タスク管理は、正確に業務を進めるための有効な手段です。
しかし、複数のツールでタスクを管理する場合、繰り返し登録やタスク漏れ、すべてのツールに情報が反映されるまでのタイムラグが課題になります。
Google スプレッドシートとStreakでタスクを管理する場合、連携することでGoogle スプレッドシートに追加したタスクを自動でStreakに追加できます。
この連携により、複数のツールでタスク管理する際の課題を同時に解決できるでしょう。
本記事では、ノーコードで2つのツールを連携する方法を紹介するので、参考にしてみてください。
タスクをGoogle スプレッドシートとStreakで管理する場合、繰り返し登録する手間が発生します。
効率的に業務を進めたいとき、繰り返し作業は非効率になることがあります。
ツール同士を連携すれば、Google スプレッドシートに登録したタスク情報を自動でStreakに反映でき、担当者の業務効率の向上が期待できます。
例えば、複数の顧客を抱える営業メンバーの場合、顧客対応に追われてタスク登録が手間に感じることもあるでしょう。
この連携を利用すれば、タスク登録が一度で済むため、顧客対応に集中できる時間が増加するでしょう。
手動でのタスク管理は、抜け漏れが発生するリスクがあります。
特に、複数のツールで管理する場合は、ツールごとでタスク情報が異なる事態が発生し、余計な確認作業も発生してしまいます。
Google スプレッドシートとStreakを連携すれば、タスク情報をStreakに自動で追加できるため、タスク情報を一元管理でき、タスク漏れの防止につながるでしょう。
例えば、メンバーによってタスクを確認するツールが異なる場合、ツール間でデータの整合性が維持できないと、タスク漏れが発生します。
この連携を導入すれば、どちらのツールでもタスクを確認できるため、タスク漏れの削減が期待できます。
タスクを手動で登録する場合、ツール間でのタイムラグも課題になります。
タイムラグが発生すれば、関係者の業務進行を妨げてしまいます。
Google スプレッドシートに追加したタスクがStreakに自動で反映されれば、タイムラグの防止につながり、タスク情報の共有が円滑化するでしょう。
例えば、営業チームが登録したタスクを基に、カスタマーサポートチームが業務を進める場合、タイムラグの発生が迅速な顧客対応を難しくします。
しかし、自動でタスクが反映されれば、カスタマーサポートチームもスムーズな業務進行が可能になるでしょう。
それではここから、ノーコードツールYoomを使って、「Google スプレッドシートで行が追加されたらStreakにタスクを作成する」方法を紹介します。
[Yoomとは]
この方法は、Google スプレッドシートで行が追加されたことをGoogle スプレッドシートのAPIを利用して受け取り、Streakが提供するAPIを用いてStreakにタスクを追加することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。
まずGoogle スプレッドシートとStreakをYoomに連携するために、マイアプリに登録します。
1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
2.続く画面で、Google スプレッドシートとStreakを検索して進むと、次の画面に遷移します。
＜Google スプレッドシートの場合＞
・上記画面で「Sign in with Google」をクリックし、下記画面で連携するアカウントを選択します。
・アカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
・「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
＜Streakの場合＞
・アカウント名、APIキーを入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※APIキーの取得方法は、こちらを確認してください。
3.Google スプレッドシートとStreakを連携するためのテンプレートをコピーします。
・下記のリンクを開きます。
・「このテンプレートを試す」をクリックするとコピーが完了します。
フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローはGoogle スプレッドシートで行が追加されると、トリガーが起動します。
1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Google スプレッドシートで行が追加されたら、Streakにタスクを作成する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。
2.「アプリトリガー 行が追加されたら」をクリックします。
3.Google スプレッドシートと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
4.トリガーの起動間隔、およびGoogle スプレッドシートに関する項目を設定します。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。
※選択した間隔ごとに一度、アプリ上でトリガーとなるアクションを確認し、アクションが実行されるとフローボットが起動します。Streakにタスクをすぐ反映したいときは、短い間隔の設定がおすすめです。
