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「他のアプリで変更があったのに、Google スプレッドシートの更新をし忘れてしまった…」「複数のツールからの情報をいちいちGoogle スプレッドシートに転記して更新するのが面倒で、ミスも発生しやすい…」
このように、Google スプレッドシートを手作業で更新する業務に手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">カレンダーの予定変更やチャットツールでのメッセージ送信、ストレージサービスへのファイル追加といった様々なイベントをきっかけに、Google スプレッドシートの情報を自動で更新できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放されるでしょう。
また、常に最新の情報が反映された状態を保ちつつ、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介するYoomを使った自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できます。
ぜひ自動化を導入してGoogle スプレッドシートの更新作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートを自動で更新する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールでのイベント発生をきっかけに、Google スプレッドシートの更新を自動化する具体的なテンプレートを紹介します！
これにより、手作業による更新の手間やミスを削減し、常に最新の情報をスプレッドシートで管理できるようになります。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Googleカレンダーなどのスケジュールツールで予定が削除されたり変更されたりした場合に、関連するGoogle スプレッドシートの情報を自動で更新する</span>ことができます。
スケジュール変更に伴うスプレッドシートの修正漏れを防ぎ、常に正確な情報を維持しましょう！
<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsなどのチャットツールで特定のメッセージが送信された際に、その内容に基づいてGoogle スプレッドシートのレコードを自動で更新する</span>仕組みを構築できます。
チャットでのやり取りに基づいた情報更新作業を効率化し、転記ミスなく情報を集約できます！
<span class="mark-yellow">Microsoft SharePointなどのストレージサービスでフォルダが更新されたら、Google スプレッドシートの関連レコードを自動的に更新する</span>ことが可能になります。
ファイルやフォルダの管理状況をGoogle スプレッドシートに反映できるため、情報の一元管理ができそうです。
それではここから代表的な例として、Googleカレンダーで特定の予定が削除された際に、関連するGoogle スプレッドシートのレコード情報を自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
フローボットを設定する前に、Yoomとアプリを連携します。
まずはGoogleカレンダーを連携しましょう！
Yoomにログインしたら、マイアプリを選択し、新規接続をクリックしてください。
アプリ一覧は検索窓を活用し、Googleカレンダーを選択してください。
「Sign in with Google」をクリックしましょう。
連携するアカウントを選択します。
「次へ」をクリックします。
「続行」を選択してください。
これでGoogleカレンダーのマイアプリ登録が完了しました。
次にGoogle スプレッドシートを連携しましょう。
先ほどと同じ手順で、マイアプリを選択後、新規接続をクリックしてください。
アプリ一覧でGoogle スプレッドシートをクリックしてください。
アプリを見つけられない時は、検索窓を活用するとすぐに見つけられます。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携するアカウントを選択しましょう。
「次へ」をクリックします。
「続行」を選択してください。
これでGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録が完了しました。
次にテンプレートをコピーする作業を行います。
Yoomではたくさんのテンプレートをご用意しています。
各項目に沿って設定していくだけで、誰でも簡単にフローボットを作成できます。
それでは下のバナーをクリックしてください。
「このテンプレートを試す」をクリックします。
「OK」を選択しましょう。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットの設定に進みましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「予定が削除されたら」をクリックしてください。
今回は、面接予約が入っていたがキャンセルになったという想定で設定します。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
トリガーの起動間隔を設定しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
カレンダーIDは候補から選択してください。
設定したら、Googleカレンダーに登録した予定を削除し、テストをクリックしましょう。
テストが成功し、削除した予定の情報がアウトプットとして取得できたら保存してください。
次に「レコードを更新する」をクリックしてください。
以下のようなGoogle スプレッドシートを用意しました。
Googleカレンダーの「予定のタイトル」がGoogle スプレッドシートに登録されているので、その予定名を更新するような流れで設定していきます。
そのため、Googleカレンダーの「予定のタイトル」とGoogle スプレッドシートの「予定名」を同じ内容にしておきましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
テーブル範囲を設定し、次へをクリックしましょう。
更新したいレコード条件を設定します。
ここでは「予定名」がGoogleカレンダーの「予定タイトル」と等しい場合、レコードを更新します。
設定する際は、取得した値から選択するようにしてください。
手入力してしまうと、同じGoogle スプレッドシートのレコード情報を更新し続けることになってしまいます。
更新後のレコードの値を設定します。
ここでは、面接予約がキャンセルになったという想定で設定していますので、「予定がキャンセルされました」と入力しています。
ここまで設定できたら、テストを実行しましょう。
テストが成功し、Google スプレッドシートのレコードを更新できたら保存してください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に作動するか確認してください。
これでフローボットの設定ができました。
行の追加や更新をトリガーにフォルダーやレコードを追加したり、登録している顧客情報をもとに請求書を発行できます。
Google スプレッドシートの更新作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた情報の転記や修正の手間を大幅に削減し、更新漏れやヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、常に最新かつ正確な情報がスプレッドシートに反映されるため、データに基づいた迅速な判断やアクションが可能となり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単にGoogle スプレッドシートと様々なツールを連携させる業務フローを構築できます。
もしGoogle スプレッドシートの更新作業の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
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