できます。
さらに、フローをカスタマイズすれば、任意のコミュニケーションツールに通知を出すことも可能です。チームメンバーと迅速に情報共有できます。

Googleスプレッドシートで行が追加されたらSmartHRで従業員を登録する

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Googleスプレッドシートで行が追加されたらSmartHRで従業員を登録するフローです。

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Google スプレッドシートで行が更新されたらSmartHRの従業員情報も更新する

Google スプレッドシートで行を更新すると、SmartHRの従業員情報も自動で更新するフローです。
SmartHRにログインして情報を更新する手間を省けるので、作業効率の向上が期待できます。
また、更新後にコミュニケーションツールへ通知を送ることもできるため、従業員情報の変更に伴う作業をチーム内でスムーズに共有可能です。

Google スプレッドシートで行が更新されたらSmartHRの従業員情報も更新する

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Googleスプレッドシートで行が更新されたらSmartHRの従業員情報も更新するフローです。

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Google スプレッドシートとSmartHRの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にGoogle スプレッドシートとSmartHRを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで連携を進めます。もしアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／SmartHR

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は「Google スプレッドシートで行が追加されたら、SmartHRで従業員を登録する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• Google スプレッドシートとSmartHRをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Google スプレッドシートのトリガー設定およびSmartHRのアクション設定
• トリガーをONにしてフローの動作確認

Googleスプレッドシートで行が追加されたらSmartHRで従業員を登録する

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Googleスプレッドシートで行が追加されたらSmartHRで従業員を登録するフローです。

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ステップ1：Google スプレッドシートとSmartHRのマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにします。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

ここからは、今回のフローで使用するアプリの連携方法を解説します。

Google スプレッドシートの場合

Google スプレッドシートのマイアプリ連携は、上記の手順をご確認ください。

SmartHRの場合

Yoomの新規接続一覧の中からSmartHRをクリックします。
SmartHRの新規登録画面より、アカウント名、アクセストークンを入力し、「追加」をクリックします。
※SmartHRの仕様上、管理者「アプリケーション連携の権限を持ったアカウント」でログインが必要となります。

詳しい手順は、SmartHRのマイアプリ登録方法をご参照ください。

ステップ2：テンプレートをコピー

ここから、実際にフローを作っていきましょう！
手軽に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。

Googleスプレッドシートで行が追加されたらSmartHRで従業員を登録する

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Googleスプレッドシートで行が追加されたらSmartHRで従業員を登録するフローです。

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クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！

ステップ3：Google スプレッドシートのトリガー設定

Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は、【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項を参照してください。

まずはフロー1番目「行が追加されたら」を選択してください。

まず、アクションと連携するアカウントを設定します。

• タイトル：自由に変更可能です。
• トリガーアクション：テンプレート通りに「行が追加されたら」を選択します。
• アカウント情報：ステップ1で連携したアカウントが自動で選択されています。別のアカウントを使用したい場合は、「＋ 連携アカウントを追加」から変更可能です。

設定を確認したら、次へ進みます！

次は、アプリトリガーのAPI接続設定です。

まず、トリガーの起動間隔を設定します。
トリガーの起動間隔は、5分／10分／15分／30分／60分の中から選べます。
ただし、料金プランによって設定できる最短の間隔が異なるので、ご注意ください。
基本的には、そのプランで設定できる最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

スプレッドシートIDとシートIDは、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
さらに下に進み、テーブルの範囲(始まり)、テーブルの範囲(終わり)、一意の値が入った列を入力し、「テスト」をクリックします。

エラーが出たら、以下のヘルプページを参考にしながら記載されている内容に応じて修正します。
エラー時の対応方法について

テストに成功すると、「アウトプット（取得した値）」が表示されます。

※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、テストを実行して得られたデータを指します。
このデータは、後続のオペレーション設定時に利用でき、フロー実行のたびに更新される動的な値となります。