※スプレッドシートID、シートIDは、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
5.テストを行い成功すると、アウトプットにGoogle スプレッドシートから取得した情報が表示されます。問題がなければ保存します。
※今回は、テスト用に以下のシートを作成したため、上記のようにアウトプットが表示されています。
1.「アプリと連携する Create a Task」をクリックします。
2.Streakと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.タスクを登録するための設定をし、テストを行います。
※各項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「行が追加されたら」から対応する項目を設定します。（値は二重括弧で表示されます）これにより、タスクごとの情報を動的に反映できます。また、定型文などを直接入力することもできます。
※Due DateはUNIXTIMEでの登録になります。Google スプレッドシート上で他の形式で管理している場合、UNIXTIMEへの変換が必要です。
※このフローでは、あらかじめGoogle スプレッドシートにBox Keyが登録されている前提になります。登録されていない場合は、Google スプレッドシートで行が追加されたらStreakにボックスを追加するフローや、Streakに新しいボックスが作成されたらGoogle スプレッドシートに追加するフローと組み合わせることで、Box KeyをGoogle スプレッドシートに紐づけて登録することができます。
4.テストが成功すると、タスク情報がStreakに登録されます。
問題がなければ、保存します。
最後に、ステップ3で取得したStreakのTask KeyをGoogle スプレッドシートに登録する設定を行います。
Task Keyを登録しておくことで、タスク情報の更新があった際に自動更新するフローを導入する場合に利用できます。
1.「データベースを操作する レコードを更新する」をクリックします。
2.Google スプレッドシートと連携するアカウントを確認します。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.Task Keyを登録するGoogle スプレッドシートの設定を行い、「次へ」をクリックします。
※スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名は、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
4.更新したレコードを検索する設定を行います。
※左枠には、指定したシートで一意の値が登録されている項目を設定します。右枠には、枠をクリックして表示されるアウトプットの「行が追加されたら」から対応する項目を設定します。（値は二重括弧で表示されます）
5.Task Keyを登録する枠に、アウトプットの「Create a Task」からTask Keyを設定します。（値は二重括弧で表示されます）
その他の項目は空欄にしておきます。
6.テストを行い成功すると、下記のように指定した枠にTask Keyが登録されます。
問題がなければ、保存します。
※今回は、シートの項目を下記画像のように設定しているため、上記画像のように「更新後のレコードの値」が表示されています。
7.トリガーをONにすると、以降はGoogle スプレッドシートに行が追加されたら、自動でStreakにタスクが作成されます。
紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。
他にもGoogle スプレッドシートとStreakを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Google スプレッドシートで行が更新されたらStreakのタスクを更新する
Google スプレッドシートでタスク情報を更新すると、自動でStreakに反映できます。
本記事で紹介した連携と組み合わせることで、タスクを一元管理でき、管理負担が大幅に軽減するでしょう。
2.Google スプレッドシートで行が追加されたらStreakにボックスを作成する
Google スプレッドシートで新しい行に情報を追加すると、Streakにボックスを自動作成できます。
この連携により、手動でのボックス作成を削減できるため、担当者は効率的な業務進行が可能になるでしょう。
3.Google スプレッドシートで行が更新されたらStreakの連絡先を更新する
Google スプレッドシートで連絡先情報を更新すると、自動でStreakに反映できます。
この連携により、Streakの連絡先情報を更新し忘れることがなくなるため、データ管理の精度向上が期待できます。
複数のツールでタスク管理をする場合、手動作業、タスク漏れ、部門間の連携が課題になることがあります。
Google スプレッドシートとStreakを連携すれば、繰り返し入力を削減し、タスク漏れの防止やタスク共有の円滑化が期待できます。
これにより、担当者のタスク管理負担が軽減し、関係部門全体の業務効率が向上するでしょう。
Google スプレッドシートとStreakの連携は、Yoomを利用すればプログラミング知識がなくても実現できます。
本記事で解説した手順に沿って設定するだけで導入できるので、この機会にぜひタスク管理の効率化を図ってみてください。
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