2024/08/27
アプリ同士の連携方法

Googleスプレッドシートと連携してSmartHRの従業員情報を自動更新する方法!

t.aizawa

目次

本記事では、多くの企業で使用されている、GoogleスプレッドシートとSmartHRをYoomを使って連携し、Googleスプレッドシートで行が更新されたらSmartHRの従業員情報も更新する方法を連携するメリットと合わせてご紹介したいと思います。
特に、人事担当者やデータ管理をしている方におすすめしたいテンプレートです!
では早速、GoogleスプレッドシートとSmartHRを連携するメリットからご紹介します。

GoogleスプレッドシートとSmartHRを連携するメリット

メリット1:データの一貫性と正確性アップ!

GoogleスプレッドシートとSmartHRを連携することによって、データの一貫性と正確性を保つことが期待できます。例えば、従業員の連絡先や住所が変わったとき、スプレッドシートに情報を変更するだけで、SmartHRに自動で反映することができます。これによって、二重入力や入力ミスが起きる可能性を減らし、情報の正確性を維持できるでしょう。

メリット2:業務効率アップ!

例えば、人事担当者が新入社員の情報をいくつものシステムに同じ情報を入力することは、難しいことではありませんが、手間と時間がかかります。しかし、GoogleスプレッドシートとSmartHRを連携することによって、Googleスプレッドシートに入力するだけで、自動でSmartHRにも登録されるので、担当者の負担を減らすことができるでしょう。
特に、大量のデータ更新が必要な企業には、この自動化はおすすめです!

GoogleスプレッドシートとSmartHRを連携するメリットをご紹介しました。
次は連携するために使用するYoomについてご紹介します!

Yoomとは?

Yoomは日々の事務作業を自動化して、業務の効率化を図りたい方におすすめの次世代自動化ツールです!API連携はエンジニアではないユーザーにとっては難しい作業ですが、 Yoomは専門的な知識や複雑なコーディングは不要で、直観的な操作でアプリを一元管理できるので非常に便利です。
Yoomの登録はコチラ。30秒で簡単に登録できます!

Yoomについての公式ドキュメントはコチラ。ぜひご覧ください!

GoogleスプレッドシートとSmartHRの連携フローの作り方

Yoomを使えば簡単に業務を自動化できるので、とても便利ですね!

それでは、実際にテンプレートを使って、「Googleスプレッドシートで行が更新されたらSmartHRの従業員情報も更新する」フローの連携方法をご紹介します。
「本当に簡単にできるの?」と思った方は、ぜひ一緒に試してみましょう!

今回使用するテンプレートは以下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーすることができます。

はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。すぐに始めることができます!
また、Yoomの基本的な操作については、初めてのYoomをご確認ください。

ステップ1:GoogleスプレッドシートとSmartHRをマイアプリに登録して連携しよう!

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「+新規接続」を選択してください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Googleスプレッドシートをクリックします。
(3)「Sign in with Google」をクリックします。


(4)次に、SmartHRの連携を行います。(1)と同じようにYoomの新規接続一覧の中からSmartHRをクリックします。
(5)SmartHRの新規登録画面より、アカウント名、アクセストークンを入力し、「追加」をクリックします。
SmartHRのマイアプリ登録方法については、下記のサイトをご確認ください。
SmartHRのマイアプリ登録方法


これでGoogleスプレッドシートとSmartHRのマイアプリ登録ができました。
次はテンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう!

ステップ2:アプリトリガーの設定

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーをクリックして「試してみる」をクリックします。

アプリトリガーの、「行が更新されたら」をクリックします。


(2)連携アカウントとアクション選択画面より、Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「行が更新されたら」のままで「次へ」をクリックします。


(3)アプリトリガーのAPI接続設定よりトリガーの起動時間、スプレッドシートID、シートIDを入力します。
・トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。(プランによって選択内容が変わります。)
・スプレッドシートID:候補より選択してください。
・シートID:候補より選択してください。

さらに下に進み、テーブルの範囲(始まり)、テーブルの範囲(終わり)、一意の値が入った列、更新を検知したい列を入力し、(※こちらは選択式ではありませんので、直接入力を行ってください。)「テスト」をクリックします。
エラーにならなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ3:アプリと連携する

(1)次はSmartHRと連携する設定をしていきます。
「従業員情報の更新」をクリックします。


(2)SmartHRの連携アカウントとアクションを選択する画面が出てきます。
SmartHRと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「従業員情報の更新」のままで「次へ」をクリックします。

(3)SmartHRのAPI接続設定より、必須項目である、テナントID、従業員IDを入力し、(その他の項目は必要な箇所をアウトプットより選択します。)入力が完了したら、下部にある、「テスト」をクリックします。
エラーにならなければ、「保存する」をクリックします。

(4)最後にメールトリガーをOFFからONに変更します。

これで、「Googleスプレッドシートで行が更新されたらSmartHRの従業員情報も更新する」フローボットの完成です。お疲れ様でした!

まとめ

いかがだったでしょうか?従業員が多い企業や更新が頻繁に起こる場合は、今回のテンプレートはきっと役に立つと思います。
また、このフローに続けて他のアプリを連携すると、さらに便利なフローボットを作ることができます。
例えば、Chatworkなどコミュニケーションツールを続けて連携することで、従業員情報が更新されたことを通知してくれるなど、柔軟にカスタマイズすることが可能です!

Yoomには、他にもGoogleスプレッドシートとSmartHRを使った多くのフローボットがあります!
興味のある方は下のサイトから確認してみてくださいね!

Googleスプレッドシートを使ったテンプレート一覧

SmartHRを使ったテンプレート一覧

今日よりも明日の仕事が楽しくなりますように!

この記事を書いた人
t.aizawa
皆さまの毎日のお仕事がもっと楽になりますように! Yoomを使った業務効率UP情報を発信していきます!
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