ここで取得した値は、後続のステップで使用します。
確認後、「保存する」ボタンを押して次へ進みましょう！

ステップ4：SmartHRから事業所情報を取得する設定

続いて2番目の「事業所情報の取得」を選択します。

アクションと連携するアカウントを設定します。

• タイトル：自由に変更可能です。
• アクション：テンプレート通りに「事業所情報の取得」を選択します。
• アカウント情報：ステップ1で連携したアカウントが自動で選択されています。別のアカウントを使用したい場合は、「＋ 連携アカウントを追加」から変更可能です。

設定内容を確認したら、次へ進みましょう。

次のページでは、テナントIDを設定します。
管理画面URL内「https://●●●●●●.smarthr.jp」が該当箇所なので、確認して入力しましょう。

「テスト」を押し、エラーが出ないことを確認したら「保存する」をクリックして2つ目の設定は完了です！

ステップ5：SmartHRに従業員を登録する設定

続いて3番目のフロー「従業員の登録」に進みます。

連携するアカウントとアクション選択の画面で、以下のように設定されているか確認します。

• タイトル：自由に変更可能です。
• アクション：テンプレート通りに「従業員の登録」を選択します。
• アカウント情報：ステップ1で連携したアカウントが自動で選択されています。

設定内容を確認したら、次へ進みましょう。

続いて、従業員情報の登録を行います。

必須項目はテナントIDのみです。
先ほどと同様、管理画面URL内「https://●●●●●●.smarthr.jp」の部分をテナントIDに入力しましょう。

その他の項目は必要に応じて入力してください。

• 事業所ID
• 社員番号
• 雇用形態ID
• 在籍状況
• 姓・名(ヨミ・ビジネスネーム含む)
• 生年月日
• 住所
• 緊急連絡先情報(氏名・住所・電話番号)
• 住民票情報
• 雇用保険
• 給与振込情報

必要な情報を入力できたら、テストを実行しましょう。

テストに成功したら、「保存する」をクリックしましょう。

ステップ6：Google スプレッドシートのアクション設定

最後のフロー「レコードを更新する」をクリックしてください。

まず、連携するアカウント情報とアクションを確認します。

• タイトル：自由に変更可能です。
• アクション：テンプレート通りに「レコードを更新する」を選択します。
• アカウント情報：ステップ1で連携したアカウントが自動で選択されています。

次にデータベースを設定します。
スプレッドシートIDとタブ名、テーブルの範囲指定を入力してください。

入力ができたら、「次へ」をクリックします。
この際、スプレッドシートIDやタブ名が間違っていたらエラーが出ますので、正しいものに修正しましょう！

続いて、指定したシートからレコードを取得して、更新するための設定を行います。
更新したいレコードの条件と更新後の値をそれぞれ入力します。
①の更新したいレコード条件は「and」「or」指定で複数条件にすることも可能です。
それぞれ入力をして「テスト」を行い、エラーが出なければすべての設定は完了です！

ステップ7：トリガーをONにしてフローの動作確認

全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。

これで従業員情報の登録に時間を取られず、最新の情報を保てるようになりました！

SmartHRのデータをGoogle スプレッドシートに連携したい場合

今回はGoogle スプレッドシートからSmartHRへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSmartHRからGoogle スプレッドシートへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

SmartHRに新しい従業員が登録されたら、Google スプレッドシートにも追加する

SmartHRに新しい従業員が登録された際に、その情報をGoogle スプレッドシートに追加します。
この連携を使えば、手作業でのデータ転記が不要になり、作業時間を削減することが可能です。
その結果、従業員情報の管理にかかる手間を減らし、採用面接のフォローアップや研修計画の立案などより重要な業務に集中できるようになります。

SmartHRに新しい従業員が登録されたら、Googleスプレッドシートにも追加する

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SmartHRに新しい従業員が登録されたら、Googleスプレッドシートのデータベースにも従業員情報を格納するフローです。

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Google スプレッドシートとSmartHRを活用したその他の自動化例

