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この記事ではGoogleスプレッドシートに新しいデータを入力するだけで、SPIRALにも自動的に反映させる方法をご紹介します。面倒な手作業によるデータ入力は不要になり、業務効率が大幅に向上します。GoogleスプレッドシートとSPIRALを連携させるメリットや、具体的な設定方法についても詳しく解説します。
GoogleスプレッドシートとSPIRALを連携することで、スプレッドシートへのデータ入力と同時にSPIRALへのデータ反映が自動で行われます。これにより、手作業でのデータ入力の手間が大幅に削減され、業務効率の向上が期待できます。
例えば、営業担当者が顧客情報をスプレッドシートに入力すると、その情報が自動的にSPIRALの顧客データベースに登録されます。従来は、スプレッドシートに入力した後に、再度SPIRALに同じ情報を手入力する必要がありましたが、連携によってこの二重作業が不要になります。これにより営業担当者は顧客とのやり取りに集中でき、顧客満足度の向上に繋がるでしょう。
GoogleスプレッドシートとSPIRALの連携により、データ入力の自動化を実現し、ヒューマンエラーのリスクを大幅に軽減できます。
例えば、大量の受注データをスプレッドシートに入力する場合、手作業では入力ミスや抜け漏れが発生する可能性があります。しかし、自動連携を設定しておけば、スプレッドシートに新しい注文情報を入力するだけで、SPIRALのデータベースに正確なデータが自動的に反映されます。これにより、データの整合性が保たれ、誤った情報に基づいた判断や処理を防ぐことができます。
データ入力を自動化することで、従業員の負担を大幅に軽減することができます。
例えば、経理担当者が毎月の売上データをスプレッドシートからSPIRALに手動で入力していたとします。自動連携を設定すれば、スプレッドシートに入力されたデータが自動的にSPIRALに転送されるため、経理担当者はデータ入力作業から解放されます。これにより、経理担当者はより高度な分析やレポート作成といった付加価値の高い業務に集中できるようになります。
[Yoomとは]
これから、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomで、「GoogleスプレッドシートとSPIRALを連携して、Googleスプレッドシートで行が追加されたらSPIRALにレコードを追加する方法」というフローボットの作成方法を紹介します。
事前に準備するもの
連携に必要なものをリストアップしました。
Yoomの登録が完了すると、フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされます。画像の表示がされたら、左側にあるメニューからマイアプリを選択してください。
ボックスに連携するアプリ名を入力しましょう。
■Googleスプレッドシート
以下の画面が表示されるので、規約を読み次へをクリックします。
YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めています 続行を押しましょう。認証画面に移行したら、権限を全て許可するを選択してください。
画面が切り替わり、表示が確認できれば連携完了です。
■Googleスプレッドシートの用意
追加したいタスク管理を行っているGoogleスプレッドシートを用意しましょう。
例として以下のように設定していますが、項目内容はお好みで設定してください。
■SPIRAL
検索結果からアプリ名をクリックします。
SPIRALで取得した値を入力する画面が表示されます。
必要項目を入力し、追加ボタンをクリックすると、SPIRALのマイアプリ登録が完了します。以上でWrikeとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携が完了しました。
次に、マイプロジェクトにテンプレートをコピーして、フローボットを作成します。
まだコピーしていない場合は、フローボットテンプレートを以下からコピーしてください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
「【コピー】Googleスプレッドシートで行が追加されたらSPIRALにレコードを追加する」をクリックします。
Googleスプレッドシートアイコンの「行が追加されたら」をクリックしましょう。
連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、必要項目を入力したら「次へ」をクリックします。
起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ボックスをクリックすると一覧が表示されますので、候補から設定しましょう。
Googleスプレッドシートのデータが一覧表示されるため、SPIRALと連携したいものをクリックして挿入してください。
シートIDも同様に設定しましょう。
テーブル範囲を指定します。
今回は用意したGoogleスプレッドシートのテーブル範囲は、I～Nとなります。
設定は以下画像のようになります。
設定が完了したら、テストボタンを押し、テスト成功の表示が出たら、保存をクリックして完了です。
SPIRALアイコンの「レコードを更新する」をクリックします。
タイトルなどの設定は終わっているため、次へを押しましょう。
上記画面が表示されたら、「アプリID」と「データベースID」を設定しましょう。
スクロールして、「レコード情報」を設定して下さい。
・「フィールドの識別名」→任意で設定
・「値」→Googleスプレッドシートのアウトプットを使用して設定
※ここでは仮に「カードID」を選択します。
項目内には、Googleスプレッドシートのアウトプットが表示されます。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
Googleスプレッドシートに自動で更新するアクションを設定します。
はじめに、これまでと同様アカウントとスプレッドシートIDの確認を行います。
なお、同ページの下部にてレコードの更新をするシートタブを指定することができます。
各設定が完了したら「次へ」をクリックして、接続の確認をします。
無事に接続が確認できたら、レコードを更新する条件を設定しましょう。
今回の機能は「更新したいレコードの条件」に合致する行で「更新後のレコードの値」にレコードが更新されます。
上記画像の場合は、Google スプレッドシートの「カードID」の行にSPIRALの「レコードID」を作成するよう指示しています。
設定ができたら「テスト」をクリックして、Googleスプレッドシートに反映されるか確認しましょう。無事反映されたら、すべての設定が完了です。
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したテンプレート
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSPIRALにレコードを追加する
他にGoogleスプレッドシートを使った自動化の例がYoomにはたくさんありますので、いくつかご紹介します。
1.Googleスプレッドシートで行が追加されたらWrikeにタスクを作成する
このフローではタスクを作成することで、ツールを確認するたびに最新情報を得られ、業務進行が円滑化します。
2.Googleスプレッドシートで行が追加されたらZoomでミーティングを作成する
登録された内容を使用して自動でミーティングを作成することで、定型業務を自動化して、業務進行をスムーズにします。さらに、手入力によるヒューマンエラーも防止できます。
3.Googleスプレッドシートで行が追加されたらkintoneのレコードも更新する
更新内容を自動でkintoneに登録できるため、手入力の手間を省けます。また内容を引用して登録することで、正確性を保ちます。
GoogleスプレッドシートとSPIRALの連携は、データ管理の効率化とエラー削減に大きく貢献します。この記事で紹介した手順を参考に、ノーコードでの自動化を実現し、業務の生産性を向上させましょう。自動化によって得られる時間を、より重要な業務に活用することで、組織全体のパフォーマンスを向上させることが可能です。
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