Google スプレッドシートとSmartsheetを連携して、Google スプレッドシートで行が更新されたら、Smartsheetの行を削除する方法

業務効率化を図る中で、データ管理やタスクの整理は避けて通れない課題ですよね。
特に、Google スプレッドシートとSmartsheetを併用している方にとって、データの更新や削除を手動で行うのは時間と労力がかかります。
本記事では、Google スプレッドシートで行が更新された際に、Smartsheetの対応する行を自動的に削除する方法をご紹介します。
この自動化により、情報更新の手間を削減し、業務効率化とデータ整合性を実現しましょう！

こんな方におすすめ

Google スプレッドシートとSmartsheetを日常業務で活用している方
データの更新頻度が高く、異なるツール間でのデータ同期や整合性確保に手間を感じている方
大量のタスクやデータを効率的に管理する仕組みを探している方
プロジェクト管理やタスク分配の透明性を向上させたいと考えている方

Google スプレッドシートとSmartsheetの連携メリットと具体例

メリット1: データ管理の手動作業削減による業務効率アップ

手動でデータを確認し、Google スプレッドシートとSmartsheetの間で更新や削除作業を行う手間を削減できます。
自動化を導入することで、反復的な作業にかかる時間を削減し、より重要な業務に集中できることが期待できます。
特に、大規模なデータ管理が必要なプロジェクトでは、ヒューマンエラーのリスクも軽減され、データの正確性を保ちやすくなる可能性があります。
例えば、毎日数百件のデータ更新が発生する場合でも、自動化によって迅速に処理できます。

メリット2: データの整合性の確保

複数のツール間でデータを同期させる際、手動入力ではデータの不整合が発生しやすくなります。
Google スプレッドシートで行の更新をトリガーにSmartsheet側の不要なデータを自動削除することで、データの一貫性を確保できます。
関係者間で共有される情報が最新かつ正確であることが保証されるため、誤ったデータに基づいた意思決定を防止できます。
例えば、プロジェクトの進捗状況を正確に把握する必要がある場面での効果が期待できます。

メリット3: データ管理方法の簡略化

今回の連携を用いることで、不要となった古いデータの管理に関する問題を解消できます。
例えば、Google スプレッドシートで「完了済み」とマークされたタスクがSmartsheetから自動で削除されることで、不要なデータが蓄積されることを防ぎやすくなります。
この仕組みを導入することで、管理者は常に最新のタスクやデータにアクセスでき、プロセスを簡略化できます。
これにより、情報の見通しが良くなり、プロジェクト全体の透明性にもつながる可能性があります。

それではここからノーコードツールYoomを使って、「Google スプレッドシートで行が更新されたら、Smartsheetの行を削除する」方法をご説明します。

[Yoomとは]

Google スプレッドシートで行が更新されたら、Smartsheetの行を削除する方法

Google スプレッドシートの行が更新されたことをGoogle スプレッドシートのAPIを利用して受け取り、Smartsheetが提供するAPIを用いてSmartsheetの行を自動で削除するフローです。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

Google スプレッドシートとSmartsheetをマイアプリ連携
Google スプレッドシートで連携する表を作成
フローボットのテンプレートをコピー
Google スプレッドシートのトリガーを設定およびSmartsheetのアクションを設定
トリガーをONにし、フローボットの起動準備完了

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。

ステップ1：Google スプレッドシートとSmartsheetをマイアプリ連携

まず、Google スプレッドシートとSmartsheetをYoomに連携するには、マイアプリに登録します。
最初に、マイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、Google スプレッドシートとSmartsheetを検索して選択すると、次の画面に遷移します。‍