Google スプレッドシートやSmartHRを活用した自動化は、今回ご紹介した「Google スプレッドシートで行が追加されたら、SmartHRで従業員を登録する」以外にも様々な業務に応用できます。

ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。

Google スプレッドシートを使った便利な自動化例

Google スプレッドシートをSlackやJira Software、Miro、スマレジなど多様なサービスと連携することで、データ更新や通知、翻訳、OCR取り込みといった一連の作業を自動化できます。
これにより、日々発生する情報収集や記録、連絡業務を手作業で行う負担が減り、チーム全体の業務効率化とデータ管理の精度向上を実現できます。

Jira Softwareで課題が作成されたら、Googleスプレッドシートにレコードを追加する

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Jira Softwareの特定プロジェクトで課題が作成されたら、Googleスプレッドシートのデータベースにレコードを追加するフローです。

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Google スプレッドシートで行が更新されたら、Gmailでメールを送信し任意のテキストを追加する

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■概要
Google スプレッドシートで管理しているステータスや在庫数など、特定のセルの値が変更された際、関係者への通知を手作業で行っていませんか？
このワークフローは、Google スプレッドシートのセルの更新に基づいたメール送信といった課題を解決するために設計されており、Google スプレッドシートの行が更新されたことをトリガーに、Gmailから自動でメールを送信します。
これにより、確認漏れや連絡の遅延を防ぎ、スムーズな情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートでの更新情報を、関係者とスムーズに共有したいと考えている方
・特定のセルの値が変更されるたびに、手動でメール通知を行っているプロジェクトマネージャーの方
・Google スプレッドシートのセル変更をトリガーにしたメール送信の自動化を検討している方

■注意事項
・Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は下記を参照してください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/10010912
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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データベースにレコードが作成されたらgBizINFOで法人情報を検索し、結果をGoogleスプレッドシートに追加する

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Yoomのデータベースにレコードが作成されたらgBizINFO（gbiz_info）で法人情報を検索し、Googleスプレッドシート（google_sheets）に連携して結果を追加するフローです。

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Google スプレッドシートにキーワードが追加されたら、ChatGPTで記事タイトルを作成しSlackで通知する

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■概要
コンテンツ制作における記事タイトルの考案は重要なプロセスですが、多くのアイデアを出すには時間と労力がかかるものです。
また、チームでのアイデア管理が煩雑になることもあります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにキーワードを追加するだけで、ChatGPTが自動でタイトル案を生成し、Slackでチームに共有できます。
手作業で行っていたアイデア出しを自動化することで、コンテンツ生成の自動化を実現し、より創造的な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方
・ChatGPTを活用して、コンテンツのアイデア出しを効率化したいと考えている方
・コンテンツ生成の自動化を推進し、記事作成業務の属人化を防ぎたいチームリーダーの方
・Google スプレッドシートとSlackを用いてコンテンツ制作の進捗を管理している方

■注意事項
・Google スプレッドシート、ChatGPT、SlackとYoomを連携してください。
・Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は下記を参照してください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/10010912
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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HRMOSから休職情報を取得して、Google スプレッドシートに追加する

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■概要
従業員の休職手続きは、正確な情報管理が求められる重要な業務ですが、手作業での対応は煩雑になりがちではないでしょうか。
特に、HRMOSの情報を別の管理表に転記する作業は、手間がかかる上に転記ミスなどのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、HRMOSから特定の社員の休職情報を自動で取得し、Google スプレッドシートへスムーズに連携できます。
手作業によるHRMOSの休職者管理を自動化し、業務の正確性と効率性を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方
・HRMOSで管理している従業員の休職情報を、手作業で別シートに転記している人事・労務担当者の方
・HRMOSとGoogle スプレッドシートで従業員情報を管理しており、休職に関する情報連携を自動化したいマネージャーの方
・休職手続きに関する事務処理を効率化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■注意事項
・HRMOS、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921

