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「Gmailで受けた問い合わせをStreakに手作業で登録しているけど、件数が増えると本当に大変…」
「顧客情報を手入力する際に、コピー＆ペーストのミスや入力漏れが起きてしまわないか心配…」
日々の業務でGmailと顧客管理ツールのStreakを併用する中で、このような手作業によるデータ連携の非効率さや、ヒューマンエラーのリスクに頭を悩ませていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Gmailで受信したメールの内容を自動的にStreakのBoxやContactとして登録できる仕組み</span>があれば、こうした定型的な入力作業から解放され、顧客への迅速な対応や、より戦略的な営業活動といった本来注力すべきコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるので、ぜひこの記事を参考にして、日々の業務をもっと楽に、そして正確に進める第一歩を踏み出しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GmailとStreakを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GmailとStreakのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた二つのツール間の情報登録や更新作業を自動化できます。これにより、入力の手間や時間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防ぐことが可能になります。ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Gmailで受信した問い合わせやリード情報を含むメールをトリガーに、Streakに新しいBox（案件情報）を自動で作成します。この連携により、<span class="mark-yellow">手動でのBox作成作業が不要となり、リード情報を迅速かつ正確にStreakへ反映できる</span>ため、対応漏れを防ぎ、営業活動の初動を早めることができます。この連携はAIや正規表現による抽出処理を含むパターンであり、メール本文から会社名や担当者名といった特定の情報を抜き出して、Streakの各項目に自動で登録することも可能です。
「資料請求」や「イベント申込」といった特定のキーワードを含むメールをGmailで受信した際に、その送信者をStreakのContact（連絡先）として自動で登録する連携です。この仕組みを導入することで、<span class="mark-yellow">見込み顧客の情報を自動でリスト化し、手作業による登録の手間と入力ミスを完全に排除</span>できます。この連携もAIや正規表現による抽出処理を活用できるため、メールの内容に応じて自動でタグ付けを行うなど、より高度な顧客管理を実現します。
それでは、さっそく実際にGmailとStreakを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとStreakの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Gmailで受信した内容をもとに、StreakにBoxを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
はじめに、GmailとStreakをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
2.右上の検索窓に「Gmail」と入力し、検索結果からGmailのアイコンを選択します。
表示された画面で、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
3.次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
※認証時に、アクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
4.続いてStreakをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からStreakを検索します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
※API取得方法は、こちらをご参照ください。
マイアプリにGmailとStreakが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Gmailで受信した内容をもとに、StreakにBoxを作成する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するGmailに、メールを送信しておきましょう！
※後続のGmailのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は下図のようなメールを送信してみました。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
※今回は、以下画像のようにStreakに作成するBoxの情報を本文に記載しています。こちらの情報は、後続の「テキストからデータを抽出する」設定で使用します。
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「ラベル」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
1.続いて、OCR技術を使って、テキストからデータを抽出する設定を行います。
「テキストからデータを抽出する」をクリックしましょう。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
2.アクション選択設定は、テンプレートを使用しているためデフォルトで完了しています。設定内容を確認し、次へ進みましょう。
3.詳細設定を行います。
「対象のテキスト」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
「抽出したい項目」は、テキストから抽出したい項目を設定します。
ここで抽出したデータを用いて、StreakにBoxを作成するため、作成するBox情報の項目を全て設定するようにしましょう。
複数の項目を設定する場合、カンマ（,）区切りで入力してくださいね！
今回はテンプレートを活用して、以下画像のように入力しています。
入力が完了したら「テスト」を実行し、正しくデータが抽出されていることを確認しましょう。確認後、「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「Create a Box」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「Pipeline Key」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「Box Name」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
「Box Notes」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
その他の項目は、任意で設定しましょう。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にStreakにBoxが作成されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
今回はGmailからStreakへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にStreakでのアクションをきっかけにGmailへ情報を連携する自動化も可能です。Streakを起点とした情報共有を効率化したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Streak上で特定のタスクが完了ステータスになったことをトリガーとして、関係者にGmailで完了通知を自動送信します。この連携により、<span class="mark-yellow">タスクの進捗状況をタイムリーにチームに共有できる</span>ため、確認の手間を省き、次のアクションへスムーズに移行できます。この連携は、Streakの情報をそのままGmailに連携するシンプルな直接連携のパターンです。
Streakに新しいBox（案件）が作成されたタイミングで、担当の営業メンバーやマネージャーにGmailで通知を送る自動連携です。これにより、<span class="mark-yellow">新規案件の発生をすぐに把握し、迅速なアプローチや対応が可能になる</span>ため、ビジネスチャンスを逃しません。この連携も直接連携のパターンであり、Box作成情報をトリガーに、設定した内容をGmailで通知します。
GmailやStreakのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Salesforceのリード情報ページからGmailで定型メールを自動で送信したり、Yoomフォームに回答があったら雇用契約書を発行しメール送付したりできます。また、SmartHRに従業員が登録されたらGmailに送信したり、Stripeで支払いが行われたらGmailでサンクスメールを送信したりすることも可能です。さらに、Gmailの受信内容をNotionに追加するといった自動化も行えます。
Google スプレッドシートに行が追加されたらStreakにタスクを作成したり、Streakでボックスが作成されたらMicrosoft TeamsやSlackに通知したりできます。また、HubSpotやApolloでコンタクトが作成されたらStreakにも追加するといった自動化も可能です。
GmailとStreakの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたGmailからStreakへのデータ転記作業から完全に解放され、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>これにより、担当者はより迅速かつ正確な情報に基づいて顧客対応を行えるようになり、本来注力すべき戦略立案や商談といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコード連携ツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できるので、もし日々の繰り返し作業の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
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