Google スプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でTalknoteに通知する方法

同時並行で複数のプロジェクトに関わったり担当する顧客数が多かったりすると、こなさなければならないタスクもその分増え、スケジュールやタスクの管理が大変になります。
先々の予定まで細かく計画立てていたのに当日には忘れてしまっていた…なんてことにならないよう、重要な情報を書き留めておき、日々の勤務開始時にまとめて確認しませんか？

本記事では、Google スプレッドシートとTalknoteを連携することで、当日に対応や確認が必要な情報をまとめて自動で通知する方法をご紹介します。Yoomを使えば、この連携と自動化を簡単に実現することができるので、ぜひお試しください。

Google スプレッドシートとTalknoteを連携するメリットとは

まず、Google スプレッドシートとTalknoteを連携することで生まれるメリットをお伝えします。

1. タスク管理の効率化が図れる

Google スプレッドシートとTalknoteの連携により、特定の日時に対応が必要なタスクを自動的に通知することができます。例えば、新規キャンペーンの開始日や重要な会議の予定など、忘れてはならないタスクのリマインド通知として活用することが可能です。
また、週末に残ったタスクや再確認が必要な情報をGoogle スプレッドシートに記載しておき、週明けの勤務開始時に自動通知でチェックする、といった使い方もできます。

予定忘れや未完了のタスク放置などの事態を引き起こさないよう、しっかりと情報管理を行いましょう。

2. コミュニケーション強化につながる

連携によってGoogle スプレッドシートの情報が自動的にTalknoteに通知されるため、Talknote上でチーム全体の情報共有やその情報に対するやりとりを行うことができます。
プロジェクトやタスクの進捗についての確認や相談、報告や指示など、通知された情報をもとにコミュニケーションを深めることが可能です。

指定日時だけでなく、Google スプレッドシートの情報更新のタイミングでも通知を送ることができるため、必要なタイミングで情報共有を行えるよう設定を整えましょう。

通知の自動化により、情報の伝達ミスや伝達遅れを防ぐ効果も期待できます。

YoomでGoogle スプレッドシートとTalknoteを連携

API連携は通常、エンジニアリングの知識が必要であり、専門家以外にはなかなかハードルが高い作業です。しかし、Yoomを利用すれば、ノーコードの簡単な操作でアプリケーションのAPI連携が可能です。業務フローの自動化設定も、用意されたテンプレートを使えば短時間で完了させることができます。

Yoomにまだ登録していない方は、こちらからアカウント発行へ進んでください。
フリープランや有料プランの2週間トライアルもあるため、操作感のお試しからでも始められます。

また、Yoomの詳細が気になる方は連携アプリ一覧やテンプレート一覧をご覧ください。連携可能な他のアプリや、自動化できる操作と業務フローの確認が可能です。

Google スプレッドシートとTalknoteの連携フローの作り方

それでは、実際にGoogle スプレッドシートとTalknoteの連携と業務フローの自動化設定を行ってみましょう。

テンプレートを使ったGoogle スプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でTalknoteに通知する業務フローの作成手順をご紹介します。

はじめる前に

1.自動通知の情報源となる日付情報の入ったGoogle スプレッドシートのファイルを作成しておいてください。

2.Yoomにログインしてください。

3.以下の「試してみる」ボタンをクリックして、Yoomのテンプレートをコピーしてください。

ステップ1:Google スプレッドシートとTalknoteをマイアプリ連携

※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。

1.左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。

2.マイアプリの新規接続一覧の中から、Google スプレッドシート、Talknoteをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。

‍ステップ2:指定したスケジュールになったら起動するトリガーを設定

1.コピーしたテンプレートを開きます。
　※タイトルの変更は、下図の赤枠部分から可能です。

2.フローボットの「スケジュールトリガー 指定したスケジュールになったら」をクリックしてください。

3.実行時間の指定をします。
　フローボットを起動したいスケジュールに合わせて、内容を変更してください。
　※デフォルトは、平日朝9時に設定されています。
　※日付指定・曜日指定・Cron設定から指定方法を選ぶことができます。詳細はこちらの説明をご覧ください。

4.「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:Google スプレッドシートのレコードを取得するアクションを設定

1.フローボットの「データベースを操作する 複数のレコードを取得する(最大10件)」を選択してください。

2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　・タイトル：必要に応じて変更してください。
　・「データベースの連携」の各項目：欄下部の注記を参考に入力・選択してください。

3.「次へ」をクリックします。

4.データベース操作の詳細設定をします。
　取得したいレコードの条件：アウトプットを使い、フローボットが起動する当日(今日)の日付のレコード情報を取得できるよう設定してください。
　※下図は入力例です。

　※複数条件の指定も可能です。例えば、担当者を限定した通知を行いたい場合は、以下の変更・追加を行ってください。
　　1)連携するスプレッドシートのテーブル範囲に、担当者を記載した列を含める。
　　2)「取得したいレコードの条件」の「+トリガー条件を追加」から対象の担当者を指定する。

5.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。

ステップ4:Talknoteのスレッドにメッセージを投稿するアクションを設定

※当ステップは、ノートへのメッセージ投稿に切り替えることも可能です。

1.フローボットの「アプリと連携するスレッドにメッセージを投稿」を選択してください。

2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。

3.API接続設定をします。
　スレッドID：候補から選択してください。
　メッセージ内容：ステップ3で取得したアウトプットを用いて、通知文を設定してください。
　※下図は入力例です。

4.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

以上で、Google スプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でTalknoteに通知するフローの完成です。

まとめ

Google スプレッドシートとTalknoteを連携することで、当日対応が必要な情報を自動的に通知し、タスク管理など業務の効率化を図ることができます。
また、通知を送るタイミングを変更すれば、リマインド通知だけでなくチーム内の様々な情報共有の手段として活用することも可能です。

Yoomを使うことにより、ノーコードで簡単に連携と自動化の設定が可能です。情報の伝達ミスや伝達遅れを防いでチーム内のコミュニケーションを深めるためにも、Yoomでの連携と自動化を進めましょう。