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Slackのチャンネルに投稿した文章を日本語に翻訳してスレッドに返信、スプレッドシートに格納

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Slackの特定のチャンネルに投稿した文章を日本語に翻訳してスレッドに返信します。
※トリガーの起動まで最短5分ほど時間がかかります。

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Google DriveにPDFを格納後、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する

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■概要
Google Driveに保存された請求書や申込書などのPDFファイルの内容を、一つひとつ手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
また、手作業による転記は入力ミスや漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが格納されるだけで、OCRが内容を自動で読み取りGoogle スプレッドシートに追記するため、こうした課題を解消し業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに格納したPDFの内容を手作業で転記している経理や営業事務の方
・OCRを活用して、紙媒体のデータ化や反復的な入力業務の効率化を目指している方
・Google DriveとGoogle スプレッドシートを連携させ、データ管理を自動化したい方

■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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定期的にGoogle スプレッドシートからレコード情報を取得し、コラボフローにグループ情報を登録する

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■概要
組織変更やプロジェクト発足のたびに発生する、コラボフローへのグループ登録を手作業で行っていませんか？
Google スプレッドシートで管理している情報を一つひとつ転記する作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの情報を元に、定期的にコラボフローへグループ情報を自動で登録し、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方
・コラボフローへのグループ登録作業を定期的に手作業で行っている方
・Google スプレッドシートで管理する情報をコラボフローへ反映させる手間を削減したい方
・組織情報などの手動更新によるミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方

■注意事項
・Google スプレッドシート、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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指定日時にGoogle スプレッドシートから情報を取得してMiroのボードに招待する

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■概要
プロジェクトやワークショップの度に、Miroのボードへ参加者を一人ひとり招待する作業に手間を感じていませんか。
特に大人数になると、招待リストの管理や手作業での招待に時間がかかり、招待漏れなどのミスも発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートのリストをもとに、Miroのボードへメンバーを一括で自動招待できるため、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Miroを使ったプロジェクトで、メンバーのボード招待を手作業で行っている方
・Google スプレッドシートで管理しているリストから、一括でMiroボードへ招待したい方
・定期的なワークショップなどで発生する招待業務の効率化や自動化を検討している方

■注意事項
・Google スプレッドシート、MiroのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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毎週スマレジのスタッフ一覧を自動取得し、Google スプレッドシートで最新化する

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■概要
スマレジに登録されているスタッフ情報を、定期的に確認・更新する作業は手間がかかるのではないでしょうか。
特に、スタッフの人数が多い場合、手作業での一覧作成や更新は時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、毎週自動でスマレジのスタッフ一覧を取得し、Google スプレッドシートの情報を最新化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・スマレジのスタッフ一覧を定期的に手作業で更新している店舗運営担当者の方
・スマレジとGoogle スプレッドシートを併用し、スタッフ情報を管理している方
・スタッフ情報の管理を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■注意事項
・スマレジ、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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SmartHRを使った便利な自動化例

SmartHRをPCAクラウド給与や、クラウドサイン、Microsoft Teams、カオナビなど多様なサービスと連携することで、従業員情報の登録や更新、通知、証明書発行といった幅広い業務を自動化できます。
これにより、入社手続きや部署異動、退職連絡などの人事関連作業を手動で行う負担が減り、情報の抜け漏れ防止や業務効率化が期待できます。

GitHubでIssueが更新されたら、SmartHRで従業員の更新をする

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■概要
「GitHubでIssueが更新されたら、SmartHRで従業員情報を更新する」ワークフローは、開発チケットのステータス変更を自動で人事データに反映し、二重入力やヒューマンエラーを減らせる業務ワークフローです。
GitHubとSmartHRを連携し、情報鮮度を保ちつつチケット進捗と従業員更新をスムーズに行えます。

