【Google スプレッドシート×Trello】行を追加するとタスクを自動作成する連携術

タスクを管理し可視化することは、業務をスムーズにこなしていくうえで必要不可欠ではないでしょうか。特にチームにおけるタスク管理は重要であるため、共同編集が可能なGoogle スプレッドシートやTrelloなどを用いているチームも少なくないはずです。
そこで今回は、Google スプレッドシートとTrelloを活用し、チームのタスク管理を容易にする自動化をご紹介します！
チーム連携の強化が期待できます。ぜひご覧ください！

こんな方におすすめ

・Google スプレッドシートでデータを管理しながらTrelloでタスク管理をしているチーム
・Google スプレッドシートのタスクデータを手動でTrelloに転記している方
・Google スプレッドシートとTrelloを用いたタスク管理をより容易にしてチーム連携を強めたいリーダー

Google スプレッドシートとTrelloの連携メリットと具体例

メリット1: 二度手間を削減

今回の連携により、Google スプレッドシートに追加されたデータを基に、Trelloで新しいカードが自動作成されます。
例えば、通常であればリーダーなどがGoogle スプレッドシートにタスクを追加した後、Trelloにも同じ内容を手入力する必要がありますよね。しかしGoogle スプレッドシートとTrelloを連携することでこのような手間が省け、リーダーは他の重要な業務にとりかかりやすくなります。
重複した作業の削減が容易になるため、二度手間を無くし、スマートなプロジェクト管理が可能になるかもしれません。

メリット2: タスク管理の効率化

Google スプレッドシートとTrelloを連携することで、各ツールを役職などで使い分けている場合でも連携が取りやすくなる可能性があります。
例えば、マネージャーやサブリーダーがGoogle スプレッドシートでプロジェクトの全容を把握しつつ、実際に作業を行うメンバーはTrelloを確認してタスクに取り掛かる場合などが当てはまります。
つまり、全体的な流れはGoogle スプレッドシートで確認しながら、進捗状況をTrelloでチェックしやすくなるはずです。
結果として効率的にタスクを進めやすくなるのではないでしょうか。

メリット3: チーム間の情報共有の円滑化

Google スプレッドシートに追加されたタスクを基に、オンタイムでTrelloのカードが作成されます。これによりメンバーは、スムーズにタスクを把握しやすくなるはずです。
例えば、Google スプレッドシートにタスクを追加した後、急ぎの作業が入ってしまい、Trelloにカードを追加するまでに時間がかかってしまうことや、そもそもTrelloにカードを追加するのを忘れてしまうといったエラーを回避できる可能性が高まります。
メンバーへ情報が円滑に行き渡るようになれば、業務が滞りなく進めやすくなるのではないでしょうか。

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では、ここからYoomを使用して、アプリ同士を連携するフローを紹介していきます。
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。

[Yoomとは]

今回は「Google スプレッドシートで行が追加されたら、Trelloにタスクを追加する」という自動化を、下記のテンプレートを用いて行います。

Google スプレッドシートとTrelloの連携フローの作り方

今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。

・Google スプレッドシートとTrelloをマイアプリ連携
・Google スプレッドシートの起動設定
・Trelloへタスクデータを送信し、Google スプレッドシートにカード情報を追記する設定
・トリガーボタンをONにして、Google スプレッドシートとTrelloの連携動作を確認

ステップ1：Google スプレッドシートとTrelloをマイアプリ連携

Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

Google スプレッドシートとYoomの連携

1.検索する

Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。

2.アカウントを選択
Yoomと連携するGmailアドレスのGoogleアカウントを押しましょう。‍

3.Yoomにログイン

画像のページに移行するので、規約を読み次へをクリックします。‍

4.YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めています
‍続行を押しましょう。
認証画面に移行したら、権限を全て許可するを選択してください。

5.連携完了

画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

6.Google スプレッドシートの用意
‍Trelloのカードとして追加したいタスク管理を行っているGoogle スプレッドシートを用意しましょう。

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この際に、「ユニークキー」「カードID」「カードURL」を作成しておきましょう

ユニークキーはGoogle スプレッドシートのデータをTrelloに送信する際に必要な値となります。他の列や行と被らない一意の値として、任意のものを設定しましょう。

カードIDとカードURLはTrelloにカードを作成した後に追加されるデータとなります。現時点では空欄で構いません。

TrelloとYoomの連携

1.検索する

Trelloのアイコンをクリックします。‍

2.必須項目の入力

各項目を埋めていきます。
詳しくはTrelloのマイアプリ連携についてをご覧ください。

ここで取得したAPIキーとアクセストークンは後ほどの設定で使用します。

3.追加する
‍全ての入力が完了したら右下の追加ボタンをクリックします。

ステップ2：テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。

1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う‍

※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。

画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。

ステップ3：Google スプレッドシートの起動設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
‍「【コピー】Google スプレッドシートで行が追加されたら、Trelloにタスクを追加する」をクリックします。‍

