・
異なるデータベース同士を連携させることで、必要な情報を的確に集約・編集しやすくなりますよね。しかし、同一データを各データベースに何度も入力しなければならない場合もあり、手間がかかってしまうことも考えられます。
そこで今回は、Google スプレッドシートとStreakを連携し、データの転記作業を自動化する方法を紹介します。
入力作業の手間を省くことで、業務効率の向上が見込めるでしょう。この機会に自動化をとりいれて、業務改善を図ってみませんか？
今回の自動化を導入することで、Google スプレッドシートに行を追加すると、Streakに自動でボックスを作成できます。これにより業務効率の向上が見込めるでしょう。
例えば、Google スプレッドシート行を追加した場合、そのデータをStreakにも追加するためには手動で転記する必要があります。しかしGoogle スプレッドシートとStreakを連携すれば、手動での転記作業が不要となり、入力の手間が省けるでしょう。
そのため、手動での入力にかかる時間の削減が見込め、業務効率の向上となる可能性があります。
Google スプレッドシートに新しい行を追加するだけでStreakにボックスを作成するため、ボックスの作成忘れや内容の不備などを回避できる可能性が高まります。
例えば、Google スプレッドシートだけ編集し、Streakにボックスを作成し忘れてしまった経験はありませんか？単純に忘れるだけではなく、業務が立て込んでいる場合には後回しになってしまうこともあるはずです。
自動化を導入していれば、Google スプレッドシートさえ編集すればStreakに自動でボックスが作成されるため、このようなミスが起きにくいと言えるのではないでしょうか。
Google スプレッドシートとStreakの連携により、情報共有も素早く行いやすくなるでしょう。
例えば、Google スプレッドシートを活用するマーケティングチームが行に新たな情報を追記すれば、Streakを活用している営業チームはそのデータを素早く把握できるはずです。
これにより、情報が特定の部署内で留まる時間が減るため、常に最新のデータを部署間で共有できる可能性が高まります。
このように情報共有がスムーズにできる環境が整うことで、作業がしやすくなるかもしれません。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Google スプレッドシートで行が追加されたら、Streakにボックスを作成する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
まず、Google スプレッドシートの行に追加されたデータをGoogle スプレッドシートのAPIを利用して取得します。
そして、StreakのAPIを用いて、このデータを受け取ることが可能です。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
トリガーボタンをONにして、コラボフローとカオナビの連携動作を確認認
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
1.検索する
Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。
2.サインイン
赤枠をクリックしてください。
3.アカウント選択
連携するアカウントを選択します。
確認して了承したら次へを押します。
4.連携完了
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
5.Google スプレッドシートの用意
Streakと連携させるGoogle スプレッドシートを用意しましょう。
この際に、必ず「Box Name/ボックス名」「Unique Box Key」を作成しておきましょう
Unique Box KeyはGoogle スプレッドシートのデータを用いてStreakにボックスを作成した後に追加されるデータとなります。そのため、現時点では空欄で構いません。
1.検索する
Streakのアイコンをクリックします。
2.必須項目の入力
必須項目を入力しましょう。
アカウント名は任意のもので構いません。社名や担当者名などのわかりやすいものがおすすめです。APIキーはStreakから取得しペーストします。APIキーの取得方法についてはこちらをご確認ください。
3.連携完了
必須項目が入力できたら右下の追加を押します。
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。
画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】Google スプレッドシートで行が追加されたら、Streakにボックスを作成する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
Google スプレッドシートのアイコンの「行が追加されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
4.トリガーの起動間隔の設定
起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
5.IDの入力
ボックス下部の補足に従い、候補から設定しましょう。ボックスをクリックします。
Google スプレッドシートのデータが一覧表示されるため、Streakと連携したいものをクリックして挿入してください。
シートIDも同様に設定しましょう。
6.テーブル範囲などの入力
テーブル範囲などを指定します。