■このテンプレートをおすすめする方
・GitHubのIssue更新をSmartHRにも反映させて、二重入力をなくしたいエンジニアチームの方
・SmartHRで従業員情報を最新に保ちつつ、開発進捗と同期させたい人事担当者の方
・SmartHRとGithubの連携で手動更新のミスや漏れを防ぎたいチームリーダーの方
・GitHubとSmartHRを手軽に連携して業務効率化を図りたい総務・労務の方

■注意事項
・GitHub、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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freee人事労務で従業員が登録されたらSmartHRの従業員管理表にも追加する

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freee人事労務で従業員が登録されたらSmartHRの従業員管理表にも追加するフローです。

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SmartHRで従業員が削除されたら、LINE WORKSに通知する

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SmartHRで従業員が削除されたら、LINE WORKSのトークルームに通知するフローです。

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SmartHRで退職日が更新されたら、該当部署へ退職者の情報をMicrosoft Teamsで通知する

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SmartHRで退職日が更新されたら、該当部署へ退職者の情報をMicrosoft Teamsで通知するフローです。

■注意事項
・SmartHR、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・Yoomのデータベースに、データコネクト機能を利用してSmartHRの情報を同期しておいてください。データコネクト機能については、下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8309502

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SmartHRで部署情報が変更されたらGoogle Workspaceの従業員情報を更新する

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Bubbleで在庫情報が登録されたらShopifyに追加するフローです。

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SmartHRに従業員が登録されたら、PCAクラウド給与、KING OF TIME、カオナビへ登録

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SmartHRに従業員が登録されたら、給与/勤怠/人事評価システムへ登録

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SmartHRの情報で在籍証明書を発行しDiscordに通知する

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SmartHRの情報で在籍証明書を発行しDiscordに通知するフローです。

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フォームで受け取った通帳画像をOCRで解析し、確認を行ったあとSmartHRに従業員情報を登録する

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クラウドサインで書類の締結が完了したら、SmartHRに従業員情報を登録する

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クラウドサインで書類の締結が完了したら、SmartHRに従業員情報を登録する

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毎月SmartHRの本人確認書類をGoogle Driveから一括更新する

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■概要
従業員が増えるにつれて、SmartHRの本人確認書類の更新作業が煩雑になっていませんか？
Google Driveなどに保管された書類を一人ひとり手作業でアップロードするのは時間がかかり、更新漏れなどのミスも起こりやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Google Driveに保存した本人確認書類を一括でSmartHRに連携し、従業員情報を自動で更新できます。
定期的な更新作業の負担を軽減し、正確な情報管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・SmartHRでの本人確認書類の更新作業を手作業で行い、手間を感じている人事労務担当者の方
・Google DriveとSmartHRに従業員情報が分散しており、管理を効率化したいと考えている方
・従業員情報の更新業務を自動化し、コア業務に集中できる体制を構築したい管理部門の方

■注意事項
・SmartHR、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・移動コマンドはミニプラン以上、「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。

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まとめ

人事担当者の皆様、日々の従業員登録作業の悩みが解決されることはわかっていただけたでしょうか？本記事では、Google スプレッドシートとSmartHRを連携させることで、従業員情報の登録業務を自動化し、作業負担を軽減する方法をご紹介しました。Yoomを利用すれば、ノーコードで手軽に設定でき、リアルタイムでのデータ更新が可能になります。これにより、手動入力によるミスを防ぎつつ、業務効率の向上につながるでしょう。特に、大量の従業員情報を扱う人事部門にとって、この自動化の恩恵は計り知れません。

今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で業務フローを構築することが可能です。自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問

Q：退職者の情報を連携することは可能ですか？

A：

はい、可能です。
Google スプレッドシートの「行が更新されたら」をトリガーとして設定し、SmartHRの「従業員情報の更新」をアクションにすることで、退職者の情報も連携できます。
退職年月日や退職事由などの項目も更新可能です。
興味があれば、以下のテンプレートをぜひお試しください。

Google スプレッドシートで行が更新されたらSmartHRの従業員情報も更新する

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Googleスプレッドシートで行が更新されたらSmartHRの従業員情報も更新するフローです。

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