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営業活動をスムーズに進めるためには、取引情報を適切に管理し、チーム全体で正確な情報を速やかに共有することが重要です。これにより、顧客やリードへの迅速なフォローアップが可能になり、営業成果の向上につながることが期待できます。しかしながら、情報管理に時間をとられてしまうと、商談や資料作成、営業戦略の立案などの業務を行う時間が圧迫されかねません。取引情報の管理の効率化を図るため、これまでデータベースの取引情報をもとにCRMツールに手作業で転記していた方も、作業の自動化を検討してみませんか？
本記事では、Google スプレッドシートとPipedriveを連携して、Google スプレッドシートに追加された取引情報をPipedriveに自動で登録する方法をご紹介します。この方法により、取引情報の手作業での転記が不要となるため、同時に複数の案件を管理する方にも便利です。営業担当者の方もぜひお試しください。Yoomを使えば、この連携と自動化の設定を簡単に行うことが可能です。
取引情報管理において、Google スプレッドシートとPipedriveの連携には次のようなメリットがあります。
1. データ転記にかかる時間の短縮
営業担当者がGoogle スプレッドシートに新たな取引情報を入力するたびに、手動でPipedriveに転記するのは、時間と労力がかかります。この連携を利用することで、Google スプレッドシートに入力した情報が自動的にPipedriveに登録されるため、手動でのデータ入力作業が不要になります。データの登録にかかる作業時間が短縮されれば、営業担当者はより多くの時間を顧客対応や営業活動に充てることができます。
2. データの一貫性と正確性の向上
手動でデータの転記を行うと、入力誤りや入力漏れ、二重登録などのヒューマンエラーが発生する恐れがあります。Google スプレッドシートとPipedriveの連携を活用することで、Google スプレッドシートに入力された情報がそのままPipedriveに反映されるため、データの一貫性と正確性の向上が図れます。これにより、営業チームは正確なデータに基づいて営業活動を行うことができます。
[Yoomとは]
それでは、実際にGoogle スプレッドシートとPipedriveの連携と業務フローの自動化設定を行ってみましょう。
テンプレートを使った「Google スプレッドシートで行が追加されたらPipedriveで取引情報を登録する」業務フローの作成手順を説明します。
1. 取引情報を管理するGoogle スプレッドシートを準備しておいてください。
※下図は参考です。また、アドレスの赤枠部分は、データベース連携時に入力または選択で必要となる値です。
2. Yoomにログインしてください。
3. 以下の「試してみる」ボタンをクリックして、Yoomのテンプレートをコピーしてください。
※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。
1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックします。
2. マイアプリの新規接続一覧の中から、Google スプレッドシートとPipedriveをそれぞれ選択し、アプリを連携します。
1. コピーしたテンプレートを開きます。
※下図の赤枠部分に入力することで、任意のタイトルに変更可能です。
2. フローボットの「アプリトリガー 行が追加されたら」をクリックします。
3. 「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
「アプリトリガーのタイトル」を必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
4. アプリトリガーのAPI接続設定をします。
欄下の注記を参考に、各項目の入力・選択を行ってください。
※下図は入力例です。
5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
1. フローボットの「アプリと連携する 取引を追加」をクリックします。
2. 「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
3. API接続設定をします。
登録したい項目の設定を行ってください。
※ステップ2で取得したアウトプット情報の参照が可能です。
※下図は入力項目の一部であり、入力されたアウトプットは参照例です。
4. テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。
※Pipedriveの登録時に取得したIDや登録日などをGoogle スプレッドシートに追記します。
1. フローボットの「データベースを操作する レコードを更新する」を選択します。
2. 「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
・タイトル：必要に応じて変更してください。
・「データベースの連携」の各項目：欄下部の注記を参考に入力・選択してください。
3. 「次へ」をクリックします。
4. データベース操作の詳細設定をします。
条件と更新後の値を、これまで取得したアウトプット情報を活用して入力してください。
※下図は入力例です。
5. テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
以上で、「Google スプレッドシートで行が追加されたらPipedriveで取引情報を登録する」フローの完成です。
他にもGoogle スプレッドシートとPipedriveを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1. Google スプレッドシートで取引情報を管理していれば、更新時もPipedriveに自動で同期することが可能です。顧客との商談回数が多く情報の更新頻度が高い場合でも、スプレッドシートを変更するだけでPipedriveにその情報が自動で反映され、最新情報を他の担当者と共有することができます。
2. 取引情報だけでなく、Google スプレッドシートで管理しているリード情報も、登録時や更新時に自動でPipedriveに同期することができます。マーケティング担当者がリード情報をGoogle スプレッドシートに取りまとめている場合などに用いることができます。
Google スプレッドシートとPipedriveを連携することで、取引情報の転記作業を自動化することができます。データベースを確認しながら手作業でPipedriveに取引登録を行っていた場合、作業時間の短縮やデータの一貫性と正確性の向上が図れます。Yoomを使って連携と自動化の設定を行い、集中して営業活動が行える時間を確保しましょう。
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