〈Google スプレッドシートの場合〉

「Sign in with Google」をクリックしてGoogleアカウントにログインします。

連携するアカウントを確認して「次へ」をクリックします。

「Google ドライブの全てのファイルの表示、編集、作成、削除」にチェックを入れ、「続行」をクリックすると、マイアプリへの登録が完了します。

〈Smartsheetの場合〉

上記画面で、Smartsheetのアカウントにログインします。

上記画面が表示されたら「続行」をクリックします。

上記画面が表示されたら「許可」をクリックします。
Yoomの画面に戻り、「マイアプリを登録しました。」と表示されれば、連携は完了です。

次に、テンプレートを利用して設定を進めます。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

ステップ2：Google スプレッドシートで連携する表を作成

Google スプレッドシートで連携する表を作成しておきましょう。
今回は上記画像のように作成しました。

ステップ3：Google スプレッドシートのトリガーを設定

Google スプレッドシートのトリガーを設定します。フローボットテンプレートの「行が追加されたら」をクリックしてください。

内容を確認して「次へ」をクリックすると、「アプリトリガーのAPI接続設定」という下記画像のページに遷移します。

「トリガーの起動間隔」は、5分、10分、15分、30分、60分を選択できます。
「スプレッドシートID」と「シートID」は、IDを直接入力するか、入力欄をクリックしてシート名を検索してください。
「テーブルの範囲」「一意の値が入った列」「更新を検知したい列」は、該当シートを確認しながら設定しましょう。

※プランによって、設定可能なテーブル（表）の範囲上限や、トリガーの最短の起動間隔が異なりますのでご注意ください。

各項目の設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。

アウトプットにGoogle スプレッドシートの情報が表示されていることを確認し、「保存する」をクリックしてください。

ステップ4：Smartsheetのアクションを設定

次に、Smartsheetで該当する行を削除するアクションを設定します。フローボットテンプレートの「行を削除」をクリックしてください。

内容を確認して「次へ」をクリックすると、「API接続設定」のページに遷移します。

各項目の欄をクリックし、下記画像のように表示される候補からSmartsheetやGoogle スプレッドシートの値を選択してください。

以下のように、ステップ3で最後に表示されたアウトプットの値（Google スプレッドシートの値）から選択することも可能です。
「行ID」には、欄をクリックした後、アウトプットの値から「行ID」をクリックしてください。

各項目の設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。

アウトプットにSmartsheetの情報が表示されていることを確認し、「保存する」をクリックしてください。

これでフローボット稼働の準備が完了です。
「全ての設定が完了しました！」という案内が表示されたら、「トリガーをON」をクリックします。お疲れ様でした！

これで、Google スプレッドシートで行が更新されたら、Smartsheetの行も自動的に削除されます。

Google スプレッドシートとSmartsheetを使ったその他の自動化例

他にもGoogle スプレッドシートとSmartsheetを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1. Google スプレッドシートで行が更新されたら、Smartsheetの行を更新する

Google スプレッドシートで行が更新されると、Smartsheetの行を自動で更新するフローです。
本記事で紹介したフローと同様に、Google スプレッドシートの更新が素早くSmartsheetに反映されるため、データの整合性が保たれ、チーム全体で最新情報を共有しやすくなります。

2. Google スプレッドシートで行が追加されたら、Smartsheetにフォルダを作成する

Google スプレッドシートで行が追加されると、Smartsheetにフォルダを自動で作成するフローです。
データ追加の自動化により、手作業の手間が削減され、入力ミスの減少とデータの正確性向上が期待できます。

3. Google スプレッドシートで行が追加されたら、Smartsheetにユーザーを追加する

Google スプレッドシートで行が追加されると、Smartsheetにユーザーを自動で追加するフローです。
新しいユーザーの情報管理を迅速かつ効率的に行えるだけでなく、二重入力の手間も省けます。

まとめ

記事の内容はいかがでしたか？Google スプレッドシートとSmartsheetの連携は業務効率化やデータ管理の最適化に大きな効果をもたらします。
手動作業の削減による時間短縮やデータの整合性確保により、重要な業務に集中できる環境を整えやすくなります。
データ更新や削除を自動化すれば、作業ミスを減らし、効率的なデータ運用が可能になります。

今回の内容を参考にして、日々の業務に役立てながらデータ管理のストレスを減らし、目標達成を目指してください！