Google スプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でTalknoteに通知する方法

ステップ1:Google スプレッドシートとTalknoteをマイアプリ連携

※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。

1.左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。

2.マイアプリの新規接続一覧の中から、Google スプレッドシート、Talknoteをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。

＜Google スプレッドシートの場合＞

・「Sign in with Google」をクリックします。

・連携するアカウントを選択します。

・ログインするアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。

・「続行」をクリックすると、マイアプリに登録完了です。

＜Talknoteの場合＞

・クライアントIDとクライアントシークレットを入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※クライアントIDとクライアントシークレットは、Talknoteのこちらのページから取得してください。

‍ステップ2:指定したスケジュールになったら起動するトリガーを設定

1.コピーしたテンプレートを開きます。
　※タイトルの変更は、下図の赤枠部分から可能です。

2.フローボットの「スケジュールトリガー 指定したスケジュールになったら」をクリックしてください。

3.実行時間の指定をします。
　フローボットを起動したいスケジュールに合わせて、内容を変更してください。
　※デフォルトは、平日朝9時に設定されています。
　※日付指定・曜日指定・Cron設定から指定方法を選ぶことができます。詳細はこちらの説明をご覧ください。

4.「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:Google スプレッドシートのレコードを取得するアクションを設定

1.フローボットの「データベースを操作する 複数のレコードを取得する(最大10件)」を選択してください。

2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　・タイトル：必要に応じて変更してください。
　・「データベースの連携」の各項目：欄下部の注記を参考に入力・選択してください。

3.「次へ」をクリックします。

4.データベース操作の詳細設定をします。
　取得したいレコードの条件：アウトプットを使い、フローボットが起動する当日(今日)の日付のレコード情報を取得できるよう設定してください。
　※下図は入力例です。

　※複数条件の指定も可能です。例えば、担当者を限定した通知を行いたい場合は、以下の変更・追加を行ってください。
　　1)連携するスプレッドシートのテーブル範囲に、担当者を記載した列を含める。
　　2)「取得したいレコードの条件」の「+トリガー条件を追加」から対象の担当者を指定する。

5.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。

ステップ4:Talknoteのスレッドにメッセージを投稿するアクションを設定

※当ステップは、ノートへのメッセージ投稿に切り替えることも可能です。

1.フローボットの「アプリと連携する スレッドにメッセージを投稿」を選択してください。

2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。

3.API接続設定をします。
　スレッドID：候補から選択してください。
　メッセージ内容：ステップ3で取得したアウトプットを用いて、通知文を設定してください。
　※下図は入力例です。

4.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

以上で、Google スプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でTalknoteに通知するフローの完成です。

Google スプレッドシートやTalknoteを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGoogle スプレッドシートやTalknoteのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍Google スプレッドシートとTalknoteを連携した自動化例

Google スプレッドシートで行が追加されたらTalknoteに通知したり、Google スプレッドシートで行が更新されたらTalknoteに通知したりすることもできます。
また、領収書をOCRで読み取りGoogleスプレッドシートに格納しTalknoteに通知する連携も可能です。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

メールで受け取ったアンケート結果をGoogle スプレッドシートに登録する

GmailやOutlookで受け取ったアンケート結果をGoogle スプレッドシートに自動で登録します。

Google スプレッドシートの情報をもとに書類を発行する

Google スプレッドシートに登録された内容をもとに、freee請求書やGoogleドキュメントなどで書類を自動作成します。

Google スプレッドシートで行が追加されたらクラウドストレージにフォルダを作成する

Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google DriveやOneDriveなどにフォルダを自動で作成します。

Talknoteを活用した自動化例

チャットツールに投稿されたメッセージを翻訳して、翻訳版をTalknoteに投稿する

SlackやGoogle Chatなどに投稿されたメッセージを翻訳して、翻訳版をTalknoteに自動で通知します。

Web会議が終了したらTalknoteに通知する

Google MeetやZoomでWeb会議が終了したらTalknoteに自動で通知します。

タスク管理アプリに課題が登録されたらTalknoteに通知する

TrelloやGitHubなどに課題が登録されたらTalknoteに自動で通知します。

Yoomの詳細が気になる方は連携アプリ一覧やテンプレート一覧をご覧ください。連携可能な他のアプリや、自動化できる操作と業務フローを確認できますよ！

Google スプレッドシートとTalknoteを連携するメリットとは

1. タスク管理の効率化が図れる

Google スプレッドシートとTalknoteの連携により、特定の日時に対応が必要なタスクを自動的に通知することができます。
例えば、新規キャンペーンの開始日や重要な会議の予定など、忘れてはならないタスクのリマインド通知として活用できるので便利ではないでしょうか。
また、週末に残ったタスクや再確認が必要な情報をGoogle スプレッドシートに記載しておき、週明けの勤務開始時に自動通知でチェックする、といった使い方もできますよ。

予定忘れや未完了のタスクの放置などを引き起こさない、しっかりした情報管理を行えるようになるはずです。

2. コミュニケーション強化につながる

連携によってGoogle スプレッドシートの情報が自動的にTalknoteに通知されるため、Talknote上でチーム全体の情報共有やその情報に対するやりとりを行うことができます。
プロジェクトやタスクの進捗についての確認や相談、報告や指示など、通知された情報をもとにコミュニケーションを深めることができて便利ではないでしょうか。

また、設定により指定日時だけでなく、Google スプレッドシートの情報更新のタイミングでも通知を送ることができます。
これにより、必要なタイミングで情報共有を行うこともでき、情報の伝達ミスや伝達遅れを防げるはずです！

まとめ

Google スプレッドシートとTalknoteを連携することで、当日対応が必要な情報を自動的に通知してくれます！
これにより、タスク管理など業務が効率化するはずです。
また、通知を送るタイミングを変更すれば、リマインド通知だけでなくチーム内の様々な情報共有の手段として活用することもできて便利ですよ。

Yoomを使うことにより、ノーコードで簡単に自動化を導入できます。
情報の伝達ミスや伝達遅れを防いでチーム内のコミュニケーションを深めるためにも、ぜひ試してみてくださいね！