今回は用意したGoogle スプレッドシートのテーブル範囲は、A～Dとなります。
他と重複しない列はBのアドレスとしました。
そのため、設定は画像のようになります。
7.テストの実行
設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。
1.アプリと連携する
Streakのアイコンの「Create a Box」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
2.必須項目の設定
必須項目の設定を行います。
Pipeline Keyのボックス内をクリックしてください。
既に作成済みのパイプラインが表示されます。任意のものをクリックして挿入しましょう。
Box NameはGoogle スプレッドシートに登録済みのデータを流用します。
ボックスをクリックして、赤枠のGoogle スプレッドシートをクリックしてください。
Google スプレッドシートに作成済みのデータが一覧表示されます。
その中からBox Nameにしたいデータをクリックして挿入してください。
挿入できると画像のようになります。
その他にも登録したいデータがある場合は同じように挿入しましょう。
3.テストの実行
設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。
続けて、Streakのボックスを追加した際に作成されるUnique Box KeyをGoogle スプレッドシートに追加する設定を行います。
1.データベースを操作する
Google スプレッドシートのアイコンの「レコードを更新する」をクリックします。
下へスクロールしましょう。
2.必須項目の設定
必須項目を入力していきます。スプレッドシートIDのボックスをクリックしてください。
ボックス内をクリックすると、画像のように作成済みのシートが一覧表示されるので、先ほどStreakと連携したGoogle スプレッドシートを選択してください。
タブ名も同じように設定しましょう。
テーブル範囲に関しては用意したGoogle スプレッドシートに依存するため、Google スプレッドシートの内容に沿って入力していきましょう。
今回はA～Dまで使用しているため、画像のように設定しました。
入力できたら次へを押します。
3.更新したいレコードの条件
更新したいレコードの条件を設定していきます。
左のボックスをプルダウンからアドレスにしましょう。次に、右のボックスをクリックします。
Google スプレッドシートのアイコンを選択します。
Google スプレッドシートのデータの中から、他のデータと重複しないものとして設定した一意の値を取得します。
今回は一意の値をアドレスとしたため、アドレスをクリックしてください。
この設定を行うことで、Google スプレッドシートに設定されている一意の値がStreakの情報と紐づき、Streakにボックスを作成した際に発行されるUnique Box KeyをGoogle スプレッドシートに追加できるようになります。
これにより、新しく作成したStreakのボックスのUnique Box KeyがGoogle スプレッドシートでも確認可能になります。
4.更新後のレコードの値
次に、Google スプレッドシートのUnique Box Key列にデータが追加されるように設定を行います。
まずはボックスをクリックしましょう。
Streakのアイコンを選択します
Streakのボックスデータが一覧表示されます。
ボックスの項目名と等しいデータを選択しましょう。
画像の場合、ボックスの項目名が「Unique Box Key」のため、Streakのデータからは同じく「Unique Box Key」を選びました。
4.テストの実行
データの挿入が完了したらテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら、設定は完了です。保存を押してください。
5.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
以上でアプリ連携が完了です。
今回使用したフローボットテンプレート
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Streakにボックスを作成する
他にGoogle スプレッドシートとStreakを使った自動化の例があるので、いくつか紹介します。
1.Google スプレッドシートで行が追加されたら、Streakにタスクを作成する
Google スプレッドシートのデータを基にタスクの作成を自動化することで、データに紐づいた解りやすいタスクが作成される可能性が高まります。
2.Google スプレッドシートで行が更新されたら、Streakのタスクを更新する
タスクの作成だけではなく更新も可能です。タスクの作成のフローボットと併用するのがおすすめです。
3.Google スプレッドシートで行が更新されたら、Streakの連絡先を更新する
連絡先の更新を自動化することもできます。常に最新のデータを保ちやすくなり、データの正確性が向上するかもしれません。
Google スプレッドシートとStreakを連携することで、様々なデータを転記しやすくなり、必要なデータを必要な箇所に集約しやすくなるはずです。これによりデータの確認・編集などが容易となり、業務効率が向上する可能性があります。
また、転記作業そのものが削減できるため、業務負担の軽減も見込めるでしょう。
自動化を導入することで時間を節約でき、作業しやすい環境を整えることができるかもしれません、この機会にぜひ、Yoomをご活用ください。
.avif)
.png)
.avif)
