Google スプレッドシートをTalknoteと連携して当日対応が必要な情報をまとめて自動通知する方法

ステップ1:Google スプレッドシートとTalknoteをマイアプリ連携

※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。

1.左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。

2.マイアプリの新規接続一覧の中から、Google スプレッドシート、Talknoteをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。

‍ステップ2:指定したスケジュールになったら起動するトリガーを設定

1.コピーしたテンプレートを開きます。
　※タイトルの変更は、下図の赤枠部分から可能です。

2.フローボットの「スケジュールトリガー 指定したスケジュールになったら」をクリックしてください。

3.実行時間の指定をします。
　フローボットを起動したいスケジュールに合わせて、内容を変更してください。
　※デフォルトは、平日朝9時に設定されています。
　※日付指定・曜日指定・Cron設定から指定方法を選ぶことができます。詳細はこちらの説明をご覧ください。

4.「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:Google スプレッドシートのレコードを取得するアクションを設定

1.フローボットの「データベースを操作する 複数のレコードを取得する(最大10件)」を選択してください。

2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　・タイトル：必要に応じて変更してください。
　・「データベースの連携」の各項目：欄下部の注記を参考に入力・選択してください。

3.「次へ」をクリックします。

4.データベース操作の詳細設定をします。
　取得したいレコードの条件：アウトプットを使い、フローボットが起動する当日(今日)の日付のレコード情報を取得できるよう設定してください。
　※下図は入力例です。

　※複数条件の指定も可能です。例えば、担当者を限定した通知を行いたい場合は、以下の変更・追加を行ってください。
　　1)連携するスプレッドシートのテーブル範囲に、担当者を記載した列を含める。
　　2)「取得したいレコードの条件」の「+トリガー条件を追加」から対象の担当者を指定する。

5.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。

ステップ4:Talknoteのスレッドにメッセージを投稿するアクションを設定

※当ステップは、ノートへのメッセージ投稿に切り替えることも可能です。

1.フローボットの「アプリと連携する スレッドにメッセージを投稿」を選択してください。

2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。

3.API接続設定をします。
　スレッドID：候補から選択してください。
　メッセージ内容：ステップ3で取得したアウトプットを用いて、通知文を設定してください。
　※下図は入力例です。

4.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

以上で、Google スプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でTalknoteに通知するフローの完成です。

 まとめ

Google スプレッドシートとTalknoteを連携することで、当日対応が必要な情報を自動的に通知し、タスク管理など業務の効率化を図ることができます。
また、通知を送るタイミングを変更すれば、リマインド通知だけでなくチーム内の様々な情報共有の手段として活用することも可能です。

Yoomを使うことにより、ノーコードで簡単に連携と自動化の設定が可能です。情報の伝達ミスや伝達遅れを防いでチーム内のコミュニケーションを深めるためにも、Yoomでの連携と自動化を進めましょう。