Google スプレッドシートに顧客情報が追加されたら、Googleドキュメントで議事録用のドキュメントを作成する方法

アプリトリガーの「行が追加されたら」をクリックします。

(2)Google スプレッドシートの連携アカウントとアクション選択画面から、Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に誤りがないか確認し、トリガーアクションは「行が追加されたら」のままで「次へ」をクリックします。

(3))アプリトリガーのAPI接続設定で、トリガーの起動間隔をプルダウンから選択し、スプレッドシートID、シートIDを候補から選択します。
※トリガーの起動間隔→5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
※トリガーの起動間隔はプランによって選択内容が変わります。

さらに下へ進み、テーブルの範囲(始まり)、テーブルの範囲(終わり)、一意の値が入った列を入力します。
※こちらは選択式ではありません。直接入力を行ってください。

入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

ステップ3:アプリと連携する

(1)次はGoogleドキュメントと連携します。
「新しいドキュメントを作成する」をクリックします。

(2)Googleドキュメントの連携アカウントとアクションを選択画面からGoogleドキュメントと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「新しいドキュメントを作成する」のままで「次へ」をクリックします。

(3)GoogleドキュメントのAPI接続設定からドキュメントのタイトルをアウトプットより選択します。
選択が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

(4)次は「文末にテキストを追加」をクリックします。

(5)Googleドキュメントの連携アカウントとアクションを選択画面からGoogleドキュメントと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「文末にテキストを追加」のままで「次へ」をクリックします。

(6)GoogleドキュメントのAPI接続設定画面からドキュメントID、追加するテキストを入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
※ドキュメントIDは候補から選択してください。
※追加するテキストはアウトプットより選択いただけます。

(7)最後に、メールトリガーをOFFからONに変更します。

これで、「Google スプレッドシートに顧客情報が追加されたら、Googleドキュメントで議事録用のドキュメントを作成する」フローボットの完成です。お疲れ様でした！

Google スプレッドシートやGoogleドキュメントを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGoogle スプレッドシートやGoogleドキュメントのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍Google スプレッドシートとGoogleドキュメントを連携した自動化例

Googleドキュメントのメモ内容からAIで情報を抽出し、Google スプレッドシートで書類を作成したり、Google スプレッドシートのデータをもとにGoogleドキュメントで書類を作成したりする連携も可能です。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

Google スプレッドシートで行が追加されたらチャットツールに通知する

Google スプレッドシートで行が追加されたことをSlackやChatworkなどに自動で通知します。

メールで受け取ったアンケート結果をGoogle スプレッドシートに登録する

GmailやOutlookで受け取ったアンケート結果をGoogle スプレッドシートに自動で登録します。

データベースに登録された内容をGoogle スプレッドシートに追加する

kintoneやSalesforceなどに登録した内容をGoogle スプレッドシートに自動で追加します。

Googleドキュメントを活用した自動化例

Web会議を自動で文字起こしし、議事録をGoogleドキュメントに追加する

Google MeetやZoomで行ったWeb会議を文字起こししてGoogleドキュメントに自動で追加します。

データベースやワークフローなどの情報をもとに契約書を作成して送付する

データベースやワークフローなどの情報をもとに請求書を作成し、クラウドサインなどで自動送付します。

フォームに回答があったら、雇用契約書を発行しチャットツールに通知する

フォームに回答があったら、雇用契約書を発行しSlackやChatworkなどに自動で通知します。

続いて、Google スプレッドシートとGoogleドキュメントを連携するメリットを詳しくご紹介します。

Google スプレッドシートとGoogleドキュメントを連携するメリット

メリット1: 時間を節約できる

Google スプレッドシートとGoogleドキュメントを連携することで、Google スプレッドシートに顧客情報を追加すると、議事録用のGoogleドキュメントが自動で作成されます。これにより、毎回ゼロから議事録を作成する手間を削減できるので、時間の節約につながります！

メリット2: データの一貫性と業務スピードの向上

顧客情報がGoogle スプレッドシートに追加されると、スムーズに議事録用のGoogleドキュメントが自動で作成されます。これにより、担当者は円滑に議事録の作成に着手できるはず！さらに、自動作成されたGoogleドキュメントは統一されたフォーマットで作成されるので、誰が作成しても読みやすい資料になるはずです。

まとめ

この記事では、Google スプレッドシートに顧客情報が追加されたら、Googleドキュメントで議事録用のドキュメントを作成する方法を紹介しました。
自動化することで、これまで頭を悩ましてきた議事録の準備が楽になりつつ、統一フォーマットで見やすい資料の作成ができそうですね。
Yoomには、今回紹介したテンプレート以外にもたくさん便利なテンプレートがあります。この記事を読んで「もっと自動化したい！」と思った方は、ぜひ、無料で試してみてくださいね。