3.アプリトリガーを選択

Google スプレッドシートのアイコンの「行が追加されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。‍

4.トリガーの起動間隔の設定

起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

5.IDの入力

ボックス下部の補足に従い、候補から設定しましょう。ボックスをクリックします。

Google スプレッドシートのデータが一覧表示されるため、Trelloと連携したいものをクリックして挿入してください。
シートIDも同様に設定しましょう。‍

6.テーブル範囲などの入力

テーブル範囲などを指定します。

今回は用意したGoogle スプレッドシートのテーブル範囲は、A～Fとなります。

ユニークキーはF列に作成しました。
そのため、設定は画像のようになります。

7.テストの実行

設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。

ステップ4: Trelloにカードを作成しGoogle スプレッドシートに追記する設定

1.アプリと連携する

Trelloのアイコンの「新しいカードを作成」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。‍

2.キーとトークンを設定する

先ほどマイアプリ連携の際に使用したAPIキーとアクセストークンを入力しましょう。
Trelloのマイアプリ連携についてから再取得することも可能です。‍

3.IDの入力

各IDを入力しましょう。
boardIDはTrelloのページから取得し、ペーストしてください。リストIDはボックスをクリックすることで一覧表示されます。

どのリストにカードを作成するのか決めましょう。‍

4.テストの実行

設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。

続けて、Google スプレッドシートにカードIDやカードURLを追記する設定を行います。‍

1.データベースを操作する

Google スプレッドシートのアイコンの「レコードを更新する」をクリックします。
下へスクロールしましょう。‍

2.必須項目の設定

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必須項目を入力していきます。スプレッドシートIDのボックスをクリックしてください。

ボックス内をクリックすると、画像のように作成済みのシートが一覧表示されるので、先ほどTrelloと連携したGoogle スプレッドシートを選択してください。
タブ名も同じように設定しましょう。

テーブル範囲に関しては用意したGoogle スプレッドシートに依存するため、Google スプレッドシートの内容に沿って入力していきましょう。

今回はA～Fまで使用しているため、画像のように設定しました。
入力出来たら次へを押します。

3.更新したいレコードの条件

更新したいレコードの条件を設定していきます。

左のボックスのプルダウンからユニークキーを選択してください。

次に右のボックスをクリックし、Google スプレッドシートのアイコンを選択します。

Google スプレッドシートのデータの中からユニークキーをクリックしてください。

この設定を行うことで、Google スプレッドシートに設定されているユニークキーがカード情報と紐づき、Trelloに新規登録されたカードIDとURLをGoogle スプレッドシートに追加できるようになります。
これによりGoogle スプレッドシートを確認するだけでカードにアクセス可能になるため、タスクの進捗状況が把握しやすくなります。

4.更新後のレコードの値

次に、Google スプレッドシートのカードIDとURLの列にそれぞれのデータが追加されるように設定を行います。
まずはボックスをクリックしましょう。

Trelloのアイコンを選択します

Trelloに新規登録されたカードのデータが一覧表示されます。
ボックスの項目名と等しいデータを選択しましょう。
画像の場合、ボックスの項目名が「カードID」のため、Trelloのデータからは同じく「カードID」を選びました。

データが挿入できるよ画像のようになります。
カードURLのボックスに関しても同様に設定していきましょう。‍

4.テストの実行

データの挿入が完了したらテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら、設定は完了です。保存を押してください。‍

5.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
以上でアプリ連携が完了です。

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今回使用したフローボットテンプレート
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Trelloにタスクを追加する

Google スプレッドシート・Trelloを使ったその他の自動化例

他にAirtableを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Trelloが起動したらGoogleスプレッドシートにTrelloの情報を追加

Trelloに追加したカードをGoogle スプレッドシートに追加することも可能です。今回の自動化と併用することで、タスク管理が一層とスムーズになるはずです。

2.Trelloにタスクが追加されたらAsanaとGoogleスプレットシートへ情報追加

複数チームが連携をする複雑なタスク管理であれば、Asanaを絡めたテンプレートはいかがでしょうか。

3.Trelloで新規カードが作成されたら、Google Chatに通知する

Trelloにタスクが追加されたことを素早く把握したいのであれば、Google Chatとの連携もおすすめです。

まとめ

Google スプレッドシートにタスクを追加した後、加えてTrelloにもカードを作成する場合は二度手間となってしまいます。
また、Trelloにカードを作成し忘れる可能性もあるため、今回の自動化を導入して効率的なタスク管理を行えるような環境を整えるのがおすすめです。
ぜひこの機会に自動化を導入し、業務フローの効率化をしてみませんか？